Benutzer einladen und verwalten
In Clockify kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern haben. Auf diese Weise kann dein gesamtes Team die Zeit erfassen. Um das zu tun, müssen sie zunächst zu deinem Arbeitsbereich eingeladen werden.
Benutzer einladen #
Nur Administratoren können neue Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen und ihre Details verwalten (ihren abrechenbaren Satz bestimmen, als inaktiv festlegen und Gruppen zuweisen).
- Auf "Team" in der Hauptrandleiste auf der linken Seite klicken
- Auf "Neues Mitglied hinzufügen" in der oberen rechten Ecke klicken
- E-Mail-Adresse der Person eingeben, die du einladen möchtest
- Auf "Hinzufügen" klicken
Wenn du mehrere Benutzer auf einmal einladen möchtest, solltest du die E-Mails in die dafür vorgesehenen Felder untereinander eingeben oder die Liste der E-Mails kopieren (z. B. mark@domain.com, jane@domain.com).
Wenn du einen kostenlosen Plan nutzt, kannst du bis zu 5 E-Mail-Adressen gleichzeitig eingeben (Du kannst jedoch insgesamt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern einladen). Wenn du einen kostenpflichtigen Plan verwendest, kannst du unbegrenzt viele E-Mail-Adressen eingeben und somit eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern gleichzeitig einladen.
Hinweis: Kostenpflichtige Pläne werden pro Benutzerplatz abgerechnet. Erfahre mehr über die Verwaltung von Benutzerplätzen und kostenpflichtigen Plänen hier.
Wenn du nicht möchtest, dass deine Mitglieder die E-Mail erhalten und zunächst alles einrichten, kannst du die Option "E-Mail-Einladung senden" deaktivieren. Dann kannst du, wenn du bereit bist, Benutzer manuell einladen.
Benutzer manuell einladen #
Wenn du ein Mitglied hinzugefügt hast, dieses aber noch keine E-Mail erhalten hat, kannst du ihm die Einladung auf zwei verschiedene Arten manuell zusenden:
- Auf die drei Punkte neben dem Mitglied klicken und die Option "Einladungs-E-Mail senden" auswählen.
- Auf die drei Punkte neben dem Mitglied klicken und die Option "Einladungslink kopieren" auswählen, um ihn an das Mitglied persönlich zu versenden
Die Mitglieder können sich selbst registrieren und werden automatisch Teil deines Arbeitsbereichs (wenn sie eine ausstehende Einladung haben).
Wenn ein Mitglied bereits ein Clockify-Konto hat, muss es sich anmelden und die Einladung über die Glocken-Benachrichtigung in der oberen rechten Ecke annehmen.
Einladung annehmen #
- Die Person, die du eingeladen hast, erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink, auf den sie anklicken müssen
- Nachdem man auf den Link geklickt hat, muss man das Passwort eingeben, das man verwenden möchte
- Die eingeladene Person kann sich dann anmelden und mit der Zeiterfassung für dich beginnen
Wenn eine Person zu deinem Arbeitsbereich eingeladen wird (und kein Clockify-Konto hat), kann sie sich auch selbst registrieren und wird automatisch Teil deines Arbeitsbereichs (wenn sie eine ausstehende Einladung zu deinem Arbeitsbereich hat).
Wenn der Benutzer bereits eingeladen ist, kann er kein Konto mit derselben E-Mail-Adresse auf der Seite "Registrierung" erstellen.
Wenn eine Person bereits ein Clockify-Konto hat, wird sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Clockify erhalten. In diesem Fall sollte man die Glocken-Benachrichtigung oben rechts öffnen und auf "Annehmen"klicken. Dann können sie zu deinem Arbeitsbereich wechseln und mit der die Zeit erfassen für deine Firma beginnen.
Benutzerprofile bearbeiten #
Abgesehen von der Bearbeitung von Benutzerprofilen mit den Kontrollkonten kannst du dies auch auf der Seite "Team" tun.
Du kannst alle möglichen Änderungen an den Profilen deiner Teammitglieder vornehmen, einschließlich der Änderung des Profilfotos, der persönlichen Daten, des Wochenbeginns, der Arbeitstage und der täglichen Arbeitsleistung.
So bearbeitet man das Benutzerprofil:
- Zur Seite "Team" gehen
- Auf die drei Punkte neben der Person klicken, deren Profil du bearbeiten möchtest
- Änderungen vornehmen - das Profilfoto, den Namen/die E-Mail-Adresse des Benutzers, den Wochenbeginn ändern, Arbeitstage definieren oder die tägliche Arbeitsleistung des Benutzers ändern
Jemanden zum Admin machen #
Nur der Besitzer kann jemandem die Administratorrolle entziehen, den Besitz auf einen anderen Benutzer übertragen und den Arbeitsbereich löschen.
Um jemanden zum Administrator zu machen, solltest du zur Seite "Team" gehen, auf +Role neben der Person klicken, die du zum Administrator machen möchtest, das Kontrollkästchen"Administrator" aktivieren und speichern.
Um jemanden als Admin zu entfernen, solltest du das Kontrollkästchen "Administrator" deaktivieren. Nur der Arbeitsbereichsbesitzer kann die Administratorrolle entfernen.
Jemanden zum Besitzer machen #
Um jemanden zum Besitzer zu machen, muss der Besitzer des Arbeitsbereichs auf die drei Punkte neben dem Namen der Person klicken, der er den Besitz übertragen möchte, auf "Besitz übertragen"klicken und die Aktion bestätigen.
Weitere Informationen über andere Managerrollen und wie du Benutzern Managerrechte erteilen kannst, findest du hier.
Benutzer deaktivieren und löschen #
Wenn du einen Benutzer löschst oder deaktivierst, kann er die Zeit auf deinem Arbeitsbereich nicht mehr sehen und verfolgen und er wird nicht mehr auf der Seite "Team" angezeigt.
Der Unterschied zwischen Löschen und Deaktivieren besteht darin, dass du einen Benutzer jederzeit aktivieren kannst, ohne dass er eine Einladung zum Arbeitsbereich annehmen muss.
Wenn ein Benutzer in einem einzigen Arbeitsbereich deaktiviert wurde, den er nutzte, wird er abgemeldet und zur Anmeldeseite weitergeleitet, um einen anderen Arbeitsbereich zu erstellen. Falls er mehr als einen Arbeitsbereich verwendet, wird es ihm weiter ermöglicht, sich im anderen Arbeitsbereich anzumelden, zu dem er gehört.
Um einen Benutzer zu deaktivieren. solltest du:
- Zur Seite "Team" gehen
- Auf die drei Punkte neben der Person klicken, die du deaktivieren/löschen möchtest
- "Deaktivieren" auswählen
Sobald der Benutzer nicht mehr aktiv ist, kannst du ihn löschen. Um einen Benutzer zu löschen, solltest du:
- Zur Seite "Team" gehen
- Auf die drei Punkte neben dem inaktiven Benutzer klicken
- "Benutzer löschen" auswählen
Benutzer können nur gelöscht werden, wenn sie deaktiviert sind. Wenn ein Benutzer deaktiviert wird, wird auch sein aktueller Timer gestoppt (falls er einen hat).
Die Zeiteinträge von gelöschten/aktiven Benutzern werden beibehalten, aber du kannst die Berichte nicht nach ihnen filtern. Du kannst ihre Zeit im Zusammenfassungsbericht sehen, wenn du ihn nach Benutzer gruppierst.
Um einen Benutzer zu reaktivieren, solltest du:
- Zur Seite "Team" gehen
- "Alle anzeigen" oder "Inaktive Benutzer anzeigen" im Dropdownmenü auswählen
- "Aktivieren" auswählen
Sobald ein Benutzer aktiviert ist, kann er sich wie gewohnt anmelden und die Zeit erfassen (allerdings erhält er keine E-Mail oder Benachrichtigung, dass er aktiviert wurde).
Alle inaktiven Benutzernamen werden durchgestrichen.