Plantillas gratuitas de informes de productividad para empleados

Plantillas de informes de productividad para los empleados

¿Sigues tu productividad? ¿Y la productividad de tu equipo?

Si quieres aprender más sobre tu productividad y de tu equipo, asegúrate demedir tu productividad.

Una manera de hacerlo es usarel informe de productividad para los empleados. Para hacer esta tarea más fácil, hemos creado plantillas gratuitas para la evaluación de tu propia productividad y la de tus empleados.

Antes de que exploremos estas plantillas, primero explicaremos las principales características de productividad y las diferencias entre la productividad de trabajo manual y del conocimiento.

Además, vamos a pasar por tres maneras de medir la productividad.

Finalmente, te vamos a ofrecer plantillas gratuitas que puedes usar para medir la productividad de los empleados. También puedes compartir estos informes con tus colegas o descargarlos en tu ordenador.

¿Qué es la productividad del empleado y qué características incluye?

La productividad de los empleados es una métrica que muestra el rendimiento de un empleado individual en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, en una fábrica de juguetes, la productividad de los empleados se representará como el número de juguetes que un empleado puede hacer en un periodo de tiempo específico.

Para definir la productividad del empleado, tenemos que tomar en cuenta varios rasgos que la afectan:

• Las horas y el esfuerzo
• El resultado final

Horas y esfuerzo

Todos tenemos nuestras horas laborales.

Los empleados normalmente trabajan 8 horas al día. Pero, de estas 8 horas, ¿cuántas de verdad pasan en tareas cruciales?

Cuando evaluamos la productividad de los empleados, los gerentes necesitan pensar si sus empleados están trabajando en tareas importantes.

Estas tareas son importantes porque crean valor y ayudan a los empleados a mejorar sus habilidades. Cal Newport lo llama trabajo profundo.

Por ejemplo, codificar y diseñar un nuevo logotipo son ejemplos de trabajo profundo.

Por otro lado, existe también trabajó poco profundo,los encargos que no aportan mucho valor y los empleados pueden hacerlos incluso cuando están distraídos, tales como responder a los correos o atender las reuniones.

Entonces, no solamente importan las horas que pasas trabajando sino también las horas que pasas en trabajo profundo. Esto es algo que los jefes deberían tomar en cuenta cuando evalúan a sus empleados.

Resultado final

Otro rasgo importante de la productividad es el resultado final.

Los jefes deberían medir la productividad de los empleados haciendo una revista de su trabajo.

Por ejemplo, dependiendo del tipo de trabajo, los resultados finales pueden ser:

• El número de ventas hechas
• El número de blogs escritos
• El número de logotipo diseñados

Ahora, hemos mencionado la fábrica de juguetes, que es un ejemplo de productividad en trabajo manual. Sin embargo, cuando se trata de trabajo del conocimiento, la productividad del empleado incluye diferentes calidades.

Productividad del empleado en trabajo manual vs. del conocimiento

Antes de explicar la diferencia entre la productividad del trabajo manual y el del conocimiento, vamos a definir primero qué es el trabajo manual y del conocimiento.

El trabajo manual implica cualquier tipo de producción en masa, por lo que se realiza principalmente en fábricas, plantas y cadenas de montaje. Los empleados disponen de todas las herramientas y habilidades necesarias para realizar el trabajo manual.

¿Y qué pasa con la descripción de su trabajo?

Por ejemplo, los trabajadores de fábrica suelen ocuparse de actividades como el embalaje de productos, el manejo de máquinas y la realización de inspecciones de productos acabados.

Este tipo de trabajo se enfoca en la cantidad y en el cumplimiento de los requisitos de mínima calidad.

En cambio, en el trabajo del conocimiento, tanto la calidad como la cantidad se consideran igualmente importantes.

Los empleados del conocimiento tienen todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo, y estos trabajadores deberían esforzarse por mejorar sus habilidades para ser mejores en su trabajo.

Los empleados del conocimiento trabajan en sectores como la educación, la ciencia, la salud, el derecho, la informática, etc.

La descripción de su trabajo suele incluir un conjunto diverso de tareas, especialmente en el sector de las TI, donde los trabajadores del conocimiento se ocupan de varias tareas, dependiendo de su puesto exacto en este campo de trabajo.

Por ejemplo, los aseguradores de calidad realizan tareas como la revisión de las especificaciones del sistema, el análisis de los códigos de los productos y la información de errores a los equipos de desarrollo.

Medir la productividad del empleado en trabajo manual

Para medir la productividad del empleado en trabajo manual puedes usar una fórmula simple, dividir las unidades de productos por las unidades de insumo.

El producto representa un número de elementos creados o servicios ofrecidos, mientras el insumo representa un número de unidades (horas trabajadas, trabajo, o dinero)

Por ejemplo, una panadera hace 40 cruasanes (producto) en 2 horas (insumo). Usando esta fórmula, podemos calcular que ella hace 20 cruasanes por hora.

Medir la productividad del empleado en trabajo del conocimiento

Ahora, no podemos aplicar la fórmula anterior en el trabajo del conocimiento, porque este tipo de trabajo suele implicar una amplia variedad de tareas. Así que medir la productividad utilizando el producto y el insumo no será fácil.

Por ejemplo, un redactor de contenidos termina 2 artículos del blog (producto) en 3 días (insumo).

En este caso, la cantidad sería de 2 artículos.

Pero, puesto que se trata de un trabajo del conocimiento, hay que pensar también en la calidad.

Es fundamental destacar que un contenido de alta calidad significa que los artículos del blog deben ser informativos y útiles para los lectores, y al mismo tiempo fáciles de leer y comprender.

Además, los artículos del blog no deberían tener errores gramaticales ni ortográficos.

Por último, los factores externos, como el ranking de Google, el número de impresiones y los clics, son igualmente importantes: si son altos, confirman la calidad del contenido.

Así que, a la hora de evaluar la productividad de los trabajadores del conocimiento, hay que tener en cuenta tanto la cantidad como la calidad.

¿Cómo definir las tareas en trabajo manual y del conocimiento?

Ahora, ¿qué pasa con la definición de las tareas en ambos tipos de trabajo?

Cuando se trata de un trabajo manual, hay menos problemas y complicaciones a la hora de definir las tareas.

Por ejemplo, en el caso de los panaderos, las tareas principales consisten en hornear pan y pastelería.

Sin embargo, describir las tareas puede ser un poco difícil en el trabajo del conocimiento.

Esto se debe a que los trabajadores del conocimiento se ocupan de varias tareas durante el día, y algunas tareas aportan más valor a su trabajo que otras.

Por ejemplo, para los redactores de contenidos, las tareas que aportan más valor son las de escribir o editar una publicación del blog. Por otra parte, las tareas de poco valor son asistir a reuniones y responder a correos electrónicos.

Como puedes imaginar, tener en cuenta todos los rasgos específicos del trabajo del conocimiento es crucial a la hora de evaluar la productividad de los empleados para los trabajadores del conocimiento.

¿Cuáles son las 3 maneras de medir la productividad?

Ahora que hemos explorado un poco los métodos básicos de evaluación de productividad en ambos trabajos, manual y del conocimiento, vamos a pasar por las maneras detalladas de medir la productividad:

• Medidas de eficiencia y eficacia
• Medidas subjetivas y objetivas
• Benchmarking de productividad del empleado

Medidas de eficiencia y eficacia

La eficiencia significa completar las tareas de forma rápida y organizada.

La eficacia significa obtener los resultados deseados.

Ambas características son importantes para tu productividad general. Y, ambos rasgos son importantes cuando se trata de evaluaciones de productividad.

Cuando los gerentes evalúan la eficacia y la eficiencia de sus empleados, toman en cuenta tanto la calidad (eficacia) como la cantidad (eficiencia) del trabajo.

Tomemos como ejemplo un centro de llamadas.

Para medir la eficiencia y la eficacia de los agentes del centro de llamadas, los gerentes deberían evaluar el número de llamadas que un agente realiza con los clientes.

Sin embargo, no se trata solo de la cantidad (número de llamadas), sino también de la calidad de estas llamadas. Por tanto, otra medida debería ser la satisfacción del cliente. Y se puede configurar de manera que las llamadas que han sido valoradas con un 7/10 o más se consideren llamadas efectivas.

Medidas subjetivas y objetivas

Este tipo de medida depende del tipo de trabajo.

Cuando se trata de un trabajo manual, la producción es siempre tangible. Puedes calcular fácilmente la producción en una fábrica de juguetes y medir la productividad de cada trabajador teniendo en cuenta los resultados.

Este tipo de medida se llama la medida objetiva de la productividad.

También existe la medida subjetiva de la productividad, que te permite evaluar la productividad de los trabajadores del conocimiento.

En este caso, la medida de la productividad de los empleados dependerá del sector, del tipo de tareas que realicen los trabajadores y de otros factores.

Por último, también existe la medida de la autoevaluación, un método que consiste en que los empleados se evalúen a sí mismos.

Benchmarking de productividad del empleado

Este tipo de medida de la productividad implica establecer un punto de referencia y luego comparar la productividad de los empleados con ese punto, como forma de ayudar a los gerentes a entender si sus trabajadores están prosperando o quedándose atrás.

El benchmarking de la productividad de los empleados es muy útil, especialmente en el trabajo de conocimiento.

Por ejemplo, para un equipo de redactores de contenidos, un punto de referencia puede ser escribir una publicación detallada en un blog una vez a la semana, siguiendo unas reglas de redacción de contenidos predeterminadas.

¿Qué es un informe de productividad para el empleado?

El informe de productividad para el empleado es un documento que mantiene un registro de la productividad del individuo o del equipo.

Puedes crear el informe de productividad para el empleado manualmente o usando una hoja de cálculo o una herramienta de software.

Esos informes son muy útiles para los empleados porque pueden aprender más sobre sus formas de productividad durante el día, la semana o el mes.

Además, estos informes también son muy útiles para los gerentes.

Los jefes de equipo pueden averiguar qué tan productivos son sus empleados, pero también si están abrumados de trabajo o si algunos trabajadores pueden hacer tareas adicionales.

Así es como los empleados pueden aprovechar el uso de un informe de productividad para empleados:

• Los empleados pueden analizar su propia productividad durante un periodo de tiempo concreto.
• Los empleados pueden identificar su eficacia y eficiencia en determinadas tareas.

Además, aquí tienes algunas de las ventajas principales del uso de un informe de productividad del empleado para los gerentes:

• Los gerentes pueden utilizar estos informes como punto de referencia a la hora de decidir los ascensos, las evaluaciones de rendimiento y las bonificaciones.
• Los gerentes pueden comparar el rendimiento de cada trabajador revisando sus informes anteriores y actuales. De este modo, los jefes de equipo sabrán si los empleados están mejorando su trabajo con el tiempo.

Plantillas de informes de productividad para empleados

Para ayudar a medir la productividad de una manera más eficiente, hemos creado 6 plantillas gratuitas de informes de productividad para los empleados:

1. Plantilla de informe de productividad personal
2. Plantilla de informe de equilibrio de la carga de trabajo
3. Plantilla de informe de uso de aplicaciones
4. Plantilla de informe inmobiliario
5. Plantilla de informe de productividad de constructores
6. Plantilla de informe de productividad de ventas

En el caso de que quieras compartir estas plantillas con tus colegas, puedes usar las versiones de Google Sheet y Google Docs.

Por otro lado, si quieres descargar estas plantillas en tu ordenador, no dudes en utilizar las versiones de Word y Excel.

Plantilla de informe de productividad personal

OBTÉN Plantilla de informe de productividad personal (Google Sheets)

Nuestra plantilla de informe de productividad personal garantiza un seguimiento de tareas a lo largo del día.

Esta plantilla te ayuda a conocer tu productividad personal porque te permite añadir los nombres de todas las tareas, junto con los tipos de tareas.

Además, puedes añadir la hora de entrada y de salida, para saber exactamente cuándo has empezado a trabajar en una tarea concreta y cuándo la has terminado.

A continuación, la plantilla calculará automáticamente el tiempo total de cada tarea, así como el tiempo total del día.

Para ayudarte a tener una mejor visión de tus tareas, hemos dividido las tareas en 4 secciones, lo que puedes ver en la segunda columna:

1. Trabajo profundo
2. Tiempo de colaboración
3. Tareas recurrentes
4. Descansos

Aunque las pausas no son un tipo de tarea, pueden ser un buen indicador de la pérdida de tiempo, o aviso del agotamiento.

Para usar esta plantilla correctamente, primero tienes que escribir el nombre de tu tarea.

Después, elige una categoría adecuada para esta tarea.

Luego, añade la hora de entrada y de salida.

La plantilla de informe de productividad personal hará todos los cálculos y te mostrará el tiempo total.

Esta plantilla es adecuada para cualquier persona interesada en conocer la distribución de las tareas durante el día.

Y si te gusta tener un desglose visual de tu día, te proporcionamos un gráfico circular en el lado derecho.

Este gráfico desglosa el día según los tipos de tareas que has añadido.

Plantilla de informe de equilibrio de la carga de trabajo

OBTÉN Plantilla de informe de equilibrio de la carga de trabajo (Google Sheets)

La plantilla del informe de equilibrio de la carga de trabajo ayuda a los gerentes a tener una mejor visión de las horas de trabajo de sus empleados.

Esta plantilla hará que las horas de trabajo sean más transparentes y ofrecerá a los jefes detalles sobre sus empleados:

• Si los trabajadores hacen un rastreo de más horas de las necesarias, es probable que tengan mucho trabajo. Y, lo que es más importante, estar abrumado por el trabajo aumenta el riesgo de agotamiento.
• Si los trabajadores hacen un seguimiento de menos horas de las requeridas, entonces tienen niveles más bajos de participación. Además, pueden encargarse de más tareas durante el día.

Como puedes ver en la captura de pantalla de arriba, esta plantilla colorea las horas de exceso de trabajo en rojo, y las de falta de trabajo en azul. Todo lo que esté por encima de 8 horas de trabajo se mostrará en rojo, y todo lo que esté por debajo de 8 horas se mostrará en azul.

Si tu empresa tiene un horario de trabajo diferente y exiges una cantidad diferente de horas de trabajo por día, puedes cambiar esta regla haciendo un clic en el Formato, luego en el Formato condicional, y cambiando las Reglas de Formato condicional.

Al usar nuestra plantilla de informe de equilibrio de la carga de trabajo con regularidad, mejorarás la igualdad general del equipo porque te esforzarás por ofrecer a tus empleados una cantidad igual de trabajo.

Plantilla de informe de uso de aplicaciones

OBTÉN Plantilla de informe de uso de aplicaciones

La plantilla del informe de uso de aplicaciones te ayuda a calcular el tiempo que pasas utilizando varias herramientas a lo largo del día.

Teniendo en cuenta los tipos de aplicaciones más usados, los hemos dividido en varias categorías.

Entonces, ¿cómo puedes usar esta plantilla?

En primer lugar, selecciona tu equipo de la lista que aparece en la parte superior. Hemos incluido la lista de los diferentes equipos que puedes elegir.

Si el nombre de tu equipo no está en la lista, selecciona la celda gris junto al nombre "Equipo", ve a Datos, Validación de datos, y añade el nombre de tu equipo en la sección Criterios, donde verás la lista existente.

Luego, añade tu nombre.

Después, tienes una lista de tipos de Aplicaciones, como la de Comunicación. Simplemente haz clic en la pequeña flecha y marca una casilla para cada tipo de aplicación que estés usando. Como puedes ver en el ejemplo de abajo, Katie Stark usa las herramientas de Seguimiento del tiempo y productividad, Comunicación y Gestión de la fuerza de trabajo.

A continuación, añade el nombre de las aplicaciones.

Nuestra plantilla duplicará automáticamente los nombres de las aplicaciones que hayas anotado y creará automáticamente un gráfico circular denominado Aplicaciones más frecuentes.

Esta plantilla es muy útil para cualquier persona que cambie entre varias aplicaciones durante el día. Así que, si alguna vez te has preguntado qué aplicaciones usas más, esta plantilla te ayudará a averiguarlo. De este modo, podrás saber si tus actividades están alineadas con las funciones de tu trabajo.

Por ejemplo, la siguiente captura de pantalla muestra los datos de un equipo de RR.HH. Como parte de este equipo, Katie Stark dedica gran parte de su tiempo a realizar entrevistas con posibles candidatos, lo que forma parte de la gestión de la fuerza de trabajo (WFM). Por lo tanto, ella utiliza Dayforce, una herramienta de WFM. Además, el equipo se comunica principalmente a través de Pumble, una herramienta de mensajería para equipos, que Katie también seleccionó en la lista.

Plantilla de informe inmobiliario

OBTÉN Plantilla de informe inmobiliario (Google Sheets)

OBTÉN Plantilla de informe inmobiliario (Google Docs)

La plantilla de informe inmobiliario ayuda a los agentes inmobiliarios a realizar un seguimiento de sus tareas diarias, semanales y mensuales.

Para sacar el máximo de esta plantilla, deberías usarla todos los días para introducir tus tareas diarias, como tus actividades diarias 10/4. Estas actividades forman parte del programa Ignite your business (Desata tu negocio).

Según el programa, la regla 10/4 significa que los agentes inmobiliarios deben realizar las siguientes actividades:

1. Hacer 10 nuevas conexiones diarias y añadirlas a su base de datos
2. Ponerse en contacto con 10 personas de la base de datos cada día
3. Enviar notas escritas a mano a 10 personas con las que hayan conectado
4. Ver dos propiedades al día (10 a la semana) para conocer el mercado

Hemos incluido la regla en nuestra plantilla de informe inmobiliario.

Luego, nuestra plantilla también contiene los hitos inmobiliarios, donde los agentes pueden anotar logros como el número de acuerdos firmados y el número de casas abiertas organizadas.

Finalmente, esta plantilla también incluye las secciones Casas en venta y Nuevos contratos.

Utilizando regularmente la plantilla de informe inmobiliario, los agentes podrán tener toda la información esencial en un solo lugar: sus actividades diarias y semanales 10/4 y sus hitos. También podrán asegurarse de actualizar su inventario mensual.

Por lo tanto, los agentes inmobiliarios se asegurarán de maximizar sus niveles de productividad en cada momento.

Plantilla de informe de productividad de constructores

OBTÉN Plantilla de informe de productividad de constructores (Google Sheets)

OBTÉN Plantilla de informe de productividad de constructores (Google Docs)

La plantilla de informe de productividad de constructores garantiza que los empleados de la construcción lleven un registro de sus horas de trabajo y de los tipos de tareas que han realizado a lo largo del día.

Esta plantilla te permite rellenar los nombres del personal de la obra y de los subcontratistas.

Además, los trabajadores de la construcción pueden anotar todas las actividades que realizan durante el día.

También existe la opción de registrar el tiempo de cada actividad, por lo que es necesario introducir la hora en la que has empezado y la hora en la que has terminado una tarea.

A continuación, la plantilla calculará automáticamente el tiempo total que has pasado trabajando en cada tarea.

Además, los trabajadores de la construcción pueden añadir detalles sobre el equipo y los materiales necesarios.

Y por último, hay una sección para notas adicionales sobre tus asignaciones de trabajo.

Aparte de que puedes usar esta plantilla como planilla horaria de constructores, también puedes asegurarte de que se incluyan todos los detalles sobre los materiales y el equipo.

Plantilla de informe de productividad de ventas

OBTÉN Plantilla de informe de productividad de ventas (Google Sheets)

OBTÉN Plantilla de informe de productividad de ventas (Google Docs)

Nuestra plantilla de informe de productividad de ventas cubre dos tipos de estrategias de ventas:

• Ventas entrantes (Inbound)
• Ventas salientes (Outbound)

En las ventas entrantes (inbound), el proceso de ventas comienza con un cliente que se pone en contacto con la empresa. Luego, la empresa continúa el contacto con el cliente.

En las ventas salientes (outbound), el proceso de ventas comienza cuando la empresa se pone en contacto con clientes potenciales.

Para utilizar correctamente esta plantilla, puedes elegir entre dos pestañas: Inbound o Outbound, dependiendo de tu estrategia de ventas.

La plantilla de ventas entrantes incluye categorías como:

• Clientes potenciales: el número total de clientes que se han puesto en contacto.
• Reuniones organizadas (también conocidas como Demos): reuniones o presentaciones durante las cuales los representantes de ventas ayudan a los clientes a elegir los productos, características o servicios adecuados.
• Cuentas pagadas: el número total de clientes que han pagado por los productos o servicios de la empresa.
• Conversión: la medida que muestra el porcentaje de clientes que pasaron de un plan gratuito a un plan de pago, del total del número total de clientes potenciales.

La plantilla de ventas salientes incluye categorías similares.

Pero, en las ventas salientes, los representantes de ventas tienen que encontrar a la gente que esté cualificada para convertirse en clientes potenciales y pueden hacerlo por medio de llamadas por teléfono, marketing por correo electrónico y otras estrategias.

También hemos añadido otra columna para las ventas salientes: respuestas de los clientes, que muestra el número total de personas (clientes potenciales) que han respondido.

Puesto que todas las medidas de productividad más importantes están incluidas en nuestra plantilla de informe de productividad de ventas, este informe garantizará que los representantes de ventas, al igual que sus gerentes, tengan una mejor comprensión de su productividad.

Medir la productividad de los empleados con Clockify

Aparte de las plantillas de informes de productividad para empleados que hemos incluido en esta guía, también puedes usar Clockify para hacer un seguimiento automático de tu tiempo de trabajo. Con un rastreador de tiempo automatizado como Clockify, podrás registrar el tiempo que pasas a través de aplicaciones, sitios web y documentos, para evaluar mejor tus niveles de productividad.

Aquí te explicamos cómo puedes empezar a medir tu productividad con Clockify:

1. Crea una cuenta en Clockify.
2. Descarga la aplicación de escritorio para Windows, Mac o Linux, dependiendo de tu sistema operativo.
3. Activa el rastreador automático iniciando sesión y haciendo un clic en el ícono "A", como se muestra en la captura de pantalla abajo.
4. Una vez que empieces a registrar, Clockify rastreará automáticamente todos los programas y sitios web que visites y utilices durante el día.

Una gran opción que ofrece esta función es la Línea de tiempo de productividad.

Clockify rastreará todas las aplicaciones que utilizas durante el día.

Luego, al final del día, puedes revisar tus actividades y ver en qué gastas la mayor parte de tu tiempo.

Ten en cuenta que estas actividades se encontrarán en tu ordenador, pero necesitas añadirlas como entradas de tiempo, para que puedan ser incluidas en tu cuenta web de Clockify.

Entonces, para convertir estas actividades en entradas de tiempo de Clockify, necesitas hacer clic en un botón de más (+) a la derecha, que puedes ver en la captura de pantalla de arriba.

Luego, se abrirá una ventana en la que podrás introducir más detalles sobre la actividad, como los nombres de los proyectos, el estado de la facturación y las etiquetas.

Además, una vez que tengas todos los datos en un solo lugar, puedes crear informes de tiempo. Si lo deseas, también puedes exportar estos informes como:

• PDF
• Excel
• CSV

Finalmente, puedes incluso enviar los informes de Clockify a tus clientes.