Más de 35 preguntas sobre planillas de horarios, respondidas

LAS BÁSICAS

¿Qué es una planilla de horarios?

Una planilla horaria es el registro de la cantidad de tiempo que un empleado ha pasado trabajando durante un período de tiempo fijo, como un día, una semana o un mes. También es un registro de la cantidad de tiempo que un empleado ha pasado trabajando en un proyecto o cliente en particular.

Normalmente, los empleados suelen llenar las planillas de horarios, aunque esto depende de la política de planillas horarias de la empresa; en algunos casos, el gerente, el supervisor o el empleador llenan la planilla de un empleado.

02. ¿Quién inventó las planillas horarias?

A Christiaan Huygens se le atribuye la invención del primer reloj (el reloj de péndulo) en 1656, pero el primer nombre en la historia que se vincula con el concepto moderno de una planilla horaria es Williard Bundy. Él fue quien inventó y luego patentó el primer reloj mecánico automático en la década de 1880.

Hoy en día, muchas empresas usan un sistema basado en tarjetas de tiempo similar al introducido por Bundy; de hecho, todo el sistema de reloj de tiempo que usamos hoy a menudo se denomina reloj Bundy.

Lo que es interesante es que en la época de Bundy, muchos profesionales que hoy en día suelen trabajar por horas (como ingenieros, abogados y arquitectos) solían ignorar el concepto del reloj de cobrar por hora y preferían cobrar por trabajo.

03. ¿Cómo llenar las planillas de horarios y cómo funcionan?

Los formularios de planillas horarias generalmente requieren que los empleados introduzcan el tiempo que pasan en el trabajo, con énfasis en el tiempo que pasan trabajando para clientes particulares y en proyectos particulares.

Aunque ese no es el propósito exacto de una planilla horaria, el supervisor también puede inferir las horas en que los empleados llegaron al trabajo y se fueron, así como las horas en que tomaron descansos.

Estos datos se introducen por día y los totales diarios se suman luego para obtener los totales semanales y mensuales de los proyectos.

Esa es la esencia, pero los datos exactos requeridos por la planilla horaria están determinados por el tipo de planilla que necesitas completar.

04. ¿Cuáles son los tipos de planillas de horarios?

Por lo general, distinguimos las planillas horarias según el período de tiempo que cubren y la información que requieren:

• Planillas horarias mensuales
• Planillas horarias quincenales
• Planillas horarias semanales
• Planillas horarias bisemanales
• Planillas horarias diarias para empleados
• Planillas horarias diarias para supervisores
• Planillas horarias del proyecto

Descarga las plantillas de planillas horarias

05. ¿Por qué tengo que llenar una planilla horaria?

Hay varias razones por las que las planillas horarias son tan importantes para una empresa:

• Te ayudan a facturar con mayor precisión
• Te ayudan a realizar un seguimiento de los costes del proyecto
• Ayudan a medir el desempeño de los empleados
• Te dan una idea de tu eficiencia en el trabajo
• Ayudan a ahorrar dinero al medir el presupuesto estimado del proyecto con la realidad de tu proyecto en curso

Y, quizás lo más importante, te ayudan a que te paguen por tu trabajo de manera adecuada: las planillas horarias que se llenan con precisión y a tiempo se requieren a menudo para el procesamiento de la nómina.

06. ¿La planilla horaria es una tarjeta para fichar?

Las planillas horarias y las tarjetas para fichar se usan a menudo como sinónimos; después de todo, ambos representan un registro de las horas dedicadas al trabajo.

Sin embargo, una planilla horaria registra más datos que una tarjeta para fichar tradicional:

1. Una tarjeta para fichar (o una tarjeta de tiempo) es una tarjeta con marca de tiempo destinada únicamente a registrar las horas de inicio y finalización del empleado en el trabajo; es básicamente un sistema simple de fichaje (inicio y final). Los empleados solían usar tarjetas perforadas con el fin de hacer clic para iniciar y finalizar, pero hoy en día usan calculadoras automáticas de tarjetas de tiempo o software de seguimiento del tiempo para este propósito.
2. Una planilla horaria permite el registro de varias tareas y proyectos en los que se trabajó durante un período de tiempo fijo, con el fin de contabilizar el proyecto, la facturación del cliente y el procesamiento de la nómina. Aunque esa no es su función principal, una planilla horaria también registra las horas en que los empleados llegan al trabajo y se van a casa.

07. ¿Qué es una aplicación de planilla horaria?

Una aplicación de planilla horaria es una solución electrónica para añadir tiempo en una planilla de horarios: obtienes una plantilla de planilla horaria lista para usar donde puedes añadir tiempo para proyectos y tareas, con un par de clics.

Más tarde, puedes descargar e imprimir tus planillas horarias rellenadas, copiar plantillas de planillas de horarios para usarlas en semanas futuras, eliminar y editar los proyectos y tareas en las que has trabajado, así como navegar a través de diferentes semanas anteriores de planillas completadas.

08. ¿Qué es el cumplimiento de planilla horaria?

El cumplimiento de planilla horaria está vinculado con una serie de leyes y agencias federales importantes, concretamente la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA).

Todos los empleados que se rigen por las normas y reglamentos de la FLSA (también conocidos como empleados no exentos) deben cumplir con la FLSA. Las reglas y regulaciones que deben cubrirse para que la empresa cumpla con la FLSA incluyen:

• El número de horas trabajadas por semana
• El número de horas extras aprobadas por semana
• La cantidad de tiempo de baja por enfermedad y tiempo libre remunerado

Las empresas que forman contratos con el gobierno de los EE. UU. deben cumplir con DCAA y sus responsabilidades incluyen:

• Mantenimiento de un registro de auditoría de todos los cambios en la planilla horaria
• Aprobación de planillas horarias rellenadas
• Realización de informes regulares y completos

Para obtener más información sobre cómo mantener tus planillas de horarios en conforme, consulta nuestras guías para el cumplimiento con la FLSA y DCAA.

09. ¿Las startups realmente necesitan un software de planilla horaria para realizar el seguimiento de los empleados y el desempeño del proyecto?

Por poder, las startups realmente no necesitan seguir ninguna regla rígida, pero el uso de un software de planilla horaria puede tener una serie de beneficios irrefutables para tu negocio prometedor.

Si tu equipo de startup completa sus planillas de horarios regularmente, podrás:

• Facturar a los clientes de manera fácil y correcta
• Pagar a tu equipo correctamente
• Controlar el coste del proyecto
• Minimizar el tiempo dedicado a los detalles menos importantes de tu negocio
• Maximizar el tiempo dedicado al pensamiento estratégico destinado a llevar tu startup al siguiente nivel

Además, el elemento de transparencia que brinda completar las planillas horarias te ayudará a manejar adquisiciones y fusiones, así como a compilar registros precisos que sirvan como prueba del trabajo y el progreso de tu empresa emergente; dichos registros pueden ser cruciales para ganarse a posibles inversores.

10. ¿Cuál es la relación entre el software de planillas horarias y la productividad?

Se ha demostrado que el seguimiento del tiempo con el software de planilla horaria aumenta la productividad y tiene una serie de beneficios relacionados con el rendimiento para una empresa.

Algunos de estos beneficios incluyen:

• Desalentar la multitarea
• Mejorar el enfoque en tus prioridades
• Fomentar la priorización
• Mantenerse organizado y a tiempo
• Aumentar la responsabilidad y la transparencia del equipo
• Minimizar el robo de tiempo

En teoría, podrías lograr excelentes resultados de trabajo sin el software de planillas horarias: haciendo que tus empleados llenen las hojas de horas en papel con un bolígrafo o utilizando un método de registro de horas no electrónico diferente.

Sin embargo, el software de planillas horarias es el elemento de registro de horas que facilita una mejor productividad y gestión del tiempo al automatizar estos procesos, haciendo que todo sea más fácil y eficiente.

EL ASPECTO FINANCIERO

11. ¿Por qué es importante una planilla horaria para la nómina?

Uno de los usos principales de las planillas horarias completadas es calcular la nómina: la nómina se calcula en función de las horas de trabajo añadidas a la planilla horaria. En esencia, así es como funciona:

1. Los empleados completan sus planillas horarias
2. Se suman los tiempos que trabajaron los empleados durante una semana o un mes
3. La suma total por empleado se convierte a formato decimal y se multiplica por sus respectivas tarifas por hora (por ejemplo, 8,5 x $60 = $510)

Una vez más, puedes realizar estas acciones a través del cálculo manual (si tu empresa utiliza hojas de horas físicas para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados), pero automatizar el cálculo con un software de seguimiento del tiempo es la solución mucho más rápida y precisa.

12. ¿Qué es la atestación de la planilla horaria?

La atestación, por definición, significa "evidencia o prueba de algo", y la atestación de la planilla horaria te ayuda a demostrar que tu empresa cumple con las reglas y regulaciones estándar con respecto a los salarios y las horas trabajadas. La atestación de la planilla horaria también ayuda a reducir el riesgo de responsabilidad.

La mejor manera de garantizar la atestación de la planilla horaria es añadir una cláusula de atestación a tu política de planillas horarias; al hacerlo, deberás:

• Decidir que los empleados deben atestiguar y luego ser claro al respecto en tu cláusula
• Decidir sobre los procesos necesarios para implementar la política: esto incluye una auditoría de los procesos de la política anterior y asegurarse de que se implementen los procesos que facilitan la nueva política
• Asegurarte de que la documentación sea consistente
• Decidir sobre las prácticas disciplinarias que caerán sobre los empleados que abusan con frecuencia de la política de atestación
• Decidir sobre las formas de investigar los problemas con la implementación de los procesos
• Capacitar a tus gerentes y supervisores para seguir e investigar problemas con la política de atestación

13. ¿Cómo calcular las ganancias en base a una planilla de horarios?

Calcular las ganancias en base de una planilla horaria es fácil, especialmente si estás utilizando un software de planilla horaria automatizado; por ejemplo, si quieres calcular las ganancias que has obtenido en un proyecto en particular:

1. Define tu tarifa por hora para ese proyecto
2. Introduce todo el tiempo que has dedicado a ese proyecto

Una vez que introduzcas tus datos, sólo tendrás que ver cómo el tiempo que has dedicado a trabajar en ese proyecto se multiplica automáticamente con tu tarifa por hora; los números totales son tus ganancias para ese proyecto.

14. ¿Cómo facturar una planilla de horarios?

Elige un software de facturación fácil de usar de una lista de herramientas de facturación probadas.

Añade el número que representa la suma total de las ganancias de tu proyecto de tu software de planilla horaria a la factura. Agrega la información adicional requerida por el formulario de factura, como el número de factura, los elementos de la factura, la fecha de pago, etc.

Una vez que hayas rellenado tu formulario de factura, envíalo al cliente.

LOS ASUNTOS LEGALES

15. ¿Es una planilla horaria un documento legal?

De acuerdo con la política de planillas horarias, las planillas son un documento legal, considerando que son la fuente de las transacciones de nómina, así como una parte fundamental en la facturación del cliente.

Sirven como base legal para garantizar que los empleados reciban la compensación, los beneficios y el tiempo libre a los que tienen derecho.

16. ¿Cuándo tengo que llenar una planilla horaria? ¿Y cuándo tengo que entregarla?

Esto depende de tu empresa; como lo demuestran las diversas plantillas de planillas de horarios disponibles, las empresas generalmente solicitan que las planillas horarias se envíen diariamente, semanalmente, quincenalmente o mensualmente.

La hora exacta y la forma de enviar tus planillas horarias dependerán de la política de planillas de horarios de tu empresa.

En cualquier caso, es mejor que rellenes tus planillas diariamente, mientras las tareas y proyectos exactos en los que has trabajado y el tiempo que has dedicado a ellos están frescos en tu mente. Luego deberás enviar tus planillas horarias completas para su aprobación al aprobador de planillas de horarios asignado, antes de la fecha límite prescrita por la política.

17. ¿Cómo prevenir el fraude en la planilla horaria en tu empresa?

Los fraudes en las planillas horarias en las empresas incluyen el aumento de las horas de trabajo, la falsificación de entradas de datos y los errores causados por un retraso en completar las planillas; estrictamente hablando, es posible que los errores no sean engaños, pero los organismos legales aún pueden verlos como tales. Todos conducen a la pérdida de dinero y la reducción de la confianza en el departamento del empleador/gerente/empleado.

Es posible que no puedas detener por completo el fraude de planillas de horarios en tu empresa, pero puedes minimizarlo en el futuro al:

• Hacer políticas claras de planillas horarias - con énfasis en las consecuencias que traerá el ignorar las políticas
• Usar planillas horarias electrónicas: para minimizar todos los errores cometidos involuntariamente
• Definir las reglas internas de control e informes de gestión - para ayudar a identificar irregularidades en la nómina, exceso de horas de trabajo y presupuesto excedido desde el principio

Lo que es más importante, deberás establecer medidas disciplinarias para los infractores: una vez que las personas conozcan las consecuencias de sus acciones, es más probable que actúen de manera apropiada para evitar dichas consecuencias.

18. ¿Puede un empleador retener el pago de los empleados asalariados por una planilla horaria tardía? ¿Me pagarán si no lleno mi planilla horaria?

En resumen, sí y no.

A veces, un empleado puede mantener a la espera o retrasar el pago para motivar a los empleados a completar sus planillas horarias a tiempo en el futuro. Otras veces, el empleador puede tener problemas para pagarle al empleado por ese día; la falta de planilla horaria también significa que no hay prueba de que se trabajó ese día.

Sin embargo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) establece que un empleador debe pagar a los empleados por todas las horas regulares planificadas para ese día, y un empleado que no entregó su planilla no es una excepción.

A pesar de ello, las leyes y reglamentos de la FLSA también exigen que todos los empleados cubiertos por la FLSA entreguen sus planillas de horarios para que la empresa cumpla con las normas. Por lo tanto, es mejor comunicar la importancia de entregar las planillas de los empleados. Además de cumplir con las normas, estas planillas horarias también ayudan a que los empleados por horas reciban el pago de las horas exactas que trabajaron, más las horas extras que les corresponden.

19. ¿Cómo llenar la sección de descanso de mi planilla horaria de trabajo?

De acuerdo con la ley federal, el empleador no está obligado a dar descansos a los empleados fuera de la hora del almuerzo, pero las leyes estatales pueden exigir descansos breves, entre 5 y 20 minutos. Para asegurarse de que los empleados no tomen más de los descansos permitidos, el empleador puede solicitar que se añadan todos los descansos breves a la planilla horaria.

Si valoramos la cuestión desde un punto de vista práctico, puedes aprovechar estos breves descansos para ir al baño, prepararte un café o hacer algún recado personal rápido.

Para realizar un seguimiento del tiempo en un descanso breve en Clockify, simplemente crea un proyecto llamado "Tiempo de descanso" en la sección Proyectos de la aplicación; cada vez que tomes un descanso, añade una descripción a tu descanso y luego añádelo al proyecto "Tiempo de descanso". De esta manera, permanecerás transparente en lo que respecta al tiempo que dedicas a los descansos, pero también obtendrás una visión personal de si estás dedicando demasiado tiempo a estos descansos.

La FLSA no exige una compensación por los descansos inferiores a 20 minutos, y el descanso oficial para el almuerzo suele ser tiempo no remunerado; sin embargo, aún debe añadirse a la planilla horaria por razones de cumplimiento.

20. ¿Puede un empleador cambiar una planilla de horarios?

En esencia, sí.

La FLSA requiere que las empresas mantengan registros de las planillas horarias de sus empleados no exentos, pero no requiere que los empleados construyan sus registros y responsabiliza al empleador por todos los problemas con las planillas de los empleados.

Debido a esto, los empleadores tienen la discreción de cambiar los registros de tiempo de sus empleados; sin embargo, deben asegurarse de que los registros de tiempo sean fieles al tiempo que trabajaron los empleados.

En la práctica, son principalmente los empleados los que introducen sus planillas horarias de acuerdo con las horas que trabajaron ese día, pero si resulta que el empleado olvidó introducir la hora de inicio o finalización de un día, el empleador puede hacerlo por él/ella.

Sin embargo, tales cambios deben hacerse con cuidado, y hay un cambio que un empleador no puede hacer en la planilla de un empleado: reducir la cantidad de horas que trabajaron los empleados por hora no exentos para evitar pagarles las horas extras que les corresponden.

21. ¿Se considera confidencial mi planilla horaria de trabajo?

Depende de la información cubierta en la planilla horaria.

Si la planilla de horarios solo contiene información sobre las horas que trabajaron los empleados, generalmente se rige por la Ley de Registros Públicos; dichas planillas se utilizan para la nómina y se consideran registros financieros en lugar de personales, lo que significa que no se deben tratar como confidenciales.

Sin embargo, si la planilla horaria contiene información etiquetada como personal (como evaluación de desempeño, tiempo de permiso, tiempo de compensación, números de seguro social, etc.), las planillas de horarios se consideran confidenciales, lo que significa que está prohibido que el gobierno local proporcione acceso a ellas.

22. El empleador ha estado usando planillas de horarios incorrectas. ¿Cómo puedo recuperar los salarios faltantes?

Los empleados cubiertos por la FLSA pueden sufrir uno o más de los siguientes problemas debido a planillas horarias defectuosas:

• Salarios mínimos no pagados
• No ser pagado por todas las horas trabajadas
• Clasificación errónea de empleados
• No cobrar las horas extras correctamente

Aunque los delitos enumerados requieren acciones legales de acuerdo con la FLSA, también existen ciertas excepciones a estas reglas que hacen que las discrepancias en tus planillas horarias sean legales; en caso de confusión o disputa, consulta a tu abogado antes de hacer acusaciones directas.

23. El empleado mintió significativamente en su planilla horaria: ¿cómo puedo protegerme en caso de su despido?

Si te preocupa que tus empleados estén inflando sus horas reales trabajadas, hay un camino claro que puedes seguir:

• Primero, verifica la política de tu empresa al respecto: si no hay cláusulas que cubren el tema de la falsificación de planillas horarias, añádelas tú mismo
• Ya sea que exista una política oficial o no, es probable que tu empresa haya enfrentado problemas similares en el pasado; por lo tanto, consulta con tu departamento de recursos humanos qué hacer
• Antes de tomar medidas disciplinarias, habla primero con el empleado y escucha su versión de la historia; tal vez descubras que hubo un error honesto en juego
• Elige e implementa una acción correctiva: si se trata de un primer infractor, emitir una advertencia verbal o escrita es un gran comienzo. Sin embargo, si los problemas persisten, es posible que debas recurrir a acciones más severas, incluso la terminación

Si has incluido esta cláusula sobre la falsificación de planillas horarias en tu política de planillas horarias, estarás seguro de que tus empleados saben qué tipo de acciones con respecto a sus planillas los llevarán al despido, y depende de ellos si se trata de eso.

24. ¿Cómo medir la producción creativa de los trabajadores que no completan la planilla de horarios?

Si tus empleados no completan sus planillas horarias para medir su producción creativa, aún puedes guiarlos hacia los resultados que quieres al:

• Definir una mapa de ruta para tu proyecto o el producto que estás desarrollando
• Asignar las tareas directamente a los miembros de tu equipo y luego pedirles que hagan estimaciones de tiempo para completar las tareas
• Revisar el progreso de la tarea de forma regular, a través de reuniones permanentes

Sin embargo, completar las tareas de la Mapa de ruta en un orden aleatorio y tener una política tolerante sobre el control del progreso puede perjudicar el proyecto y la productividad de tus empleados a largo plazo, por lo que completar las planillas horarias es menos complicado al realizar un seguimiento y mantener el progreso del proyecto, incluso para la producción de los trabajadores creativos.

25. ¿Es importante la precisión diaria de una planilla horaria si la verificación final es la misma?

En palabras cortas y precisas, sí lo es.

Mantener planillas horarias precisas es vital para facturar a los clientes con precisión y establecer una excelente relación profesional con ellos: si el cliente exige una prueba del trabajo realizado cuando ocurre un problema, podrás enviarle las planillas con un par de clics.

Sin embargo, si surge un problema y tus planillas no son suficientemente precisas y acertadas para que puedas probar tu punto, una serie de problemas puede ocurrir en tu negocio, incluso si tienes razón.

Por ejemplo, puedes perder el contrato, el cliente puede pedir un reembolso de dinero e incluso puedes ser multado. En el peor de los casos, el gerente y/o los empleados pueden ir a la cárcel bajo el cargo de fraude.

26. Mentí en mi planilla horaria y me atraparon. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Mentir sobre tu planilla horaria puede causarte serios problemas.

Por ejemplo, estás obligado por la política de la empresa a llegar al trabajo a las 7:00 a.m., pero llegas a las 7:20 a.m. y sigues escribiendo que llegaste a las 7:00 a.m. En ese momento, hay testigos que te preguntan si escribiste que llegaste al trabajo a las 7:20 a.m., mientes y dices que sí, pero sabes que hay una forma fácil de verificarlo.

Tu mejor solución es evitar cometer tales errores de juicio: si llegas a las 7:20 a pesar de saber que deberías haber llegado a las 7:00, es mejor que lo reconozcas lo antes posible. Recuerda, las consecuencias de llegar tarde suelen ser menores (especialmente si es tu primera ofensa) que si mintieras al respecto y luego te atraparan.

27. ¿Puedo completar una planilla de horarios para otra persona?

Completar una planilla horaria y añadir tiempo para otros es legal, especialmente si es tu supervisor quien completa tu hoja para fines de nómina.

Sin embargo, aún deberás verificar la precisión de tu planilla horaria; si hay inconsistencias, deberás notificar y hablar con el supervisor. Si todo es correcto, por lo general también deberás firmar legalmente la planilla, marcándola como aprobada por ti, es decir, la persona que trabajó dichas horas.

28. Un empleador anterior se niega a darme copias de los registros de planillas horarias. ¿Cómo puedo obtenerlas?

Por ley, tu empleador está obligado a proporcionarte acceso a tus planillas horarias, especialmente si aún no se te ha pagado por ese tiempo; además, algunos estados requieren que el empleador que no te pagó las horas que trabajaste a tiempo finalmente pague hasta 3 veces tu salario oficial + honorarios de abogado.

Por lo tanto, si tienes algún problema con tu ex empleado que se niega a darte copias de tus registros de planillas de horarios, lo mejor es que consultes a un abogado especializado para que te asesore sobre las acciones adicionales que debes tomar.

29. ¿Cómo evitar que un usuario llene planillas horarias para proyectos antiguos?

Si te preocupa que tus empleados puedan añadir entradas de tiempo adicionales a un proyecto ya completado y facturado, lo que resultaría en inconsistencias en los registros de tiempo de tu empresa, deberás tomar precauciones; puedes hacerlo con Clockify:

• Puedes bloquear tus planillas horarias antes de un cierto período de tiempo
• También puedes poner un bloqueo automático en tus entradas de tiempo que se activan después de un punto fijo (por ejemplo, puedes configurar el bloqueo automático para que entre en acción el miércoles y bloquear la edición de las entradas de tiempo de las dos semanas anteriores) - es genial si estás preocupado por olvidarse de bloquear las planillas manualmente

LAS VACACIONES

30. ¿Cuándo se celebran los días festivos estatales?

Si la fiesta nacional cae en sábado, se observa el viernes anterior para los trabajadores que trabajan de lunes a viernes. Si la fiesta nacional cae en domingo, se observará el lunes siguiente.

Estos son los días festivos nacionales que tu empresa deberá tener en cuenta:

• Día de Año Nuevo (1 de enero)
• Día de Martin Luther King, Jr. (tercer lunes de enero)
• Día de los Caídos (último lunes de mayo)
• Día de la Independencia (4 de julio)
• Día del Trabajo (primer lunes de septiembre)
• Día de los Veteranos (11 de noviembre)
• Día de Acción de Gracias (cuarto jueves de noviembre)
• Viernes Negro (Día después de Acción de Gracias)
• Día de Navidad (25 de diciembre)

Las leyes federales, estatales y locales no exigen que se paguen las ferias nacionales de EE. UU., ni que la empresa cierre durante esos días; en la práctica, ya sea que estos feriados sean pagados o no, ya sea que la empresa trabaje en estos días festivos o no, depende de la política de la compañía individual.

En relación con eso, las reglas de la planilla horaria también difieren: si es un día laboral normal en tu empresa, debes añadir horas a tu planilla horaria como lo harías con cualquier otro día laboral. Si tu empresa está de permiso no retribuido o retribuido por el día, márcalo como tal en tu planilla.

31. ¿Qué pasa si eres un contratista con una semana de vacaciones pagadas y horas extras? ¿La semana de vacaciones es 0 horas en una planilla horaria o se incluye en las horas extras?

Los contratistas a menudo tienen un acuerdo con respecto a las horas extras que trabajan; por ejemplo, puedes tener un contrato de 48 horas por semana durante el transcurso de 20 semanas. Todo lo que supere ese número se considera tiempo extra.

Sin embargo, cuando también tienes 1 semana de vacaciones pagadas durante el transcurso de las 20 semanas, puede ser difícil decidir cómo clasificar este tiempo en tu planilla de horarios: ¿bajo el tiempo total del proyecto o como vacaciones?

Esta es otra pregunta sobre la planilla horaria que depende únicamente de la empresa con la que estás contratado para trabajar: algunas empresas contarán las 48 horas de la semana de vacaciones como vacaciones (es decir, tiempo separado del proyecto), y otras lo contarán como parte del tiempo total del proyecto. Si no estás seguro de cómo añadir este tiempo a tu planilla horaria, pregúntele al personal correspondiente en tu empresa contratada.

FLUJOS DE TRABAJO DE PLANILLAS HORARIAS

32. ¿Cómo programar una planilla horaria?

Para asegurarte de que tu sistema de planilla horaria funcione como un reloj, deberás diseñar un horario en el que tu equipo tenga que registrar una cierta cantidad de horas de trabajo dentro de un período de tiempo fijo. Para programar una planilla de horarios, deberás configurar un sistema de recordatorio que se asegure de que los empleados registren sus horas de trabajo en la cantidad programada.

En Clockify, puedes establecer objetivos de seguimiento de tiempo para tu equipo y luego hacer que se les recuerde automáticamente por correo electrónico si aún no han registrado el mínimo diario/semanal de horas en sus planillas.

33. ¿Qué pone la gente en la planilla horaria cuando va al baño?

Los descansos para ir al baño tienden a caer dentro de los descansos breves; como tales, se tratan como pagos no pagados de acuerdo con las reglas y regulaciones de la FLSA que no exigen el pago de descansos de menos de 20 minutos.

De acuerdo con eso, algunos empleadores requieren que los empleados registren sus descansos para ir al baño, o que simplemente cierren la sesión durante el tiempo de descanso y vuelvan a encender sus cronómetros solo una vez que reanuden el trabajo; a los empleados no se les paga por este tiempo.

Sin embargo, el empleador puede meterse en problemas por no pagar los descansos para ir al baño: una empresa de Pensilvania fue demandada y tuvo que pagar $1,75 millones por exigir a sus empleados que se ausentaran durante los descansos para ir al baño.

Si eres un trabajador autónomo que factura por hora, esencialmente depende de ti mismo decidir cómo manejar el tiempo de descanso en tus planillas horarias; una opción es usar un temporizador Pomodoro para tu trabajo y dividir tu jornada laboral en sesiones de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos que luego se te recordarán automáticamente. Luego, puedes usar los intervalos de tiempo de 5 minutos para ir al baño cuando sea necesario.

34. ¿Cómo crear una planilla de horarios en Jira? ¿O en otras herramientas populares de negocios y gestión de proyectos?

Para crear y exportar rápidamente datos de Jira y otras herramientas de negocios y gestión de proyectos populares para propósitos de planillas horarias, simplemente utiliza las extensiones de Clockify para Chrome o Firefox.

Podrás realizar un rastreo del tiempo en las tareas de Jira y sincronizarlas automáticamente con la versión web de Clockify, donde podrás exportarlas en forma de planilla de horarios a Excel y CSV con un par de clics.

35.¿Cómo añadir horas extras a una planilla horaria?

Una semana laboral estándar suele ser de 40 horas por semana como mínimo: el número real de horas laborales estándar por semana depende de la política de tu empresa. Todo lo que supere ese tiempo se considera tiempo extra.

Los empleados asalariados generalmente están exentos de las reglas y regulaciones de la FLSA y, por lo tanto, no tienen derecho al pago de horas extras, pero los empleados por horas no exentos tienen derecho al pago de horas extras y deben tener mucho cuidado al añadir este tiempo a sus planillas horarias.

Una forma eficiente de sumar y calcular el pago de horas extras es usar una calculadora de tarjeta de tiempo: podrás establecer tu pago de horas extras y hacer que tus horas extras se calculen automáticamente en función de tu tarifa de horas extras.

AUTOMATIZAR PLANILLAS DE HORARIOS

36. ¿Cómo crear una planilla horaria simple en Google Sheets o Excel?

Si estás interesado en crear tus propias planillas horarias simples en Google Sheets o Excel con fórmulas que calculan automáticamente tus horas de trabajo, tenemos una guía extensa sobre el tema que puedes leer y seguir aquí.

37. ¿Cómo podemos automatizar la compilación de planillas horarias en toda la empresa?

Automatizar la compilación de planillas horarias en toda la empresa solo es posible mediante el uso de un software de planillas horarias; de esta manera, todas las planillas de los empleados se agrupan, ordenan y organizan en un lugar seguro.

Los empleados inician sesión en el software a través de sus cuentas personales y completan sus planillas; tú, como administrador, puedes rastrear y analizar el progreso de tu proyecto en tiempo real.

38. ¿Hay algún recordatorio divertido de las planillas horarias por ahí?

¡Claro que hay! Puedes encontrar muchos memes divertidos de planillas horarias para recordar a las personas que envíen sus planillas aquí.

39. ¿Qué es un excelente software gratuito de planilla horaria y rastreo del tiempo

Como se enfatizó anteriormente en estas respuestas, nuestra aplicación gratuita de seguimiento del tiempo y planillas horarias Clockify es una opción efectiva para rastrear los días y las horas trabajadas.

Obtendrás un software confiable de mantenimiento de registros que podrá almacenar meses y años de datos de planillas horarias, para una cantidad ilimitada de usuarios, proyectos, tareas y clientes.

Dentro de la página de planilla horaria de la aplicación, podrás:

• Definir tus tarifas horarias
• Añadir, eliminar y editar filas de planilla horaria
• Añadir tantos proyectos por día como necesites
• Hacer que todo el tiempo que añades a la planilla se calcule automáticamente, con tus ganancias calculadas en función de tus tarifas por hora, y luego se mostrarán en la sección Informes de la aplicación
• Copiar una plantilla de planilla horaria con proyectos de la semana pasada y simplemente completar la plantilla con nuevos datos esta semana
• Crear plantillas de planillas horarias que puedes usar en cualquier momento
• Añadir tiempo para otros a través de la opción Compañeros de equipo

También podrás ver todas las entradas de tu planilla de horarios en una vista compacta (para un formato más económico para imprimir), así como exportar los datos de tu planilla en Excel, CSV y PDF.