Cómo controlar la rentabilidad del proyecto

Si cobras una tarifa plana por un proyecto, todavía debes hacer un seguimiento del tiempo para poder ver cuán precisas son tus estimaciones y si el proyecto es rentable. Al saber la duración real del proyecto, sabrás si estás cobrando lo suficiente o si estás perdiendo dinero.

Por ejemplo, puedes decir a tu cliente que necesitas 50 horas para un proyecto, 20 para el diseño y 30 para la codificación. Por lo tanto, estableces un precio fijo, pensando que lo terminarás en menos de 50 horas. Pero, ¿cuánto tiempo necesitarás en realidad? Cuanto más grande sea el proyecto, más grande será el error.

Pero, si haces un seguimiento de tu tiempo, sabrás exactamente cuánto tiempo dedicas a cada actividad y si ganaste dinero en un proyecto. Digamos que terminas el proyecto en 70 horas, lo que supone 20 horas más de lo estimado. Puedes negociar con el cliente un precio más alto, o menos trabajo. Pero aún si cobres como si hubieras trabajado 50 horas, al menos estimarás mejor en el futuro y no perderás dinero.

Flujo de trabajo #

Digamos que estás a punto de comenzar un nuevo proyecto de tarifa fija. Aquí está un ejemplo de cómo podrá estar tu flujo de trabajo en Clockify.

Antes de comenzar el proyecto

Para tener las entradas de tiempo clasificadas, primero define el nombre del cliente en la página de Clientes. También puedes definir etiquetas con el tipo de actividades (por ejemplo, gestión de proyectos). De esta manera, puedes filtrar las entradas de tiempo por etiquetas y controlar cuánto tiempo lleva cada actividad.

1. Crea un nuevo proyecto y selecciona el cliente
2. Añade tareas al proyecto (por ejemplo, Diseño, Desarrollo)
3. Utiliza la estimación (por ejemplo, Diseño: 20h, Desarrollo: 30h) o introduce una estimación manual (por ejemplo, 50h para todo el proyecto)
4. Establece tarifas facturables, además de tarifas de coste laboral

Después de comenzar el proyecto

1. Cuando sigues el tiempo, asegúrate de que cada entrada de tiempo tenga un proyecto y una tarea.
2. Cuando llegues a algún hito (por ejemplo, diseño terminado), comprueba el estado del proyecto para el tiempo rastreado vs. estimado. Si estás mucho más por encima de tu estimación inicial, quizá quieras hablar con el cliente para ajustar el presupuesto, los requisitos y las fechas
3. Una vez que termine el proyecto, ve al Informe resumido y filtra las entradas por proyecto. Entonces, exporta el informe en CSV e impórtalo a Excel donde puedes: analizar mejor los datos, ver qué actividades tomaron más tiempo de lo previsto, investigar por qué y establecer mejores estimaciones (y precios) en el futuro
4. En los informes, ve los importes para la facturación, el coste o el beneficio (la diferencia entre los dos)