58 Consejos de gestión del tiempo para trabajo

01 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Encuentra tu tiempo más productivo

POR QUÉ

Cada persona tiene su tiempo más productivo: el tiempo en que es más probable que se concentre y prospere con su trabajo.

Saber si eres una persona madrugadora o un pájaro nocturno te ayudará a organizar tu día para que hagas tu trabajo más importante en tu tiempo más productivo.

Por ejemplo, para algunas personas:

• Las mañanas son productivas, mentalmente son más despiertas en ese periodo del día
• Las tardes son ideales para el trabajo colaborativo y ejercicios
• Las noches son buenas para pensar y planear

Claro, esto no es lo mismo para todos, así que deberías ver cómo trabajas en diferentes partes del día para identificarte con la más productiva.

CÓMO

Analizar tu ritmo circadiano para ver qué parte puede ser la más productiva para ti, es una buena práctica.

También puedes rastrear el tiempo que pasas en cada actividad en Clockify y ver si algunas actividades necesitan más tiempo de lo que esperabas.

Si tiendes a investigar para un proyecto a primera hora de la mañana, pero ves que tardas demasiado en terminarlo, quizá no seas una persona madrugadora. Entonces, puedes intentar asignar el tiempo de investigación a las últimas horas del día, para ver si los resultados mejoran.

02 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Encuentra tu personalidad de gestión del tiempo

POR QUÉ

Cada persona tiene cierta personalidad de gestión del tiempo, una que describe cómo obstruye su rutina de trabajo.

Una vez que identifiques tu personalidad de gestión del tiempo, podrás trabajar en tus puntos débiles de tu rutina diaria.

CÓMO

Solo piensa en cómo lidias con tu trabajo diario.

Puede que seas un Mártir del Tiempo, o una persona que simplemente no puede decir que no a nadie, por lo que dejas de lado las tareas en las que realmente deberías concentrarte. Para ti, la mejor práctica es definir objetivos claros, hacer primero todas tus tareas importantes y solo después de eso pasar a esas otras tareas y peticiones.

Los procrastinadores, o las personas que evitan hacer sus tareas importantes, deberían dividir estas tareas en partes más pequeñas, para hacerlas más manejables y menos intimidatorias. Además, una vez que empieces una tarea, será más fácil seguir adelante.

Puede que seas un Bombero, o alguien que se toma las tareas demasiado en serio, tratando de resolver todo de una vez, lo que destruye por completo tu concentración en las tareas importantes. Como solución, puedes hacer una lista de todo lo que debes realizar para que el día sea exitoso, y trabajar a través de estos elementos, antes de pasar a las tareas más triviales.

O tal vez subestimas el tiempo que tomas para terminar las tareas, entonces rompes las fechas límites constantemente. Estos Subestimadores deberían tomar más tiempo para terminar sus tareas y establecer las entregas menos optimistas.

¿Tal vez te distraes fácilmente con los correos electrónicos o las charlas con colegas? Deberías planear tu tiempo con anticipación y quedarte con un horario, anotando el tiempo que se te permite trabajar en tareas menos importantes.

03 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Diseña un ambiente de trabajo adecuado

POR QUÉ

Es importante que encuentres un ambiente de trabajo apropiado, uno que te anime a enfocarte en tus tareas y minimizar la procrastinación.

Ya sea que trabajes desde casa o en un entorno de oficina tradicional, puedes hacer pequeños cambios para crear el ambiente óptimo de trabajo.

CÓMO

Según los científicos y expertos en el campo, la iluminación adecuada es importantísima para la productividad. Por ejemplo, la iluminación fría es buena para las sesiones de aportar ideas, porque mejora la alerta y reduce la fatiga.

También puedes hacer un esfuerzo para traer un poco de vida vegetal a tu ambiente. Un estudio hecho en la Universidad de Queensland en Australia muestra que las oficinas verdes hacen que los empleados se sientan más cómodos y de este modo más productivos.

Asegúrate de que tu entorno de trabajo es silencioso u opta por un sitio web de cancelación de ruido, como A Soft Murmur, o una extensión, como Noisli.

Sé selectivo en cuanto a la elección de colores, como la investigación hecha por NASA lo muestra, que el color de las paredes puede afectar tu estado de ánimo y productividad: el rojo provoca resultados negativos, y el color azul-verde provoca resultados positivos.

04 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Planifica tu día la noche anteriore

POR QUÉ

Cada noche antes de acostarte, deberías crear una lista de tareas pendientes para el día siguiente, para tener el trabajo en perspectiva.

Las listas son partes importantes de un día bien organizado y haciendo una en la mañana quitaría el tiempo que podrías dedicar a otras actividades más importantes.

CÓMO

Puedes convertir esta planificación en un hábito.

Cada noche, 10-15 minutos antes de acostarte, escribe todo lo que tienes que hacer en un trozo de papel. Mientras escribes, piensa en las tareas, en el tiempo que pueden llevar y en su importancia. Determina la tarea más importante, la que resolverás a primera hora de la mañana.

05 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Haz tu horario ajustable

POR QUÉ

Aunque muchas veces piensas que sabes la prioridad de cada tarea, una nueva, inesperada puede aparecer y tomar el primer lugar. Una vez que esto pase, deberías mejorar tu lista de tareas pendientes para que corresponda a tus nuevas prioridades.

CÓMO

Simplemente deja tu tarea actual y pon toda tu atención a esta nueva tarea. Escríbela en tu lista de agenda para que la puedes marcar cuando esté hecha. Haz una estimación de cuándo podrías terminar y empieza a trabajar. Una vez que termines esta nueva e importante tarea, continúa tu trabajo de prioridades anteriores.

06 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Crea listas de tareas pendientes

POR QUÉ

Un estudio reciente ha mostrado que la enumeración de todo tu trabajo que planeas para el día, te libera de la ansiedad sobre el trabajo incompleto y te hace más efectivo.

CÓMO

Primero, aporta ideas y crea una lista de todo lo que quieres cumplir en un periodo de tiempo. Una vez que tengas todas tus actividades e ideas listadas en un orden aleatorio, mejora tu horario:

• Organizando tus notas y convirtiéndolas en unidades listadas
• Agrupando las tareas similares
• Destacando las tareas más importantes
• Dividiendo los proyectos y tareas en partes más manejables
• Estableciendo plazos o estimaciones de tiempo sobre el tiempo que tardarás en terminar cada cosa de tu lista
• Marcando cada tarea cuando la termines, para mantener el progreso

07 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Haz primero la tarea más importante

POR QUÉ

No todas las tareas son igual de importantes o urgentes. Hay que evitar el trabajo en las tareas triviales durante el nivel de mayor productividad o no dedicarles demasiado tiempo. Seguro que tienes al menos 1 o 2 tareas cruciales todos los días, y debes priorizar tus listas de tareas pendientes como corresponde.

CÓMO

Para determinar la prioridad de alguna tarea, busca la ayuda en tu lista de tareas pendientes. Piensa si esa llamada telefónica que tienes que hacer, es más o menos importante que tu informe que tienes que enviar a tu gerente del proyecto. ¿En serio tienes que responder a todos esos correos? ¿Podriás encargar esta investigación de proyecto a tu colega?

Luego, crea tu lista:

• A - informar al gerente (muy importante, hacer primero)
• B - llamar al cliente (importante, hacer segundo)
• C - responder a los correos electrónicos (hacer si hay tiempo)
• D - investigar el proyecto (encargar a colega)
• E - responder a otros correos (eliminar totalmente)

Trágate ese sapo primero, es decir, tu tarea más importante. No comiences por la tarea “B” o cualquier otra, antes de terminar la tarea “A”. Encargar o eliminar las tareas triviales desocupará tu horario y entonces podrás enfocarte en las tareas más importantes y dedicarles más tiempo.

08 • PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Crea las fechas límites para ti mismo

POR QUÉ

Tanto si trabajas con fechas estrictas, como si no, saber cuánto tiempo necesitas para terminar algo te proporcionará el impulso que necesitas para seguir adelante con tu trabajo.

CÓMO

Planea tu horario para el día siguiente y crea fechas límites para cada tarea. Puedes fijar una estimación aproximada, pero es mejor que el límite sea más indulgente que estricto. De este modo, es probable que termines antes de lo estimado, lo que será un empujón para tu ánimo.

09 • REALIZACIÓN

Sigue tu tiempo de cada tarea

POR QUÉ

Saber cuánto tiempo pasas en cada tarea o tipo de proyecto responde a la pregunta de qué tan productivo eres realmente. También te ayuda a hacer estimaciones precisas de tu futuro trabajo, así que ahorrarás tiempo a largo plazo.

CÓMO

Para ello, puedes optar por Clockify, un rastreador de tiempo gratuito.

Primero, ve a la página de Rastreador de tiempo, escribe la actividad en la que estás en el espacio de “¿En qué has trabajado?” e inicia el temporizador.

Luego, ve a la página de Panel, echa un vistazo a tu productividad en términos de horas rastreadas por día.

O, ve a los Informe, para ver un desglose detallado de tu día: Cuánto tiempo has gastado en cada actividad, proyecto o cliente (Informe resumido), los detalles de la actividad (Informe detallado) y si has cumplido tu cuota diaria (Informe semanal).

Configura estimaciones manuales para cada tarea en los detalles individuales del proyecto, para comparar el tiempo rastreado con el tiempo estimado, y ver si necesitas mejorar.

10 • REALIZACIÓN

No hagas muchas cosas al mismo tiempo

POR QUÉ

La multitarea puede parecer como una buena idea, pero solo te asegurará un rendimiento inferior en varias tareas, en lugar de terminar una tarea de la mejor manera posible. No terminarás más tareas en el mismo tiempo que tardas en terminar una, sino que en realidad perderás tiempo al cambiar a menudo de una actividad a otra.

Como puedes ver, el “Coste” de cambio de tareas hará que trabajes unos 15 minutos más cuando realices tres tareas a la vez, en lugar de enfocarte en una tarea a la vez.

También, un estudio dice que la multitarea baja tu CI e incluso daña tu cerebro, disminuyendo la densidad cerebral en las áreas encargadas del control cognitivo. Una investigación muestra que la multitarea puede reducir tus niveles de productividad en un 40%.

CÓMO

Cuando estás en una reunión, evita escribir un esquema para un proyecto no relacionado o responder a correos electrónicos. Cuando planeas, evita hablar de estimaciones de tiempo para tus clientes.

Cuando comiences a trabajar en alguna tarea, enfoca toda tu energía en terminar la tarea, y una vez que termines, enfócate en otra tarea.

11 • REALIZACIÓN

Aprende y usa atajos de teclado

POR QUÉ

Una vez que sepas cómo trabajar en un dispositivo utilizando principalmente el teclado, serás más eficiente y rápido.

CÓMO

Casi cada navegador y sistema operativo tiene sus propias combinaciones de atajos de teclado para cada operación.

Aunque sería complicado aprender todos los atajos para el navegador y el sistema operativo que utilizas a la vez, te ahorrarás mucho tiempo si aprendes los básicos.

Alternativamente, puedes recurrir a una extensión del navegador, si la mayor parte de tu trabajo se realiza en los navegadores. Por ejemplo, los usuarios de Chrome pueden probar Vimium.

12 • REALIZACIÓN

Haz las pequeñas tareas inmediatamente

POR QUÉ

Si tienes muchas tareas pequeñas, puede ser útil agruparlas y abordarlas a primera hora de la mañana.

CÓMO

Haz una lista de todas las tareas pequeñas, las que te llevan unos 5 minutos en terminar, y repártelas al principio de tu jornada laboral.

Cuando termines cada tarea, pon una marca de verificación delante de ella: pronto tendrás una gran cantidad de marcas motivadoras en tu lista de tareas pendientes, para subirte la moral durante el resto del día.

13 • REALIZACIÓN

Pon una marca de verificación delante de cada tarea que termines

POR QUÉ

Crear una lista de tareas pendientes es importante, pero rastrear las tareas en las que estás trabajando puede motivarte para seguir haciéndolas hasta completar la lista. Esto es así porque poner una marca delante de los elementos terminados te ayuda a sentirte satisfecho y a controlar mejor tu trabajo diario.

CÓMO

Después de crear la lista, comienza por la tarea más importante y ve bajando: cuando termines cada una de las tareas, pon una marca delante de ella.

De vez en cuando, cuenta el número de tareas marcadas y no marcadas, y compáralas: notarás cómo el número de tareas terminadas crece con el tiempo, lo que te motivará a seguir adelante hasta que no quede ninguna sin marcar.

14 • REALIZACIÓN

El 20% de esfuerzo da el 80% de los resultados

POR QUÉ

La regla 20/80, conocida como principio Pareto, muestra que necesitas un 20% de tu esfuerzo para lograr un 80% de todos tus resultados. Entonces, si manejas tu horario de manera correcta, puedes terminar tu trabajo más importante, con menos esfuerzo.

CÓMO

Al establecer los objetivos semanales, mensuales o anuales, no te fijes en las tareas individuales, sino en la imagen general: ¿qué objetivos son tan importantes que, una vez que los consigas, podrás decir que la semana, el mes o el año han sido un éxito? Identifica estos objetivos y las tareas que tienes que realizar para alcanzarlos, y dedícate a terminar estas tareas.

15 • DESCANSOS

Toma descansos regulares

POR QUÉ

Es posible que te sientas tentado a realizar tu proyecto sin recesos, hasta que lo termines, pero de esta manera corres el riesgo de agotamiento rápido. Las pausas cortas después de ciertos periodos de tiempo son beneficiosas para tu productividad, puesto que ayudan a mejorar la concentración durante los largos periodos de tiempo, como han demostrado los investigadores.

CÓMO

Para asegurarte de que tomas descansos, puedes usar la técnica de gestión del tiempo Pomodoro. Solo tienes que dividir tu trabajo en 25 minutos de trabajo (un Pomodoro) y 5 minutos de descanso: estos 25+5 minutos son un ciclo Pomodoro. Después de 4 ciclos, haz una pausa más larga, de 20 minutos.

Puedes modificar las reglas y cambiar la cantidad de tiempo que pasas trabajando o en pausa, pero es importante que tengas pausas. Durante ese periodo deberías descansar, relajarte, dar un paseo o hacerte un té.

Para asegurarte de que tienes pausas, también puedes contar con la ayuda de extensiones, sitios web o aplicaciones.

Primero, puedes implementar el temporizador Pomodoro en Clockify, el que te recuerda cuándo deberías tomar descansos.

Temporizador Pomodoro en Clockify.

Luego, puedes probar un sitio web interesante, que te dará ganas de tener esos descansos. Puedes probar Silk, un sitio web interactivo para generar arte. Con ello, puedes relajarte y combinar colores y formas para crear interesantes dibujos.

Una vez que se acabe el tiempo de descanso, simplemente continúa trabajando durante los 25 minutos. Aclara y repite hasta que termines tu jornada laboral.

16 • DESCANSOS

Cambia tu ambiente

POR QUÉ

Permanecer en tu espacio de trabajo durante un breve descanso puede ser la práctica más fácil, pero no la más eficaz. En vez de eso, debes cambiar de ambiente, para decirle a tu cerebro que debe desconectar y relajarse durante este periodo.

CÓMO

Simplemente, levántate del escritorio y ve afuera, o da un paseo por la casa o las oficinas. Para motivarte realmente a dejar tu escritorio, siempre ten un vaso vacío delante de ti. De esta manera tendrás que levantarte para rellenar el vaso con café, té o jugo fresco, entonces cambiarás el entorno por un rato.

17 • DESCANSOS

Come sano y con regularidad

POR QUÉ

Tienes que tener comidas nutritivas y saludables con regularidad, para evitar un descenso repentino de tu glucosa en la sangre. Si tienes hambre, tus niveles de glucosa se reducen, y es menos probable que te concentres en tu trabajo.

Una investigación sugiere que, para alcanzar niveles óptimos de productividad, lo ideal es tener unos 25 gramos de glucosa en sangre, así que es importante que no te saltes las comidas. Otro estudio afirma que si comes los alimentos adecuados, puedes aumentar tu productividad en un 20%, así que elige bien tus comidas.

CÓMO

Toma el tiempo para organizar tu comida: cuándo la vas a tener y qué vas a comer. De esta manera no gastarás tu tiempo decidiendo qué vas a comer durante tu receso en el trabajo. Elige alimentos ricos en grasas saludables: pescado, almendras, semillas.

En cuanto a las verduras, elige las zanahorias crudas, ya que tienen un bajo nivel glucémico, lo que significa que proporcionan niveles constantes de energía al cerebro.

Opta por las moras para una comida de frutas, ya que ralentizan el envejecimiento del cerebro, ayudando así a la productividad a largo plazo.

Y de postre, come un par de barritas de chocolate negro, que es rico en antioxidantes.

18 • DESCANSOS

Date un paseo

POR QUÉ

Aparte de ser una opción saludable de descanso, durante esta actividad física puedes en realidad considerar tus problemas. Cal Newport, el autor del concepto de trabajo profundo, dice que eso porque un paseo te ocupa físicamente y no mentalmente. Entonces, te sientes más tranquilo pensando en los problemas profesionales, ya que no están estrictamente en la agenda.

CÓMO

Simplemente sal de tu casa o del edificio de tu oficina, y toma un paseo alrededor de la manzana. Cuando vuelvas a tu escritorio, te sentirás refrescado y quizás descubrirás que tienes una solución a un problema laboral.

19 • DESCANSOS

Medita

POR QUÉ

Meditación es una buena manera de relajarte y desconectarte, e incluso puedes usar el tiempo de meditación para tomar buenas decisiones. La investigación de la Escuela de negocios INSEAD muestra que la meditación con concienciación hace que tu pensamientos sean más razonables, por lo tanto tomas buenas decisiones.

CÓMO

Existen varias prácticas de meditación y puedes elegir una que te sienta mejor:

• Concéntrate en tus pensamientos tomando conciencia de ellos (meditación de atención plena)
• Concéntrate en tu respiración
• Otras formas de meditación

Puedes encontrar vídeos en YouTube con música para meditar o recurrir a un sitio web de meditación que te guíe en el proceso, como Headspace.

20 • DISTRACCIONES

Enumera las pérdidas de tiempo y rastrea el tiempo que pasas en ellas

POR QUÉ

Todos tenemos sitios web y actividades en las que gastamos nuestro tiempo cuando deberíamos estar trabajando: las redes sociales, los correos electrónicos, nuestros móviles. Es importante que rastreemos el tiempo que perdemos, para trabajar en la distribución del tiempo a actividades más importantes.

CÓMO

Una vez más puedes optar por Clockify y sus funciones de rastreo del tiempo, y asegurarte de seguir todo el tiempo que dedicas a las actividades que te hacen perder el tiempo.

Por ejemplo, cada vez que inicies sesión en Facebook, escribe “Facebook” en el espacio de “¿En qué has trabajado?” de la página de Rastreador de tiempo.

En cuanto termines la sesión de Facebook, haz clic en “DETENER”, y la entrada de tiempo se añadirá a tu lista. Haz esto para cada uso del teléfono o del buzón, y para cada sitio web de las redes sociales. Puedes crear una etiqueta que diga “Tiempo perdido” y pegarla a todas estas entradas de tiempo.

Al final de la semana, ve a tu Informe resumido, filtra por etiqueta y encuentra la etiqueta de “Tiempo perdido” para ver el tiempo total que has procrastinado durante la semana.

Una vez que tengas estos datos, podrás hacer un reparto de tiempo a las actividades más importantes.

21 • DISTRACCIONES

Utiliza la regla de 6 metros

POR QUÉ

La regla de 6 metros se aplica para móviles y distracciones similares. Si procrastinas constantemente usando tu móvil mientras trabajas, tal vez deberías ponerlo a una distancia segura, para que no te tiente.

CÓMO

Solo pon tu teléfono a una distancia mínima de 6 metros de donde estás trabajando. Claro, puedes sentir la necesidad de acercarte y consultar el teléfono, pero, después de un tiempo, el hábito se volverá tedioso y dejarás de hacerlo.

22 • DISTRACCIONES

No dejes que te interrumpa la gente

POR QUÉ

Cuando tomas impulso en tu trabajo, lo último que quieres es que alguien te interrumpa. Puede ser solo una breve interrupción, pero seguramente perderás tu foco, lo que no será fácil de recuperar.

CÓMO

Implementa el procedimiento de Informar/Negociar/Volver a llamar:

• Informa a otra parte de que estás ocupado en este momento
• Negocia sobre la hora en la que podrás tratar el problema de otra persona
• Vuelve a llamar a la hora acordada

De esta manera, no perderás tu concentración en el trabajo y no ofenderás a otra persona.

23 • DISTRACCIONES

Usa el bloqueador de sitios web

POR QUÉ

A veces, tu propia voluntad no será suficiente para que dejes de procrastinar, así que te aconsejamos confiar en una fuerza más poderosa: un bloqueador de sitios web.

A menos que tu trabajo te exija publicar material en las redes sociales, pasar demasiado tiempo en Facebook, Twitter y sitios web similares, solo te quitarán el valioso tiempo que tienes para tu trabajo.

CÓMO

Estos bloqueadores de sitios web normalmente funcionan con un principio similar: los instalas en tu dispositivo o navegador, y luego añades URL de los sitios web que quieres bloquear.

Puedes buscar en internet algunas buenas soluciones, probarlas, mezclarlas y elegir el bloqueador que más se adapte a tus necesidades. Puedes probar una herramienta como Focal Filter y Freedom. O una extensión, como Stay Focused and Productivity Owl.

24 • DISTRACCIONESs

Desconecta Internet

POR QUÉ

Desconectar Internet mientras trabajas puede parecer algo extremo, pero es más que eficiente para evitar que procrastines.

Podrías caer en la tentación de cambiar la configuración de tu bloqueador de sitios web, pero es menos probable que des constantes paseos hasta tu router para enchufar y desenchufar tu conexión una y otra vez.

Te quedarás concentrado en el trabajo, sin el peligro de Facebook, Instagram, Twitter y otras distracciones similares.

CÓMO

Digamos que acabas de terminar de recopilar todo el material que necesitas para un proyecto y de realizar toda tu investigación en línea. Sabes que no vas a necesitar Internet durante el resto del día, así que lo desconectas y te ocupas de tus tareas.

25 • LLAMADAS TELEFÓNICAS

Planéalas

POR QUÉ

Las llamadas telefónicas pueden consumir mucho tiempo y es importante que las apuntes en tu agenda. Aunque no puedes predecir cuándo te llamará alguien, ahorrarás mucho tiempo si planeas el tiempo que dedicas a llamar a los clientes.

CÓMO

Escoge el momento del día en el que es menos probable que hagas un trabajo productivo: si eres una persona madrugadora, reserva las llamadas telefónicas para las últimas horas de la tarde. Antes de esa hora, dedícate a las actividades más rentables.

26 • LLAMADAS TELEFÓNICAS

Parafrasea lo que quieres deciry

POR QUÉ

Parafrasear y priorizar lo que tienes que decir en una llamada telefónica te hace más conciso, y es menos probable que te trabes con lo que quieres decir.

CÓMO

Haz unas breves notas sobre los puntos más importantes que quieres expresar: puede ser un desglose de los resultados de la investigación por subtemas, o una lista de los errores de los que quieres informar.

Haz que tu frase sea corta y clara, y asegúrate de ser informativo. De este modo, terminarás la llamada más rápido y minimizarás la necesidad de una segunda llamada sobre el mismo tema.

27 • LLAMADAS TELEFÓNICAS

Resume lo que has acordado con tu cliente

POR QUÉ

Es importante que tengas claro cuáles son los puntos finales de tu acuerdo con el cliente. De este modo, es menos probable que te sientas inseguro sobre el acuerdo final, por lo que es menos probable que pierdas el tiempo haciendo otra llamada.

CÓMO

Mientras hablas, apunta algunos de los puntos principales de la conversación. Cuando veas que la conversación se acerca a su fin, resume los puntos principales con la persona que llama, para confirmar que todo está claro.

Por ejemplo, si tú y tu cliente habéis acordado una reunión durante la conversación, puedes terminar la llamada diciendo: “Estupendo, nos reuniremos en mi oficina el lunes a las 11 de la mañana para discutir los detalles del proyecto”. Asegúrate de ser claro y preciso, y de concentrarte solo en los detalles relevantes en tus resúmenes.

28 • LLAMADAS TELEFÓNICAS

Si siempre respondes a las mismas preguntas, mantén una nota de preguntas más frecuentes

POR QUÉ

Si varias personas suelen hacerte las mismas preguntas, ten cerca un papel con las preguntas más frecuentes y sus respuestas. Esto te ahorrará mucho tiempo, porque automatizarás una parte de la mayoría de las conversaciones telefónicas.

CÓMO

Cuando empieces a hacer estas llamadas, te darás cuenta de que los diferentes clientes hacen las mismas preguntas: “¿Cuánto durará mi proyecto?”, “¿Cuánto costará?”, “¿Qué otros servicios ofrecen?”, etc.

Puedes anotar estas preguntas y las 2-3 variaciones de tus respuestas que luego podrás decir a diferentes clientes, dependiendo de sus necesidades específicas.

29 • CORREOS ELECTRÓNICOS

Cancela la suscripción a correos que nunca lees

POR QUÉ

El desorden del buzón ralentiza las revisiones diarias del correo electrónico, porque a veces tienes que desplazarte hacia arriba y abajo, una y otra vez, para encontrar el correo que estás esperando. La mejor práctica para ahorrar tiempo es simplemente cancelar la suscripción a correos electrónicos que lees pocas veces o nunca.

CÓMO

Cancelar la suscripción manualmente puede quitar algo de tiempo, así que es mejor que dejes que una aplicación lo haga por ti. Unroll.me es una buena opción que te muestra una lista concisa de tus suscripciones a correos electrónicos, y te permite cancelar la suscripción a correos electrónicos irrelevantes en un solo clic.

30 • CORREOS ELECTRÓNICOS

Listas blancas y listas negras

POR QUÉ

Tu buzón siempre está en peligro de recibir spam, así que es mejor que actualices la configuración de tu lista blanca y negra frecuentemente. De este modo, te aseguras de evitar el spam, pero también de que los correos verdaderamente importantes nunca se pierdan.

CÓMO

Si utilizas los servicios de Gmail, solo añade todas las direcciones IP de los correos electrónicos que quieres recibir a la lista blanca, y añade todas las direcciones IP de los correos electrónicos que quieres evitar, a la lista negra. De este modo, limitamos el número de direcciones IP que te pueden enviar correos electrónicos a tu dominio, lo que organizará aún más tu buzón y lo hará más manejable.

31 • CORREOS ELECTRÓNICOS

Mantén las respuestas cortas y precisas

POR QUÉ

Los correos electrónicos más largos cubren todos los detalles, pero las respuestas cortas requieren menos tiempo de redacción y generalmente son más claras y concisas.

CÓMO

Para resumir, los correos concisos incluyen:

• Propósito claro del correo electrónico
• Breve introducción
• Puntos claros
• Oraciones y palabras cortas
• No más de 5 oraciones
• Despedida corta y agradable

32 • CORREOS ELECTRÓNICOS

Revisa los correos solo en cierto período del día

POR QUÉ

Revisar tu correo electrónico con frecuencia durante el día puede parecer como una buena idea, pero pierdes demasiado tiempo cambiando del trabajo a los correos electrónicos.

CÓMO

Para ahorrar tiempo, lo mejor es que revises tu buzón solo en cierto tiempo del día y no más de dos veces. Por ejemplo, puedes revisar los correos electrónicos por la mañana, a la llegada al trabajo, y a última hora de la tarde, media hora antes de que termines tu día de trabajo.

33 • CORREOS ELECTRÓNICOS

Rastrea el tiempo que pasas en correos electrónicos

POR QUÉ

Los correos electrónicos son una de las mayores pérdidas de tiempo para la gente que trabaja, y es importante que sepas cuánto tiempo dedicas realmente a la gestión de tu buzón. Así sabrás cuánto tiempo podrías dedicar a las actividades más importantes.

CÓMO

Usa un rastreador de tiempo como Clockify para rastrear el tiempo que dedicas a los correos electrónicos usando un temporizador.

Solo crea una etiqueta que diga “correos” y cada vez que empieces a trabajar en tu buzón, crea una entrada de tiempo en la página de Rastreador del tiempo y pon la etiqueta “correos” a la entrada.

Registra tu tiempo que pasas en correos electrónicos de cada mes y ve al Informe resumido para ver tus resultados. Puedes elegir, por ejemplo, “Este mes”, filtrar por la etiqueta “correos” y ver cuánto tiempo has dedicado realmente a los correos electrónicos cada día.

34 • REUNIONES

Determina la parte del día o de la semana para las reuniones, y quédate con ese horario

POR QUÉ

Las reuniones pueden quitarnos mucho tiempo y convertirse fácilmente en procrastinación, así que es importante determinar el momento y el día adecuados para tenerlas.

CÓMO

Es importante elegir el día en el que es más probable que la gente sea productiva para que todos estén listos. También es importante elegir un momento en el que todos estén libres de otras tareas importantes.

Un estudio muestra que los martes, alrededor de las 2:30, es el mejor momento para una reunión, porque la gente está atenta, pero también aliviada, porque ya ha terminado con su carga de trabajo más importante.

35 • REUNIONES

Planea tu agenda

POR QUÉ

Decide los puntos principales que tú y tu equipo tenéis que tratar en la reunión, ya que así será menos probable que la conversación se aleje de asuntos sin importancia.

CÓMO

Planea el día con un par de días de antelación. Determina quién debe asistir. Luego, determina la meta de la reunión y cúmplela.

Y lo más importante, fija el tiempo para cada tema, pero no fijes muchos temas. En este caso, la gente puede empezar a hablar de los temas no relacionados con el objetivo, solamente porque tienen tiempo.

Por ejemplo, tu plan puede ser así:

• Corta introducción (2 minutos)
• Revisión del proyecto anterior (5 minutos)
• Lluvia de ideas para el próximo proyecto (10 minutos)
• Creación de metas y fechas límites para el proyecto (5 minutos)

36 • SALUD

Usa reuniones para las actividades colaborativas

POR QUÉ

Todo el equipo estará en el mismo lugar al mismo tiempo, así que las reuniones son buenísimas para las actividades colaborativas, tales como la lluvia de ideas. Harás que toda la gente relevante se sienta incluida en el proceso y ahorrarás el tiempo que se necesita para sacar opiniones fuera de la reunión.

CÓMO

Dedica toda tu agenda de la reunión a una serie de problemas que tu equipo necesita resolver para el proyecto actual. O aprovecha el tiempo de la reunión para tratar una decisión importante de la empresa. Puedes hacer que alguien tome las notas de lo que dice la gente o que escriba los resultados más importantes en la pizarra. Luego, votad las mejores soluciones.

37 • SALUD

Haz ejercicios regularmente

POR QUÉ

El ejercicio mejora la salud en general, pero también te ayuda a mejorar tu desempeño en el trabajo. Una investigación demuestra que el ejercicio puede ayudarte a mantener el mismo número de células cerebrales a lo largo del tiempo. También puede ayudarte a tener más energía y de este modo, más posibilidades de abordar con éxito las tareas laborales más desafiantes.

CÓMO

Un estudio sugiere que los ejercicios de baja intensidad son los mejores para ayudarte a superar la fatiga, así que no practiques entrenamientos extenuantes. Otra investigación más específica demuestra que el ciclismo es excelente para mejorar temporalmente la memoria, la atención y la capacidad de resolver problemas.

38 • SALUD

Desayuna

POR QUÉ

La gente tiende a saltarse la comida de la mañana porque suele tener prisa para llegar al trabajo. Pero, el desayuno puede ser la comida más importante del día, ya que te da la energía necesaria para empezar a trabajar.

CÓMO

Elige con cuidado tu primera comida del día: un café rápido y una barrita de chocolate pueden subirte la energía, pero este efecto se disminuirá rápidamente. En vez de hacer eso, opta por un desayuno rico en proteínas: los huevos, escalfados o revueltos, son una gran elección, ya que ayudan a mejorar tu memoria.

Como alternativa de desayuno, puedes incluso optar por un helado. Un estudio japonés afirma que comer helado para el desayuno te hace estar más alerta y procesar mejor la información.

39 • SALUD

Duerme lo suficiente

POR QUÉ

Es posible que pienses que es una buena idea quitar el tiempo a tu sueño para hacer más trabajo durante el día, pero esto es una práctica contraproducente. Según una investigación realizada por Williamson & Feyer (2000), la privación del sueño puede provocar un efecto similar al de un estado de ebriedad, por lo tanto tu productividad no estará a la altura.

CÓMO

Según la Fundación Nacional del Sueño, lo ideal es dormir unas 7 u 8 horas cada día. Así que es importante que te acuestes a la hora adecuada, para que te queden al menos 7 horas de sueño. El tiempo particular depende de la hora cuando estás más productivo: si eres una persona madrugadora, acostarse antes de medianoche es recomendable.

Una investigación demuestra que calentar el cuerpo antes de acostarse es muy bueno para el sueño, así que date una ducha caliente antes de irte a la cama. Asegúrate de que la habitación está agradablemente fresca y pon una música relajante, y te dormirás en un santiamén. Cuando te despiertes por la mañana, te sentirás renovado y listo para enfrentar nuevas tareas.

40 • SALUD

Mantente hidratado

POR QUÉ

Un estudio realizado en la Universidad del Este de Londres muestra que beber el agua amplía la sustancia gris en el cerebro. Según el mismo estudio, estar hidratado te hace ser hasta un 14% más productivo.

CÓMO

Aunque beber 8 vasos de agua es el consejo más común que escucharás, la cantidad de agua que deberías beber depende. Para mejorar la salud y la productividad, mantente hidratado:

• Bebiendo cuando tengas sed
• Evitando a beber más agua de la que crees que necesitas
• Bebiendo más agua después del ejercicio, para compensar los líquidos perdidos

41 • TIEMPO DE OCIO

Organiza tus documentos y archivos de escritorio

POR QUÉ

Después de un día de trabajo, debes limpiar tu escritorio y tu mesa. Esta acción indica que es hora de dejar de pensar en el trabajo, y te ayuda a empezar la jornada laboral de mañana en un entorno organizado.

CÓMO

Revisa los archivos de tu escritorio: borra los archivos y carpetas que ya no vas a necesitar y organiza los nuevos archivos relacionados en carpetas y subcarpetas. Haz lo mismo con tu mesa de trabajo: guarda los papeles que no vas a necesitar pronto y pon los que necesitarás mañana al alcance de la mano.

42 • TIEMPO DE OCIO

Relájate y deja de pensar en trabajo

POR QUÉ

Pensar en el trabajo que has hecho o preocuparte por el que tendrás que hacer mañana no te va a ayudar a resolver tus problemas. El tiempo de descanso es obligatorio para tu salud, así que tómate un par de horas antes de acostarte para desconectar.

CÓMO

Lee un libro, dedícate a tu pasatiempo favorito o pasa un buen rato con tu familia y amigos. Te sentirás relajado y aliviado, por lo que será más probable que se te ocurra una solución a posibles problemas laborales más adelante.

43 • TIEMPO DE OCIO

Haz tiempo para tu hobby

POR QUÉ

Los pasatiempos son excelentes para tu productividad, ya que te ayudan a llenarte de energía, a evitar el agotamiento y a despertar tu creatividad. Te sentirás renovado, y es probable que esta creatividad se traslade a tus actividades laborales y de resolución de problemas.

CÓMO

Antes de irte a la cama, dedica tiempo a tus aficiones favoritas: cocinar, pintar, fotografiar, escribir o cualquier otra cosa que te guste. El único requisito es que tu afición te haga utilizar una habilidad concreta y que la practiques con regularidad.

44 • TIEMPO DE OCIO

Lee un libro

POR QUÉ

Los investigadores afirman que leer un libro es beneficioso para el cerebro y la salud en general: mantiene la mente aguda, reduce el estrés en un 68% y aumenta la inteligencia.

CÓMO

Las investigaciones mencionadas solo se aplican a los libros de papel, así que leer un libro electrónico no te aportará esos beneficios. Puedes convertir en un hábito la lectura del libro en la cama, antes de ir a dormir, ya que la lectura de un libro también ayuda a que te duermas más rápido después.

45 • TIEMPO DE OCIO

Haz una revisión del trabajo que has hecho

POR QUÉ

Es importante que sepas qué tareas has terminado, para rastrear el progreso de un proyecto y estimar la cantidad de trabajo que tienes que hacer para la próxima semana.

CÓMO

Junta todas tus listas de tareas pendientes de la semana anterior y cuenta las marcas de verificación. ¿Has terminado todas las tareas previstas, o tienes que asignar y planificar algunas de ellas a las listas de tareas pendientes de la semana que viene? ¿Has terminado todas las tareas más importantes? Si no es así, márcalas como "urgentes" y asígnalas como tus primeras tareas el lunes por la mañana.

Revisa tu Informe semanal en Clockify, el que te dice cuánto tiempo has registrado cada día de la semana anterior.

Analiza los datos, para ver si has estado por debajo de la meta en algunos días. Piensa en las mejoras de tiempo que puedes hacer para el trabajo de la próxima semana..

46 • TIEMPO DE OCIO

Trabaja entre 2 y 4 horas los fines de semana

POR QUÉ

Aunque deberías dedicar la mayor parte de este tiempo a descansar, asignar algo de trabajo al fin de semana puede ayudarte a relajar tu carga de trabajo para la próxima semana.

CÓMO

Elige las tareas menos importantes, aquellas que te apartarán de las actividades más importantes de la próxima semana. Trabaja en ellas entre 2 y 4 horas el sábado y el domingo. Esto es suficiente para que hagas un trabajo significativo, pero también te deja suficiente espacio para las actividades no laborales, típicas del fin de semana.

47 • TIEMPO DE OCIO

Crea objetivos semanales

POR QUÉ

Crear una lista de tareas pendientes claras para la próxima semana te ahorrará tiempo, ya que tendrás una idea clara de lo que te espera en la semana siguiente.

Por ejemplo, será menos probable que te olvides de un informe importante que hay que entregar el viernes, ya que te darás tiempo para pensar en esta tarea y asignarla a un día determinado.

CÓMO

No hace falta que hagas una extensa lista de tareas pendientes incluidas para toda la semana: solo tienes que hacer una lista de los objetivos que tienes que conseguir y asignarlos a los días de la semana siguiente. Establecerás estimaciones de tiempo y plazos para su realización la noche anterior al día en que realmente trabajarás en ellos.

48 • TIEMPO DE OCIO/p>

Planea tu comida y ropa para la próxima semana

POR QUÉ

Pensar en las comidas y la ropa 10 minutos antes de necesitarlos puede llevar mucho tiempo y ser muy estresante, sobre todo si tienes prisa. Así que planificar con antelación seguro que te ayudará e incluso te hará ganar más tiempo para disfrutar de tu comida.

CÓMO

Tampoco hace falta que entres en demasiados detalles. Solo tienes que doblar las 5 prendas que quieres ponerte la semana que viene en algún lugar, para que sea fácil cogerlas cuando las necesites. Haz la compra el domingo y haz una idea aproximada del menú de la semana que viene.

49 • CONSEJOS GENERALES

Déjate el tiempo suficiente para terminar

POR QUÉ

Quizá te parezca una buena idea fijar plazos estrictos, porque estarás alerta todo el tiempo trabajando en ello, pero es una táctica estresante. Corres el riesgo de agotarte e incluso puedes sentirte tan estresado tratando de superar un plazo imposible que perderás la paciencia completamente.

CÓMO

Fija plazos más flexibles para tener suficiente tiempo para pensar en cada parte de la tarea mientras la realizas. Tendrás más tiempo para las revisiones y es probable que termines antes, lo que te subirá la confianza y te motivará para afrontar la siguiente tarea de tu lista.

50 • CONSEJOS GENERALES

Haz un buen uso de tu televisión

POR QUÉ

Reducir el tiempo que pasas viendo la televisión suena bastante común, pero los investigadores dicen que en realidad trabajas mejor con la televisión encendida de fondo. De este modo, tendrás el ruido de productividad perfecto para ayudarte a mantener la concentración en tu tarea.

CÓMO

Cuando empieces a trabajar en una tarea en tu casa, asegúrate de que la televisión está encendida y ponla a un volumen moderado: es el mejor volumen para el pensamiento creativo.

Otro estudio sugiere que también deberías elegir tu programa cuidadosamente: los mejores son los que tienen la gente hablando, ya que también ayudan a aumentar la creatividad, por lo que será más probable que resuelvas posibles problemas en las tareas.

51 • CONSEJOS GENERALES

No te apures con la tarea al final

POR QUÉ

Trabajar en una tarea cuidadosamente durante 7 horas seguidas y luego llevarla a cabo con prisa en la última media hora porque estás ansioso por terminar, puede arruinar tu duro trabajo previo. Tus cálculos finales pueden salir incorrectos, y tendrás que trabajar en el proyecto para encontrar qué y cuándo todo salió mal. Arreglarlo puede llevar aún más tiempo.

CÓMO

Cuando te sientas cansado y con ganas de terminar, no te apresures a llegar a la meta, sino tómate un pequeño descanso y piensa en algo que no sea el trabajo. Ve a por un refrigerio y tómate una taza de té o café. Una vez que vuelvas a trabajar, te sentirás renovado y será más probable que pienses con claridad y termines la tarea con calidad.

52 • CONSEJOS GENERALES

No visualices tu éxito

POR QUÉ

Una investigación demostró que las visualizaciones positivas, en las que te ves triunfando, quitan la energía a tu ambición, lo que hace que tengas menos probabilidades de triunfar. Si te ves a ti mismo alcanzando tu objetivo final, tu cerebro creerá que ya lo has alcanzado y perderás el ánimo y la concentración.

CÓMO

En vez de eso, la misma investigación sugiere que pruebes con visualizaciones críticas: piensa en tus obstáculos y contratiempos, e intenta ver el posible fracaso como algo normal. De este modo, estarás lo suficientemente alerta como para mantenerte concentrado, pero te sentirás menos estresado por el resultado de tu tarea.

53 • CONSEJOS GENERALES

No seas un perfeccionista

POR QUÉ

Si buscas el perfeccionismo en tu trabajo, lo más probable es que pases mucho tiempo ajustando cada detalle para que quede bien. Procrastinarás mientras esperas el momento perfecto para marcar tu trabajo como "hecho", perdiendo el tiempo que podrías haber destinado a otras actividades.

CÓMO

Establece objetivos realistas sobre tu desempeño laboral y piensa en tus errores como lecciones que te harán mejorar en el futuro. De esta forma, no temerás tanto a la imperfección y a los errores, y no dedicarás a las tareas más tiempo de lo necesario.

54 • CONSEJOS GENERALES

Di “No”

POR QUÉ

Asumir demasiadas responsabilidades provocará que no des lo máximo en tus tareas más importantes. Te sentirás desgarrado entre numerosas tareas y no tendrás tiempo suficiente para trabajar en todas ellas, lo que te dará malos resultados.

CÓMO

Cuando la gente te hace peticiones, piensa si tendrás tiempo para ellas. ¿Interfiere la elaboración de informes en todos los proyectos de este mes con la investigación que tienes que hacer para tu nuevo proyecto? ¿Y cuál de las dos tareas es más importante?

Prioriza tus tareas, haz estimaciones de tiempo y sé realista. Si ves que no vas a tener tiempo para una petición, dilo y explica brevemente por qué. La otra persona sabrá que debe delegar la tarea en otra persona, y tú tendrás tiempo para centrarte en asuntos más urgentes.

55 • CONSEJOS GENERALES

Haz parte de tu trabajo durante los desplazamientos

POR QUÉ

El camino de ida y vuelta al trabajo puede parecer una pérdida de tiempo, pero si trabajas en algunas de tus tareas mientras estás en el autobús o en tren, tendrás más tiempo para otras actividades una vez que llegues a la oficina.

CÓMO

Elige algunas tareas que puedas hacer sin la ayuda de tus compañeros. Estas pueden ser notas sobre errores que vas a revelar en tu próxima reunión de equipo, o los requisitos del cliente para un proyecto que tienes que leer y analizar. No hace falta que pases todo el viaje trabajando, pero una media hora puede ayudarte a aliviar la carga de trabajo.

56 • CONSEJOS GENERALES

Practica tu capacidad de realizar un trabajo profundo

POR QUÉ

El trabajo profundo es la capacidad de poner toda la atención en una tarea cognitivamente exigente, lo que te asegura terminar una tarea más rápido, pero con calidad.

CÓMO

Cal Newport habla con más detalle de este estado en su libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, pero aquí tienes las principales conclusiones:

• Evita las distracciones (sin teléfonos y redes sociales)
• Incluye rutinas y rituales en tu trabajo
• Dedica entre 1 y 4 horas a concentrarte en el trabajo (con tiempo, podrás pasar de 1 a 4 horas)
• Desconecta después

57 • CONSEJOS GENERALES

Convierte las tareas más importantes en hábitos

POR QUÉ

Lavarse los dientes o desayunar son hábitos sin esfuerzo en los que apenas piensas cuando los realizas, y te beneficiarás de convertir tu trabajo en un hábito. Sentirás que es una parte natural de tu día, así que rara vez tendrás problemas para abordar tus tareas habituales.

CÓMO

Si la eliminación de errores es tu principal responsabilidad, conviértela en un hábito estableciendo claramente las reglas y los pasos que darás cada día:

• Identifica si hay errores
• Encuentra errores en el código
• Arregla primero los errores de las funciones más utilizadas
• Arregla los demás errores en el orden en que los localices después

Trabaja en esta lista hasta que la eliminación de errores se sienta tan natural como lavarse los dientes: algo familiar y sencillo, con reglas claramente establecidas y manejables.

58 • CONSEJOS GENERALES

Establece recordatorios 15-30 minutos antes de una tarea

POR QUÉ

A veces necesitarás un poco tiempo de preparación antes de una actividad, como el tiempo de revisión de tus notas antes de una reunión. Entonces, querrás que te avisen de antemano para prepararte.

CÓMO

La mayoría de los calendarios en línea tienen la función de notificación de 15 a 30 minutos antes de una actividad, y Google Calendar es una buena opción para este propósito.