Zielvorgaben und Erinnerungen

Für dein Team kann eine Zielvorgabe für die Zeiterfassung eingerichtet werden, um es automatisch per E-Mail an die Erfassung seiner Stunden zu erinnern, wenn es eine Mindestanzahl an täglichen/wöchentlichen Stunden nicht ausgefüllt hat oder wenn es mehr Zeit als nötig erfasst hat.

Manager und Administratoren können täglich/wöchentlich/monatlich eine E-Mail mit allen Personen erhalten, die vergessen haben, ihre Zeit zu erfassen, oder die mehr als ihre Zielvorgabe erfasst haben.

Zielvorgaben und Erinnerungen sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Es gibt auch Erinnerungen, falls du vergessen hast, den Timer zu starten, die du in Zeiterfassung-Apps aktivieren kannst (Desktop-App und Browsererweiterung, kostenlose Funktion).

Erinnerung für Arbeitszeittabellen einrichten #

1. Zur Seite "Team" > Registerkarte “Erinnerungen” gehen
2. Für Teammitglieder solltest du die Zielanzahl der Stunden (täglich/wöchentlich/monatlich) festlegen, die sie erfassen sollen
3. Du solltest festlegen, wann die Erinnerungen gesendet werden (falls Teammitglieder MEHR oder WENIGER als Zielstunden erfasst haben)
4. Auf "Hinzufügen" klicken

Falls ausgewählte Mitglieder ihre Zielvorgaben nicht erreichen oder sie überschreiten, sendet Clockify ihnen automatisch eine E-Mail:

• Wenn du Tag auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail den nächsten Tag (du kannst Arbeitstage auswählen, für die Mitarbeiter ihre Ziele erreichen sollen)
• Wenn du Woche auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail am ersten Tag der nächsten Woche (der erste Tag der Woche hängt vom “Wochenanfang” in Einstellungen jedes Benutzers ab). Wenn du Montag als dein erster Tag festlegst und mein erster Arbeitstag Mittwoch ist, und du eine wöchentliche Erinnerung für mich festlegst, beginnt eine Erinnerung ab Mittwoch zu ticken (mein erster Tag). Eine Erinnerung übernimmt immer die Daten von Benutzern. Du kannst bei Benutzern nachfragen, ob es möglich ist, den gleichen Tag, die gleiche Uhrzeit oder die gleiche Zeitzone festzulegen.
• Wenn du Monat auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail am ersten Tag des nächsten Monats.

Benutzer, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, erhalten keine Erinnerungen.

Du kannst mehrere Erinnerungen für einen Benutzer oder eine Gruppe hinzufügen (z. B. 7 Std. pro Tag mindestens, aber 40 Std. pro Woche und 150 Std. pro Monat).

Du kannst deinem Team Benutzergruppen zuweisen, damit du mehrere Mitarbeiter auf einmal auswählst anstatt einen nach dem anderen.

Falls ein Benutzer im Urlaub ist oder sich einen Tag freigenommen hat, erhält er dann keine Erinnerung.

E-Mails für Admins und Manager #

Möchtest du eine E-Mail erhalten, wenn Mitarbeiter vergessen, ihre Zeiten zu erfassen oder zu viele Zeiten erfasst haben, solltest du auf die Erinnerungsoption "Sie" klicken und auswählen, wer noch die E-Mail erhalten soll (Admin, Teammanager).

• Manager und Admins erhalten eine E-Mail einmal pro Tag/Woche/Monat für alle Mitarbeiter, die unter/über ihrem Ziel sind
• Alle Admins erhalten E-Mails, und Teammanager nur für ihre Teammitglieder
• Admins und Manager erhalten nach ihren persönlichen Einstellungen für Tagesanfang und Zeitzone eine E-Mail

Erinnerungen bearbeiten #

Um eine Erinnerung zu bearbeiten, solltest du auf die hervorgehobene Option (Benutzer, Stunden usw.) klicken.