Congés

Gérez les congés, les vacances et les autres types de congés, et suivez l'accumulation et les soldes.

Les congés sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Création et gestion des politiques #

Avant que quiconque puisse demander un congé, vous devez d'abord activer les congés dans les paramètres de l'espace de travail et définir une politique de congé.

Vous pouvez accéder à toutes vos politiques et en créer de nouvelles sur la page “Congés” en cliquant sur l'icône des paramètres.

You can have multiple policies, one for each type of employees.

Chaque politique comporte plusieurs champs qui ne concernent que cette politique :

• Attributaire – seuls les membres de l'équipe que vous ajoutez à la politique pourront demander des congés pour celle-ci
• Unité de temps – vous pouvez suivre les congés et le solde en jours (comme les vacances) ou en heures (comme les heures accumulées, c'est-à-dire les congés compensatoires)
• Approbation requise – les membres de votre équipe peuvent soumettre des demandes de congé, que les responsables ou des membres spécifiques peuvent approuver (les administrateurs peuvent approuver des congés pour tout le monde). Si cette case n'est pas cochée, toutes les demandes sont automatiquement approuvées lorsqu'elles sont soumises.
• Accumulation automatique – tous les membres actifs de la politique recevront le nombre de jours ou d'heures sélectionné sur leur solde au début de chaque mois ou année
• Autoriser le solde négatif – si cette option est cochée, les membres de l'équipe peuvent demander des congés même s'ils n'ont pas suffisamment de jours/heures disponibles (vous pouvez utiliser cette option pour les congés de maladie). Vous pouvez également limiter le nombre de soldes négatifs autorisés
• Autoriser une demi-journée – si la politique de congé est calculée en jours, vous pouvez permettre aux personnes de demander un congé d'une demi-journée
• Autoriser une demi-journée sur plusieurs jours – si la politique de congé est calculée en jours et que l'option Autoriser une demi-journée vous pouvez laisser les personnes choisir des demi-journées de congé sur plusieurs jours
• Autoriser les heures sur plusieurs jours – si la politique de congés est calculée en heures, vous pouvez laisser les gens prendre des heures de congé sur plusieurs jours

Vous pouvez archiver les politiques qui ne sont plus utilisées (par exemple, Vacances 2021) en cliquant sur les trois points à côté de la politique, ainsi que les restaurer ou les supprimer de la même manière.

Lorsque vous archivez une politique, tous les soldes et toutes les demandes sont conservés, mais les membres de l'équipe ne peuvent pas choisir la politique archivée lorsqu'ils demandent des congés. La suppression d'une politique supprime toutes les demandes et tous les soldes pour cette politique.

Gestion des jours non ouvrables #

Vous pouvez définir et gérer les congés et les politiques sur la page "Congés" lorsque vous cliquez sur l'icône des paramètres et définir les jours ouvrables dans les paramètres de l'espace de travail (par défaut, le samedi et le dimanche sont considérés comme des jours non ouvrables).

Gestion des jours fériés #

Vous pouvez gérer les jours fériés en en créant plusieurs, en affectant des personnes différentes à des jours fériés différents (par exemple, si certaines personnes n'ont pas de congé pour un jour férié spécifique), en spécifiant si vous souhaitez que le jour férié ait lieu chaque année et en définissant une couleur de jour férié. Choisissez-en une ou créez une couleur personnalisée.

Lorsque des personnes demandent des congés, les jours fériés et les week-ends ne sont pas pris en compte. Par exemple, si une personne demande des congés du 1er au 7 janvier - et que le 1er janvier est un jour férié, le 2 janvier est un samedi et le 3 janvier est un dimanche - sa demande totale sera de 4 jours de congés.

Pour modifier ou supprimer des jours de congés, cliquez sur les trois points situés à côté du jour de congé dans la fenêtre modale Jours de congé.

Vous pouvez modifier le nom du jour férié, les personnes qui y sont affectées, la période, l'occurrence annuelle et la couleur.

Supprimer ou modifier des jours ouvrables n'a pas d'incidence sur les demandes de congé existantes.

Gestion des politiques #

Les politiques des congés peuvent être gérées de la même manière que les jours fériés. Vous pouvez créer plusieurs politiques, assigner différentes personnes à différentes politiques (par exemple, si certaines politiques ne s'appliquent pas à certaines personnes), vérifier si la politique nécessite une approbation et doit être approuvée par l'administrateur ou le gestionnaire, ou par un autre membre spécifique.

Lors de la définition d'une politique, vous devez saisir le nom de la politique et choisir les membres ou les groupes de membres auxquels la politique sera appliquée.
En option, vous pouvez définir l'unité de temps (jours ou heures), si cette politique nécessite l'approbation des administrateurs, des gestionnaires ou de membres spécifiques, si elle peut être accumulée après une certaine période de temps, si un solde négatif ou une demi-journée de congé est autorisé et spécifier une couleur de politique. Choisissez-en une ou créez une couleur personnalisée.

Pour modifier ou supprimer des politiques, cliquez sur les trois points situés à côté de la politique dans la fenêtre des Politiques.

Les couleurs des congés et des politiques définies précédemment sont visibles sur les pages de la feuille de temps, du calendrier, des congés et de l'horaire.

Demande de congés #

1. Accédez à la page des congés
2. Cliquez sur Demande de congé
3. Choisissez la politique de congé (vous pouvez voir toutes les politiques et le nombre de jours/heures disponibles dans la liste déroulante)
4. Spécifiez la période (les jours fériés et les week-ends ne sont pas pris en compte dans le total)
5. Ajoutez une note facultative pour l'approbateur
6. Cliquez sur Soumettre

Si votre solde est insuffisant (et que la politique n'autorise pas de solde négatif), vous ne pourrez pas sélectionner cette politique.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez retirer votre demande en attente ou approuvée en cliquant sur les trois points à côté de votre demande (lorsque la demande approuvée est retirée, votre responsable et votre administrateur recevront un email).

Si vous êtes un administrateur ou un chef d'équipe, vous pouvez créer des demandes de congé pour d'autres utilisateurs en sélectionnant un utilisateur différent dans la liste déroulante des utilisateurs lors de la demande de congé.

Notifications par email #

• Lorsque quelqu'un demande un congé, la personne chargée d'approuver cette demande reçoit un email (comme défini dans la politique) :
• Les administrateurs reçoivent une notification par email uniquement s'ils sont les seuls à pouvoir approuver les demandes de congé.
• Si les chefs d'équipe peuvent approuver les demandes, les administrateurs peuvent recevoir des notifications par email en s'attribuant un rôle de chef d'équipe pour les utilisateurs qu'ils gèrent.
• Lorsque le congé est approuvé (ou rejeté), la personne qui a demandé le congé et son chef d'équipe reçoivent un email.

Approbation des congés #

Lorsqu'un membre demande un congé, la personne responsable de cette politique reçoit un email (soit le chef d’équipe, soit une personne spécifique pour l'ensemble de la politique).

Vous pouvez approuver les demandes sur la page “Congés” dans l'onglet “Demandes”, qui répertorie toutes les demandes que vous pouvez approuver.

Vous pouvez filtrer toutes les demandes par statut (en attente, approuvées, rejetées), et par membre d'équipe spécifique.

Vous pouvez rejeter une demande et écrire une note, et la personne qui a fait la demande recevra un email. Vous pouvez également rejeter des demandes déjà approuvées s'il y a eu une erreur.

Vous pouvez cliquer sur l'icône de la note pour voir les notes de soumission et de rejet, et survoler l'étiquette du statut pour voir qui a approuvé la demande et quand.

Si une personne n'a pas assez de jours/heures et que la politique ne permet pas de solde négatif, le total de la demande sera rouge et la demande ne pourra pas être approuvée.

Visualisation des congés #

Vous pouvez voir tous les membres de l'équipe qui ont planifié des congés dans l'onglet de la frise chronologique, afin de mieux planifier et synchroniser les congés.

Vous pouvez afficher les congés pour les 30 prochains jours ou choisir une période personnalisée.

Seules les personnes qui ont des congés dans cette période apparaîtront sur la frise chronologique sous forme de blocs :

• Vert (default) – approved time off request
• Orange (default) – pending request that’s waiting approval
• Gris (default) – holiday

Bien qu'il s'agisse des couleurs par défaut pour les politiques et les congés, vous pouvez les modifier lorsque vous créez de nouvelles politiques ou de nouveaux congés, ou lorsque vous modifiez des politiques ou des congés existants. Ainsi, au lieu du vert par défaut, vous pouvez avoir une couleur définie dans la politique comme couleur de demande de congé approuvée, une nuance plus claire de la couleur de la politique pour les demandes en attente et une couleur définie dans les congés comme couleur indiquant les congés.

Qui peut voir quoi :

• Les admins peuvent voir les congés de tout le monde
• Les chefs d'équipe peuvent voir les congés des membres de leur équipe
• Les utilisateurs réguliers peuvent voir leurs propres congés, ainsi que ceux de leur équipe (par exemple, les utilisateurs de leur chef d'équipe). Si vous activez l'option Les utilisateurs réguliers peuvent voir les congés des autres dans les paramètres de l'espace de travail, ils pourront voir les congés de tout le monde.

Gestion des accumulations #

L'onglet “Solde” vous indique le nombre de jours de congé dont dispose chaque membre pour chaque politique, le nombre de jours qu'il a utilisés, ainsi qu'un historique détaillé des modifications apportées à son solde.

Vous pouvez consulter le solde par politique (par exemple, le solde des vacances de chaque membre de l'équipe) ou par utilisateur (par exemple, le solde de chaque politique pour un utilisateur spécifique).

Les utilisateurs réguliers peuvent voir l'historique des soldes uniquement pour leurs propres politiques, les administrateurs peuvent voir ceux de tout le monde, et les chefs d'équipe peuvent voir ceux des membres de leur équipe :

• Accumulés – combien de jours ou d'heures une personne a reçu
• Utilisés – combien de jours ou d'heures une personne a utilisé en demandant des congés
• Disponibles – combien de jours ou d'heures il reste à une personne pour qu'elle puisse demander des congés (accumulés moins utilisés)

Avant que les personnes puissent prendre des congés, vous devez d'abord leur donner des jours (ou des heures), qu'elles peuvent utiliser lorsqu'elles demandent du temps libre :

• Si une personne n'a pas de temps accumulé, vous pouvez établir un solde initial en cliquant sur “Ajouter"
• Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours/heures d'accumulation en cliquant sur les trois points (et laisser un commentaire expliquant pourquoi la personne a reçu ou perdu du temps libre)
• Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours/heures en vrac lorsque vous visualisez le solde groupé par politique, puis vérifier pour quels utilisateurs vous souhaitez ajouter/supprimer du temps libre

Lorsque l'administrateur ajoute ou supprime manuellement du temps libre, les colonnes accumulées sont mises à jour.

Lorsque le solde d'une personne est mis à jour manuellement (via l'ajout ou la suppression), cette personne et son chef d'équipe reçoivent un email.

Historique des soldes #

Si vous avez besoin de savoir pourquoi une certaine personne a un nombre X de jours, vous pouvez cliquer sur les trois points et sur “Historique”.

• Les utilisateurs réguliers ne peuvent voir que leur propre solde, ainsi que l'historique des soldes.
• Les administrateurs peuvent voir le solde de chaque personne, ainsi qu'ajouter ou supprimer des jours/heures accumulés.
• Les chefs d'équipe peuvent voir le solde et l'historique des soldes de tous leurs membres, mais ne peuvent pas les modifier.

L'historique du solde répertorie toutes les demandes de congé faites par une personne, leur statut et les modifications apportées à leur solde, vous pouvez voir ce qui a été modifié, quand et qui l'a fait :

• Les demandes en attente et approuvées retirent du temps du solde
• Les demandes rejetées et retirées ajoutent le temps original au solde
• Une action manuelle de l'administrateur peut ajouter ou retirer du temps du solde accumulé (par exemple, un membre reçoit des jours de congé lorsqu'une nouvelle période commence, ou il fait des heures supplémentaires et reçoit du temps de remplacement)

Exporter les données relatives aux congés #

Cette fonction permet aux administrateurs et aux chefs d'équipe d'exporter facilement les données relatives aux congés de leurs équipes aux formats CSV et Excel et de garder une trace de leurs demandes de congés et de leurs soldes. Elle est disponible sur la page Congés dans les onglets Demandes et Solde et est accessible aux utilisateurs Standard, Pro et Enterprise.

Pour exporter des données sur les congés à partir de l'onglet Demande :

1. Accédez à la page Congés dans la barre latérale gauche
2. Dans l'onglet Demandes, appliquez des filtres pour sélectionner les demandes à exporter
3. Cliquez sur Exportez dans le coin supérieur droit
4. Choisissez d'enregistrer les demandes sous forme de fichier CSV ou Excel

Les demandes de congé sont exportées en fonction des filtres que vous avez définis précédemment. Cela inclut le statut des demandes (en attente, approuvées ou rejetées), les utilisateurs et la période de temps.

To export time off data from the Balance tab:

1. Accédez à Congés dans la barre latérale gauche
2. Dans la section Solde filtrez les soldes de temps libre des utilisateurs que vous souhaitez exporter
3. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit
4. Choisissez d'enregistrer le solde sous forme de fichier CSV ou Excel

Les soldes de congés seront exportés en fonction des filtres que vous avez définis précédemment. Cela inclut la politique relative aux congés et les utilisateurs.