Como rastrear o tempo faturável

Ao cobrar por hora, é vital que acompanhe o tempo gasto em tarefas relacionadas ao trabalho para saber o quanto precisa cobrar de cada cliente.

Além de rastrear as horas faturáveis, você também deve rastrear o tempo não faturável (por exemplo, lendo e respondendo e-mails, chamadas do Skype, preparação de faturas, etc.). Você não consegue ter um verdadeiro controle da sua situação financeira se não souber quanto tempo realmente gasta em tarefas.

O Clockify ajuda você a ver quanta atividade faturável e não faturável você faz e como isso afeta seus ganhos.

Fluxo de trabalho #

Digamos que você tenha um novo cliente e deseja rastrear suas taxas faturáveis. Veja como seria seu fluxo de trabalho no Clockify.

Definir projetos

1. Defina uma taxa faturável para cada pessoa na seção Equipe e uma taxa faturável padrão nas Configurações do espaço de trabalho.
2. Adicione um cliente em Configurações > Clientes
3. Crie um novo projeto na seção Projetos e selecione o cliente. Se desejar, você também pode configurar:
   • Tarefas, para que você possa selecioná-las ao rastrear o tempo e depois agrupar as entradas de tempo por tarefas nos relatórios
   • Estimativas, para que você possa comparar o tempo estimado com o tempo rastreado em projetos e o orçamento com a quantia gasta.
   • Valor por hora de projetos e tarefas, para que o Clockify possa usar uma taxa faturável diferente ao calcular quanto você ganhou naquele projeto ou tarefa específica

Rastrear o tempo

1. Comece a rastrear o tempo quando começar a trabalhar: digite no que está trabalhando, selecione o projeto, clique em $ para marcar o tempo como faturável e inicie o cronômetro
2. Pare o cronômetro quando parar de trabalhar e o tempo será adicionado à sua planilha.
3. Ao continuar trabalhando em algo, pressione o ícone de reprodução ao lado da entrada de tempo apropriada para iniciar o cronômetro para essa atividade novamente.
4. Quando estiver em uma reunião com o cliente, inicie o cronômetro, digite “Reunião”, selecione o projeto e marque o horário como não faturável. Ao rastrear o tempo não faturável, você terá uma imagem mais realista de quanto tempo realmente gasta com o cliente (e não apenas o tempo pelo qual é pago). Você também pode adicionar uma etiqueta de reunião para filtrar as entradas de tempo por etiquetas em Relatórios.

Veja o detalhamento do tempo nos relatórios

1. Quando chegar a hora de faturar seu cliente no final do mês, vá para o Relatório resumido, selecione Este mês, o projeto (ou apenas o cliente se você quiser faturar por vários projetos que você faz para eles), mostre apenas o tempo faturável registrado e clique em Filtrar para ver as entradas de tempo que você precisa faturar.
2. Agrupe por projeto e subgrupo por entrada de horas para tornar mais útil a divisão de dados.
3. Exporte o relatório com uma divisão de tempo detalhada em PDF e envie-o ao seu cliente para revisão.
4. Quando estiver em uma reunião com o cliente, inicie o cronômetro, digite “Reunião”, selecione o projeto e marque o horário como não faturável. Ao rastrear o tempo não faturável, você terá uma imagem mais realista de quanto tempo realmente gasta com o cliente (e não apenas o tempo pelo qual é pago). Você também pode adicionar uma etiqueta de reunião para filtrar as entradas de tempo por etiquetas em Relatórios.
5. Caso precise “corrigir” e descartar algumas entradas de horas, você pode acessar o Relatório detalhado, usar filtros para localizar os registros que deseja descartar e marcá-los como não faturáveis.

Faturar tempo rastreado

1. Crie fatura para o/a cliente
2. Importe entradas de tempo não faturadas para a fatura e baixe o PDF
3. Se você tiver entradas de tempo que não deseja importar para a fatura: selecione um intervalo de tempo diferente, escolha quais projetos não precisa ou marque manualmente essas entradas como faturadas
4. Marque a fatura como enviada ou paga para saber seu status
5. Veja todas as suas faturas com vencimento recente e filtre as pagas