Zahlungspflichtige Funktionen

BASIC-FUNKTIONEN

✓  Effiziente Verwaltung
✓  Vertrauliche Daten ausblenden
✓  Weitere Anpassungsmöglichkeiten

ZEIT FÜR ANDERE HINZUFÜGEN

Zeit im Auftrag deines Teams protokollieren

Du kannst direkt aus einem Bericht heraus die Zeit für andere Mitarbeiter hinzufügen. Du kannst die Zeit entweder für einen einzelnen Benutzer oder für eine ganze Gruppe auf einmal hinzufügen. Alternativ kannst du auch zur Arbeitszeittabelle deines Teamkollegen wechseln und dessen Arbeitszeittabelle schnell für ihn ausfüllen. Auf diese Weise musst du nicht mehr warten, bis jemand die fehlenden Zeiten nachgetragen hat.

ZEIT & SEITEN AUSBLENDEN

Benutzer daran hindern, alles zu sehen

Du kannst Projekte, Team und Berichte vor regulären Benutzern ausblenden. Du kannst Mitarbeiter daran hindern, dass sie die Zeiteinträge anderer Mitarbeiter sehen können.

PFLICHTFELDER

Unvollständige Zeiteinträge verhindern

Du kannst deine wichtigsten Felder zu Pflichtfeldern machen, sodass niemand Einträge mit fehlenden Informationen erstellen kann (wie Beschreibung, Projekt, Aufgabe oder ein benutzerdefiniertes Feld). Sobald die Einträge richtig kategorisiert werden, musst du nicht mehr Stunden damit verbringen, die Arbeitszeittabellen anderer Mitarbeiter zu korrigieren.

MASSENBEARBEITUNG

Mehrere Einträge und Projekte aktualisieren

Du kannst alle Zeiteinträge oder Projekte auswählen, die du aktualisieren möchtest, und dann deren Eigenschaften bearbeiten. Das ist ideal für die Datenpflege, z. B. wenn du Einträge als “in Rechnung gestellt” markieren sollst, sie in ein anderes Projekt verschieben oder Projekte als privat kennzeichnen möchtest, usw.

DEZIMALFORMAT

Zeit im Dezimalformat anzeigen und exportieren

Du kannst auf das dezimale Dauerformat umschalten, und alle Zeiten werden in Dezimalzahlen angezeigt, eingegeben und exportiert (anstelle des Uhrzeitformats).

ZEITPRÜFUNG

Deine Berichte bereinigen

Alle nicht kategorisierten Einträge oder Einträge, die verdächtig kurz/lang sind, finden und sie korrigieren. Sobald alles richtig beschriftet und bereinigt ist, kannst du die Einträge sperren und den Bericht mit Kunden teilen.

EXPORTE ANPASSEN

Logo hinzufügen und Spalten aus Berichten entfernen

Beim Exportieren von Berichten kannst du auswählen, welche Spalten du in der CSV/Excel-Datei nicht brauchst oder was im PDF-Dokument angezeigt werden soll (Daten, Diagramme, ein anderer Berichtsname, Firmenlogo usw.).

PROJEKTVORLAGEN

Eine Menge identischer Projekte einrichten

Sobald du ein Projekt mit Aufgaben eingerichtet hast, kannst du es als Vorlage festlegen. Wenn du dann ein neues Projekt erstellst, hast du die Möglichkeit, die Vorlage auszuwählen und alle Aufgaben und Einstellungen in das neue Projekt zu kopieren. Das ist ideal, falls du viele ähnliche Projekte für verschiedene Kunden hast.

FRÜHERE SÄTZE

Alle deine früheren Stundesätze aktualisieren

Wenn du einen Stundensatz änderst, kannst du wählen, ob der neue Satz nur für neu erstellte Zeiteinträge von jetzt an gelten soll, ob du den bisherigen Satz für bestehende Zeiteinträge überschreiben möchtest oder ob der neue Satz ab einem bestimmten Daten gelten soll.

PROFILE BEARBEITEN

Daten deines Teamkollegen ändern

Du kannst die Profildaten deines Teammitglieds direkt selbst bearbeiten (z. B. den Namen oder den Wochenanfang), ohne darauf warten zu müssen, dass dein Teammitglied dies tut.

ZEIT IMPORTIEREN

Deine alten Arbeitszeittabellen aus einer Datei importieren

Du kannst eine CSV-Datei in Excel vorbereiten und sie dann importieren. Clockify analysiert die Datei, erstellt alle fehlenden Projekte und Kunden, und importiert alle Zeiteinträge darin für dich und dein Team.

KIOSK-PIN

Mit PIN einstempeln

Wenn deine Mitarbeiter sich über den Kiosk ein- und ausstempelt, wird von ihnen verlangt, dass sie sich mit ihrem persönlichen vierstelligen PIN-Code anmelden. Du kannst dich auch für andere mit dem geheimen Universal-PIN-Code des Kiosks einstempeln.

PAUSEN

Pausenzeiten erfassen

Du kannst Pausen aktivieren, sodass die Mitarbeiter eine Pause machen können, während sie angemeldet sind, und du kannst erfassen, wie viel Zeit sie in den Pausen verbringen.

STANDARD-FUNKTIONEN

✓  Arbeitszeittabellen effizient sammeln
✓  Einhaltung des Arbeitsgesetzes sicherstellen
✓  Kunden genau abrechnen

ARBEITSFREIE ZEIT

Abwesenheit, Feiertage und Bilanz verwalten

Du kannst Richtlinien für Feiertage und arbeitsfreie Zeit erstellen (z. B. bezahlter Urlaub, gesammelte Stunden, Krankmeldungen) und deinem Team die aufgelaufene arbeitsfreie Zeit hinzufügen. Deine Teammitglieder können später Urlaub anfordern und ihre Bilanz im Auge behalten.

RECHNUNGSSTELLUNG

Rechnungen aufgrund der erfassten Zeit ausstellen

Für deine Kunden kannst du Rechnungen erstellen, die du als PDF herunterladen und an deine Kunden senden kannst. Du kannst Rechnungen von Grund auf neu erstellen oder deine bestehenden Zeiteinträge aus Clockify in Rechnung stellen.

GENEHMIGUNG

Arbeitszeittabellen formell genehmigen

Die Benutzer können ihre Zeiten und Ausgaben zur wöchentlichen oder monatlichen Genehmigung einreichen. Dann kann der Vorgesetzte die Arbeitszeittabelle genehmigen (oder ablehnen), bevor sie an die Gehaltsabrechnung geht. Wenn die Zeit einmal genehmigt wird, kann sie nicht mehr geändert werden (auch nicht vom Admin). Im Falle eines Fehlers muss die Genehmigung zurückgezogen werden, wobei der schriftliche Nachweis, wer die Änderungen, wann und warum vorgenommen hat, dauerhaft erhalten bleibt.

MANAGERROLLE

Managern mehr Berechtigungen geben

Du kannst jemanden zum Teammanager machen, sodass er die Zeit seines Teams sehen und dessen Arbeitszeittabellen genehmigen kann. Oder du kannst jemanden zum Projektmanager machen, sodass er die erfasste Zeit für seine Projekte sehen und alles für seine Projekte bearbeiten kann (z. B. Aufgaben erstellen, Projektmitglieder hinzufügen, Voranschläge festlegen usw.)

ARBEITSZEITTABELLEN SPERREN

Mitglieder daran hindern, frühere Arbeitszeittabellen zu bearbeiten

Du kannst alle Arbeitszeittabellen vor einem bestimmten Datum sperren, sodass nur Admins weitere Bearbeitungen vornehmen können. Außerdem kann dein Team dann keine rückwirkenden Zeiteinträge mehr hinzufügen. Sobald die Arbeitszeittabellen gesperrt sind, kannst du deinen Kunden sicher Rechnungen ausstellen und die Gehaltsabrechnung berechnen, weil du weißt, dass niemand die Daten versehentlich ändern kann.

ZIELE & ERINNERUNGEN

Mitarbeiter daran erinnern, ihre Zeit zu protokollieren

Du kannst die Ziele der Zeiterfassung für Gruppen und Mitglieder erstellen (z. B. 8h/Tag). Falls jemand vergisst, die Zeit zu erfassen, erhält man eine automatische Erinnerung per E-Mail. Oder wenn jemand zu viel Zeit erfasst, erhalten Admins und Manager auch eine E-Mail.

AUFGABENSÄTZE

Stundensätze pro Aufgabe festlegen

Du kannst einen besonderen Stundensatz für jede Aufgabe in einem Projekt festlegen und auswählen, welche Aufgaben standardmäßig abrechenbar und welche nicht abrechenbar sind.

RUNDUNG

Zeit in Berichten runden

Du kannst die Rundung ein- und ausschalten, sodass du die Berichte einfacher analysieren und sie an deine Kunden weiterleiten kannst.

QUICKBOOKS-INTEGRATION

Zeit für die Abrechnung an QuickBooks senden

Du kannst Clockify mit deinem QuickBooks-Konto verbinden und Benutzer und Kunden zwischen beiden synchronisieren. Dann kannst du zum detaillierten Bericht gehen, um die erfasste Zeit zu überprüfen und herauszufiltern, was du nicht brauchst und dann alle Zeitprotokolle zur weiteren Verarbeitung an Quickbooks senden.

2FA ERZWINGEN

Sicherheit deines Kontos verbessern

Du kannst deinen Arbeitsbereich sichern, indem du eine zweistufige Authentifizierung für alle deine Benutzer verlangst. Um sich anzumelden, muss jeder Benutzer sowohl sein Kennwort als auch einen einmaligen Code eingeben, den er per E-Mail erhält.

KIOSK ANPASSEN

Logo hinzufügen und kontrollieren, wie lange der Kiosk geöffnet bleibt

Wenn du den Kiosk öffnest, bleibt er für 24 Stunden geöffnet. Danach läuft die Sitzung ab und der Admin muss sich erneut anmelden. Wenn du möchtest, dass der Kiosk länger oder kürzer geöffnet bleibt, kannst du eine beliebige Anzahl von Stunden einstellen. Du kannst auch ein Firmenlogo hochladen, um das Clockify-Logo auf dem Kioskbildschirm zu ersetzen.

ANWESENHEIT & ÜBERSTUNDEN

Tägliche Anwesenheit und Überstunden deines Teams anzeigen

Du kannst die tägliche Anwesenheit deines Teams verfolgen und sehen, wann es seine Arbeit begonnen und beendet hat, wie viel Zeit es für Arbeit und Pausen aufgewendet hat und wer Überstunden gemacht hat. Dann kannst du den Bericht nach einer beliebigen Dimension filtern und die Daten exportieren.

ERSTELLUNGSDATUM DES EINTRAGS

Erstellungs- und Genehmigungsdatum des Eintrags anzeigen

Wenn du detaillierte oder Ausgabenberichte exportiert, kannst du sehen, wann ein Zeiteintrag oder eine Ausgabe erstellt wurden.

PRO-FUNKTIONEN

✓  Ressourcen planen und Status verfolgen
✓  Kosten und Ausgaben analysieren
✓  Produktivität steigern

ZEITPLANUNG

Mitarbeiter und Ressourcen planen

Du kannst Projektaufgaben und Schichten visualisieren, sodass du auf einen Blick weißt, wie beschäftigt oder verfügbar dein Team ist. Du kannst Projekte auf einer Zeitachse planen, dann zuweisen, wer woran und wann arbeiten soll und Aufgaben veröffentlichen, sodass die Mitarbeiter sehen können, woran und wann sie arbeiten sollen.

AUFGABENBERICHT

Geplante und erfasste Zeit vergleichen

Du kannst Arbeit zuweisen, Mitarbeiter ihre Zeit erfassen lassen, und Einblicke in die geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten für verschiedene Projekte, Benutzer und Termine erhalten, sodass du in Zukunft besser planen kannst.

AUSGABEN

Ausgaben erfassen und in Rechnung stellen

Mit dieser Funktion kannst du feste Gebühren für Projekte erfassen (Rückerstattungen, Tagesätze, Vorschüsse, Überstundenvergütungen, Gehälter, Fahrtkosten usw.). Später kannst du die Ausgaben in Rechnungen einschließen. Du kannst auch benutzerdefinierte Ausgabenberichte ausführen und diese als CSV oder Excel exportieren.

BUDGET & VORANSCHLÄGE

Fortschritt bei Projekten mit festen Gebühren verfolgen

Du kannst einen Kostenvoranschlag für Projekte und Aufgaben festlegen, und Clockify verfolgt den Fortschritt aufgrund des erfassten abrechenbaren Betrags und sendet Warnungen, wenn du kurz davor bist, das Budget zu überschreiten. Du kannst auch die nicht abrechenbare Zeit von Zeitvoranschlägen ausschließen, automatische Zurückstellungen erstellen und in Berichten die tatsächlichen Zeiten mit Voranschlägen vergleichen.

BENUTZERDEFINIERTE FELDER

Zusätzliche Daten verfolgen

Du kannst benutzerdefinierte Felder zu den Zeiteinträgen hinzufügen und alles erfassen, was du dir vorstellen kannst: Ausgaben, Fahrtkosten, Anzahl der bearbeiteten Einheiten, Auftragsscodes,Tätigkeitscodes, Standort, Ausrüstung, Zahlungsstatus, Aufgabenstatus, Projekt-ID, Geschäftsnummer, Links zu Belegen, Dokumentation usw.

BENUTZERFELDER

Mitarbeiterdaten hinzufügen

Du kannst den Benutzern benutzerdefinierte Felder hinzufügen, z. B. Mitarbeiter-ID, Abteilung, Telefonnummer, Adresse…Später bekommt jeder Zeiteintrag die Daten dieses Benutzers, sodass du die Zeiteinträge filtern und im Excel-/CSV-Format zusammen mit Benutzerfeldern exportieren kannst.

ARBEITSKOSTEN & PROFIT

Kunden- und Projektrentabilität analysieren

Zusätzlich zu den abrechenbaren Sätzen kannst du auch Arbeitskosten für jeden Benutzer und jedes Projekt definieren. Dann berechnet Clockify, was jeder Zeiteintrag dich kostet (es ist nicht wichtig, ob ein Eintrag abrechenbar ist oder nicht), und du kannst vergleichen, was du deinen Kunden in Rechnung stellst und was du deinem Team bezahlst.

E-MAIL-BERICHTE

Zeitberichte per E-Mail erhalten

Du kannst einen Datumsbereich (z. B. den letzten Monat) auswählen, einen Bericht nach bestimmten Kriterien filtern und einen Link zu ihm erstellen. Dann kannst du den Bericht als geplant markieren und jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat eine Zusammenfassung per E-Mail erhalten.

WARNUNGEN

Immer wissen, wann Projekte das Budget zu überschreiten drohen

Du kannst Zeitvoranschläge für deine Projekte festlegen. Sobald sich ein Projekt der zugewiesenen Zeit nähert, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail und dann bist du dir sicher, dass es an der Zeit ist, den Fortschritt zu überprüfen.

TIMER STEUERN

Manuelle Zeiterfassung verhindern

Du kannst die Option “Timer steuern” aktivieren und jeder in deinem Team muss den Timer verwenden, um seine Arbeitszeittabellen auszufüllen. Reguläre Benutzer können auch die Start- oder Endzeit ihrer bestehenden Einträge nicht mehr ändern.

SCREENSHOTS

Arbeitszeittabellen anhand von Screenshots ausfüllen

Wenn du Screenshots aktivierst, erstellt die Bildschirmaufnahme-App von Clockify alle 5 Minuten einen Screenshot, während dein Timer läuft. Am Ende des Tages kannst du dann Screenshots ansehen und die erfasste Zeit manuell nach Projekten kategorisieren.

GPS-TRACKING

Besuchte Kundenstandorte anzeigen

Du kannst das GPS-Tracking aktivieren und jedes Mal, wenn dein Team den Timer über die mobile Clockify-App (iOS/Android) startet/stoppt, wird die App ihren Standort erfassen, und du kannst alle Kundenstandorte sehen, die an diesem Tag besucht wurden.

PROGNOSE

Künftige Projektleistung prognosieren

Du kannst den Projektfortschritt aufgrund der erfassten Zeit visualisieren, dir die Prognose aufgrund geplanter Aufgaben ansehen und Voranschläge hinzufügen, um herauszufinden, ob sie im Projekt unter- oder überschritten werden.

DATENREGION

Auswählen, wo die Daten gehostet werden

Du kannst deine Daten in der EU (Deutschland), in UK, in den USA oder in Australien hosten, um die Einhaltung der organisatorischen Datensicherheit sicherzustellen.

ENTERPRISE-FUNKTIONEN

✓  Sicherheitskonformität gewährleisten
✓  Deine Daten kontrollieren
✓  Kontrolle über Änderungen behalten

EINMALIGES ANMELDEN

Sicherheit der Benutzeranmeldung verbessern

Du kannst Benutzerkennwörter eliminieren und von jedem in deinem Team verlangen, sich mit dem idP-Authentifizierungssystem deiner Firma anzumelden. Clockify unterstützt alle Protokolle (LDAP/AD, SAML2, OAuth2), die von allen wichtigen Identitätsanbietern (Office 365, Azure, Google, Okta usw.) verwendet werden.

BENUTZERDEFINIERTE UNTERDOMÄNE

Arbeitsbereich auf einen benutzerdefinierten privaten Link verschieben

Du kannst eine Unterdomäne erstellen und deinen gesamten Arbeitsbereich dorthin verschieben, sodass sich dein Team nie fragen muss, ob es die Zeit im richtigen Arbeitsbereich erfasst. Du kannst deine Mitarbeiter auch automatisch beitreten lassen, ohne dass sie mehrere Arbeitsbereiche haben können.

KONTEN KONTROLLIEREN

Direkter Zugriff auf die Konten deiner Teams

Du kannst alle Informationen deiner Benutzer einsehen, ihren Namen und ihre E-Mail bearbeiten, ihre API-Schlüssel verwalten und dich zur Fehlerbehebung als Benutzer anmelden.

ÜBERWACHUNGSPROTOKOLL

Überblick über alle Änderungen behalten

Du kannst mit Aufzeichnung aller Aktionen beginnen, die Benutzer in deinem Arbeitsbereich durchführen und dann einen Prüfbericht für eine beliebige Aktion, ein beliebiges Datum oder einen beliebigen Benutzer ausführen, um eine detaillierte Liste aller Änderungen zu erhalten, die an einem Eintrag, einem Projekt oder einer Ausgabe vorgenommen wurden (z. B. welche Zeit manuell hinzugefügt wurde, welche Einträge aktualisiert wurden usw.).