Timeboxing

Selon la loi de Parkinson, "plus une personne dispose de temps pour s'acquitter d'une tâche, plus celle-ci nécessitera de temps". Par exemple, si vous allouez 3 semaines à une tâche, peu importe que vous puissiez la terminer plus rapidement, vous chercherez inconsciemment à étendre votre travail de manière à ne pas finir avant 3 semaines.

Donc, à moins que vous ne souhaitiez passer un mois entier à rédiger un article de 5 pages simplement parce que c'est le délai que vous vous êtes fixé, vous devriez essayer le timeboxing. Voici tout ce que vous devez savoir sur cette technique de gestion du temps axée sur les objectifs :

Qu'est-ce que le timeboxing ?

Le timeboxing est une technique simple de gestion du temps qui consiste à allouer à l'avance une unité de temps fixe et maximale pour une activité, puis à réaliser cette activité dans ce laps de temps.

Ce concept a été introduit pour la première fois par James Martin, l'auteur du livre La méthode de développement rapide d'applications, dans le cadre du développement agile de logiciels.

En résumé, le timeboxing est une technique de gestion du temps qui consiste à allouer une période de temps fixe à une activité planifiée. Vous travaillez sur l'activité pendant la période fixée et arrêtez de travailler sur elle une fois le temps écoulé - vous évaluez alors si vous avez atteint les objectifs prévus.

Vous pouvez utiliser cette approche pour traiter vos tâches de gestion de projet ou gérer vos courses personnelles.

Différence entre le time blocking et le timeboxing

Le time blocking et le timeboxing consistent tous deux à allouer des périodes de temps fixes à des activités. Toutefois, alors que le time blocking consiste à réserver strictement du temps pour une activité, le timeboxing consiste à limiter le temps que vous y consacrez.

Time blocking

Avec le time blocking, vous allouez des périodes de temps afin de trouver du temps pour tout ce qui figure sur votre agenda, tout ce que vous craignez de ne pas avoir le temps de faire autrement.

Dans le cadre du time blocking, les périodes de temps sont appelées "blocs de temps" et déterminent généralement une heure de début et de fin pour une activité, une fenêtre de temps plus courte que vous pouvez marquer sur votre calendrier. Chaque bloc de temps a pour but de vous inciter à suivre votre programme et à terminer votre travail à temps.

À la fin du bloc de temps, vous évaluez si vous avez pu terminer la tâche avant la fin de la période prescrite - si ce n'est pas le cas, vous allouez simplement plus de temps à la même tâche la prochaine fois.

Timeboxing

Avec le timeboxing, vous attribuez des périodes de temps afin de limiter strictement les activités qui, selon vous, vous prendraient trop de temps.

Dans le cadre du timeboxing, les périodes de temps sont appelées "blocs de temps" et peuvent concerner des périodes de temps plus importantes, couvrant des périodes allant de 15 minutes à plusieurs mois. Un bloc de temps est toujours associé à des délais et des objectifs spécifiques, et peut également comporter des produits à livrer, un budget et des étapes.

À la fin de la période, vous déclarez que votre travail est terminé, quoi qu'il arrive, et vous évaluez si vous avez pu atteindre vos objectifs, complètement ou partiellement.

Par exemple, vous voulez ranger votre bureau, mais vous ne voulez pas y consacrer tout un après-midi. Vous allouez donc une demi-heure à cette tâche et vous vous arrêtez immédiatement une fois que vos 30 minutes sont écoulées, quelle que soit la quantité de rangement que vous avez réellement réussi à faire.

Comment faire du timeboxing

La technique de gestion du temps timeboxing comporte 5 étapes :

1. Trouvez des tâches appropriées
2. Définissez vos objectifs
3. Fixez le temps
4. Travaillez et évaluez vos résultats
5. Demandez votre récompense

ÉTAPE 1.

Trouvez des tâches appropriées

En général, vous pouvez sélectionner n'importe quelle tâche et l'attribuer à un bloc de temps, mais il serait préférable de fixer des blocs de temps pour les tâches suivantes :

Les tâches que vous n'avez aucune motivation à faire

Il s'agit généralement de tâches accablantes dont vous savez qu'elles vous demanderont beaucoup de temps et d'efforts, comme écrire un roman ou terminer un travail de recherche de 10 000 pages. Vous savez que vous ne pouvez pas terminer ces tâches rapidement, alors vous procrastinez à l'infini.

En divisant ce type de travail en petits morceaux faciles à gérer, avec leurs propres échéances et étapes, vous rendez la tâche moins intimidante : vous n'avez qu'à vous motiver pour atteindre l'échéance ou l'étape suivante, qui est beaucoup plus facile à gérer.

Les tâches auxquelles vous ne voulez pas consacrer trop de temps

Il s'agit généralement de tâches nécessaires mais désagréables auxquelles vous ne voulez pas consacrer trop de temps, comme ranger votre chambre ou trier vos emails. Vous allez soit faire traîner le temps avant de vous attaquer à ces tâches, soit y consacrer beaucoup trop de temps.

En fixant une date limite stricte pour ces tâches, vous limitez dès le départ le temps que vous y consacrerez.

ÉTAPE 2.

Définissez vos objectifs

Une fois que vous avez choisi vos tâches, réfléchissez à ce que vous voulez accomplir avec elles, et dans quel délai.

Par exemple, si vous travaillez à la rédaction d'un document de recherche de 10 000 mots et que vous avez 30 jours pour le terminer, votre objectif à long terme est clair : vous voulez écrire un document bien documenté avant la fin des 30 jours et obtenir une bonne note.

Mais, pour atteindre ce but ultime, vous devez également vous fixer l'objectif d'écrire un certain nombre de mots par jour - ce nombre de mots prédéfini sera l'objectif quotidien que vous devrez atteindre chaque jour.

Pour respecter cette échéance, vous devrez écrire environ 400 mots par jour - ce qui signifie que vous terminerez en 25 jours (400x25=10 000), et qu'il vous restera 5 jours supplémentaires pour les révisions et l'édition, ainsi que pour les courses imprévues qui pourraient vous faire dévier de votre objectif et vous faire perdre du temps.

En ce qui concerne les tâches pour lesquelles vous n'avez pas la motivation nécessaire, vous pouvez faire en sorte que le fait de travailler sur ces tâches pendant une période donnée soit un objectif en soi - par exemple, faites du nettoyage de votre chambre pendant 15 minutes votre seul objectif. Vous pouvez même faire en sorte que cette tranche horaire soit récurrente : en rangeant votre chambre pendant 15 minutes chaque jour, et à la fin de la semaine, vous constaterez probablement que vous avez fait de grands progrès, sans même transpirer.

ÉTAPE 3.

Fixez le temps

Une fois que vous avez décidé de la tâche à laquelle vous allez vous attaquer et des objectifs que vous voulez atteindre en vous y attaquant, il est temps d'allouer une période de temps à cette tâche - cette étape est presque identique à la deuxième étape de la technique de time blocking.

Vous décidez donc du moment où vous commencerez à travailler sur la tâche et de celui où vous cesserez de le faire - si le délai le permet, vous pouvez même marquer ce moment dans votre calendrier, afin de vous assurer que vous restez sur la bonne voie pour faire vos courses.

Comme nous l'avons mentionné dans la première étape, il est probable que vous fassiez du timeboxing pour vos tâches les plus exigeantes ou celles pour lesquelles vous n'avez pas la motivation nécessaire - vous aurez donc besoin d'un bloc de temps optimal et court pour vous aider à gérer ces tâches.

Reprenons l'exemple du travail de recherche de 10 000 mots : vous avez déjà compris que vous devez écrire (et modifier) 400 mots par jour, mais vous souhaitez également limiter le temps que vous consacrez quotidiennement à cette tâche. C'est à ce moment-là que le timeboxing classique entre en jeu.

Vous pouvez limiter le temps que vous consacrez à la rédaction et à la révision de votre document de recherche à 3 heures par jour - inscrivez ce temps dans votre agenda quotidien et veillez à le respecter.

Bien sûr, vous pouvez aussi diviser les trois heures en plus petits blocs de temps, et les séparer par de courtes pauses - de cette façon, vous rendrez la session de travail encore plus gérable. Par exemple, vous pouvez travailler pendant 25 minutes, puis faire une pause de 5 minutes avant de reprendre le travail. C'est ce qu'on appelle la technique de gestion du temps Pomodoro, et c'est une excellente solution pour la longueur de vos tranches horaires.

Vous pouvez également utiliser le minuteur Pomodoro dans Clockify et suivre votre temps de travail de 25 minutes et vos pauses de 5 minutes directement depuis votre appareil.

Vous devrez également décider à quel moment de la journée vous commencerez votre premier bloc de temps. Brian Tracy, à l'origine de la technique de gestion du temps "Avalez le crapaud", suggère de travailler sur vos tâches les plus difficiles dès le matin. Ainsi, vous pouvez simplement définir un premier bloc de temps pour votre tâche la plus importante, la plus urgente ou simplement la plus désagréable que vous n'avez pas la motivation de faire, pour la première heure du matin.

ÉTAPE 4.

Travaillez et évaluez vos résultats

La dernière étape est peut-être la plus simple : vous commencez à travailler sur la première tâche planifiée sans hésiter, puis vous parcourez la liste des délais prévus.

Pour vous assurer que vous respectez le délai prévu, suivez le temps que vous passez sur chaque tâche :

Une fois le délai écoulé, arrêtez immédiatement de travailler - puis évaluez vos résultats. Si vous deviez écrire 400 mots pour votre devoir aujourd'hui, avez-vous réussi à le faire ? Si votre objectif était de passer 15 minutes à nettoyer votre grenier, avez-vous vraiment passé les 15 minutes à le faire ? Ou avez-vous abandonné à mi-chemin pour aller prendre une tasse de café et ne plus jamais y revenir ?

Chaque fois que vous travaillez sur votre tâche pendant la période de temps prédéfinie, vous réalisez un timeboxing réussi - après chaque bloc de temps, il ne vous reste plus qu'à évaluer vos résultats. Si vous avez réussi à atteindre vos objectifs et vos jalons, à terminer dans les délais, tout en respectant le budget (pour les projets) et en livrant ce que vous avez promis, il est temps de vous récompenser.

ÉTAPE 5.

Demandez votre récompense

Vous pouvez en fait vous passer de cette étape, mais en la conservant, vous vous assurez d'avoir quelque chose à attendre avec impatience après avoir franchi les étapes et les délais importants.

Par exemple, après avoir passé 3 heures par jour à rédiger et réviser avec succès 400 mots pour votre document de recherche de 10 000 mots au total, vous pouvez vous récompenser en allant faire une pause café prolongée avec des amis ou en regardant un épisode de votre série télévisée préférée sur Netflix.

Les récompenses vous motiveront à long terme à terminer les blocs de temps. Après tout, le fait de savoir qu'une récompense vous attend si vous restez concentré sur la tâche à accomplir pendant le bloc de temps prédéfini vous incitera à respecter les règles.

D'un autre côté, si vous échouez et procrastinez, vous vous sentirez probablement suffisamment coupable pour ne pas recevoir de récompense et essayer de faire mieux la prochaine fois.

Les avantages du timeboxing

Dans l'ensemble, le timeboxing apporte plusieurs avantages à votre routine de travail - et vous avez de nombreuses raisons d'essayer cette technique de gestion du temps :

Vous travaillerez sur des tâches désagréables

Parfois, il y a des tâches que l'on ne peut tout simplement pas se résoudre à accomplir. En allouant de courtes périodes de temps à ces tâches désagréables, vous les rendez moins effrayantes ou ennuyeuses, et vous disposez d'un moment dédié où vous êtes sûr de pouvoir y travailler.

Vous passerez moins de temps sur des tâches désagréables

Parfois, il y a des tâches auxquelles vous ne voulez pas consacrer trop de temps, parce qu'elles ne sont pas si importantes ou urgentes - et pourtant elles sont inévitables, à un moment donné.

Si vous limitez le temps que vous consacrez à ces tâches, vous vous assurerez de ne pas passer une éternité à nettoyer votre grenier ou à trier votre boîte de réception. Si vous allouez à ces activités des tranches horaires courtes et récurrentes sur un plus grand nombre de jours, vous terminerez probablement tout en vous en rendant à peine compte.

Vous travaillez sur des tâches "trop courtes"

Parfois, vous avez de petites tâches que vous jugez à peine dignes de figurer dans votre agenda - comme un email auquel vous oubliez toujours de répondre, alors qu'il ne vous prendrait pas plus de deux minutes.

Mais si vous planifiez une tranche horaire dédiée à cet email, même si elle ne dure que deux minutes, vous ne l'oublierez probablement plus.

Vous travaillerez sur des tâches "trop longues"

Parfois, vous devrez vous attaquer à des tâches qui demandent tellement de temps et d'efforts que vous repousserez constamment leur réalisation.

Mais vous pouvez surmonter votre appréhension en répartissant ces tâches en petites tranches de temps avec leurs propres échéances. Une fois que vous aurez terminé chaque tranche de temps, vous progresserez lentement, mais sûrement.

Vous cesserez d'être perfectionniste

Il est difficile de peaufiner chaque détail inutile de votre travail lorsque vous ne disposez que de 25 minutes avant d'avoir absolument terminé.

Le timeboxing permet de s'assurer que vous arrêtez de travailler sur une tâche après un laps de temps raisonnable, et que vous ne passez pas deux fois plus de temps à faire des retouches sans fin.

Stimulez votre motivation

Il n'y a rien de tel qu'un minuteur pour vous motiver à vous concentrer sur ce que vous faites.

Le fait de fixer un délai précis pour accomplir une tâche vous aide à vous concentrer sur cette tâche, et le minuteur vous incite à éviter les distractions et la procrastination.

Pour renforcer votre motivation, vous pouvez vous fixer un défi spécial et sélectionner un certain nombre de petites tâches que vous devrez terminer avant la fin du délai imparti. Par exemple, à combien de demandes de clients par email pouvez-vous répondre en une heure ?

Créez un équilibre dans votre vie

Il arrive souvent que nous consacrions trop de temps à certaines activités et pas assez à d'autres - mais le timeboxing vous aide à limiter ou à économiser le temps que vous consacrez à certaines activités.

Vous passez trop de temps en réunion ? Fixez un délai de 15 minutes pour chaque réunion, et veillez à arrêter la réunion une fois les 15 minutes écoulées.

Vous ne passez pas assez de temps avec votre famille ? Consacrez une heure par jour à votre famille et profitez de ces moments en famille.

En fin de compte, le timeboxing vous permet de trouver un équilibre entre les activités professionnelles et personnelles, ainsi qu'entre les tâches importantes et les courses nécessaires mais chronophages - en limitant le temps que vous consacrez à certaines activités, vous gagnez du temps pour d'autres activités.

Stratégies et conseils en matière de timeboxing

Visualisez le temps

Le temps semble souvent abstrait, et vous devrez le rendre plus tangible - en gardant l'œil sur un minuteur qui vous rappelle que vous devez limiter votre travail à un laps de temps prédéfini. De cette façon, vous saurez toujours combien de temps il vous reste avant de devoir arrêter de travailler et de tirer des conclusions.

Si vous travaillez en équipe, le minuteur vous donnera les moyens d'agir comme vos propres responsables et figures d'autorité - chaque fois qu'une discussion dérape, quelqu'un demandera l'heure, ou indiquera qu'il vous reste x minutes avant la fin de la tranche de temps, et que vous devez passer à autre chose.

Si vous êtes responsable d'une équipe, veillez à informer l'équipe lorsqu'il ne reste plus que deux minutes avant la fin d'une tranche horaire - de cette façon, ils sauront qu'il est temps de commencer à travailler à la fin de la tâche.

Distinguez les blocs de temps "rigides" et "souples"

Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez faire après chaque bloc de temps, clarifiez les choses en faisant la différence entre les blocs de temps "rigides" et "souples" :

• Bloc de temps souple - Les blocs de temps souples englobent une tâche plus importante que vous avez décomposée en sous-tâches plus petites. Chaque fois que vous terminez un bloc de temps, vous passez au suivant. Vous vous concentrez sur un seul type de tâche et le flux est continu, légèrement perturbé par des jalons symboliques destinés à vous aider à analyser votre travail et à le rendre plus facile à gérer.
• Bloc de temps rigide - Les blocs de temps rigides sont des tâches auxquelles vous ne penserez plus une fois que vous les aurez terminées. Chaque fois que vous terminez un bloc de temps, vous passez au suivant, qui n'a rien à voir. Vous vous concentrez sur un autre type de tâche, et les étapes sont plus importantes.

Déterminez la durée maximale du bloc de temps

Comme nous l'avons mentionné auparavant, vous pouvez définir une période de plusieurs mois au total, mais vous devrez tout de même diviser cette période en petites périodes plus faciles à gérer, que vous pourrez aborder en une seule séance.

Alors, quelle est la durée maximale réaliste d'un bloc de temps ?

Eh bien, selon la science des rythmes ultradiens, dont on parle souvent l'esprit humain ne peut pas se concentrer sur une tâche pendant plus de 90 minutes ; vous ne devriez donc jamais consacrer plus de 90 minutes à une tâche en une seule séance.

Vous pouvez cependant allouer moins que cela - si vous avez une tâche importante de brainstorming qui vous prendra environ 5 minutes, n'hésitez pas à définir un bloc de temprs de 5 minutes.

La longueur de vos blocs de temps dépend entièrement de vous et des tâches que vous avez à accomplir - 15, 20, 30 ou 45 minutes, ce sont tous d'excellents choix pour différents types de tâches. Veillez simplement à ne jamais dépasser 90 minutes sans faire de pause. Ce qui nous amène au conseil suivant.

Faites des pauses

Faire des pauses est une étape importante pour s'assurer que vous restez concentré pendant de longues périodes. La science montre que votre attention commence à diminuer après 90 minutes, mais elle peut faiblir bien avant. Il est donc important que vous définissiez à l'avance des pauses dans votre routine.

Par exemple, vous pouvez travailler pendant 45 minutes, puis faire une pause de 15 minutes - de cette façon, vous obtiendrez une heure complète pour votre emploi du temps.

Vous devez également utiliser cette pause à bon escient - si vous passez toute la journée à travailler devant l'ordinateur, vous devez laisser vos yeux se reposer un peu, et ne pas les torturer avec une session de flux Instagram pendant la pause. Au lieu de cela, mettez votre chanson préférée et préparez-vous une tasse de thé, ou sortez et faites une petite promenade.

Une fois que vous reviendrez, vous aurez l'impression d'avoir rechargé vos batteries et retrouvé votre concentration, juste à temps pour une nouvelle session de travail de 45 minutes.

Comment faire du timeboxing avec deux applications géniales

Les bonnes applications facilitent tout, y compris le timeboxing. Voici comment vous pouvez utiliser Clockify, une application de suivi du temps, et Trello, un outil de gestion de projet.

Clockify

Clockify est une application de suivi du temps qui vous permet de suivre le temps que vous consacrez aux tâches en temps réel, puis d'analyser si vous avez atteint vos objectifs dans la section “Rapports” de l'application.

Pour commencer à travailler, vous pouvez créer des projets et ajouter des tâches qui représentent des blocs de temps - vous pouvez ensuite sélectionner le projet et la tâche sur lesquels vous voulez travailler, et les associer aux bonnes balises, pour faciliter le filtrage et la gestion une fois qu'il est temps d'analyser vos résultats.

Définissez la durée de votre bloc de temps pour la première tâche, par exemple 15 minutes, et lancez le minuteur dès que vous commencez à travailler sur cette tâche.

Une fois que vous avez terminé la tâche, il suffit d'arrêter le minuteur - le bloc de temps sera ajouté à votre liste de blocs de temps et vous pourrez les modifier, les supprimer et les analyser davantage à partir de là.

Plus tard, vous pouvez voir tout votre temps suivi dans un affichage du calendrier et analyser votre modèle de travail, où vous avez des lacunes, et améliorer votre productivité...

Trello

Trello iest un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre l'avancement de votre projet en déplaçant les cartes qui représentent vos tâches sur des colonnes qui représentent votre niveau d'avancement - mais vous pouvez également utiliser ce système basé sur le Kanban pour vous assurer que vous travaillez sur ces tâches en fonction de leur importance et de leur urgence et définir chaque carte comme une boîte temporelle.

Lorsque vous souhaitez mettre en œuvre le timeboxing dans Trello, vous devez définir plusieurs colonnes différentes :

• En attente - pour les tâches que vous avez sur votre agenda, mais que vous aborderez plus tard
• À faire cette semaine - pour les tâches dont la date limite est fixée à la fin de la semaine et que vous devez traiter d'ici là
• À faire aujourd'hui - pour les tâches que vous devez terminer aujourd'hui
• À faire maintenant - pour les tâches prioritaires que vous avez pour aujourd'hui et sur lesquelles vous devez commencer à travailler dès que possible
• Terminé - les tâches que vous avez déjà terminées et pour lesquelles vous devez décider si vous avez accompli ce que vous vouliez

Dans ce flux de travail, vous pouvez déplacer la carte "En attente" depuis un mois vers la colonne "À faire cette semaine" le lundi, afin qu'elle serve de rappel pour votre agenda hebdomadaire. Ajoutez des dates limites pour être sûr de savoir quand déplacer la carte dans la colonne suivante.

Déplacez la carte dans la colonne "À faire aujourd'hui" lorsque vous l'inscrivez dans votre agenda du jour et déplacez-la dans la colonne "À faire maintenant" dès que vous commencez à travailler dessus. Ne placez qu'une seule carte à la fois dans la colonne "À faire maintenant", afin de vous assurer que vous vous concentrez uniquement sur cette tâche.

Ensuite, utilisez l'extension de navigateur Clockify pour suivre le temps que vous passez sur la carte directement à partir de Trello - il suffit de cliquer sur le bouton "Lancer le minuteur" dès que vous commencez à travailler sur ladite carte, et de faire démarrer le minuteur avec le nom de votre carte comme description du bloc de temps.

Enfin, lorsque vous avez terminé et que vous souhaitez évaluer si vous avez atteint vos objectifs, placez la carte dans la colonne "Terminé" Cette colonne peut également servir de liste de tâches à accomplir pour vous motiver, en indiquant ce que vous avez terminé jusqu'à présent et ce qu'il vous reste à faire à l'avenir.