Wie man abrechenbare Zeit erfasst

Wenn du nach Stunden abrechnest, musst du die Zeit, die du für deine Arbeit aufwendest, im Auge behalten, um zu wissen, wie viel du deinen Kunden in Rechnung stellen kannst.

Zusätzlich zur Erfassung der abrechenbaren Stunden solltest du auch die nicht abrechenbare Zeit erfassen (z. B. E-Mails, Skype-Anrufe, Vorbereitung von Rechnungen usw.). Du kannst keinen wirklichen Einblick in deine finanzielle Situation bekommen, wenn du nicht weißt, wie lange Aufgaben wirklich dauern.

Clockify hilft dir dabei, zu erkennen, wie viel abrechenbare und wie viel nicht abrechenbare Aktivitäten du machst und wie sich das auf dein Einkommen auswirkt.

Workflow #

Angenommen, du hast einen neuen Kunden und möchtest deine abrechenbaren Sätze verfolgen. So würde dein Clockify-Workflow aussehen.

Projekte einrichten

1. Einen abrechenbaren Satz für jede Person im Abschnitt “Team” und einen abrechenbaren Standardsatz in den Arbeitsbereichseinstellungen definieren
2. Hinzufügen eines Kunden unter Einstellungen > Kunden
3. Ein neues Projekt im Abschnitt “Projekte” erstellen und den Kunden auswählen. Wenn du willst, kannst du auch einrichten:
   • Aufgaben, damit du diese bei der Zeiterfassung auswählen und später in Berichten die Zeiteinträge nach Aufgaben gruppieren kannst
   • Voranschläge,sodass du die veranschlagte mit der verfolgten Projektzeit und die veranschlagten mit den ausgegebenen Mitteln vergleichen kannst
   • Abrechenbare Sätze für Projekte und Aufgaben, sodass Clockify einen anderen abrechenbaren Satz verwenden kann, wenn es berechnet, wie viel du an dem jeweiligen Projekt oder der jeweiligen Aufgabe verdient hast.

Zeit erfassen

1. Du sollst mit der Zeiterfassung beginnen, wenn du mit der Arbeit beginnst: Du sollst eingeben, woran du arbeitest, das Projekt auswählen, auf $ klicken, um die Zeit als abrechenbar zu markieren, und den Timer starten.
2. Den Timer sollst du stoppen, wenn du aufhörst zu arbeiten, und die Zeit wird deiner Arbeitszeittabelle hinzugefügt.
3. Wenn du deine Arbeit fortsetzen möchtest, sollst du das Wiedergabe-Symbol neben dem entsprechenden Zeiteintrag drücken, um den Timer für diese Aktivität erneut zu starten.
4. Wenn du eine Besprechung mit dem Kunden hast, sollst du den Timer starten, "Besprechung" eingeben, das Projekt wählen und die Zeit als nicht abrechenbar markieren. Wenn du die nicht abrechenbare Zeit auf diese Weise erfasst, erhältst du ein realistischeres Bild davon, wie viel Zeit du wirklich für den Kunden aufwendest (und nicht nur von der Zeit, die du in Rechnung stellst). Du kannst auch ein Tag für Besprechung hinzufügen, sodass du Zeiteinträge in Berichten nach Tags filtern kannst.

Zeitaufschlüsselung in Berichten anzeigen

1. Wenn es an der Zeit ist, deinem Kunden am Ende des Monats eine Rechnung zu stellen, sollst du zum Zusammenfassungsbericht gehen und Diesen Monat und das Projekt (oder nur den Kunden, wenn du mehrere Projekte für ihn abrechnen möchtest) wählen. Dann solltest du dir nur die abrechenbaren Zeiteinträge anzeigen lassen und auf Filter klicken, um die Zeiteinträge zu sehen, die du in Rechnung stellen musst.
2. Du hast die Möglichkeit, nach Projekt zu gruppieren und nach Zeiteintrag zu unterteilen, um die Aufschlüsselung der Daten nützlicher zu gestalten.
3. Mit einer detaillierten Zeitaufschlüsselung im PDF-Format kannst du den Bericht exportieren und ihn zur Überprüfung an deinen Kunden versenden.
4. Wenn du Kunden hast, die sehen möchten, wie viel Zeit du zu einem bestimmten Zeitpunkt erfasst hast, kannst du einen Bericht freigeben und den Link an deinen Kunden senden. Dein Kunde kann dann jederzeit den Bericht aufrufen und sehen, welche Arbeit bisher an seinen Projekten geleistet wurde.
5. Wenn du einige Zeiteinträge "verzeihen" und abschreiben musst, kannst du den detaillierten Bericht aufrufen, mithilfe von Filtern die Zeiteinträge finden, die du abschreiben möchtest, und sie als nicht abrechenbar markieren.

Erfasste Zeit in Rechnung stellen

1. Für Kunden Rechnung erstellen
2. Abrechenbare, nicht fakturierte Zeiteinträge in die Rechnung importieren und das PDF herunterladen
3. Wenn du Zeiteinträge hast, die du nicht in die Rechnung importieren möchtest: Du kannst einen anderen Zeitbereich wählen, dann auswählen, welche Projekte du nicht benötigst, oder diese Einträge manuell als fakturiert markieren
4. Die Rechnung als gesendet oder bezahlt markieren, um über ihren Status informiert zu sein
5. Alle deine Rechnungen sehen, die bald fällig sind, und die bezahlten Rechnungen herausfiltern