Cómo controlar el tiempo facturable

Cuando cobras por hora, necesitas mantener un registro de todo el tiempo que pasas trabajando para que sepas exactamente cuánto debes cobrar a tus clientes.

Junto con el seguimiento de las horas facturables, deberías realizar un seguimiento del tiempo no facturable (por ejemplo, correos electrónicos, llamadas de Skype, preparación de facturas, etc.). No puedes obtener un conocimiento real de tu estado financiero si no sabes cuánto tiempo realmente te toman las tareas.

Clockify te ayuda a ver cuánta actividad facturable y cuánta no facturable realizas y cómo eso afecta a tus ganancias.

Flujo de trabajo #

Digamos que tienes un nuevo cliente y quieres seguir tus tarifas facturables. Aquí es cómo sería tu flujo de trabajo en Clockify.

Establece proyectos

1. Define una tarifa facturable para cada persona en la sección de Equipo y una tarifa facturable predeterminada en la Configuración del espacio de trabajo
2. Añade a un cliente en Configuración > Clientes
3. Crea un nuevo proyecto en la sección de Proyectos y selecciona el cliente. Si quieres, también puedes configurar:
   • Tareas, para que puedas seleccionarlas al rastrear el tiempo y luego en informes agrupar las entradas de tiempo por tareas
   • Estimaciones, para que puedas comparar el tiempo estimado con el rastreado en proyectos, y el dinero presupuestado con el gastado
   • Tarifas facturables de proyectos y tareas, para que Clockify pueda usar una tarifa diferente al calcular cuánto has ganado en ese proyecto o tarea particular

Controla el tiempo

1. Empieza a controlar el tiempo cuando comiences a trabajar: escribe en qué estás trabajando, selecciona el proyecto, haz clic en € para marcar el tiempo como facturable e inicia el temporizador
2. Detén el temporizador cuando termines con el trabajo y el tiempo se añadirá a tu planilla horaria
3. Cuando sigas trabajando en algo, haz clic en el ícono de reproducción junto a la entrada de tiempo adecuada para iniciar de nuevo el temporizador para esa actividad
4. Cuando tengas una reunión con el cliente, inicia el temporizador, escribe “Reunión”, selecciona el proyecto y marca el tiempo como no facturable. Al rastrear el tiempo no facturable como éste, tendrás una idea más realista sobre cuánto tiempo realmente dedicas al cliente (y no solo el tiempo que cobras). También puedes añadir una etiqueta de reunión para que puedas filtrar las entradas de tiempo por etiquetas en Informes

Ve el desglose de tiempo en informes

1. Cuando llegue el momento de facturar a tu cliente a fin de mes, ve al Informe resumido, selecciona Este mes, el proyecto (o solo el cliente si quieres facturar varios proyectos para los que realizas mostrar solo las entradas de tiempo facturables y haz clic en Filtrar para ver las entradas de tiempo que necesitas facturar.
2. Agrupa por Proyecto y subgrupa por Entrada de tiempo para hacer que el desglose de datos sea aún más útil.
3. Exporta el informe con un desglose de tiempo detallado en PDF y envíalo a tu cliente para su revisión.
4. Si tienes clientes que quieren ver cuánto tiempo has rastreado en cualquier momento, puedes compartir el informe y enviar un enlace a tu cliente. Entonces, tu cliente puede visitar el informe en cualquier momento y ver qué trabajo se ha hecho hasta ese momento en sus proyectos
5. Si necesitas "perdonar" y descartar algunas entradas de tiempo, puedes ir al Informe detallado, usar filtros para encontrar las entradas de tiempo que quieres cancelar y marcarlas como no facturables.

Factura el tiempo rastreado

1. Crea una factura para el cliente
2. Importa las entradas de tiempo facturables no facturadas a la factura y descarga el PDF
3. Si tienes entradas de tiempo que no quieres importar a la factura, puedes seleccionar un intervalo de tiempo diferente, seleccionar proyectos que no necesitas, o marcar manualmente esas entradas como facturadas
4. Marca la factura como enviada o pagada para saber su estado
5. Ve todas tus facturas que vencen pronto y filtra las pagadas