Rastreo de tiempo en hoja de cálculo

Método para rastrear el tiempo en una hoja de cálculo

El rastreo del tiempo en una hoja de cálculo es de vital importancia para mantener los registros del tiempo de trabajo de forma clara, limpia y fácilmente accesible, más tarde necesitarás estos datos para los RR.HH. y la nómina, la facturación a los clientes, el cumplimiento del gobierno (DCAA, FLSA), y los informes de estado del proyecto que envías a los clientes.

El método de seguimiento del tiempo en hoja de cálculo implica introducir el tiempo que dedicas a las tareas en una plantilla de hoja de cálculo.

Dependiendo de lo que quieras ver en tu informe de planilla horaria puedes abrir una hoja de cálculo de Excel o Google y añadir "Hora de inicio", "Hora de finalización", "Tarifa horaria", "Cliente", "Actividad", "Total de horas trabajadas", "Horas extras", "Cantidad ganada" y otros parámetros que necesitas.

Luego, tendrás que introducir manualmente estos datos, antes de enviar la hoja de cálculo para su aprobación a tu supervisor con regularidad (normalmente de forma semanal, bisemanal y mensual).

Plantillas de tiempo de hojas de cálculo

Puedes descargar plantillas gratuitas de hojas de cálculo (como Excel o Google Sheets) y rellenarlas.

Mensual Semanal Diaria para empleado Diaria para supervisor Proyectos

Hoja de cálculo mensual

Hoja de cálculo de rastreo de tiempo mensual con: hora de inicio, hora de finalización, inicio de almuerzo, fin de almuerzo, horas de vacaciones/enfermedad, horas regulares, horas extras, total de horas trabajadas, totales mensuales y paga, y tarifa por hora.

Descarga: Excel • Google Sheets

Hoja de cálculo semanal

Hoja de cálculo de rastreo de tiempo semanal con los mismos datos, solamente presentados por semana, con los totales semanales y la paga.

Descarga: Excel • Google Sheets

Hoja de cálculo diaria para empleados

Hoja de cálculo de rastreo de tiempo diario para empleados, con días divididos en horas (7:00 a.m. - 8:00 p.m.), donde los empleados pueden introducir lo que trabajaron durante cada hora de trabajo del día.

Descarga: Excel • Google Sheets

Hoja de cálculo diaria para supervisores

Hoja de cálculo de rastreo de tiempo diario para supervisores, donde los supervisores pueden introducir la tarifa por hora de cada empleado, la identificación del empleado, la hora de inicio, la hora de finalización, las horas trabajadas, la paga y los totales diarios de cada empleado.

Descarga: Excel • Google Sheets

Hoja de cálculo de proyectos

Hoja de cálculo de rastreo de tiempo de proyectos, donde puedes introducir el nombre del proyecto, el cliente, la actividad, la hora de inicio, la hora de finalización, las horas facturables y el total de horas facturables para cada proyecto en el que has trabajado.

Descarga: Excel • Google Sheets

Desventajas de hacer un seguimiento en hoja de cálculo

Aunque esta interpretación tradicional del método de la hoja de cálculo es bastante sencilla, tiene sus defectos:

• Introducir el tiempo y todos los datos manualmente cada vez consume mucho tiempo
• Crear varias plantillas de hojas de tiempo para varios datos que necesitas introducir consume mucho tiempo
• Tienes que memorizar los proyectos y tareas en los que has trabajado, así como el tiempo que has gastado en ellos
• Tienes que rellenar, imprimir y guardar las hojas de tiempo en papel
• Es más probable que cometas un error, dos o diez si siempre introduces el tiempo y los datos manualmente
• Tienes que añadir complicadas fórmulas al sistema de Excel o Google Sheet, para calcular tu tiempo facturable y otros datos que necesitas

En general, el método tradicional de la hoja de cálculo cumple su propósito en cuanto a la indicación de la hora de inicio, la hora de finalización, el total de horas trabajadas y otros datos de rastreo del tiempo de forma sencilla, pero lo mejor sería que automatizaras el proceso de rastreo del tiempo en una hoja de cálculo lo más que puedas.

Aplicación gratuita de rastreo del tiempo en línea

Clockify es una aplicación de hoja de cálculo y planilla horaria que te ayuda a mejorar, acelerar y modernizar tu rastreo de tiempo. Tú y tu equipo simplemente escribís el tiempo en una planilla horaria personal, la que Clockify resume en informes visuales, que luego puedes compartir y exportar como archivos CSV y Excel personalizados.

Clockify es una moderna aplicación de planilla horaria para empleados que funciona en un navegador. Clockify facilita la recopilación y el análisis del tiempo para que ya no tengas que rellenar, escanear y guardar las hojas de tiempo en papel.

Registrar las horas en una planilla horaria

Registrar el tiempo en una vista de planilla con Clockify es similar al manejo del rastreo del tiempo de un proyecto en Excel: defines el proyecto en el que estás trabajando (puede ser el nombre de un proyecto, pero también puedes indicar "vacaciones", "horas extras" o "baja por enfermedad" como proyectos), e introduces el tiempo que dedicas a estos proyectos por fecha en un par de clics.

Exportar los informes de tiempo como hojas de cálculo personalizadas (CSV, Excel)

Podrás descargar archivos CSV y Excel editables de las entradas de tiempo que creas en Clockify. Simplemente elige el tipo de informe que quieres crear (Resumido, Detallado o Semanal), filtra por los parámetros deseados y elige un periodo de tiempo. Todas las hojas de cálculo CSV y Excel exportadas son editables, en caso de que necesites corregir algunos datos.

Una vez que has generado el Informe deseado, podrás exportar los resultados como un archivo CSV o Excel, para obtener una plantilla de cálculo con los datos habituales de la hoja de cálculo automáticamente rellenados. Y todo lo que se necesita es un par de clics rápidos. Una vez que exportes un informe como hoja de cálculo CSV y Excel, obtendrás todos los datos de rastreo del tiempo: quién ha registrado el tiempo, cuánto y en qué ha trabajado.

Descarga las muestras: Excel • CSV • Google Sheets