Qui peut faire quoi (autorisations)
Trois niveaux d'accès pour les utilisateurs #
- Admins : peuvent tout voir et modifier
- Utilisateurs réguliers : peuvent surtout suivre le temps
- Gestionnaires : peuvent gérer les projets et approuver les feuilles de temps
| Utilisateur régulier | Gestionnaire | Administrateur | |
| Suivez le temps | Sur les projets publics et privés | Tout | |
| Visualisez le temps | Leur propre temps et celui des autres utilisateurs (sauf si désactivé) | Tout le temps pour leurs projets/utilisateurs | Tout |
| Ajouter/Modifier le temps | Leur propre temps (sauf s’il est verrouillé) | Des chefs d'équipe pour leurs utilisateurs (sauf si désactivé) | Tout |
| Tarifs | Voir les tarifs et montants (sauf si désactivé) | Modifier les tarifs sur leur projet (sauf si désactivé) | Voir et tout modifier |
| Projets | Créer des projets et voir le statut (sauf si désactivé) | Créer des projets et voir le statut (sauf si désactivé) | Voir et tout modifier |
| Tâches | Créer et modifier des tâches (sauf si désactivé) | Modifier et ajouter des tâches sur leurs projets | Voir et tout modifier |
| Utilisateurs | Voir les autres membres (sauf si désactivé) | Ajouter des membres à leurs projets | Tout (Mais seul le propriétaire peut supprimer le rôle d'administrateur) |
| Espace de travail | Créer un nouvel espace de travail (sauf si sur un sous-domaine) | Modifier les paramètres de l'espace de travail (seul le propriétaire peut supprimer l'espace de travail) |
Admins #
Il existe deux types d'administrateurs :
- Propriétaire (la personne qui a créé l'espace de travail)
- Admin
La différence entre admin et propriétaire :
- Seul le propriétaire peut retirer le rôle d'administrateur à quelqu'un ou désactiver un administrateur
- Seul le propriétaire peut transférer le rôle de propriétaire à quelqu'un d'autre
- Seul le propriétaire peut configurer le SSO
- Personne ne peut désactiver ou supprimer le propriétaire de l'espace de travail
- Lorsque le propriétaire quitte l'espace de travail (ou supprime son compte), l'ensemble de l'espace de travail est supprimé, pour toujours
Il peut y avoir plus d'un administrateur, mais il n'y a qu'un seul propriétaire. Le propriétaire peut transférer le rôle de propriétaire à quelqu'un d'autre à tout moment.
Les administrateurs peuvent :
- Les administrateurs peuvent :
- Affecter des utilisateurs à des groupes
- Inviter des personnes à l'espace de travail
- Définir les utilisateurs comme inactifs/actifs
- Voir et définir les taux de facturation pour l'espace de travail et les membres de l'équipe
- Voir toutes les entrées de temps à tout moment, et les modifier dans un rapport détaillé
- Voir et modifier tous les projets
- Voir le statut de tous les projets
- Donner et révoquer les droits de gestionnaire sur tous les projets
- Modifier la visibilité des projets et changer l'option d'estimation
- Modifier les paramètres de l'espace de travail
- Modifier les entrées de temps et les dépenses en attente
Utilisateurs réguliers #
Toute personne que vous invitez sur un espace de travail est un utilisateur régulier par défaut.
Ils peuvent devenir administrateurs si un administrateur existant les ajoute au groupe “Admins”.
Les utilisateurs réguliers peuvent devenir des chefs de projet s'ils créent un projet (si cette option est activée dans les paramètres de l'espace de travail) ; ou si un administrateur ou un chef de projet existant leur donne des droits de gestion sur un projet.
Les utilisateurs réguliers peuvent :
- Lors du suivi du temps, sélectionner un projet public ou un projet privé dont ils sont membres
- Sélectionner n'importe quelle balise (et le tableau de bord de l'équipe, s'il n'est pas désactivé dans les paramètres de l'espace de travail)
- Voir leur tableau de bord personnel (et le tableau de bord de l'équipe, s'il n'est pas désactivé dans les paramètres de l'espace de travail)
- Voir le statut de leurs projets (sauf si désactivé dans les paramètres de l'espace de travail)
- Voir tous les utilisateurs actifs et inactifs, et qui appartient à quel groupe
- Créer des projets et obtenir automatiquement le rôle de gestionnaire pour ce projet (s'il n'est pas désactivé dans les paramètres de l'espace de travail)
- Voir et modifier leurs propres entrées de temps (tant qu'elles ne sont pas verrouillées)
- Voir les entrées de temps d'autres personnes (si elles ne sont pas désactivées dans les paramètres de l'espace de travail)
- Créer des balises, des projets, des tâches et des clients (si cette option n'est pas désactivée dans les paramètres de l'espace de travail)
Gestionnaires #
Les administrateurs peuvent nommer des personnes "gestionnaires". Les gestionnaires peuvent être définis et modifiés sur la page “Équipe”.
Les chefs de projet peuvent également être définis dans l'onglet “Accès” du projet.
En outre, l'utilisateur qui crée un projet est automatiquement le chef de projet de ce projet.
Les droits des chefs de projet s'appliquent uniquement aux projets pour lesquels ils ont le rôle de gestionnaire. Il peut y avoir plus d'un chef sur un projet.
Les chefs de projet peuvent : #
- Créer, voir et modifier de nouveaux projets (si l'option Qui peut créer des projets et des clients est définie sur Administrateurs et chefs de projet ou Tout le monde)
- Voir et modifier tous les détails de leurs projets
- Créer, voir et modifier les tâches de leurs projets, même si la création de tâches n'est autorisée qu'aux administrateurs ou si l'option Qui peut créer une tâche est définie sur Administrateurs et chefs de projet, ils pourront également créer des tâches pour tous les autres projets
- Ajouter et supprimer des membres de l'équipe de leur projet
- Voir et modifier les taux facturables, du projet, et voir et modifier le budget (si l'option Qui peut voir les taux et montants facturables est définie sur Tout le monde)
- Supprimer leurs projets
- Voir le statut de leur projet
- Voir toutes les heures suivies pour leurs projets dans les rapports
- Voir la page Projets (même si elle est cachée aux utilisateurs réguliers)
- Créer et publier des affectations dans la Planification
- Ajouter des jalons dans la Planification
Les chefs d'équipe peuvent : #
- Voir tout le temps de leurs utilisateurs dans les rapports
- Approuver les feuilles de temps de leurs utilisateurs
- Voir la page Rapports (même si elle est cachée aux utilisateurs réguliers)
- Ajouter/modifier des entrées de temps et des dépenses en attente (sauf si elles sont verrouillées)
- Ajouter des entrées de temps et des dépenses pour les membres de leur équipe (si l'option Qui peut modifier les entrées de temps et les dépenses est réglée sur Admins et Chefs d'équipe)
Qui peut voir et modifier les entrées de temps #
Les administrateurs peuvent voir et modifier toutes les entrées de temps à tout moment.
Les propriétaires et administrateurs d'espaces de travail peuvent ajouter des entrées aux projets archivés dans les rapports détaillés.
Les chefs d'équipe peuvent voir leur propre temps, le temps de leur équipe, et ils peuvent ajouter/modifier le temps de leur équipe (si cette option est activée).
Les utilisateurs réguliers et les chefs de projet peuvent :
- Voir et modifier les entrées de temps qu'ils ont effectuées
- See all time entries others made (if enabled in workspace settings)
Ainsi, par défaut, tout le monde dans votre espace de travail peut voir toutes les entrées de temps. Une fois les fonctionnalités supplémentaires activées, vous pouvez empêcher les utilisateurs réguliers de voir les entrées de temps des autres dans les paramètres de l'espace de travail en définissant l'option Les utilisateurs réguliers peuvent voir : Seulement leur propre temps.
Qui peut voir les taux et montants facturables #
Vous pouvez contrôler dans les paramètres de votre Espace de travail si les taux de facturation et les montants sont visibles ou non par les autres :
- Si vous définissez l'option "Qui peut voir les taux et les montants facturables" sur Admins, les utilisateurs réguliers et les gestionnaires ne verront aucun montant monétaire dans les rapports et l'état des projets, ni aucun taux facturable où que ce soit
- Si vous définissez l'option "Qui peut voir les taux et les montants facturables" sur Tout le monde, les utilisateurs réguliers et les gestionnaires pourront voir les montants pour toutes les entrées de temps sur les projets publics et pour toutes les entrées de temps qu'ils ont effectuées, et les gestionnaires pourront modifier les taux facturables sur les projets qu'ils gèrent
- Si vous définissez l'option "Qui peut voir et modifier le statut facturable des entrées de temps" sur Admins, les utilisateurs réguliers et les gestionnaires ne pourront pas voir et modifier le statut facturable de leurs entrées de temps, et ne pourront pas voir le temps facturable qu'ils ont suivi
- Si vous définissez "Qui peut voir et modifier le statut facturable des entrées de temps" sur Tout le monde, les utilisateurs réguliers et les gestionnaires pourront voir et modifier le statut facturable de leurs entrées de temps, ainsi que voir le temps facturable qu'ils ont suivi
Les administrateurs peuvent voir et modifier tous les taux facturables et changer le statut de la facturation (espace de travail, membre de l'équipe et projet).