La guía definitiva para el análisis Pert

¿Qué es el diagrama PERT?

Bueno, hemos explicado lo que el acrónimo realmente significa, pero vamos a hablar sobre por qué la gente utiliza este método.

En la guía oficial, PERT se ha definido como “un conjunto de principios, métodos y técnicas para la planificación eficaz del trabajo orientado a objetivos, estableciendo así una base sólida para la programación, el cálculo de costes, el control y la replanificación eficaces en la gestión de programas”.

Una división de la marina estadounidense llamada Special Projects Office desarrolló el PERT en 1957.

Su intención era crear una estructura que pudiera representar una serie de eventos dentro de un cierto período de tiempo para el proyecto del submarino nuclear Polaris.

Debido al alto nivel de eficacia del método, al año siguiente, 1958, PERT se presentó en el informe resumido oficial y, por tanto, se hizo público.

Desde entonces, la popularidad del método se ha disparado, ya que sus métricas se pueden adaptar a los más diversos tipos de proyectos exigentes.

Existen 5 pasos en total para crear un diagrama PERT para un proyecto:

• Identificar todas las tareas
• Determinar las dependencias de las tareas
• Conectar las tareas
• Estimar los plazos
• Gestionar el desarrollo y el progreso del proyecto

¿Por qué deberías usar una calculadora PERT?

La respuesta simple a por qué deberías usar este método es: tendrás respuestas a todos los “¿y si…?” y estarás preparado para actuar pase lo que pase.

Más concretamente, el uso de PERT tiene 3 finalidades principales.

Vamos a explicar cada uno en más detalle.

Para visualizar mejor el calendario del proyecto

Para empezar, es un hecho que el 65% de las personas aprenden visualmente y esto es uno de los propósitos principales de los diagramas PERT: crear una representación visual del calendario del proyecto.

Al hacerlo, los gerentes de proyecto dividen los problemas complejos en tareas individuales.

De esta manera, resulta más fácil programar tareas, además de establecer cuáles son las dependencias.

El orden de las dependencias ayuda a los gerentes de proyecto a estimar todos los riesgos y retrasos potenciales para poder obtener la fecha final en el peor de los casos.

Además, la duración de un proyecto es siempre un dato necesario para desarrollar un plan presupuestario, así como cualquier otro recurso necesario.

Veamos un ejemplo sencillo: el proveedor se retrasa en la entrega de ciertos materiales para la construcción. Naturalmente, los trabajadores en el sitio no pueden empezar a trabajar en esa tarea, así que los gerentes deben encontrar una alternativa. Si no quieren causar más retrasos, pueden dirigir a los trabajadores a otras tareas que no requieran dichos materiales.

Para anticipar mejor las acciones de un proyecto (y su impacto)

Otra cosa genial sobre usar el análisis de PERT es que puedes hacerlo antes de que empiece el proyecto.

Los proyectos complejos normalmente requieren que múltiples tareas y actividades ocurren simultáneamente, ¿verdad?

Pues, el PERT te ayudará a descubrir cómo cada actividad influye en las demás.

Por ejemplo, piensa qué pasa si se produce un retraso en la ejecución de una tarea, si su finalización es necesaria para otras actividades.

Esto es algo que se denomina dependencia de tareas y significa lo siguiente: no uses solo el retraso obvio a la hora de hacer el cálculo.

La propia palabra "dependencia" implica que hay un orden específico de actividades. Es decir, un retraso (por ejemplo, la entrega de suministros) afectará a todas las actividades subsecuentes, provocando el efecto mariposa y posibles retrasos adicionales.

Para tener en cuenta la incertidumbre

Una representación visual de las dependencia de las permite así a los gerentes de proyecto comprender el riesgo de cada retraso separado en la ejecución de la tarea y su impacto en todo el proyecto.

De esta manera, pueden crear un plan B y desarrollar varias estrategias para mejorar su rendimiento y gestión del tiempo.

Para ser eficaz, la planificación de proyectos debe incluir la consideración de la incertidumbre e identificar las posibles amenazas.

¿Cómo funciona el PERT? ¿Cómo funciona la calculadora PERT?

La base de la funcionalidad del PERT depende de las 3 métricas más importantes, es decir, los tipos de estimaciones de tiempo.

Estas son:

• O: la más optimista (la versión ideal de la ejecución del proyecto, en la que todo sale bien, sin retrasos en ninguna parte del proceso)
• P: la más pesimista (el peor caso posible de la ejecución del proyecto, en el que todo sale mal y se retrasa cada actividad)
• M: la más probable que ocurra (la duración estándar y prevista de la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta las amenazas y oportunidades más comunes, basándose en la experiencia previa)

La fórmula de PERT toma en cuenta todo lo anterior y es la siguiente:

(O+4M+P)/6

Veamos ahora este ejemplo de las métricas para la ejecución del proyecto donde O = 12 meses, M = 14 meses, y P = 18 meses.

Entonces, el total sería (12+ 4*14 + 18) = 86, y tendremos el resultado cuando dividamos el total por 6.

Según el cálculo PERT, el tiempo estimado para la ejecución del proyecto es de 86/6 = 14,33 meses.

Lo que podemos ver de la fórmula es que hay 6 elementos en total y que el escenario más probable se cuenta 4 veces.

Por otro lado, los escenarios más optimistas y pesimistas se cuentan una vez cada uno, debido a la poca probabilidad de que ocurran.

Sin embargo, es posible que ocurran, y por eso los consideramos.

Hemos hablado sobre la ejecución del proyecto, pero hay algo más que convierte el PERT en un valioso recurso para la planificación del proyecto: los gerentes de proyecto pueden utilizar el PERT no solo para los proyectos, sino también para las actividades o tareas individuales.

Seguimiento del tiempo para las métricas PERT

Puesto que todas las métricas relevantes giran en torno a la duración, el seguimiento del tiempo es crucial durante el proceso. Naturalmente, para evaluar algo, primero tienes que medirlo. Las tarjetas de tiempo o las plantillas de planillas de horarios pueden ser una opción, pero no la ideal para los proyectos complejos.

Si te preguntas por qué, la respuesta es simple: obtener el informe que necesitas (recopilar y presentar la información de cada miembro del equipo y de los proyectos) te llevará mucho tiempo.

Aquí es cómo se ven las planillas de horarios en Clockify, cuando se generan automáticamente: basadas en las horas y minutos que registras/introduces.

Cualquier informe que no se genere automáticamente no será tan preciso, ya que seguirá existiendo margen para el error humano. Como puedes ver a continuación, los informes generados automáticamente tienen otras ventajas, como la clasificación por:

• Usuarios específicos
• Equipos
• Proyectos
• Fechas

Más información: Métodos de control del tiempo

¿Qué es la “desviación estándar” en el análisis de PERT?

Según las métricas anteriores, podemos calcular otro concepto estadísticamente relevante: la desviación estándar. Es una medida de la dispersión y señala cuánto se separan tus datos del valor medio.

Pero, ¿qué significa?

La desviación estándar se refiere a la desviación media de las estimaciones de tiempo. Señala cuán preciso son tus cálculos, y por lo tanto, es muy útil. La desviación puede ir en ambos sentidos, dependiendo de lo bien o mal que vaya el proceso. Es decir, el tiempo exacto puede ser más corto o más largo para el período de desviación.

La fórmula para calcular la desviación estándar es la siguiente:

(P-O)/6

Básicamente, cuanto menor sea el resultado, más precisa será la estimación.

Veamos el ejemplo anterior para este cálculo: O = 12 meses y P = 18 meses.

El cálculo de la desviación estándar sería: (18-12)/6 = 1 mes.

Ya hemos establecido que el tiempo estimado para la ejecución del proyecto es de 14,33 meses.

Esta estimación de tiempo para la ejecución del proyecto puede “desviarse” 1 mes, así que, es probable que el proyecto se termine en cualquier momento entre 13,22 meses y 15,22 meses.

¿Cómo calcular el plazo previsto más corto con PERT?

Veamos cómo funciona el método PERT y la forma en que ayuda a los gerentes de proyectos a estimar la duración más optimista. El proceso puede variar en función de la complejidad del proyecto, pero el núcleo siempre es el mismo.

El PERT se basa en una estimación de 3 puntos que ya hemos explicado y cuya representación visual nos ayuda a comprender el orden en una cadena de actividades.

El primer punto es el caso más optimista, así que ¿cómo se calcula?

No es exactamente ciencia espacial, pero los miembros de cada equipo tienen que dar estimaciones precisas sobre la duración de las tareas.

Cuanto más preciso sea el tiempo asignado a cada tarea, más precisos serán los resultados del PERT. Por eso es crucial el control del tiempo en la proyección.

¿Cómo calcular el último tiempo posible con PERT?

Por otro lado, el camino crítico representa lo contrario de lo que hemos hablado en el apartado anterior. Es el más pesimista, la secuencia de tiempo más larga para la ejecución de un proyecto.

Imagina que tu proyecto incluye 5 proveedores diferentes y que esperas que todos entreguen a tiempo y el mismo día.

Pero, todos llegan tarde. Como consecuencia, otros equipos no pueden hacer su trabajo, porque necesitan los suministros. Por lo tanto, muchísimas actividades planificadas quedarán suspendidas hasta que los suministros entreguen su parte. Ese período también debería incluirse en la proyección, aunque no haya actividades ni tareas realizadas.

Calcular el camino crítico significa tomar en cuenta cada posible retraso. Y, como debes saber, estimar adecuadamente el tiempo requerido puede ahorrarte dinero.

Además, no entregar tus proyectos a tiempo no es solo una pérdida de tiempo y dinero sino que también puede dañar seriamente tu reputación.

Ejemplo de usar la fórmula PERT en la gestión de proyectos

Vamos a mostrarte cómo es la fórmula PERT en un ejemplo. Para ello, utilizaremos un proyecto imaginario bastante simple, con una sola actividad.

Digamos que tienes que ir del punto A al punto B.

La estimación más optimista: según el kilometraje en distancia, el tiempo más corto posible para llegar al punto B es si vas por la ruta más corta posible, si no hay mucho tráfico y se pone en verde en todos los semáforos.

Digamos que son 30 minutos.

La estimación más pesimista: según el kilometraje en distancia, el tiempo más tardío posible para llegar al punto B es si vas por la ruta más larga posible debido a las obras en otras, si el tráfico es denso por la misma razón y si se pone en rojo en todos los semáforos.

Digamos que es 1 hora.

La estimación más probable: según el kilometraje en distancia y tu experiencia previa conduciendo por la ruta habitual, en ese momento del día no habrá mucho tráfico, pero habrá varios semáforos en rojo en tu camino.

Digamos que tardas 40 minutos en llegar a tu destino.

Ahora que tenemos toda la información relevante, vamos a hacer cuentas.

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Según los resultados, la estimación (el valor medio) es que tardarás 41,6 minutos (valor redondeado) en llegar a tu destino.

El valor de la desviación estándar implica que el tiempo puede ser hasta 5 minutos más corto o más largo, dependiendo de los elementos circundantes, como el tráfico.

Ahora imagina poder disponer de una estimación similar para proyectos complejos.

Suena genial, ¿verdad?

Cálculo PERT: ejemplo de un proyecto pequeño

Dado que el objetivo principal del análisis PERT es ayudar a los gerentes de proyectos a resolver problemas complejos, vamos a usar un ejemplo algo más complicado.

Se trata de un proyecto pequeño con varias actividades, cada una de las cuales tiene sus propias predecesoras y dependencias.

Pongamos un ejemplo. Supongamos que tenemos que ejecutar un proyecto de paisajismo en nuestro jardín. Para llevarlo a cabo, se requieren 13 actividades en total. De acuerdo con los predecesores y las dependencias, la lista de actividades y las estimaciones de tiempo (en horas) para nuestro proyecto imaginario tendrían este aspecto:

Una vez que enumeres y estimes la duración de cada actividad, podrás obtener una estimación de la duración total del proyecto, en los tres casos: optimista, más probable que ocurra y pesimista.

Utilizarás el total para hacer cuentas y obtener la estimación PERT y la desviación estándar.

Y como ya te hemos proporcionado la calculadora, no tendrás que utilizar la fórmula ni hacer los cálculos tú mismo.

Lo que podemos concluir de la tabla anterior es que, según el cálculo PERT, el tiempo necesario para completar todas las actividades de este proyecto en concreto será entre 1337 y 1772 horas.

Resumen del análisis PERT

Como todos sabemos, la vida está llena de incertidumbres. Por muy minuciosamente que planifiquemos nuestro calendario, pueden ocurrir muchas cosas que lo alteren. Por eso, siempre nos esforzamos por estar lo mejor preparados posible.

Y ese es exactamente el objetivo del análisis PERT: ayudar a los gerentes de proyectos a eliminar, o al menos minimizar, la incertidumbre.

La representación visual del calendario del proyecto, incluidas las actividades y las dependencias de las tareas, te ayudará a alcanzar tus metas y objetivos.

Para obtener los mejores resultados y poder entregar proyectos complejos a tiempo, es vital combinar PERT con un método de control del tiempo de tu preferencia.

Con una solución de software libre como Clockify, podrás:

• Obtener los resultados de tiempo más precisos
• Seguir el progreso por proyectos separados
• Realizar un seguimiento de los gastos
• Realizar un seguimiento de los equipos