Cómo determinar la fijación de precios basada en la labor (+ Calculadoras de coste laboral)

Coste laboral: curso introductorio

Puesto que nuestro tema es la fijación de precios de la labor, primero tenemos que explicar el término “laboral”: se refiere al coste de los servicios que implican recursos humanos.

Así pues, empezamos el artículo señalando los tres principales indicadores del coste laboral, según Eurostat.

1. Coste laboral promedio mensual — Esto debería ser el coste laboral total para compensar a todos los empleados a jornada completa. Además de su salario neto, otros costes como los impuestos y beneficios también deben contabilizarse.
2. Coste laboral promedio horario — Una vez calculado el coste promedio mensual, puedes dividirlo por el número total de horas para todos los empleados. De este modo, obtendrás una estimación de cuánto deberías pagar para una hora de trabajo.
3. Estructura del coste laboral — La estructura se refiere al porcentaje del coste laboral, comparado al coste laboral total. Es decir, es una estimación hecha para guiarte al segmentar tu presupuesto.

Los costes laborales se relacionan y dependen de los mercados específicos, además de las industrias, incluso de las empresas.

Existe también una relación interesante entre los costes laborales y los costes de la vida, que depende considerablemente de la región específica, especialmente la oposición urbano-rural.

Antes de entender la fórmula de fijación de precios basada en la labor, debes saber varias definiciones, las principales diferencias entre los costes laborales directos e indirectos y las variables relevantes.

En esta introducción al Coste laboral, proporcionaremos las respuestas a las preguntas más frecuentes para ayudarte a captar la imagen general de la fijación de precios basada en la labor.

¿Qué es el coste laboral?

Varias variables determinarán qué son los costes directos e indirectos, lo que significa sobre todo: el coste laboral es más que el coste de los sueldos de los empleados. Para empezar, hay otros costes relacionados con los empleados, incluyendo impuestos de la nómina, horas extras, tiempo libre remunerado, formación profesional o educación, comidas proporcionadas, etc.

Algunas industrias o empresas incluyen la cobertura de los costes de materiales, equipamiento y transporte, mientras que otras ofrecen asistencia sanitaria, varios beneficios y bonificaciones, que todos los empresarios deben incluir en su cálculo.

El coste laboral es un aspecto esencial del coste total de la producción y está estrechamente relacionado con los niveles de productividad de los empleados.

Al fin y al cabo, los recursos humanos deberían tratarse como el mayor capital de una empresa y como un valor.

Cómo el rastreo de tiempo puede ayudarte a fijar los precios correctamente

Para obtener los mejores resultados en términos de beneficios (y lo máximo de los recursos humanos), los empresarios deben rastrear la productividad de su equipo.

Una vez que analicen los datos, podrán comparar cómo los diferentes empleados pasan su tiempo en las mismas tareas, por lo tanto detectando los puntos débiles.

Ten en cuenta que no estamos sugiriendo que los puntos débiles se deberían despedir, más bien se trata de entender por qué algunas personas tardan más que otras.

Al rastrear el tiempo, los mismos empleados tendrán acceso a sus datos personales, lo que puede motivarles a entender mejor sus rutinas y mejorar la manera en que reparten tiempo a diferentes tareas.

¿Cuesta más la labor que los materiales?

En pocas palabras, sí.

Los materiales están dentro de las áreas de desembolso más significativas para las industrias como la construcción o la industria alimentaria. Pero incluso en ellas, los empleados tienen que ocuparse de la ejecución real de las tareas.

La naturaleza de una tarea específica dictará la relación entre el coste total y el coste de los materiales. Por ejemplo, los últimos datos sobre la construcción de casas en EE.UU. señalan que los honorarios del arquitecto hacen parte de entre el 8% y el 12% del coste total.

Además, los honorarios de gestión del constructor consumirán hasta un 15% del presupuesto total. Así que, definitivamente no es solo el coste de los materiales.

Hemos mencionado que el término laboral implica recursos humanos, de ahí que: los empleados de construcción deben ser compensados adecuadamente por pasar ese tiempo trabajando con dichos materiales.

Una vez más, enfatizamos el hecho de que es vital incluir todos los factores relevantes al fijar el precio de un producto o servicio con el fin de obtener ganancias.

¿En que se basan los costes laborales?

La demanda laboral depende de factores tanto a nivel micro como macro, y son la única manera de saber cuánto le costará a tu empresa un nuevo empleado y si empezar a contratar es rentable o no. Aquí son algunos ejemplos relevantes de ambas categorías:

Factores de micronivel:

• El sueldo mínimo
• El coste de los materiales
• Los factores específicos de la industria

Factores de macronivel:

• La economía
• La demanda de un campo específico
• La competencia

Como hemos mencionado, existen dos amplias categorías de costes cuando se trata del precio total de la labor: los costes directos e indirectos. Es esencial determinar tus cálculos horarios, mensuales y anuales según la combinación única de costes laborales directos e indirectos de tu empresa.

Costes laborales directos

Los costes directos se refieren a la compensación total de todos los empleados, el coste de los materiales, así como otros elementos para los empleados proporcionados por la empresa.

Es importante entender que el término compensación incluye no solo los salarios netos de los empleados sino otras cosas también. Por ejemplo, impuestos de la nómina, cobertura de un cierto número de días de baja por enfermedad, bonificaciones y varios beneficios proporcionados por la empresa tales como comida, teléfonos, equipamiento o vehículos encajan en la categoría de costes laborales directos.

Los costes laborales directos más comunes son:

• los sueldos de los empleados (incluyendo impuestos, los PTO y bonificaciones)
• los materiales
• cualquier beneficio para los empleados proporcionado por la empresa

Las últimas estadísticas de la Oficina de Trabajo de EE.UU. indican que los sueldos y salarios representan el rango entre el 61,7% y el 70,6% del coste total de los empleadores, dependiendo del sector. Ahora vamos a ver cómo se distribuyen los costes de compensación en EE.UU. a partir de junio de 2021.

El coste total para el empleador en términos de solo compensación fue:

• Para trabajadores civiles - $38,91 por hora trabajada en promedio
• Para trabajadores de industria privada - $36,64 por hora trabajada en promedio
• Para trabajadores gubernamentales - $53,59 por hora trabajada en promedio

En la tabla de abajo, puedes encontrar los porcentajes de los sueldos y salarios, además de las categorías más importantes de beneficios.

Costes laborales indirectos

En cuanto a los costes indirectos, son mucho más flexibles y dependientes de la industria laboral concreta. Sin embargo, podemos mencionar algunos costes indirectos que son bastante comunes, como los costes generales de una empresa, costes de reclutamiento y costes de formación profesional.

Aquí está otro buen ejemplo de un coste indirecto: el mantenimiento ocasional de un vehículo o pieza del equipamiento.

Los costes indirectos más comunes son:

• los costes generales de una empresa (alquiler de oficinas, servicios públicos y equipamiento necesario para las tareas administrativas)
• los costes de reclutamiento
• los costes de formación profesional y educación
• los costes de mantenimiento del equipamiento

Cómo estimar los costes laborales directos e indirectos

Para estimar el coste total, uno debe examinar meticulosamente las especificaciones de ambas categorías que hemos mencionado. Aquí proporcionaremos un resumen de los costes de nuestra empresa imaginaria, ayudándote a entender la importancia de cada segmento.

Según Accounting Tools, los costes directos pueden orientarse a entornos de costes de trabajo y proceso.

En un entorno de coste de trabajo, el rastreo de tiempo es muy significante para los empleadores, puesto que tales entornos implican que los trabajadores pasan su tiempo en varias tareas.

Por otra parte, el entorno de coste de proceso implica la producción del mismo elemento en grandes cantidades pero partes del proceso pueden optimizarse de una manera mejor.

Un ejemplo de costes laborales

Aquí está un ejemplo de una empresa ficticia en la industria de construcción. Optamos enfocarnos en la construcción en nuestros ejemplos, porque ese trabajo incluye y requiere todos los elementos que hemos mencionado.

Nuestra empresa imaginaria se llama “Builders INC.” y emplea a 10 trabajadores a jornada completa. Hay un sector de oficinas para las tareas administrativas y los trabajadores pasan la mayoría de su tiempo in situ.

Cálculo de las horas netas por empleado al año

Para calcular el número total de horas que un empleado trabaja por año, necesitamos determinar el número de horas que se espera que esté ausente.

Digamos que nuestros empleados tienen derecho a diez días de vacaciones al año y que estarán ausentes otros cinco, debido a la baja por enfermedad y permiso personal.

El punto de partida es de 2080 horas al año, de las que reduciremos un total de 120 horas (15 días x 8 horas por día). Así que el número real de horas netas por empleado al año es de 1960.

OBTÉN Calculadora de horas netas trabajadas por empleado

Cálculo del salario bruto por empleado al año

Ahora que sabemos el número exacto de horas al año, podemos calcular el salario bruto de un empleado al año.

Solo tenemos que multiplicar el número de horas por su tarifa horaria, que en nuestro ejemplo es de $10. Por lo tanto, estos empleados ganarán un total de $19 600 al año.

OBTÉN Calculadora del salario bruto de un empleado

Para compensar adecuadamente a tus empleados por el trabajo que han hecho Y obtener beneficios, uno debe asegurarse de que los valores de la empresa promuevan la eficiencia y la productividad.

Cálculo del coste adicional total por empleado al año

Sin embargo, el coste total para el empleador será un número diferente, puesto que cada empleado viene con una serie de otros costes que hemos mencionado tal y como los impuestos, beneficios y cualquier otros costes específicos de una industria.

Para obtener el coste total, tenemos que determinar el valor de los costes adicionales además del salario base. En nuestro ejemplo, los costes adicionales equivalen a $1920 por empleado al año.

OBTÉN Calculadora de costes adicionales por empleado al año

El capital humano es el mayor y más valioso activo de una empresa, por lo que hay que cuidarlo para obtener los mejores resultados.

Cálculo del coste total por empleado al año

Ahora que tenemos ambos, podemos sumarlos y el resultado es el coste total para el empleador por empleado al año. En nuestro ejemplo, son $19 600 + $1920 o sea $21 520.

Podemos multiplicar ese total por el número de empleados para obtener el coste total de todos los empleados al año, como se muestra en la tabla de abajo.

OBTÉN Calculadora de coste total anual por empleado

Shakespeare dijo una vez “Cuánto más, mejor”, y en términos de negocios, seguramente es verdad que las grandes mentes piensan igual. Si aspiras a ser grande, debes dominar las habilidades de gestión del tiempo.

Cálculo de beneficio total por año

Entonces, ¿qué queda? Es natural querer comprobar cuál es el beneficio del año, una vez que te has ocupado de los costes totales. El beneficio anual total también puede indicar tu disponibilidad para contratar nuevos empleados, así que vamos a echar cuentas para nuestra empresa “Builders INC.”.

Lo que necesitamos hacer es introducir nuestros ingresos totales y deducir los siguientes costes anuales:

• Para los materiales, equipamiento y herramientas
• Costes generales
• Coste total de todos los empleados

OBTÉN Calculadora de beneficios totales por año

¿Y de qué se trata todo? Se trata de crecer, desarrollar y evolucionar al mismo ritmo que la tecnología. Como creadores, podemos usarlo a nuestra ventaja y Clockify es un buen ejemplo de cómo un ScuS puede ayudarte a mejorar. Recuerda, “Sé dueño del tiempo, o el tiempo será tu dueño.”

¡Y eso es todo, amigos!

Como puedes ver en nuestro ejemplo, a esta empresa ficticia le fue bien. Si tus números reflejan una situación similar, puedes considerar expandir tu equipo para conseguir más trabajo y, consecuentemente, obtener más beneficios.

¿Cuáles son los pasos para calcular la fijación de precios basada en la labor?

Bien, ahora que entiendes cuáles son los aspectos a los que hay que prestar atención, podemos empezar con nuestra guía paso a paso.

1. Determina el coste total de la nómina
2. Determina el coste total de los materiales, el equipamiento y los permisos
3. Determina el coste general
4. Determina otros costes posibles
5. Considera el problema del robo de tiempo
6. Piensa en las maneras de reducir el coste total

Determina el coste total de la nómina

La compensación de los empleados siempre debería ser un punto de partida y no te olvides de todos los aspectos que hemos mencionado además de su salario.

Así pues, ¿qué son los componentes además del salario base que constituyen el coste total de la nómina? Pues, para empezar, a nadie se le espera trabajar 40 horas por semana, 52 semanas por año, y ser productivo.

La gente necesita tomar descansos regulares, tanto diarios como anuales, para evitar trabajo excesivo y agotamiento. Esto se aplica especialmente a los trabajadores de construcción que a menudo trabajan con grandes máquinas y en las alturas.

Por supuesto, incluso con descansos regulares, la formación adecuada de todos tus empleados es esencial y reducirá significativamente el margen de error humano.

Los beneficios totales para los empleados a jornada completa incluyen las siguientes categorías:

• Permiso remunerado
  • Vacaciones
  • Festivos
  • Bajas por enfermedad
  • Permiso personal
• Pago complementario
  • Horas extras
  • Diferencial de turnos
  • Bonificaciones de no producción
• Seguros
  • De vida
  • De salud
  • Invalidez a corto plazo
  • Invalidez a largo plazo
• Pensión y ahorros
  • Beneficios definidos
  • Contribuciones definidas
• Prestaciones de ley
  • Seguridad social
  • Medicare

Determina el coste de los materiales y el equipamiento

Una vez que hayas cubierto esa sección integral, necesitas pensar en todo el equipamiento, las herramientas, los vehículos y cualquier otro elemento proporcionado por la empresa que utilizarán esos empleados.

Este segmento incluirá ambas categorías de costes (directos e indirectos) puesto que debes tener en cuenta los aspectos como el mantenimiento del equipamiento, la gasolina para los vehículos, etc.

Así que, el segundo aspecto más importante para estimar los costes laborales se asocia con los suministros de cualquier tipo.

Hay cuatro grandes y amplias categorías de tales costes y ellos son:

Determina el coste de los materiales

Algunas industrias que hemos mencionado, como la construcción, la manufactura y la industria alimentaria dependen primariamente de los materiales y, por lo tanto, los costes relacionados con los materiales son más altos. Toma en cuenta todos los materiales necesarios para un proyecto y es muy recomendable que calcules el 5%-10% de “extra”, por si acaso.

Determina el coste de los vehículos

Algunas empresas tienen sus propios vehículos mientras que otras los alquilan. En el segundo caso, la cobertura del alquiler es todo lo que se necesita, pero en el primero, varios otros aspectos tienen que tomarse en cuenta.

Las dos categorías principales son:

1. Costes de mantenimiento regular
2. Cobertura de gasolina

Determina el coste de las herramientas y otro equipamiento

Haz una lista de todas las herramientas y el equipamiento necesarios para el proyecto y esos costes otra vez dependerán de si tienes tu propio equipamiento o lo alquilas.

Determina el coste de cualquier otro elemento proporcionado por la empresa

Esto incluye teléfonos, portátiles, etc.

Esto es una categoría bastante autoexplicativa y cada empresa ofrece tales ventajas. Sin embargo, si la tuya lo hace, tienes que incluir el coste total de las mismas y multiplicarlo por el número de empleados.

Determina los costes generales

Hablando sobre el tema del mantenimiento, aquí está un segmento dedicado a ello, pero en términos de negocio en general.

La categoría se llama los costes generales de la empresa y señala que la mayoría de los negocios (incluso si el trabajo se conduce in situ, como es el caso con las empresas de construcción) requieren un sector de oficinas para las tareas administrativas y reuniones importantes con el personal y los clientes.

Siguiendo esa lógica, el siguiente paso incluye el coste de alquiler, servicios públicos y equipamiento de oficina.

Determina otros posibles gastos

Los primeros tres pasos pueden ser todo, pero no necesariamente, así que debes pensar en otros posibles gastos.

Piensa en los casos en los que los materiales se entregan tarde, o una pieza de equipamiento se rompe, por ejemplo. Eso puede ralentizar o retrasar todo el proceso, resultando en menores beneficios, ya que estarás atrasado.

Una de las lecciones más importantes de la pandemia mundial es que necesitamos tomar en cuenta la incertidumbre omnipresente. Muchas cosas pueden pasar y las medidas de cuarentena y distanciamiento social hicieron que mucho trabajo fuera en pausa.

Por ejemplo, n informe sobre la pérdida de trabajo en California debido al impacto del COVID-19 reveló que las industrias de contacto cercano sufrieron el golpe más duro. Las industrias más afectadas fueron:

• Artes y entretenimiento (el empleo a nivel estatal reducido por 44% en 2020)
• Industria hostelería y alimentaria (el empleo a nivel estatal reducido por 26% en 2020)

En cuanto a otras industrias, mencionaremos varias relacionadas con el tema:

• Manufactura (el empleo a nivel estatal reducido por 7% en 2020)
• Comercio al por menor (el empleo a nivel estatal reducido por 7% en 2020)
• Construcción (el empleo a nivel estatal reducido por 6% en 2020)
• Servicios profesionales y técnicos (el empleo a nivel estatal reducido por 4% en 2020)

Considera el problema del “robo de tiempo”

El robo de tiempo es una cuestión importante cuando se trata de varios aspectos de negocios, tales como la compensación total de los trabajadores, las tarifas de productividad y la rentabilidad general. Cuando pensamos en el término “robo”, mucha gente no lo asociará con el tiempo.

Sin embargo, un artículo de Forbes menciona un asombroso resultado del estudio de la Asociación Americana de Nómina: en EE.UU. cerca de un 75% de empresas son afectadas por el problema del robo de tiempo.

El robo de tiempo ocurre principalmente debido al “fichaje de colega”, que es un problema común para los empleadores de todo el mundo. El fichaje de colega se refiere a los casos donde un empleado ficha o firma una planilla horaria en lugar de otro (que puede estar llegando tarde o incluso saltándose todo el día del trabajo).

Podemos generalizar y resumir varias definiciones del robo de tiempo en la siguiente — un empleado cobra por el tiempo que no pasó trabajando.

El problema puede ser muy caro para los empleadores, es más, las consecuencias del robo de tiempo pueden dañar la reputación de la empresa. La estimación de la pérdida anual debida al robo de tiempo son los enormes $400 mil millones, solo en EE.UU.

Entonces, ¿cómo puede un empresario lidiar con esto?

El problema puede parecer trivial y no hay leyes para restringir el fichaje de parte de otros empleados o tomarse largos descansos para la comida.

Aquí está otro ejemplo del robo de tiempo, presentado en un otro artículo de Forbes — los empleados en general pasan alrededor de 21% de su tiempo laboral en las redes sociales, entretenimiento y noticias.

Lidiar con el problema del robo de tiempo

¿Cuál es la posible solución?

Todo comienza con el rastreo del tiempo de tus empleados, según el proyecto y tarea individuales, dependiendo de la naturaleza de la industria. La importancia y los beneficios del rastreo de tiempo valen por varias razones además del robo de tiempo.

La productividad de los empleados puede dispararse una vez que aprendan a repartir el tiempo eficazmente, lo que se reflejará aún más en las ganancias de la empresa. Una vez que se tienen las planillas horarias, es más fácil mejorar a gran escala.

¿Cómo calcular el coste laboral en la construcción?

Según cada factor que hemos mencionado, vamos a poner nuestro conocimiento a práctica, específicamente centrándonos en el trabajo de construcción.

La industria de construcción ha sido muy automatizada en las últimas décadas, pero todavía depende de la gente para hacer las tareas o, en algunos casos, supervisar cómo se hace un trabajo.

Materiales frente a labor: la proporción dentro del coste total

En cuanto a la proporción entre los materiales y los trabajadores en construcción, existe un debate eterno y podemos confirmar que no hay una regla “igual para todos” aplicable.

Dependerá de qué especializado es el trabajo, los precios de los competidores y la demanda general de consumidores.

TEl rango de los costes de materiales puede variar entre el 50% y el 80% del coste total, dependiendo de la subcategoría de trabajo.

Por ejemplo, para los requisitos de alta cualificación como los eléctricos, los mecánicos, la fontanería, los trabajos de montaje y techado, el coste para los empleados que lidian con esos asuntos delicados es el 50%, mientras que la otra mitad va a los materiales.

Otros asuntos no tan delicados como las ventanas, las puertas, el revoque y el amurallamiento normalmente se dividen en un 20% para los costes de los trabajadores y un 80% para los materiales.

Coste del proyecto de construcción: factores adicionales relevantes y la calculadora

Pero aquí está otra cosa en que pensar. Las últimas noticias destacan el coste desorbitado de materiales en EE.UU. que ha estado causando un declive en la demanda de los proyectos de la construcción, además de en los beneficios.

Es porque cuando los materiales son costosos, el precio total debe aumentarse si quieres permanecer en un negocio rentable.

Puede que a los consumidores no les guste esto y la única solución posible es intentar reducir alguno de otros costes.

La fórmula para calcular los costes de construcción por proyecto es la siguiente:

(Tarifa horaria x Número de horas trabajadas por empleado x Número de empleados) + Coste de materiales

Aquí está un ejemplo de un coste total para un proyecto que incluye 4 empleados, cada uno de ellos trabajando 52 horas en él. Tienen una tarifa horaria de $10 y el coste de los materiales, el equipamiento y otras herramientas necesarias fue de $1 080.

Como puedes ver, el coste total es de $3 160.

Ten en cuenta que la fórmula no incluye los costes generales, puesto que puede ser difícil determinarlos si un proyecto dura menos de un mes.

OBTÉN Calculadora de costes de construcción por proyecto

¿Hay alguna manera de reducir los costes totales?

Con tantos factores en cuenta, ¿qué queda? Pues, la única cosa racional que se puede hacer es intentar reducir los costes y aumentar las ganancias.

Una vez que calculas los costes laborales en el peor de los casos (que todos usarán todos sus días de baja y que tendrás un coste inesperado único para una pieza del equipamiento rota, por ejemplo), el total puede parecer demasiado.

Aunque es poco probable que eso pase, más vale prevenir que curar, ¿verdad?

Sin embargo, los empresarios pueden (y deben) ser proactivos e intentar encontrar las maneras para reducir los costes totales. Aquí son varios consejos y trucos que te ayudarán en eso:

Paso 1: Usa un sistema de rastreo de tiempo para los empleados individuales

Haciendo un seguimiento del tiempo de tus empleados beneficia a todos y es un método probado de aumentar los niveles de eficiencia y productividad.

No solo que puede motivar a los empleados a ser más productivos, a un nivel personal, sino también puede reducir significativamente la oportunidad del robo de tiempo que hemos mencionado anteriormente.

Paso 2: Ejecuta auditorías de tiempo regulares (preferiblemente mensualmente)

El proceso de investigar cuánto tiempo está repartido a tareas específicas se llama a auditoría de tiempo y ayuda a que los empresarios entiendan la rutina diaria de sus empleados. Comparando los datos de diferentes meses y para diferentes proyectos o empleados, será obvio dónde se requiere una mejora.

Una vez al determinar eso, puedes trabajar en los pasos necesarios para aumentar la productividad y detener la pérdida de tiempo.

Paso 3: Invierte en la formación de los empleados

Las empresas que no invierten en la formación adecuada de sus empleados corren un mayor riesgo de que los empleados cometan errores.

Este paso es de suma importancia, para poder reducir la posibilidad de un error y motivar a los empleados a aumentar sus niveles de productividad.

Paso 4: Participa activamente en establecer contactos

Intenta hacer un trato con el distribuidor de los materiales, suministros y productos similares con un descuento anual. Establecer contactos y un compromiso con un distribuidor puede ahorrarte grandes cantidades de dinero, si tienes el enfoque correcto.

Paso 5: Pon en marcha la iniciativa ecológica para reducir los costes generales

A veces no se trata del despilfarro del tiempo sino de los recursos. Cuando se trata de los costes generales de una empresa, siempre hay algo que puedes hacer para reducirlos. Por ejemplo, puedes ser ecológico con la iluminación y de tal manera reducir los costes eléctricos.

Muchas otras soluciones ecoamigables requieren una inversión inicial pero eso no te debe engañar: terminarás ahorrando dinero.

Conclusión de la fijación de precios basada en la labor

Determinar adecuadamente los costes laborales tiene varios beneficios para la empresa, como ya puedes deducir del artículo.

Ten en cuenta, todos los factores que incluyen un capital humano son difíciles de calcular, ya que dependen de un amplio rango de factores que hemos cubierto.

Sin embargo, los recursos humanos se pueden rastrear según la manera en que pasen su tiempo en el trabajo, así que las ambas calculadoras que hemos proporcionado y el software que ofrecemos sin duda te ayudarán a obtener lo máximo de tus recursos.

Con Clockify, te asegurarás que:

• Tus empleados sean productivos y estén comprometidos
• Tu fijación de precios cubra todos los gastos mientras ganándote beneficios

Recuerda, se trata de fijar un precio correcto para un producto o servicio, ya que puede llevar una empresa al éxito o al fracaso.