Wie man die Zeit in einem Team erfasst

In Firmen, die viel mit Kunden zu tun haben, muss jeder seine Zeit erfassen. Dann können Manager nachverfolgen, wie viel Zeit die Firma für jedes Projekt aufwendet, was wichtig für die Abrechnung, die Gehaltsabrechnung und die Nachverfolgung der Rentabilität ist.

Clockify kann es dir zeigen:

• Zeit, die jedes Teammitglied für ein Projekt aufwendet
• Protokollierte Aktivität jedes Teammitglieds
• Gesamtzeit, die in ein Projekt investiert wird

Workflow #

Hier erfährst du, wie du Clockify einrichten kannst, damit dein Team die Zeit erfassen kann.

Deinen Arbeitsbereich einrichten

1. Wenn du eine kleine Firma leitest, reicht ein Arbeitsbereich aus. Wenn du jedoch eine größere Firma bist, kannst du mehrere Arbeitsbereiche verwenden, damit die Dinge nicht durcheinander geraten (da jeder Arbeitsbereich seine eigenen Einstellungen, Mitglieder, Zeiteinträge und alles andere hat). Du kannst zu “Arbeitsbereichen” gehen und für jede Abteilung oder Tochtergesellschaft einen neuen Arbeitsbereich erstellen.
2. In den Arbeitsbereichseinstellungen kannst du dein Firmenlogo hochladen und die Berechtigungen einrichten. Je nach den Datenschutzrichtlinien deiner Firma kannst du alles öffentlich oder privat machen. Du kannst z. B. die Rechte zur Projekterstellung auf Arbeitsbereichsadministratoren beschränken, um für Ordnung zu sorgen, oder die abrechenbaren Sätze ausblenden, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.
3. Du kannst Gruppen (z.B. Designer, Manager) definieren, sodass du ganze Teams einem Projekt zuordnen kannst, anstatt jede Person einzeln hinzuzufügen; wenn also jemand hinzukommt/austritt, kannst du ihn einfach der Gruppe hinzufügen/entfernen, anstatt jedes einzelne Projekt zu durchsuchen.
4. Du kannst Tags definieren, damit die Mitarbeiter ihre Zeiteinträge nach der Art ihrer Aktivität Zeiteinträge noch weiter kategorisieren, können. Dann kannst du Berichte erstellen und nach Tags filtern, wenn du wissen möchtest, wie viel Zeit Aktivitäten in Anspruch nehmen.
5. Kunden hinzufügen. Wenn du nicht im Geschäft mit Kunden tätig bist, kannst du dies für etwas anderes verwenden (z. B. für eine Tätigkeit), um die Kategorisierung zu erleichtern, da alle Zeiteinträge nach Kunden und Projekt kategorisiert werden, wobei ein Projekt einen Kunden haben kann, ein Kunde aber mehrere Projekte haben kann.

Dein Team einladen

1. Du kannst Benutzer einladen, indem du zum Abschnitt "Team" gehst, die E-Mail-Adressen der einzelnen Teammitglieder eingibst und sie hinzufügst. Dann erhalten sie eine E-Mail mit einer Einladung zu deinem Arbeitsbereich. Bevor sie diese annehmen können, müssen sie sich registrieren und ein Clockify-Konto erstellen (die E-Mail, mit der sie ein Konto erstellen, und die E-Mail, die du für die Einladung verwendet hast, müssen identisch sein). Sobald sie ihr eigenes Clockify-Konto haben, erhalten sie eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, deinem Arbeitsbereich beizutreten. Sobald sie zustimmen, können sie den Arbeitsbereich wechseln und mit der Zeiterfassung beginnen.
2. Im Abschnitt "Team" kannst du festlegen, wer zu welchem Team gehört. Eine Person kann mehreren Teams angehören oder auch keinem. Du kannst auch persönliche abrechenbaren Sätzen festlegen, wenn du deinen Kunden unterschiedliche Sätze in Rechnung stellst, je nachdem, wer woran arbeitet (z. B. könnte ein Senior-Entwickler einen höheren Satz haben als ein Junior).

Projekte einrichten

1. Ein Projekt erstellen, Kunden zuweisen und Aufgaben hinzufügen (und ihnen bei Bedarf Personen zuweisen), damit die Mitarbeiter ihre Zeit für Projekte und Aufgaben verfolgen können.
2. Teammitglieder zu privaten Projekten hinzufügen. Auf öffentliche Projekte kann jeder zugreifen, aber wenn sie privat sind, müssen die Benutzer manuell zugewiesen werden. Du kannst einzelne Mitglieder nacheinander oder über Gruppen massenhaft hinzufügen.
3. Nun, da alles eingerichtet ist, kann dein Team mit der Zeiterfassung beginnen. Sie können einen Timer starten oder am Ende des Tages manuell Zeit hinzufügen. Zu jedem Zeiteintrag sollten sie ein Projekt/eine Aufgabe und den Status der Abrechenbarkeit hinzufügen und in einem kurzen Satz beschreiben, woran sie gerade arbeiten. Sie können auch Tags hinzufügen, wenn du einen bestimmten Arbeitsablauf für die Organisation von Daten hast (z. B. Tags verwenden, um die Art der Tätigkeit zu beschreiben).

Berichte verwenden

1. Um deinen Kunden am Ende des Monats eine Rechnung zu stellen: Du sollst zum Zusammenfassungsbericht gehen, nach Kunden und Abrechenbarkeit filtern, für den Zeitraum "Diesen Monat" wählen, die Zeiteinträge nach Projekt gruppieren und sie nach Aufgabe (oder Zeiteintrag) unterteilen und die Ergebnisse exportieren. Wenn dein Kunde zu einem beliebigen Zeitpunkt überprüfen möchte, wie viel Zeit du gearbeitet hast, kannst du den Bericht freigeben und den Link an deinen Kunden senden, damit dieser die Berichte sofort erstellen kann.
2. Du und dein Team könnt den Detaillierter Bericht verwenden, um Zeiteinträge zu sehen, bei denen Daten fehlen, z. B. Einträge, bei denen eine Beschreibung oder ein Projekt fehlt, und die fehlenden Daten zu ergänzen. Dadurch werden deine Berichte viel genauer. Du kannst die Einträge filtern (genau wie im Zusammenfassungsbericht), der einzige Unterschied ist, dass du die Zeiteinträge im Detailbericht direkt bearbeiten kannst (während du sie im Zusammenfassungsbericht nur anzeigen und gruppieren kannst).

Dieser Artikel befasst sich mit einer Reihe von Clockify-Funktionen, die nicht im selben Abonnementplan verfügbar sind.

Weitere Informationen: 29 bewährte Methoden zur Zeiterfassung