Funciones de pago

FUNCIONES DEL PLAN BÁSICO

✓  Administración eficaz
✓  Oculta la información delicada
✓  Más opciones de personalización

Añadir tiempo para los demás

Registra el tiempo de parte de tu equipo

Añade el tiempo en nombre de otras personas directamente en el informe. Puedes añadir el tiempo para un solo usuario o para todo un grupo. Alternativamente, pasa a la planilla horaria de tu compañero del equipo y rellénala rápidamente para él. De este modo, ya no tendrás que esperar para que alguien añada el tiempo faltante.

Ocultar tiempo y páginas

Impide que los usuarios vean todo

Oculta Proyectos, Equipo e Informes a los usuarios regulares. Impide que la gente vea las entradas de tiempo de otras personas.

Campos requeridos

Impide entradas de tiempo incompletas

Haz que tus campos más importantes sean obligatorios para que nadie pueda crear entradas con información faltante (como descripción, proyecto, tarea o un campo personalizado). Una vez que las entradas estén clasificadas adecuadamente, ya no tendrás que pasar horas corrigiendo las planillas horarias de otras personas.

Edición masiva

Actualiza múltiples entradas y proyectos

Selecciona todas las entradas o proyectos que quieres actualizar y luego edita sus propiedades. Ideal para mantener un registro, como cuando necesitas marcar entradas como facturadas, moverlas a un proyecto diferente, marcar proyecto como privado, etc.

Formato decimal

Ve y exporta el tiempo en formato decimal

Cambia al formato decimal de duración y todo el tiempo se mostrará, introducirá y exportará en decimales (en vez de formato de reloj).

Auditoría de tiempo

Limpia tus informes

Encuentra todas las entradas sin clasificar o las que son sospechosamente cortas/largas y corrígelas. Una vez que todo está etiquetado y limpiado correctamente, puedes bloquearlas y compartir el informe con los clientes.

Personalizar exportaciones

Añade un logotipo y quita las columnas de los informes

Al exportar informes, elige qué columnas no necesitas en el CSV/Excel, o qué quieres que se muestre en el PDF (datos, gráficas, otro nombre del informe, logotipo de la empresa, etc).

Plantillas de proyectos

Establece muchos proyectos idénticos

Una vez que tienes un proyecto con tareas establecido, conviértelo en una plantilla. Entonces, cada vez que crees un nuevo proyecto, podrás seleccionar la plantilla y tener todas las tareas y configuraciones copiadas al nuevo proyecto. Perfecto si tienes muchos proyectos similares para varios clientes.

Tarifas históricas

Actualiza todas tus tarifas horarias pasadas

Cuando cambias una tarifa horaria, puedes elegir si la nueva tarifa se aplica solo a las entradas de tiempo recién creadas, si quieres sobrescribir la tarifa anterior en las entradas de tiempo existentes o si quieres aplicar la nueva tarifa a partir de una cierta fecha.

Editar perfil

Cambia la información de tu compañero del equipo

Edita la información de perfil de tus compañeros del equipo (como su nombre o el inicio de la semana) tú mismo, sin tener que esperar a que ellos lo hagan.

Importar tiempo

Importa tus planillas de horario antiguas desde un archivo

Prepara un archivo CSV en Excel y luego impórtalo. Clockify analizará el archivo, creará cualquier proyecto y cliente que falten, e importará todas las entradas de tiempo para ti y para tu equipo.

PIN de quiosco

Ficha la entrada con PIN

Al fichar la entrada y la salida a través del quiosco, obliga a los empleados que inicien sesión con su código PIN personal de 4 dígitos. También puedes fichar de parte de los demás usando el código PIN universal secreto.

Descansos

Haz un seguimiento del tiempo de descanso

Habilita los descansos para que la gente pueda tomarse una pausa mientras está fichado y controla cuánto tiempo pasan descansando.

FUNCIONES DEL PLAN ESTÁNDAR

✓  Recopila las planillas horarias con eficiencia
✓  Garantiza el cumplimiento con las leyes laborales
✓  Cobra adecuadamente a los clientes

Tiempo libre

Gestiona bajas, vacaciones y saldos

Crea vacaciones y políticas de tiempo libre (por ejemplo, vacaciones remuneradas, horas acumuladas, bajas por enfermedad) y añade el tiempo libre acumulado a tu equipo. Luego, los miembros de tu equipo pueden solicitar bajas y mantener un registro de su saldo.

Facturación

Emite facturas según el tiempo registrado

Puedes crear facturas para tus clientes, y luego descargarlas como PDF y enviarlas a tus clientes. Puedes crear facturas desde cero, o facturar tus entradas de tiempo existentes desde Clockify.

Aprobación

Aprueba formalmente las planillas horarias

Los usuarios pueden enviar sus semanas o las solicitudes de vacaciones para su aprobación. Luego, el administrador puede aprobar (o rechazar) la planilla horaria antes de que se envíe para la nómina. Una vez aprobado el tiempo, ya no se puede modificar (ni siquiera por el administrador). En caso de algún error, la aprobación se tiene que retirar, pero permanecerá un rastro escrito de quién realizó los cambios, cuándo y por qué.

Rol de gerente

Da más permisos a alguien

Haz que alguien sea un gerente de equipo para que pueda ver el tiempo de su equipo y aprobar sus planillas horarias. O bien, haz que alguien sea un gerente de proyecto para que pueda ver el tiempo registrado en sus proyectos y editar todo en sus proyectos (por ejemplo, crear tareas, añadir miembros del proyecto, establecer estimaciones, etc).

Bloquear planillas horarias

Impide que los miembros editan las planillas horarias pasadas

Bloquea todas las planillas horarias antes de una cierta fecha para que solo los administradores puedan realizar más ediciones. Además, tu equipo ya no podrá añadir entradas de tiempo antiguas. Una vez bloqueadas las planillas horarias, puedes facturar de forma segura a tu cliente y calcular la nómina, sabiendo que nadie cambiará los datos por accidente.

Objetivos y recordatorios

Recuerda a la gente que registre su tiempo

Crea objetivos de control del tiempo para grupos y miembros (por ejemplo, 8h/día). Si alguien olvida registrar su tiempo, recibirá un recordatorio automático por correo electrónico. O bien, si alguien registra demasiado tiempo, los administradores y los gerentes también pueden recibir un correo electrónico.

Tarifas de tareas

Define la tarifa horaria para tareas

Define una tarifa horaria concreta para cada tarea en un proyecto y elige qué tareas son facturables y qué no por defecto.

Redondeo

Redondea el tiempo en informes

Activa o desactiva el redondeo para poder analizar los informes más fácilmente y enviarlos a los clientes.

Integración de QuickBooks

Envía el tiempo a QuickBooks para la facturación

Conecta Clockify a tu cuenta de QuickBooks y sincroniza los usuarios y clientes. Luego, ve al Informe detallado para revisar el tiempo registrado, filtrar lo que no necesitas y entonces enviar todos los registros de tiempo a QuickBooks para más procesamiento.

2FA forzado

Mejora la seguridad de tu cuenta

Protege tu espacio de trabajo exigiendo la autenticación de dos factores para todos tus usuarios. Luego, para iniciar sesión, cada usuario tendrá que proporcionar tanto su contraseña como un código de un solo uso que recibirán por correo electrónico.

Personalizar quiosco

Añade el logotipo y controla cuánto tiempo está abierto el quiosco

Cuando abres el quiosco, queda abierto durante 24h. Después de eso, la sesión expira y el administrador tiene que iniciar sesión de nuevo. Si quieres que quede abierto durante más o menos tiempo, puedes establecer cualquier número de horas que desees.

Asistencia y horas extras

Ve la asistencia diaria de tu equipo y sus horas extra

Haz un seguimiento de la asistencia diaria de tu equipo y ve cuándo comenzaron y terminaron con el trabajo, cuánto tiempo pasaron en el trabajo y cuánto en los descansos, y quién ha trabajado horas extras. Entonces, filtra el informe según cualquier criterio y exporta los datos.

Fechas de creación de entrada

Ve las fechas de creación de entrada y aprobación

Ve cuándo se creó y aprobó una entrada de tiempo o un gasto a la hora de exportar los informes detallados o de gastos.

FUNCIONES DEL PLAN PRO

✓  Planifica los recursos y sigue el estado
✓  Analiza los costes y los gastos
✓  Aumenta la productividad

Planificación

Programa los empleados y planifica recursos

Visualiza las asignaciones y turnos del proyecto para que sepas de un vistazo cuán ocupado o disponible está tu equipo. Planifica proyectos en una línea de tiempo, determina quién necesita trabajar en qué y cuándo y publica asignaciones para que la gente pueda ver en qué necesita trabajar y cuándo.

Informe de asignaciones

Compara las horas planificadas con las registradas

Asigna el trabajo, deja que la gente haga un seguimiento de tiempo y obtén conocimientos sobre lo planificado y lo real sobre las horas a través de proyectos, usuarios y fechas, para poder planificar mejor en el futuro.

Gastos

Registra y factura los gastos

Los gastos te permiten registrar tasas fijas en los proyectos (reembolsos, tarifas diarias, anticipos, pago de horas extra, salarios, kilometraje, etc.). Luego, incluye los gastos en las facturas. También puedes ejecutar informes de gastos personalizados y exportarlos como CSV o Excel.

Presupuesto y estimaciones

Haz un seguimiento del progreso en los proyectos de tasa fija

Establece una estimación monetaria en proyectos y tareas, y Clockify seguirá el progreso según la cantidad cobrable registrada y enviará alertas cuando estés a punto de sobrepasar el presupuesto. También puedes excluir el tiempo no facturable de las estimaciones de tiempo, establecer restablecimientos automáticos y comparar lo que es actual con lo que se estimó en los informes.

Campos personalizados

Haz un seguimiento de la información adicional

Añade campos personalizados a las entradas de tiempo y sigue todo lo que puedas imaginar: gastos, kilometraje, número de unidades procesadas, códigos de trabajo, ubicación, equipaje, estado de pago, estado de tarea, ID de proyecto, número de contrato, enlaces a recibos, documentación…

Campos de usuario

Añade la información de empleados

Añade campos personalizados a los usuarios, como: ID de empleado, departamento, número de teléfono, dirección… Luego, cada entrada de tiempo recibirá los datos de ese usuario para que puedas filtrar y exportar las entradas de tiempo en Excel/CSV junto con otros campos de usuario.

Coste laboral y beneficio

Analiza la rentabilidad del proyecto y cliente

Además de las tarifas facturables, también puedes definir los costes laborales de cada usuario y proyecto. Luego, Clockify calculará lo que te cuesta cada entrada de tiempo (no importa si una entrada sea facturable o no), y entonces puedes comparar lo que cobras a los clientes frente a lo que pagas a tu equipo.

Informes por correo electrónico

Recibe informes de tiempo por correo electrónico

Selecciona el intervalo de fechas (por ejemplo, el mes pasado), filtra un informe según algún criterio y crea un enlace a él. Entonces puedes marcar el informe como programado y recibir un resumen por correo electrónico cada día, semana o mes.

Alertas

Sabe cuándo las alertas están a punto de sobrepasar el presupuesto

Establece estimaciones de tiempo para tus proyectos. Cuando un proyecto se acerque al tiempo asignado, recibirás una alerta por correo electrónico y sabrás que es hora de revisar el progreso.

Temporizador forzado

Impide que la gente introduzca el tiempo manualmente

Activa “Temporizador forzado” y todos en tu equipo tendrán que usar el temporizador para llenar sus planillas horarias. Los usuarios regulares tampoco podrán cambiar la hora de inicio o de finalización de sus entradas existentes.

Capturas de pantalla

Llena las planillas horarias según las capturas de pantalla

Habilita capturas de pantalla y la aplicación de captura de pantalla de Clockify tomará una captura cada 5 minutos mientras tu temporizador está en marcha. Luego, al final del día, puedes ver las capturas de pantalla y clasificar manualmente tu tiempo registrado por proyecto.

Rastreo GPS

Ve los sitios de clientes y las ubicaciones visitados

Habilita el rastreo por GPS y cada vez que tu equipo inicie/detenga el temporizador a través de la aplicación móvil de Clockify (iOS/Android), la aplicación recogerá su ubicación y podrás ver todos los clientes que se han visitado ese día.

Pronóstico

Pronostica el rendimiento futuro del proyecto

Visualiza el progreso del proyecto según el tiempo registrado, ve las predicciones según las asignaciones programadas y añade estimaciones para ver si el proyecto irá por encima o por debajo de ellas. Además, ve cómo te has desempeñado en los proyectos actuales cada mes.

Región de datos

Elige dónde se hospedan los datos

Hospeda tus datos en la UE (Alemania), Reino Unido, EE.UU. o Australia para garantizar el cumplimiento de seguridad de los datos organizacionales.

FUNCIONES DEL PLAN EMPRESARIAL

✓  Garantiza el cumplimiento de seguridad
✓  Controla tus datos
✓  Mantén una auditoría de los cambios

Inicio de sesión único

Mejora la seguridad del inicio de sesión de usuarios

Elimina las contraseñas de usuarios y exige que todos en tu equipo inicien sesión usando el sistema de autenticación IdP de tu empresa. Clockify es compatible con todos los protocolos (LDAP/AD, SAML2, OAuth2) usados por la mayoría de proveedores de identidad (Office 365, Azure, Google, Okta, etc.).

Subdominio personalizado

Mueve el espacio de trabajo a un enlace personalizado privado

Crea un subdominio y mueve todo tu espacio de trabajo allí para que tu equipo jamás tenga que preguntarse si registra el tiempo en el espacio de trabajo correcto. También puedes dejar que tus empleados se unan automáticamente, y no podrán tener múltiples espacios de trabajo.

Controlar cuentas

Obtén acceso directo a las cuentas de tus equipos

Ve toda la información de tus usuarios, edita sus nombres y direcciones de correo, gestiona sus claves API e inicia sesión como ellos para solucionar problemas.

Registro de auditoría

Mantente al tanto de todos los cambios

Empieza a registrar todas las acciones que realizan los usuarios dentro de tu espacio de trabajo y luego ejecuta un informe de auditoría para cada acción, fecha o usuario para ver una lista detallada de todos los cambios realizados (por ejemplo, ve qué tiempo se añadió manualmente, qué entradas se actualizaron, etc.).