Cómo calcular las horas facturables
Cuando facturas a los clientes por hora, tienes que llevar un registro de dónde va el tiempo para que puedas facturar con precisión y asegurarte de que tu tarifa por hora no es demasiado baja. Aquí te explicamos cómo puedes automatizar el proceso de cálculo y averiguar la cantidad exacta que necesitas facturar en menos de un minuto.
Calcular las horas facturables
El cálculo de las horas facturables es sencillo: tomas lo que has trabajado y lo multiplicas por tu tarifa horaria. Pero las complicaciones aparecen cuando se cobran honorarios diferentes a distintos clientes, o cuando tienes un equipo diverso que realiza un trabajo con una remuneración diferente y necesitas tener en cuenta todas esas tarifas diferentes.
Clockify calcula automáticamente las horas facturables que has trabajado. Todo lo que tienes que hacer es rastrear el tiempo y separar las horas facturables de las no facturables, y Clockify hará todo el resto (desde el cálculo de dinero que has ganado hasta mostrar dónde has pasado cada minuto).
Paso 1
Rastrea el tiempo que pasas en las actividades
Cuando trabajas en algo, usa el temporizador de horas de trabajo para calcular cuánto has trabajado. Cuando cambias las actividades, detén el temporizador para la actividad pasada y empieza con una nueva. Si te olvidaste de iniciar el temporizador, siempre puedes añadir el tiempo manualmente más tarde.
Si cobras diferentes tarifas por lo que haces, asegúrate de categorizar las entradas y agruparlas por proyecto.
Paso 2
Separa las horas facturables del trabajo no remunerado
Algún trabajo que hagas será facturable y otro no. Por ejemplo, no puedes facturar el tiempo que dedicas a la facturación, el marketing y la búsqueda de nuevos clientes.
Si quieres, puedes hacer un rastreo solo de las horas facturables, pero entonces no sabrás cuánto tiempo dedicas al trabajo no remunerado y no podrás calcular tu salario por hora real.
En Clockify, puedes seleccionar si una entrada de tiempo particular es facturable o no. Si marcas un proyecto como facturable, todas las entradas de tiempo serán facturables por defecto (lo que puedes anular caso por caso).
Paso 3
Establece las tarifas para las horas facturables
Una vez que hayas separado el tiempo facturable del no facturable, podrás establecer tarifas por hora para que Clockify pueda calcular cuánto dinero has ganado.
Si estás cobrando diferentes tarifas por diferentes proyectos, o si algunos de tus contratistas trabajan por tarifas más altas (por ejemplo, un desarrollador senior podría tener una tarifa por hora más alta que un diseñador junior), necesitarás establecer múltiples tarifas facturables.
Clockify utiliza una jerarquía de cuatro niveles para que puedas separar las diferentes tarifas, para que se aplique la correcta:
- Tarifa predeterminada, utilizada cuando no se aplica ninguna otra tarifa.
- Tarifa de empleado, utilizada cuando el tiempo es rastreado por algún usuario específico (por ejemplo, escritor o diseñador).
- Tarifa de proyecto, utilizada cuando el tiempo se rastrea para un proyecto en particular (y que necesita ser facturado de forma diferente a tu tarifa normal).
Tarifa de miembro de proyecto, utilizada cuando el tiempo es rastreado para un proyecto en particular y por un usuario en particular (útil para separar el trabajo más caro de las tareas más simples).
Paso 4
Rastrea las horas facturables en tiempo real
Clockify tiene un poderoso sistema de informes integrado para que no tengas que contar las horas facturables y sumarlas manualmente. Todo tu tiempo se actualiza y ordena automáticamente, y se puede ver al instante.
Los informes de Clockify te permiten:
- Ver cuánto dinero has ganado en cada proyecto
- Ver cuánto tiempo has pasado en actividades facturables y no facturables
- Ver cuánto dinero te han costado cada contratista y empleado
- Ver qué miembro tiene más horas facturables
- Comparar el tiempo de rastreo estimado con el real
- Comparar tus ganancias semanales, mensuales y anuales
Paso 5
Exporta las horas facturables para la facturación
Los informes son útiles para seguir los gastos y costes en tiempo real con unos pocos clics.
Cuando llegue el momento de facturar a tus clientes, puedes filtrar tu tiempo por cliente y facturación, y mandar el informe a tu cliente.
Clockify te permite guardar tus horas facturables calculadas como las que ves en el informe de PDF, o exportar todas tus entradas de tiempo a Excel para que puedas elegir lo que quieres facturar.
También puedes guardar el informe y compartirlo con tu cliente para que pueda seguir los costes en tiempo real.
