Projekte und Kunden erstellen
Projekte sind nützlich, um Zeiteinträge zu gruppieren und zu kategorisieren, die zur gleichen Art von Arbeit gehören. Projekte erleichtern die Analyse von Daten, generieren nützlichere Berichte und zeigen, wo und wie du deine Zeit verbringst.
Jedes Projekt gehört in der Regel zu einem Kunden, aber du kannst auch ein Projekt ohne Kunden erstellen (z. B. firmeninterne Informationen). Ein Kunde kann mehrere Projekte haben, aber ein Projekt kann nur zu einem Kunden gehören.
Du kannst auch Projekte und Kunden aus einer Datei importieren.
Projekte erstellen #
Standardmäßig können nur Administratoren Projekte erstellen. Diese Berechtigungen können jedoch geändert werden, wenn "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Admins und Manager" oder "Jeder" in den Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt ist.
Wer kann Projekte erstellen, wenn ausgewählt:
- Administratoren (Standard): admins
- Admins und Projektmanager: Admins und Projektmanager
- Jeder: Administratoren, Projektmanager, Teammanager, reguläre Benutzer
Die Person, die das Projekt erstellt, wird automatisch zu seinem Projektmanager. Sie kann alle erfassten Arbeitszeiten für ihre Projekte ansehen, Voranschläge festlegen, Aufgaben hinzufügen, Projektzugriff verwalten und alle anderen Aspekte des Projekts ändern.
So erstellt man ein Projekt:
- Zu "Projekte" gehen und auf "Neues Projekt erstellen" klicken
- Das Projekt benennen
- Kunden auswählen (Du kannst hier auch einen neuen Kunden erstellen, indem du einen Namen eingibst und auf "Kunden erstellen" klickst)
- Projektfarbe auswählen
- Sichtbarkeit auswählen (öffentlich oder privat)
- Auf "Erstellen" klicken
Sobald du ein Projekt erstellt hast, kannst du es bei der Zeiterfassung auswählen. Wenn du das Projekt als privat eingestuft hast (nur für eine bestimmte Gruppe sichtbar), können nur Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, es bei der Zeiterfassung auswählen. Du kannst auch die Größe der Spalten (Name, Kunde, Status, Zugriff) anpassen, um sicherzustellen, dass alle Daten richtig angezeigt werden.
Schnelles Erstellen #
Du kannst ein Projekt auch direkt über die Projektauswahl hinzufügen, wenn du einen neuen Zeiteintrag erstellst.
Auf das "+Projekt" klicken, um eine Dropdownliste mit Projekten zu erhalten, und du kannst beginnen, den Namen deines neuen Projekts einzugeben. Sobald du mit der Eingabe beginnst, wird die Dropdownliste versuchen, einen übereinstimmenden (vorhandenen) Projektnamen vorzuschlagen
Wenn dieses Projekt nicht vorhanden ist, hast du die Möglichkeit, ein neues Projekt zu erstellen.
Auf das "+ Neues Projekt erstellen" klickst, erscheint ein Popupfenster mit zusätzlichen Optionen, in dem du dein Projekt benennen, einen Kunden zuweisen, eine Projektvorlage anwenden und auswählen kannst, ob das Projekt öffentlich oder privat sein soll.
Du kannst auch die Tastenkombination Strg+Eingabe verwenden, um schnell ein Projekt ohne zusätzliche Details zu erstellen.
Projekte archivieren #
Sobald du ein Projekt abgeschlossen hast, kannst du es archivieren, sodass es bei der Zeiterfassung nicht mehr sichtbar ist.
So archiviert man ein Projekt:
- Zur Seite "Projekte" gehen
- Auf die drei Punkte neben dem Projekt klicken, das du archivieren möchtest
- "Archivieren" klicken
Du kannst das Kästchen "Auch alle Aufgaben als fertig markieren" in einem Modal ankreuzen, das erfordert, dass du die Aktion bestätigst, und alle Aufgaben im archivierten Projekt werden als fertig markiert.
Sobald das Projekt archiviert ist, kannst du es löschen.
Um archivierte Projekte anzuzeigenklicken "Aktiv" klicken, ihn in "Archiviert" ändern und auf "FILTER ANWENDEN" klicken, um die Aktion zu bestätigen.
Um ein archiviertes Projekt wiederherzustellen, solltest du auf die drei Punkte neben dem Projekt klicken und"Wiederherstellen" auswählen.
Wenn du ein Projekt archivierst:
- Alle Daten sind noch verfügbar
- Die Zeiteinträge des Projekts werden weiterhin in Berichten angezeigt
- Archivierte Projekte werden in Berichten nicht als Filter angezeigt, es sei denn, du wählst "Alle" oder "Archiviert" aus
- Archivierte Projekte sind bei der Erstellung neuer Zeiteinträge nicht mehr in der Projektauswahl verfügbar
- Archivierte Projekte werden auf der Seite "Projekte" nicht angezeigt (es sei denn, du wählst die Option "Im Filter archiviert" aus)
Genauso wie du Projekte archivieren kannst, kannst du auch Tags und Kunden archivieren.
Projekte löschen #
Projekte können erst gelöscht werden, wenn sie archiviert sind.
So löscht man ein Projekt:
- Zur Seite "Projekte" gehen
- Auswählen "Archiviert" oder Alle im Dropdownmenü auswählen
- Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Projekts klicken
- "Löschen" auswählen
- Aktion bestätigen
Wenn du ein Projekt löschst, wird es aus allen Zeiteinträgen entfernt, denen es zugewiesen ist, die Zeit bleibt jedoch bestehen.
Projekte zusammenführen #
Es ist zwar nicht möglich, Projekte zusammenzuführen, aber du kannst die Einträge eines der Projekte, die du zusammenführen möchtest, filtern und dem anderen Projekt im detaillierten Bericht zuweisen.
Es ist auch möglich, mehrere Zeiteinträge gleichzeitig zu aktualisieren, und zwar mit der Funktion "Massenbearbeitung" m detaillierten Bericht.
Then, simply archive and delete the project you don’t need.
Mitarbeiter bei Projekten verwalten #
Wie du die Datenschutzeinstellungen des Projekts ändern, den Benutzerzugriff auf ein Projekt verwalten oder Benutzer als Projektmanager festlegen kannst, erfährst du in diesem Hilfeartikel.
Projektstatus #
Wenn du und dein Team mit der Zeiterfassung für Projekte und Aufgaben beginnt, kannst du den Fortschritt der einzelnen Projekte mithilfe des Projektstatus verfolgen.
Wie du weiter den Projektstatus verwenden kannst, erfährst du in diesem Hilfeartikel.
Projektnotiz #
Du kannst zusätzliche Informationen zu Projekten hinzufügen, indem du eine Projektnotiz verwendest. Wie du eine Projektnotiz formatieren kannst, erfährst du in diesem Hilfeartikel.
Projektname/Kunde/Farbe #
Wenn du den Projektnamen, den Kunden, die Farbe oder andere Projekteinstellungen bearbeiten musst, kannst du dies auf der Registerkarte Einstellungen tun.
- Zur Seite "Projekte" gehen
- Das Projekt auswählen
- Zur Registerkarte "Projekteinstellungen" wechseln
- Projektnamen bearbeiten, Kunden/Projektfarbe ändern oder hinzufügen
Änderungen, die du vornimmst, werden sofort sichtbar.
Abrechenbaren Satz für das Projekt festlegen #
Clockify hat 4 Arten von abrechenbaren Sätzen, von denen einer der abrechenbare Satz des Projekts ist. Wenn dieser Satz festgelegt ist, wird er auf jeden Zeiteintrag angewendet, der für dieses Projekt erstellt wird.
Der abrechenbare Satz des Projekts kann durch den Mitgliedersatz des Projekts überschrieben werden, den du auf der Registerkarte "Zugriff auf Projekt" festlegen kannst, wenn du möchtest, dass verschiedene Benutzer des Projekts unterschiedliche abrechenbare Sätze haben.
So legt man einen abrechenbaren Satz für ein bestimmtes Projekt fest:
- Zur Seite "Projekte" gehen
- Auf den Namen des bestimmten Projekts klicken
- Zur Registerkarte "Projekteinstellungen" wechseln
- Abrechenbaren Satz für das Projekt festlegen
So legt man unterschiedliche Preise pro Kunde auf Projektebene fest:
- Verschiedene Projekte erstellen
- Sie den jeweiligen Kunden zuweisen
- Zu "Projekte" gehen und auf den Projektnamen klicken (dies bringt dich zur Seite "Projekt bearbeiten")
- Zur Registerkarte "Projekteinstellungen" wechseln
- Den gewünschten abrechenbaren Satz für das Projekt festlegen
- Dies für jedes Projekt für den jeweiligen Kunden wiederholen
Projekte filtern und sortieren #
Wenn du viele Projekte hast, kann es schwierig sein, das zu finden, was du brauchst. In diesem Fall sind Filter sehr nützlich.
Du kannst Projekte nach ihrem aktiven Status, dem Kunden, den Benutzern, die daran beteiligt sind, der Abrechenbarkeit und dem Namen filtern.
Du kannst Projekte alphabetisch sortieren, indem du in der Kopfzeile der Projekttabelle auf den Name klickst. Es ist auch möglich, Projekte nach "Kunde" und "Status" zu sortieren.
Projekte aus einer Vorlage erstellen #
Wenn du viele ähnliche Projekte hast, ist es eine gute Idee, eine Vorlage zu erstellen, damit du nicht immer wieder dasselbe Projekt erstellen musst.
Bei Projekten, die du mit einer bestehenden Vorlage erstellst, sind Einstellungen wie abrechenbare Sätze, Voranschläge, Aufgaben und Team bereits vorhanden.
Projektvorlagen sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, wenn du dein Konto aktualisierst.
Aufgaben in Massen hinzufügen und bearbeiten #
Administratoren und Besitzer können mehrere Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen und diese in einem Rutsch bearbeiten. Diese Option ist bei allen kostenpflichtigen Abonnements verfügbar.
Nachdem die Projekte ausgewählt wurden, kann der Benutzer die Sichtbarkeit, den Zugriff, den Kunden, die Farbe, die Abrechenbarkeit und die Aufgaben im Modal Massenhaft bearbeiten gelistet.
Indem man Aufgaben ändert, kann der Benutzer die Aufgaben in den ausgewählten Projekten hinzufügen und bearbeiten.
Wenn die Option "Zu bestehenden hinzufügen" ausgewählt ist, fügt der Benutzer eine Aufgabe zu allen ausgewählten Projekten hinzu. Es können bis zu 20 Aufgaben hinzugefügt werden.
Wenn die Option "Vorhandene überschreiben" ausgewählt ist, löscht der Benutzer alle aktiven und abgeschlossenen Aufgaben in den ausgewählten Projekten und fügt die neu erstellten Aufgaben hinzu.
Nachdem alle Änderungen gespeichert wurden, werden die neu hinzugefügten Aufgaben in der Aufgabenliste in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Kunden verwalten #
Standardmäßig können Besitzer und Administratoren Kunden erstellen. Diese Berechtigungen können jedoch geändert werden, wenn in den Arbeitsbereichseinstellungen "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Admins und Manager" oder "Jeder" festgelegt ist.
Wer kann Kunden erstellen, wenn ausgewählt:
- Administratoren (Standard): admins
- Admins und Projektmanager: Admins und Projektmanager
- Jeder: Administratoren, Projektmanager, Teammanager, reguläre Benutzer
Reguläre Benutzer können Kunden erstellen, sobald sie ein neues Projekt erstellen. Allerdings können sie die Seite "Kunden" weiterhin nicht sehen.
Wie Besitzer, Administratoren und Projektmanager Kunden erstellen können #
Wenn du der Besitzer oder ein Administrator des Arbeitsbereichs sind, kannst du einfach einen Kunden erstellen:
- Zur Seite "Kunden" über die Seitenleiste gehen
- Den Namen des Kunden in das Feld "Neuen Kunden hinzufügen" eingeben
- Auf "Hinzufügen" klicken
Wie reguläre Benutzer Kunden erstellen können #
Wenn du möchtest, dass reguläre Benutzer Kunden hinzufügen können:
- Der Administrator oder Besitzer muss "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Jeder" festlegen
- Ein regulärer Benutzer kann dann auf die Seite Projekte gehen, um ein Projekt zu erstellen
- Auf Kunden auswählen klicken
- Kundennamen eingeben
- Auf "Kunden erstellen" klicken oder die Tastenkombination Strg+Eingabe drücken
Wenn du nur einen Kunden erstellen möchtest, solltest du den Kunden einfach mit den oben genannten Schritten erstellen und die Projekterstellung abbrechen.
So bearbeitet man bereits vorhandene Kunden #
- Über die Seitenleiste zur Seite "Kunden" gehen
- Auf das Stiftsymbol für den Kunden klicken, den du bearbeiten möchtes
- Bearbeiten: Kundenname, Kundenadresse, Kundennotiz (eine zusätzliche Notiz in Bezug auf den Kunden wie die wichtigsten Informationen, Anweisungen, Links zu wichtigen Dokumenten und vieles mehr)
Kunden archivieren #
Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden archivieren. Erst wenn der Kunde archiviert ist, kannst du ihn löschen.
- Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
- Auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden klicken
- “Archivieren” auswählen
- Die Aktion im Popupfenster bestätigen. Dort hast du auch die Möglichkeit, alle Projekte zu archivieren, die diesem Kunden zugewiesen sind
Kunden löschen #
Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden löschen. Kunden können nur gelöscht werden, nachdem sie archiviert wurden.
- Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
- Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
- Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klicken
- “Löschen” auswählen
- Aktion bestätigen