Timeboxing

Según la Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Por ejemplo, si asignas 3 semanas a una tarea, sin importar si en realidad puedes terminarla más rápido, subconscientemente pretenderás expandir tu trabajo para no terminar antes de las 3 semanas seleccionadas.

Así que, a menos que no quieras pasar un mes entero escribiendo un artículo de 5 páginas solo porque ésa es la fecha límite que te has puesto, deberías probar el timeboxing. Aquí está todo lo que necesitas saber sobre esta técnica de gestión del tiempo orientada a objetivos.

¿Qué es el timeboxing?

El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo sencilla que incluye repartir por adelantado una unidad de tiempo máxima y fija para una actividad, y luego completarla dentro de ese período.

El concepto se introdujo por primera vez por James Martin, el autor del libro “Desarrollo rápido de aplicaciones”, como parte del desarrollo ágil de software.

En resumidas cuentas, el timeboxing es una técnica de gestión del tiempo donde repartes un período de tiempo fijo a una actividad planificada. Trabajas en la actividad durante el período de tiempo fijado y terminas trabajando en ella una vez que se acabe el tiempo; entonces, evalúas si has logrado tus objetivos planeados.

Puedes utilizar este enfoque para manejar tus tareas de gestión de proyecto o gestionar tus recados personales.

La diferencia entre bloqueo del tiempo y timeboxing

Bloqueo del tiempo y timeboxing ambos incluyen la asignación de períodos de tiempo fijos a las actividades, pero mientras el bloqueo de tiempo incluye la reserva estricta de tiempo para una actividad, el timeboxing incluye la limitación del tiempo que se dedica a ella.

Bloqueo del tiempo

Con el bloqueo del tiempo, asignas períodos de tiempo para encontrar tiempo para todo de tu agenda, todo lo que temes que de otro modo no tendrías tiempo para hacer.

En el bloqueo del tiempo, los períodos de tiempo se denominan “bloques de tiempo”, y normalmente dictan el inicio y el fin de una actividad, una ventana de tiempo más corta que puedes marcar en tu calendario. Cada bloque de tiempo pretende ayudar a inspirarte para que sigas tu horario y termines tu trabajo a tiempo.

Al final del bloque, evalúas si fuiste capaz de terminar la tarea antes de la finalización del período de tiempo dedicado; si no lo hiciste, simplemente asignas más tiempo a la misma tarea la próxima vez.

Timeboxing

Con el timeboxing, asignas los períodos de tiempo para poner un límite estricto a las actividades que temes que tomarían demasiado tiempo de otra manera.

En el timeboxing, los períodos de tiempo se denominan “timeboxes” (cajas de tiempo) y pueden abarcar períodos de tiempo más amplios, cubriendo períodos desde 15 minutos hasta varios meses. Un timebox siempre tiene fechas límites y objetivos específicos relacionados con él, y puede incluir resultados, un presupuesto e hitos.

Al final del timebox, declaras tu trabajo terminado, pase lo que pase, y luego evalúas si has podido lograr tus objetivos, ya sea total o parcialmente.

Por ejemplo, quieres ordenar tu oficina, pero no quieres pasar toda la tarde haciéndolo. Entonces, asignas una media hora a esta tarea y te detienes inmediatamente al acabarse tu timebox de 30 minutos, sin importar cuánto hayas conseguido ordenar.

¿Cómo hacer el timebox?

La técnica timeboxing de gestión del tiempo incluye 5 pasos:

1. Encuentra tareas adecuadas
2. Define tus objetivos
3. Ajusta la hora
4. Trabaja y evalúa tus resultados
5. Reclama tu premio

PASO 1

Encuentra tareas adecuadas

En general, puedes seleccionar cualquier tarea que quieras y asignarla a un timebox. Pero, sería mejor si establecieras los timeboxes para:

Las tareas que no tienes motivación para hacer

Estas suelen ser las tareas sobrepasadas que sabes que te tomarán mucho tiempo y esfuerzo, como escribir una novela, o terminar un trabajo de investigación de 10 000 palabras. Sabes que no puedes terminar estas tareas rápidamente, así que procrastinas sin fin.

Al dividir tal trabajo en trozos más pequeños y fáciles de manejar, con sus propias fechas límites e hitos, esencialmente estás haciendo la tarea menos abrumadora: solo tienes que motivarte para alcanzar la siguiente fecha límite o hito, lo que es mucho más manejable.

Las tareas en las que no quieres pasar demasiado tiempo

Estas suelen ser tareas necesarias pero desagradables a las que no quieres dedicar demasiado tiempo, como limpiar tu habitación o ordenar tus correos electrónicos. O prolongarás el tiempo antes de hacer esas tareas, o pasarás demasiado tiempo en ellas.

Al establecer una fecha límite estricta para tal trabajo, esencialmente se limita el tiempo que pasarás en ello desde el principio.

PASO 2

Define tus objetivos

Una vez que hayas elegido tus tareas, piensa en lo que quieres conseguir con ellas, y en qué tiempo.

Por ejemplo, si estás trabajando en escribir un trabajo de investigación de 10 000 palabras, y tienes 30 días para terminarlo, tu objetivo a largo plazo está claro, quieres escribir un trabajo bien investigado antes que acaben los 30 días, y sacar una buena nota.

Pero, para poder alcanzar este objetivo principal, también querrás hacer que tu objetivo sea escribir un cierto número de palabras al día: este número predeterminado de días será tu hito diario que necesitarás cumplir cada día.

Para vencer la fecha límite, tendrás que escribir alrededor de 400 palabras al día, lo que significa que terminarás en 25 días (400x25=10 000), y todavía tendrás 5 días extras para las revisiones y la corrección, así como los recados inesperados que podrían desviarte y hacer que pierdas el tiempo.

Cuando se trata de las tareas para las que te falta motivación, puedes hacer que el trabajo en esas tareas durante un timebox sea un objetivo en sí, por ejemplo, haz que limpiar tu habitación sea tu único objetivo. Incluso puedes hacer que este timebox sea recurrente: trabaja en limpiar tu habitación 15 minutos cada día, y al final de la semana, probablemente encontrarás que has hecho gran progreso, sin apenas sudar.

PASO 3

Ajusta la hora

Una vez que hayas decidido qué tarea enfrentarás, y los objetivos que quieres conseguir abordándola, es hora de asignar un período de tiempo a esta tarea: este paso es casi idéntico al segundo paso el la técnica de bloqueo del tiempo.

Así que, tú decides cuándo empezarás a trabajar en la tarea y cuándo terminarás; si el plazo de tiempo te permite, incluso puedes anotar este tiempo en tu calendario, para asegurarte de que estás al tanto de tus recados.

Como hemos mencionado en el primer paso, probablemente harás el timebox para tus tareas más exigentes, o las tareas sin motivación para hacer, por lo que necesitarás un timebox óptimo y corto para ayudarte a manejar estas tareas.

Vamos a poner de nuevo el ejemplo del trabajo de investigación de 10 000 palabras: ya has calculado que tienes que escribir (y corregir) 400 palabras cada día, pero también querrás limitar el tiempo diario que pasarás trabajando en esta tarea. Es entonces cuando el clásico timeboxing entra en acción.

Puedes limitar tu timebox para escribir y corregir el trabajo de investigación a 3 horas al día: marca este tiempo en tu agenda diaria, y asegúrate de seguirlo.

Por supuesto, también puedes dividir las 3 horas en los timeboxes más pequeños y separarlos con breves pausas; de esta manera, harás la sesión de trabajo aún más manejable. Por ejemplo, puedes trabajar durante 25 minutos y entonces tomar un descanso de 5 minutos antes de volver a trabajar: esto se llama la técnica de gestión del tiempo Pomodoro, y es una excelente solución para la duración de tus timeboxes.

También puedes usar el temporizador Pomodoro en Clockify y rastrear tu tiempo de trabajo de 25 minutos y de las pausas de 5 minutos directamente desde tu dispositivo.

También necesitarás decidir en qué momento del día iniciarás tu primer timebox. Brian Tracy, el creador de la técnica de gestión del tiempo “Tráguese ese sapo”, sugiere trabajar en las tareas más difíciles a primera hora de la mañana. Así, simplemente puedes establecer un timebox temprano para tu tarea más importante, más urgente o simplemente la más desagradable para la que te falta motivación, a primera hora de la mañana.

PASO 4

Trabaja y evalúa tus resultados

El último paso es quizás el más sencillo: empiezas a trabajar en tu primera tarea programada sin vacilación, y luego vas bajando por la lista de tus timeboxes programados.

Para asegurarte de que estás dentro de un plazo de tiempo, rastrea el tiempo que pasas en cada tarea.

Una vez que se acabe tu tiempo establecido, deja de trabajar inmediatamente; luego, evalúa tus resultados. Si tus timeboxes del día incluyeron escribir 400 palabras para tu trabajo, ¿has conseguido hacerlo? Si tu objetivo fue pasar 15 minutos limpiando tu desván, ¿verdaderamente pasaste los 15 minutos enteros en hacerlo? ¿O lo dejaste a medio camino para tomar un café, solo para nunca volver?

Cada vez que trabajes en tu tarea durante el período de tiempo preestablecido, estás haciendo un timeboxing exitoso: después de cada caja de tiempo, todo lo que tienes que hacer es evaluar tus resultados. Si conseguiste alcanzar tus objetivos e hitos, acabar dentro de la fecha límite, sin salirte del presupuesto (para proyectos), y cumpliste lo prometido, es hora de premiarte a ti mismo.

PASO 5

Reclama tu premio

En realidad, se puede sin este paso, pero al mantenerlo, te asegurarás de tener algo que esperar después de haber alcanzado los hitos establecidos y de haber completado los timeboxes importantes.

Por ejemplo, después de cada 3 horas diarias que hayas pasado escribiendo y editando con éxito las 400 palabras para tu trabajo de 10 000 palabras en total, puedes premiarte tomando una prolongada pausa de café con amigos o viendo un capítulo de tu programa de Netflix favorito.

Las recompensas te mantendrán motivado para completar los timeboxes a la larga. Al fin y al cabo, saber que tienes una recompensa esperándote si te mantienes concentrado en la tarea durante el timebox prescrito, te inspirará a mantener las reglas.

Por otro lado, si vacilas y procrastinas, probablemente te sentirás lo suficientemente culpable como para saltarte la recompensa e intentar ser mejor la próxima vez.

Ventajas del timeboxing

En general, hacer el timeboxing con tus tareas aporta varios beneficios a tu rutina de trabajo y hay muchas razones para probar esta técnica de gestión del tiempo.

Trabajarás en las tareas desagradables

A veces, hay tareas que simplemente no puedes obligarte a realizar, pero asignar períodos de tiempo cortos a estas tareas desagradables las hace menos espantosas o aburridas y te proporciona un tiempo dedicado durante que seguramente trabajarás en ellas.

Pasarás menos tiempo en las tareas desagradables

A veces, hay tareas a las que no quieres dedicar demasiado tiempo, porque no son tan importantes o urgentes, pero en algún momento son inevitables.

Si limitas el tiempo asignado a estas tareas, te asegurarás de no pasar una eternidad limpiando el desván o ordenando tu bandeja de entrada. Si asignas los timeboxes breves y recurrentes a estas actividades a lo largo de varios días, probablemente lo terminarás todo sin apenas darte cuenta.

Trabajarás en las tareas “demasiado cortas”

A veces, tendrás tareas pequeñas que apenas consideras importantes para ocupar lugar en tu agenda, como un correo electrónico que sigues olvidando responder, aunque no te llevaría más de 2 minutos hacerlo.

Sin embargo, cuando programes un timebox dedicado solo a este correo electrónico, aunque sea solo un timebox de 2 minutos, probablemente no volverás a olvidarlo.

Trabajarás en las tareas “demasiado largas”

A veces, tendrás que enfrentarte a las tareas que requieren tanto tiempo y esfuerzo que continuamente pospondrás trabajando en ellas.

Pero, puedes superar tu miedo dividiendo estas tareas en timeboxes más pequeños con sus propias fechas límite; una vez que completes cada timebox, harás un progreso lento, pero seguro.

Dejarás de ser un perfeccionista

Es difícil afinar cada detalle innecesario de tu trabajo cuando solo tienes 25 minutos antes de terminar.

El timeboxing asegura que terminas trabajando en una tarea después de un tiempo razonable y no pasas doble tiempo en un sinfín de retoques.

Aumenta tu motivación

No hay nada como un temporizador en marcha para motivarte a concentrarte en lo que estás haciendo.

Dedicar un plazo de tiempo para trabajar en las tareas te ayuda a concentrarte en ellas, y el temporizador te inspira a evitar las distracciones y la procrastinación.

Para motivarte al máximo, puedes definir un reto especial para ti mismo, y seleccionar un número de tareas más pequeñas que tendrás que terminar antes de que se acabe un timebox. Por ejemplo, ¿cuántas solicitudes de clientes por correo electrónico puedes responder en una hora?

Crea un equilibrio en tu vida

Suele ocurrir que pasamos demasiado tiempo en ciertas actividades y ni de cerca el tiempo suficiente en los demás: pero el timeboxing te ayuda a limitar o ahorrar el tiempo que dedicas a las actividades.

¿Pasas demasiado tiempo en las reuniones? Establece una caja de tiempo de 15 minutos para cada reunión, y asegúrate de detener la reunión una vez que se acaben los 15 minutos.

¿No pasas suficiente tiempo con tu familia? Dedica un timebox de una hora a pasar el tiempo con tu familia cada día, y aprovecha al máximo estos momentos familiares.

Al final, el timeboxing te garantiza un equilibrio entre las actividades de negocio y personales, así como entre las tareas importantes y recados necesarios, pero laboriosos; al limitar el tiempo que pasas en algunas actividades, estás ganando tiempo para otras.

Estrategias y consejos de timeboxing

Haz que el tiempo sea visual

El tiempo suele ser abstracto, y hay que hacerlo más tangible: echando un ojo a un temporizador en marcha que te recuerde que necesitas restringir tu trabajo a un timebox predeterminado. Al hacerlo, siempre sabrás cuánto tiempo te queda antes de tener que terminar con el trabajo y sacar conclusiones.

Si trabajas en un equipo, el temporizador te proporcionará los medios para actuar como tu propio supervisor y figura de autoridad: cada vez que una discusión se vaya de las manos, alguien preguntará por el tiempo, o señalará que tienes x minutos antes de que se acabe el tiempo y que tienes que seguir adelante.

Si eres un gerente que gestiona un equipo, asegúrate de informar al equipo cuando queden solo 2 minutos antes del fin de un timebox. De esta manera, sabrán que es hora de empezar a finalizar la tarea.

La diferencia entre los timeboxes duros y blandos

Si no estás seguro de lo que tienes que hacer después de cada caja de tiempo, aclara las cosas haciendo una distinción entre los timeboxes “duros” y “blandos”:

• Timebox blando - los timeboxes blandos abarcan una tarea mayor que has dividido en subtareas menores. Cada vez que termines un timebox, pasas al siguiente timebox relacionado. Mantienes tu foco en un tipo de tarea, y hay un flujo continuo, algo interrumpido por los hitos simbólicos que pretenden ayudarte a dividir tu trabajo y hacerlo más manejable.
• Timebox duro - los timeboxes duros son las tareas en las que ya no pensarás una vez que las acabes. Cada vez que termines un timebox, pasas al siguiente, sin relación alguna. Cambias tu foco a un diferente tipo de tarea y los hitos son más prominentes.

Determina el tiempo máximo del timebox

Como se mencionó anteriormente, puedes fijar un timebox que dura varios meses en total, pero todavía tendrás que dividir ese tiempo en los timeboxes más pequeños y más manejables, los que podrás enfrentar en una sola sesión.

Así que, ¿cuál es el tiempo máximo realista para un timebox?

Pues, según la a menudo discutida ciencia de los ritmos ultradianos, la mente humana no puede concentrarse en una tarea durante más de 90 minutos, así que nunca deberías asignar más de 90 minutos en una sola sesión a ninguna tarea.

Sin embargo, puedes asignar menos tiempo: si tienes una tarea importante de lluvia de ideas que te llevará unos 5 minutos, siéntete libre de definir un timebox de 5 minutos.

La duración de tus cajas temporales depende de ti y de las tareas que tienes que hacer: 15, 20, 30 o 45 minutos, son todas buenas opciones para diferentes tipos de tareas. Asegúrate de no sobrepasar los 90 minutos sin tomar un descanso. Lo que nos lleva al siguiente consejo.

Toma descansos

Tomar descansos es un paso importante para garantizar que te mantienes concentrado durante largos períodos de tiempo: la ciencia demuestra que tu atención comenzará a mermar después de 90 minutos, pero quizá flaqueará mucho antes de eso. Por lo tanto, es importante definir por adelantado las pausas en tu rutina.

Por ejemplo, puedes trabajar unos 45 minutos y entonces tomar un descanso de 15: de esta manera, obtendrás una hora entera para tu timebox.

También deberías pasar esta pausa prudentemente: si pasas todo el día trabajando delante del ordenador, deberías dejar que tus ojos se descansen un poco y no torturarlas con una sesión en Instagram durante la pausa. En vez de eso, ponte tu canción favorita y hazte un té, o darte un paseo afuera.

Una vez que vuelvas, sentirás como se te han recargado las pilas y se te recuperó la concentración, justo a tiempo para otra sesión laboral de 45 minutos.

Cómo hacer el timeboxing con dos aplicaciones excelentes

Las aplicaciones correctas hacen que todo sea más fácil y eso incluye el timeboxing: aquí está cómo puedes hacer el timeboxing utilizando Clockify, una aplicación rastreadora del tiempo y Trello, una herramienta de gestión de proyectos.

Clockify

Clockify es una aplicación de rastreo de tiempo que te permite rastrear el tiempo que dedicas a las tareas en tiempo real, y luego analizar si lograste tus objetivos en la sección de Informes en la aplicación.

Para empezar a trabajar, puedes crear proyectos y añadir tareas que representan las cajas temporales: entonces puedes seleccionar el proyecto y la tarea en los que quieres trabajar, así como vincularlas con las tareas adecuadas, para una filtración y gestión más sencilla cuando sea hora de analizar tus resultados.

Define la duración de tu timebox para la primera tarea, por ejemplo, de 15 minutos, e inicia el temporizador en cuanto empieces a trabajar en la dicha tarea.

Una vez terminada la tarea, simplemente detén el temporizador: el timebox se añadirá a tu lista de los timeboxes, y desde allí podrás editarlos, borrarlos y analizarlos más a fondo.

Luego, puedes ver todo tu tiempo rastreado en una vista de calendario y analizar tu patrón de trabajo, encontrar los huecos y mejorar tu productividad.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que te permite rastrear el progreso de tus proyectos moviendo las tarjetas que representan tus tareas por las columnas que representan tu nivel de progreso, pero también puedes usar este sistema Kanban para asegurarte que trabajes en ellos según su importancia y urgencia y definir cada tarjeta como un timebox.

Cuando decides implementar el timeboxing en Trello, necesitarás definir varias columnas:

• En espera - para las tareas que tienes en tu agenda, pero que abordarás en otro momento
• Pendiente esta semana - para las tareas que tienen una fecha límite al final de la semana, y que necesitas abordar para entonces
• Pendiente hoy - para las tareas que necesitas terminar hoy
• Pendiente ahora - para las tareas prioritarias que tienes para hoy, y en las que necesitas empezar a trabajar lo antes posible
• Hecho - tareas que ya has terminado y necesitas decidir si has conseguido lo que querías con ellas

En este flujo de trabajo puedes mover la tarjeta que has tenido “En espera” durante el mes pasado a la columna “Pendiente esta semana” cuando llegue el lunes, para que te sirva como un recordatorio para tu agenda laboral. Añade fechas límites para que sepas cuándo mover la tarjeta a la siguiente columna.

Mueve la tarjeta a la columna “Pendiente hoy” cuando la pones en tu agenda de hoy y muévela a la columna “Pendiente ahora” en cuanto comiences a trabajar en ella. Pon solo una tarjeta a la vez en la columna “Pendiente ahora”, para asegurarte de que te concentrarás por completo en esta tarea.

Luego, usa la extensión de navegador de Clockify para rastrear el tiempo que pasas en la tarjeta directamente desde Trello: simplemente, haz clic en el botón “Iniciar temporizador” en cuanto comiences a trabajar en la dicha tarjeta, y deja que el temporizador corre con el nombre de tu tarjeta en lugar de la descripción para el timebox.

Al final, una vez que termines con eso y quieres evaluar si has alcanzado tus objetivos, mueve la tarjeta a la columna “Hecho”. Esta columna puede servir como tu lista de tareas motivadoras, mostrando lo que has terminado hasta ahora y lo que todavía tienes que hacer en el futuro.