Timeboxing

De acordo com a lei de Parkinson, “quanto mais tempo uma pessoa tiver para concluir uma tarefa, mais tempo ela exigirá”. Por exemplo, se você alocar 3 semanas para uma tarefa, não importa o quão rápido possa concluí-la, você inconscientemente tentará esticar seu trabalho para não terminar em menos de 3 semanas.

Então, a menos que você queira passar um mês inteiro escrevendo um artigo de 5 páginas só porque esse é o seu prazo, você deve experimentar o timeboxing. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre essa técnica de gestão de tempo:

O que é timeboxing?

Timeboxing é uma técnica simples de gestão do tempo que consiste em alocar um intervalo de tempo fixo para a realização de uma atividade e, em seguida, executar a atividade como planejado.

Esse conceito foi introduzido pela primeira vez por James Martin, autor do livro The Rapid Application Development Method, como parte do desenvolvimento ágil de software.

Em resumo, timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo que consiste em alocar um período fixo de tempo para uma atividade planejada. Você trabalha na atividade pelo período definido e para de trabalhar nela quando o tempo acaba - você então avalia se alcançou as metas planejadas.

Você pode usar essa abordagem para lidar com suas tarefas de gerenciamento de projeto ou gerenciar suas tarefas pessoais.

Diferença entre timeblocking e timeboxing

Tanto o time blocking quanto o timeboxing envolvem alocar períodos fixos de tempo para atividades. No entanto, enquanto o time blocking trata estritamente de reservar tempo para uma atividade, o timeboxing trata de limitar o tempo que você gasta nela.

Time blocking

Com o time blocking, você aloca períodos de tempo para encontrar tempo para tudo o que está na sua agenda, tudo o que você teme não ter tempo para fazer de outra forma.

No time blocking, os períodos de tempo são chamados de "time blocking" e geralmente determinam um horário de início e término para uma atividade, uma janela de tempo mais curta que você pode marcar em seu calendário. Cada bloco de tempo destina-se a motivá-lo a seguir sua programação e concluir seu trabalho no prazo.

No final, você avalia se conseguiu concluir a tarefa antes do final do período prescrito - caso contrário, simplesmente aloca mais tempo para a mesma tarefa na próxima vez.

Timeboxing

Com o timeboxing, você atribui períodos de tempo para limitar rigorosamente as atividades que acha que tomariam muito do seu tempo.

No contexto do timeboxing, os períodos de tempo são chamados de "timeboxing" e podem se referir a períodos de tempo maiores, abrangendo períodos que variam de 15 minutos a vários meses. Um timebox está sempre associado a prazos e metas específicas e também pode conter entregas, orçamento e metas.

Ao final do período, você declara que seu trabalho está feito, não importa o que aconteça, e avalia se conseguiu atingir seus objetivos, total ou parcialmente.

Por exemplo, você quer arrumar seu escritório, mas não quer passar uma tarde inteira nisso. Então você aloca meia hora para esta tarefa e para imediatamente assim que seus 30 minutos terminarem, independentemente de quanta arrumação você realmente conseguiu fazer.

Como fazer um "timebox"

Essa técnica de gerenciamento de tempo tem 5 etapas:

1. Encontre tarefas adequadas
2. Defina seus objetivos
3. Fixe o tempo
4. Trabalhe e avalie seus resultados
5. Reivindique sua recompensa

1º PASSO

Encontre tarefas adequadas

Em geral, você pode selecionar qualquer tarefa e colocá-la em um bloco de tempo, mas seria melhor definir blocos de tempo para as seguintes tarefas:

Tarefas nas quais não têm motivação

Geralmente, essas são tarefas enormes que você sabe que exigirão muito do seu tempo e esforço, como escrever um romance ou concluir um trabalho de pesquisa de 10.000 páginas. Você sabe que não pode concluir essas tarefas rapidamente, então procrastina sem parar.

Ao dividir esse tipo de trabalho em termos pequenos e gerenciáveis, com prazos e etapas próprias, você torna a tarefa menos assustadora: basta se motivar para atingir o próximo prazo ou etapa, que é muito mais fácil de gerenciar.

Tarefas nas quais você não quer gastar muito tempo

Estas são geralmente tarefas necessárias, mas desagradáveis, nas quais você não quer gastar muito tempo, como arrumar seu quarto ou organizar seus e-mails. Você vai perder tempo antes de realizar essas tarefas ou gastar muito tempo nelas.

Ao definir um prazo estrito para essas tarefas, você limita o tempo que gastará com elas desde o início.

2º PASSO

Defina seus objetivos

Depois de escolher suas tarefas, pense sobre o que deseja realizar com elas e em que prazo.

Por exemplo, se você está escrevendo um artigo de pesquisa de 10.000 palavras e tem 30 dias para completá-lo, seu objetivo de longo prazo é claro: você deseja escrever um artigo bem pesquisado antes que os 30 dias acabem e receber uma boa nota.

Mas, para atingir esse objetivo final, você também deve definir etapas de escrita, como um certo número de palavras por dia - essa contagem de palavras predefinida será a meta diária que você deve atingir a cada dia.

Para cumprir esse prazo, você precisará escrever cerca de 400 palavras por dia - o que significa que você estará pronto em 25 dias (400x25=10.000), com mais 5 dias restantes para revisões e edições, além de situações inesperadas que podem desviá-lo de seu objetivo e o faça desperdiçar seu tempo.

Para tarefas nas quais você não tem motivação, projete-as por um determinado período de tempo como um objetivo em si - por exemplo, limpar seu quarto por 15 minutos como seu único objetivo. Você pode até tornar esse intervalo de tempo recorrente: ao arrumar seu quarto por 15 minutos todos os dias e até o final da semana, você provavelmente descobrirá que fez um grande progresso, sem nem mesmo suar.

3 º PASSO

Defina o tempo

Uma vez que você tenha decidido a tarefa que vai enfrentar e os objetivos que deseja alcançar ao enfrentá-la, é hora de alocar um período de tempo para esta tarefa - esta etapa é quase idêntica à etapa dois da técnica de time blocking.

Assim, você decide quando começa a trabalhar na tarefa e quando para - se o tempo permitir, você pode até marcar esse horário em seu calendário, para garantir que não perca tempo e que realmente siga com seus compromissos.

Como mencionamos na primeira etapa, é provável que você esteja cronometrando suas tarefas mais exigentes ou aquelas para as quais não tem motivação - portanto, você precisará de um bloco de tempo ideal e curto para ajudá-lo a gerenciar essas tarefas.

Vamos voltar ao exemplo da tarefa de pesquisa de 10.000 palavras: você já percebeu que precisa escrever (e editar) 400 palavras por dia, mas também quer limitar o tempo que gasta nessa tarefa diariamente. É aqui que o timeboxing clássico entra em jogo.

Você pode limitar o tempo que gasta escrevendo e editando seu trabalho de pesquisa em 3 horas por dia – coloque esse tempo em sua agenda diária e certifique-se de cumpri-lo.

Claro, você também pode dividir as três horas em blocos menores de tempo e separá-los com pequenos intervalos - dessa forma, você tornará a sessão de trabalho ainda mais atingível. Por exemplo, você pode trabalhar por 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos antes de retomar o trabalho. Chama-se técnica de gerenciamento de tempo Pomodoro, e é uma ótima solução para a duração de seus intervalos de tempo.

Pode-se usar o cronômetro Pomodoro no Clockify e acompanhar seu tempo de trabalho de 25 minutos e intervalos de 5 minutos diretamente do seu dispositivo.

Você também precisará decidir a que horas do dia iniciará seu primeiro bloco de tempo. Brian Tracy, criador da técnica de gerenciamento de tempo "Eat that Frog" sugere trabalhar em suas tarefas mais difíceis logo pela manhã. Assim, você pode simplesmente definir um primeiro bloco de tempo para a tarefa mais importante, mais urgente ou apenas a mais desagradável que você não tem motivação para fazer, para a primeira hora da manhã.

4º PASSO

Trabalhe e avalie seus resultados

A última etapa é talvez a mais simples: você começa a trabalhar na primeira tarefa agendada sem hesitar e depois percorre a lista de obrigações agendadas.

Para garantir que você esteja dentro do cronograma, monitore quanto tempo você gasta em cada tarefa:

Depois de decorrido o tempo, pare de trabalhar imediatamente - então avalie seus resultados. Se você tivesse que escrever 400 palavras para sua tarefa hoje, você conseguiria? Se seu objetivo era passar 15 minutos limpando seu sótão, você realmente gastou esses 15 minutos fazendo isso? Ou desistiu no meio do caminho para tomar um café e nunca mais voltou?

Cada vez que você trabalha em sua tarefa pelo período de tempo predefinido, você obtém um timeboxing bem-sucedido - e depois, tudo o que precisa fazer é avaliar seus resultados. Se você conseguiu cumprir suas metas e etapas, terminar no prazo, cumprir o orçamento (para projetos) e entregar o que prometeu, é hora de se recompensar.

5º PASSO

Reivindique sua recompensa

Na verdade, você pode pular esta etapa, mas, ao mantê-la, garante que terá algo pelo que esperar depois de atingir as etapas e prazos importantes.

Por exemplo, depois de passar 3 horas por dia escrevendo e revisando com sucesso 400 palavras para seu trabalho de pesquisa de 10.000 palavras no total, você pode se recompensar fazendo uma pausa prolongada para o café com amigos ou assistindo a um episódio de sua série favorita na Netflix.

As recompensas irão motivá-lo a longo prazo para completar os blocos de tempo. Afinal, saber que uma recompensa espera por você quando concentra-se na tarefa em questão durante o tempo predefinido o motivará a jogar de acordo com as regras.

Por outro lado, se você falhar e procrastinar, provavelmente se sentirá culpado o suficiente para não receber uma recompensa e tentar fazer melhor da próxima vez.

Os benefícios do timeboxing

No geral, o timeboxing traz diversos benefícios para sua rotina de trabalho – e motivos não faltam para você experimentar essa técnica de gerenciamento de tempo:

Você trabalhará em tarefas desagradáveis

Às vezes, há tarefas que você simplesmente não consegue concluir. Ao alocar curtos períodos de tempo para essas tarefas desagradáveis, você as torna menos assustadoras ou chatas e tem um tempo dedicado quando tem certeza de que pode trabalhar nelas.

Você gastará menos tempo em tarefas desagradáveis

Às vezes, há tarefas nas quais você não quer gastar muito tempo, porque não são tão importantes ou urgentes - e no entanto, são inevitáveis, em algum momento

Se você limitar o tempo que gasta nessas tarefas, garantirá que não passará uma eternidade limpando seu sótão ou organizando sua caixa de entrada. Se você alocar essas atividades em intervalos de tempo curtos e recorrentes em um número maior de dias, provavelmente terminará sem perceber.

Você trabalhará em tarefas que são "muito curtas"

Às vezes, você tem pequenas tarefas que considera pouco dignas do seu calendário - como um e-mail que você sempre esquece de responder, quando não levaria mais de dois minutos.

Mas se você agendar um horário dedicado para esse e-mail, mesmo que dure apenas dois minutos, provavelmente não o esquecerá.

Você trabalhará em tarefas "muito longas"

Às vezes, você terá que enfrentar tarefas que exigem tanto tempo e esforço que você as adiará constantemente.

Mas você pode superar sua apreensão dividindo essas tarefas em pequenos pedaços de tempo com seus próprios prazos. Depois de concluir cada fatia de tempo, você vai progredir lentamente, mas seguramente.

Você deixará de ser perfeccionista

É difícil ajustar todos os detalhes desnecessários do seu trabalho quando você tem apenas 25 minutos até terminar.

O timeboxing ajuda a garantir que você pare de trabalhar em uma tarefa após um período de tempo razoável e que não gaste o dobro do tempo fazendo edições intermináveis.

Aumente sua motivação

Não há nada como um cronômetro para motivá-lo a se concentrar no que está fazendo.

Definir um horário específico para concluir uma tarefa ajuda você a se concentrar nessa tarefa, e o cronômetro o incentiva a evitar distrações e procrastinação.

Para aumentar sua motivação, você pode definir um desafio especial e selecionar uma série de pequenas tarefas que deve concluir antes que o tempo acabe. Por exemplo, quantas consultas por e-mail de clientes você pode responder em uma hora?

Crie equilíbrio em sua vida

Muitas vezes acontece que gastamos muito tempo em algumas atividades e não o suficiente em outras - mas o timeboxing ajuda a limitar ou economizar o tempo gasto em determinadas atividades.

Você está gastando muito tempo em reuniões? Defina um limite de tempo de 15 minutos para cada reunião e certifique-se de encerrar a reunião quando os 15 minutos terminarem.

Não passa tempo suficiente com sua família? Dedique uma hora por dia à sua família e desfrute destes momentos.

Em última análise, o timeboxing permite equilibrar trabalho e atividades pessoais, bem como tarefas importantes e recados necessários, porém demorados - ao limitar o tempo gasto em determinadas atividades, você economiza tempo para outras atividades.

Estratégias e dicas de timeboxing

Visualizar o tempo

Muitas vezes, o tempo parece abstrato e você precisará torná-lo mais tangível - observando um cronômetro que o lembra de limitar seu trabalho a um período de tempo predefinido. Dessa forma, você sempre saberá quanto tempo lhe resta antes de parar de trabalhar e tirar conclusões precipitadas.

Se você estiver trabalhando em equipe, o cronômetro o capacitará a agir como seu próprio gerente e figura de autoridade - sempre que uma discussão sair do controle, alguém perguntará o tempo ou dirá que você tem x minutos antes do tempo acabar, e que você tem que seguir em frente.

Se você estiver no comando de uma equipe, certifique-se de avisá-los quando faltarem apenas dois minutos para o término de um intervalo de tempo - assim eles saberão que é hora de finalizar a tarefa.

Distingua entre blocos de tempo "rígidos" e "flexíveis"

Se você não tiver certeza do que fazer após cada bloco de tempo, esclareça as coisas diferenciando entre os blocos de tempo "rígidos" e "flexíveis":

• Bloco de tempo flexível - Abrangem uma tarefa maior que você divide em sub tarefas menores. Cada vez que você completa um bloco de tempo, você passa para o próximo. Você se concentra em um tipo de tarefa e o fluxo é contínuo, ligeiramente interrompido por etapas simbólicas destinadas a ajudá-lo a analisar seu trabalho e torná-lo mais gerenciável.
• Bloco de tempo rígido - São tarefas nas quais você não vai pensar depois de concluí-las. Cada vez que você completa um bloco de tempo, passa para o próximo, que não está relacionado. Você está se concentrando em um tipo diferente de tarefa e as etapas são mais importantes.

Determine a duração máxima do bloco de tempo

Como mencionado anteriormente, você pode definir um período de vários meses no total, mas ainda precisará dividir esse período em blocos menores e mais gerenciáveis ​​que você pode resolver de uma só vez.

Então, qual é a duração máxima realista de um bloco de tempo?

Bem, de acordo com a ciência dos ritmos ultradianos da qual se fala muito, a mente humana não pode se concentrar em uma só tarefa por mais de 90 minutos; portanto, você nunca deve gastar mais de 90 minutos em qualquer tarefa em uma sessão.

Você pode, no entanto, alocar menos do que isso - se você tiver tarefa de brainstorming que levará apenas cerca de 5 minutos, sinta-se à vontade para definir um bloco de tempo de 5 minutos.

A duração dos seus blocos de tempo depende totalmente de você e das tarefas que você precisa concluir - 15, 20, 30 ou 45 minutos são ótimas opções para diferentes tipos de tarefas. Apenas certifique-se de nunca passar de 90 minutos sem fazer uma pausa. O que nos leva à próxima dica.

Faça pausas

Fazer pausas é um passo importante para garantir que você mantenha o foco por longos períodos de tempo. A ciência mostra que sua atenção começa a diminuir após 90 minutos, mas pode diminuir muito antes disso. Portanto, é importante que você defina com antecedência as pausas em sua rotina.

Por exemplo, você pode trabalhar por 45 minutos e depois fazer uma pausa de 15 minutos - dessa forma, você terá uma hora inteira para sua programação.

Você também deve usar esse intervalo com sabedoria - se você passa o dia todo trabalhando na frente do computador, deve descansar os olhos e não torturá-los com uma sessão de feed do Instagram durante o intervalo. Em vez disso, coloque sua música favorita e prepare uma xícara de chá, ou saia e faça uma pequena caminhada.

Ao retornar, você sentirá que recarregou as baterias e recuperou o foco, bem a tempo para a próxima sessão de trabalho de 45 minutos.

Como usar o Timebox com dois aplicativos incríveis

Bons aplicativos facilitam tudo, inclusive o timeboxing. Veja como você pode usar o Clockify, um aplicativo de controle de tempo, e o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Clockify

Clockify é um aplicativo de gerenciamento de tempo que o permite rastrear quanto tempo gasta em tarefas em tempo real e depois analisar se você alcançou seus objetivos na seção "Relatórios" do aplicativo.

Para começar a trabalhar, você pode criar projetos e adicionar tarefas que representam blocos de tempo - você pode selecionar o projeto e a tarefa em que deseja trabalhar e associá-los às etiquetas corretas, para facilitar a filtragem e o gerenciamento na hora de analisar seus resultados.

Defina a duração do seu bloco de tempo para a primeira tarefa, por exemplo, 15 minutos, e inicie o cronômetro assim que começar a trabalhar nessa tarefa.

Depois de concluir a tarefa, basta parar o cronômetro - o bloco de tempo será adicionado à sua lista de blocos de tempo e você poderá editá-los, excluí-los e analisá-los ainda mais a partir daí.

Mais tarde, pode ver todo o seu tempo registado numa visão de calendário e analisar o seu padrão de trabalho, onde tem lacunas, e melhorar a sua produtividade…

Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que você acompanhe o progresso do seu projeto movendo cartões que representam suas tarefas para colunas que representam seu nível de progresso - mas você também pode usar este sistema baseado em Kanban para garantir que você trabalhe nessas tarefas com base em sua importância e urgência e definir cada cartão como um timebox

Quando você deseja implementar timeboxing no Trello, você precisa definir várias colunas diferentes:

• Pendente - para tarefas que você tem em seu calendário, mas abordará mais tarde
• Fazer esta semana - para tarefas com prazo que você precisa concluir até o final da semana
• Fazer hoje - para tarefas que você precisa concluir hoje
• Fazer agora - para tarefas prioritárias que você tem para hoje e precisa começar a trabalhar o mais rápido possível
• Concluído - tarefas que você já concluiu e para as quais precisa decidir se realizou o que queria

Neste fluxo de trabalho, você pode mover o cartão "Pendente" de um mês para a coluna "Fazer esta semana" na segunda-feira, para que sirva como um lembrete para seu planejador semanal. Adicione prazos para garantir que você saiba quando mover o cartão para a próxima coluna.

Mova o cartão para a coluna "Fazer hoje" quando anotá-lo em sua agenda e mova-o para a coluna "Fazer agora" assim que começar a trabalhar nele. Coloque apenas um cartão de cada vez na coluna "Fazer agora" para garantir que você esteja se concentrando apenas nessa tarefa.

Em seguida, use a extensão Clockify para navegador e rastreie quanto tempo você gasta no quadro diretamente do Trello - basta clicar no botão "Iniciar cronômetro" assim que começar a trabalhar no referido quadro e iniciar o cronômetro com o nome do seu cartão como a descrição do bloco de tempo.

Por fim, quando terminar e quiser avaliar se alcançou seus objetivos, coloque o cartão na coluna "Concluído" . Esta coluna também pode ser usada como uma lista de tarefas motivacionais, mostrando o que você concluiu até agora e o que precisa fazer no futuro.