Plantillas gratuitas de factura para freelancers
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Descarga las plantillas gratuitas de facturas
Puedes crear una simple factura con multiusos para dar a tus clientes las estimaciones por adelantado, cobrarlos por bienes, servicios y horas facturables, dividir el proceso de facturación de tus proyectos en múltiples pagos o envíar recordatorios a los pagadores retrasados.
Pero, como una alternativa más rápida, puedes descargar nuestra preparada Plantilla de Factura de Multiusos.
Además, añadiendo un par de modificaciones a la solución de plantilla de facturación original, también puedes ofrecer reembolsos y descuentos, aumentar el importe original cobrado al cliente u ofrecer los datos necesarios para las ventas transfronterizas. Aquí tienes las plantillas ya hechas que puedes usar para estos propósitos.
Factura de Multiusos Factura de Crédito Factura de Débito Factura Mixta Factura Comercial
01 • PLANTILLAS DE FACTURAS GRATUITAS
Plantilla de Multiuso (Estándar, Planilla horaria, Pro Forma, Provisional, Recurrente, Vencida)
¿De qué se trata?
Como alternativa a crear una plantilla de factura desde cero, puedes simplemente usar nuestra Plantilla de Factura Multiuso ya preparada, creada con el método descrito anteriormente.
¿Lo mejor para qué y quién?
Esta plantilla es buena como factura Estándar, Planilla horaria, Pro Forma, Provisional, Recurrente, Vencida.
Descarga: Google Sheet • Excel • Google Docs • Word • PDF
02 • PLANTILLAS DE FACTURAS GRATUITAS
Plantilla de Factura de Crédito
¿De qué se trata?
Un negocio freelance expide una Factura de Crédito (también conocida como Nota de Crédito) para proporcionar una determinada devolución de dinero a un cliente. Una factura de este tipo siempre tendrá un número total negativo (por ejemplo, para un total de 100 dólares que hay que devolver, el total en la factura de crédito mostrará -100 dólares).
¿Lo mejor para qué y quién?
Esta plantilla de factura es buena para cualquier autónomo que está en situación de reembolsar dinero por algún proyecto (o, menos frecuente, un servicio ya ofrecido). También puedes usar esta plantilla para proporcionar un descuento tardío a un cliente (por ejemplo, en caso de que los bienes se hayan dañado ligeramente durante el transporte), o para corregir un error relacionado con la factura anterior (por ejemplo, un subtotal o un total mal calculado).
Descarga: Google Sheets • Excel • Google Docs • Word • PDF
03 • PLANTILLAS DE FACTURAS GRATUITAS
Plantilla de Factura de Débito
¿De qué se trata?
Un negocio autónomo expide una Factura de Débito (también conocida como Nota de Débito) si quiere aumentar el importe estimado o facturado originalmente al cliente.
¿Lo mejor para qué y quién?
Esta plantilla es ideal si ya has enviado el tiempo y importe estimados a tu cliente, pero te diste cuenta que has trabajado más de lo que habías previsto en primer lugar, entonces quieres aumentar el importe total. También puedes enviar la Factura de Débito en caso de que el cliente haya usado el descuento por pago anticipado pero no lo haya cumplido, y ahora necesitas quitar el descuento de la cantidad originalmente pagada. A diferencia de las Facturas de Crédito, las Facturas de Débito son siempre positivas y se suman a la cantidad originalmente estimada (por ejemplo, para un aumento total de $100, la cantidad total en la Factura de Débito mostrará $100).
Descarga: Google Sheets • Excel • Google Docs • Word • PDF
04 • PLANTILLAS DE FACTURAS GRATUITAS
Plantilla de Factura Mixta
¿De qué se trata?
Un negocio autónomo expide una Factura Mixta para combinar la información de sus cobros a crédito o débito.
¿Lo mejor para qué y quién?
Esta plantilla de factura es buena si quieres combinar la información de tus Facturas de Débito y Crédito, o simplemente poner todo para el cliente en una sola factura. Esto puede pasar si estás trabajando en varios proyectos para un cliente y quieres ofrecer un descuento para un proyecto, pero también quieres aumentar el precio original (por ejemplo, debido a las estimaciones originales imprecisas) para otro proyecto.
Descarga: Google Sheets • Excel • Google Docs • Word • PDF
05 • PLANTILLAS DE FACTURAS GRATUITAS
Plantilla de Factura Comercial
¿De qué se trata?
Un negocio autónomo que necesita revelar detalles que permitirán que un paquete enviado a un cliente pase los impuestos de aduana, enviará una Factura Comercial. Estas facturas pueden incluir información como:
- Número de unidades que se envían
- Peso o volumen de las unidades
- Descripción adicional de las unidades
- Valor total del envío
- Descripción del formato de embalaje
¿Lo mejor para qué y quién?
Esta plantilla de factura es genial para los negocios que trabajan a nivel internacional y necesitan enviar sus productos fuera de las fronteras.
Descarga: Google Sheets • Excel • Google Docs • Word • PDF
Recursos de facturación
Después de trabajar duro en algún proyecto freelance para un cliente, es el momento de que cobres por tu trabajo. Aquí te explicamos cómo puedes hacer más rápido el proceso de crear las facturas y hacerlo más fácil, a través de nuestra guía paso a paso sobre cómo crear plantillas de facturas desde cero, nuestras plantillas de facturas gratuitas y las eficientes opciones de facturación en línea de Clockify.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento con marca de fecha que enumera y registra todas las transacciones entre tú, como profesional autónomo, y tus clientes, como usuarios de tus servicios y/o bienes.
Desde el punto de vista del autónomo, el importe facturado es una cuenta por recibir, ya que es la cantidad que el autónomo aún tiene que recibir por su papel de proveedor de bienes y/o servicios.
Desde el punto de vista del cliente, el importe facturado es una cuenta por pagar, ya que es el importe que el cliente debe a un proveedor de bienes y/o servicios que aún no han sido pagados.
Las facturas generalmente contienen los siguientes datos:
- Tema de la factura
- Bienes y/o servicios enumerados
- Logotipo de tu negocio autónomo (si es aplicable)
- Condiciones de pago (por ejemplo, fechas de vencimiento de los pagos, detalles sobre el pago anticipado y explicaciones sobre los posibles cargos adicionales que se aplicarán en caso de retraso en los pagos)
- Fecha de emisión de la factura
- Tarifas facturadas por el trabajo realizado o los bienes ofrecidos
- Cantidad de elementos ofrecidos
- Detalles del envío
- Subtotal antes de los impuestos y descuentos
- Detalles de los impuestos
- Detalles del descuento
- Importe total debido
Para que un documento se considere como factura, es necesario que se indique que el documento mencionado es una “Factura” en el anverso.
Para facilitar el registro y las referencias futuras, cada factura debe tener también un número único de factura.
¿Qué son los diferentes tipos de facturas?
Los tipos de facturas, en cuanto a su forma de presentación, incluyen:
- Facturas en PDF — las imprimes, las rellenas con un bolígrafo y luego guardas sus copias en un espacio de almacenamiento físico.
- Facturas creadas en procesadores de texto — las rellenas en tus dispositivos manualmente, antes de guardar sus copias en carpetas digitales.
- Facturas creadas en hojas de cálculo — las rellenas en tus dispositivos manualmente, antes de guardar sus copias en carpetas digitales (pueden incluir fórmulas incorporadas, para facilitar los cálculos).
- Soluciones de software con opciones de facturación — se rellenan en línea, antes de guardar los datos de la factura en registros electrónicos en línea.
Los tipos de facturas, en cuanto a los datos que abarcan, incluyen:
- Facturas Estándar — el tipo más común de facturas que cubre lo básico, adecuado para la mayoría de los sectores.
- Facturas de Planilla horaria — adecuadas para los profesionales que facturan por hora.
- Facturas Pro forma — adecuadas para indicar los presupuestos, antes de hacer el trabajo.
- Facturas Provisionales — adecuadas para facturar importes más pequeños a lo largo de un proyecto más grande.
- Facturas Recurrentes — adecuadas en caso de que se cobren cantidades fijas por paquetes de servicios de forma regular.
- Facturas Vencidas — adecuadas para los pagos que ya han vencido.
- Facturas de Crédito — adecuadas para descuentos y reembolsos tardíos.
- Facturas de Débito — adecuadas para un aumento posterior del importe original que ya has facturado al cliente.
- Facturas Mixtas — adecuadas para cobrar varios proyectos a través de una sola factura (en el caso de que los proyectos mencionados impliquen descuentos, reembolsos y aumentos posteriores del importe).
- Facturas Comerciales — adecuadas para envíos internacionales.
¿Cómo facturar a tus clientes?
Cuando eres un freelance, existen varias maneras de facturar a tus clientes:
- Puedes crear tus propias plantillas de factura desde cero
- Puedes descargar plantillas de factura ya hechas
- Puedes optar por una solución de software con plantillas de facturas incorporadas
Cómo hacer una plantilla de factura desde cero en un procesador de textos, Excel (o cualquier hoja de cálculo)
Aquí tienes los pasos que necesitas seguir para crear fácilmente una plantilla de factura desde cero en un procesador de textos, Excel, o cualquier otro programa de hoja de cálculo similar.
Paso 1
Sé claro sobre cómo vas a usar la plantilla de factura
Para decidir los datos exactos que querrás incluir en tu plantilla de factura, primero tendrás que decidir para qué quieres usar esta plantilla.
¿La vas a usar como una Plantilla de factura Estándar?
Un autónomo expide una factura Estándar por el trabajo realizado o los bienes ofrecidos y la presenta al cliente. Incluye el número de productos (o las unidades de trabajo) que proporcionas y sus precios individuales, además del subtotal, los impuestos y descuentos aplicables y el importe total a pagar.
Este tipo de facturación es una solución estupenda para cualquier autónomo que busque una forma sencilla de facturar a los clientes, tanto si vendes productos como si facturas tus servicios. Puedes usarlo para facturar un proyecto o para facturar múltiples proyectos en los que hayas trabajado para este cliente en particular, durante un periodo de tiempo específico.
¿La vas a usar como una Plantilla de factura Planilla horaria?
Un negocio autónomo expide una factura de planilla horaria en caso de que el trabajo se cobre por hora. Incluye el número de horas facturables que has pasado trabajando y las tarifas horarias que cobras por tu tiempo facturable, tus subtotales y totales se basan en estas cifras.
Este tipo de facturación es una buena solución para cualquier profesional autónomo que cobre por hora (por ejemplo, abogados y procuradores, psicólogos, trabajadores de la construcción, contables, agencias creativas, etc.).
Cómo crear una factura desde los registros de tiempo¿La vas a usar como Plantilla de factura Pro Forma?
Un negocio autónomo expide una factura Pro Forma a un cliente antes de prestar los servicios, con el fin de ofrecerle una estimación del trabajo antes de empezar a trabajar en sus proyectos.
Este tipo de facturación es una gran solución si quieres ofrecer a tus clientes presupuestos antes de realizar el trabajo.
¿La vas a usar como Plantilla de factura Provisional?
Un negocio autónomo puede expedir facturas Provisionales cuando se trabaja en un proyecto grande, con el fin de dividir el pago total en varios pagos más pequeños durante un período de tiempo más largo.
Este tipo de facturación es una buena solución cuando estás trabajando en un gran proyecto, por lo que acuerdas con el cliente cobrar por un periodo de tiempo específico (por ejemplo, por cada mes por separado), en vez de simplemente cobrar la suma total al finalizar el proyecto.
¿La vas a utilizar como Plantilla de factura Recurrente?
Un negocio autónomo puede utilizar las facturas Recurrentes cuando está en posición de cobrar al cliente la misma cantidad, por período de tiempo predefinido (por ejemplo, sobre una base semanal, quincenal o mensual).
Este tipo de facturación es una gran solución cuando se ofrecen planes/paquetes fijos de bienes y/o servicios de forma regular.
¿La vas a usar como Plantilla de factura Vencida?
Un negocio autónomo expide una factura Vencida en caso de que el cliente no pague dentro del ciclo de facturación prescrito (por ejemplo, dentro de los 30 días después de la fecha de emisión) o antes de la fecha de vencimiento del pago revelada (por ejemplo, el 14 de febrero).
Este tipo de facturación es una gran solución en caso de que tu cliente se retrase con el pago, y tú quieras pedir el pago a través de una nueva factura.
Paso 2
Abre tu hoja de cálculo o un procesador de texto
Elige un programa de hoja de cálculo o procesador de textos que utilizarás para crear la plantilla: Microsoft Excel, Microsoft Word, LibreOffice Calc, LibreOffice Writer, Google Sheet y Google Docs son todas buenas soluciones.
Una vez que hayas hecho tu elección, inicia el programa y empieza a añadir espacios para los distintos tipos de información que quieras incluir en tu plantilla de factura.
Paso 3
Añade espacio para el título, el tema y el logotipo del negocio
Para evitar cualquier duda sobre lo que representa este documento, deberías escribir “Factura” en la parte superior de tu plantilla.
También puedes añadir un tema, para explicar luego de qué trata la factura (por ejemplo, bienes suministrados para enero de 2021).
Si tu negocio autónomo tiene un logotipo oficial, también puedes definir un lugar para insertar ese logotipo.
Paso 4
Incluye la información de tu negocio y cliente
Debajo del espacio para el título, el tema y el logotipo del negocio, deberías añadir la información de tu negocio y de tus clientes. Puedes ordenar estas dos secciones una tras otra (con la información del cliente debajo de la información del negocio), o puedes organizarlas una al lado de la otra.
Dentro de esta sección, describirás quién envía la factura y a quién se la estás facturando.
En cuanto a la información básica de tu negocio, deberías incluir:
- Tu nombre
- El nombre de tu empresa freelance (si es aplicable)
- Tu dirección
- Tu número de teléfono
- Tu dirección de correo electrónico
- Tu número de empresa
En cuanto a la información básica de tu cliente el que estás facturando, deberías incluir:
- Su nombre
- El nombre de su empresa (si es aplicable)
- Su dirección
- Su número de teléfono
- Su dirección de correo electrónico
- Su número de empresa
Paso 5
Incluye la información de factura y las condiciones de pago
Debajo de la información de tu negocio y de tus clientes, deberías añadir un espacio para la información de la factura y todas las condiciones de pago relevantes. Aquí especificarás el número de la factura (para el registro) y las condiciones y detalles de pago relevantes.
Número único de factura
En primer lugar, cada factura debería incluir un número de factura único: estos números de factura te ayudarán a llevar un control más fácil de tus registros de facturas.
Existen varias maneras de generar números de factura únicos, utilizando diferentes tipos de identificadores:
- Números ordinales — un método sencillo que aún carece de niveles adicionales de organización, como la identificación adicional de las facturas en función de diversos parámetros.
Ejemplos: “Factura número 1”, “Factura: 0001”, etc. - Tus propias iniciales o las de tu cliente — una gran solución si quieres que tu negocio como freelance se destaque ante los clientes, o si trabajas con clientes recurrentes, y quieres organizar tus registros de facturas en función de los clientes.
Ejemplos: “Factura: KS0001138”, “Factura: KS24601”, etc. - Número de tu cliente — una solución estupenda si asignas números a tus clientes (por ejemplo, #221) para llevar un registro.
Ejemplos: “Factura: 221- Número 1”, “Factura: 221-0001”, etc. - Fecha de emisión y número ordinal de la factura para esa fecha — una gran solución si quieres mantener tus registros de facturación organizados por fecha (por ejemplo, en un formato MM/DD/AAAA).
Ejemplos: “Factura: 7312021-0001”, “Factura: 7312021- Número 2”, etc. - Combinación de los elementos mencionados anteriormente — una solución fantástica si quieres mantener tus registros de facturación organizados por varios parámetros diferentes.
Ejemplos: “Factura: 9222021-327-0001”, “Factura: KS0001-7162021”
Fecha de vencimiento
Otro elemento crucial de las condiciones de pago que tendrás que incluir es la fecha de vencimiento. Es posible que quieras establecer:
- Una fecha de vencimiento específica (por ejemplo, el 15 del mes siguiente)
- Un ciclo de facturación específico (por ejemplo, todas las facturas enviadas el 1 de junio deben pagarse en un plazo de 30 días, es decir, antes del 30 de junio)
Otras condiciones de pago
Esta sección debería incluir otras condiciones de pago como:
- Cualquier posible descuento relacionado con el pago anticipado (por ejemplo, por el pago inmediato al recibir la factura, el cliente obtiene un 10% de descuento sobre el importe original)
- Métodos de pago que aceptas (por ejemplo, cheques, tarjetas de crédito o PayPal)
- Condiciones de los cargos por retraso (por ejemplo, un 10% adicional al importe original, en caso de que no se cumpla la fecha de vencimiento)
No importa lo que quieras incluir en tus condiciones de pago, lo mejor es que reveles los detalles al cliente primero, y luego incluye estos datos adecuadamente.
Paso 6
Especifica la lista detallada de bienes y/o servicios ofrecidos
Este puede ser el elemento más importante de tu factura: para animar a tus clientes a pagarte a tiempo, tendrás que ser transparente en cuanto a lo que están pagando exactamente.
Esta sección debería situarse en el centro de la factura (o cerca de su final), ya que es probable que ocupe una gran parte de la plantilla.
Tu lista debería incluir:
- Descripciones de los bienes y/o servicios prestados + fecha en que se prestaron los bienes y/o servicios
- Número de horas dedicadas a la actividad de servicios/Cantidad de productos suministrados
- Tarifa de tu trabajo/El precio de los productos (por ejemplo, 20 dólares por hora o 50 dólares por producto)
- Subtotal de los elementos enumerados
También deberías incluir un espacio para especificar la moneda en la que esperas que te paguen (si tú y tu cliente venís de países diferentes, es probable que la moneda sea algo que ya habéis discutido).
Paso 7
Indica los impuestos y descuentos aplicables
El subtotal de tus bienes y/o servicios detallados no es el importe total que vas a cobrar. Tu precio final debe ser aumentado por los impuestos aplicables, pero también disminuido por cualquier pago anticipado u otros descuentos que puedan aplicarse a este cliente en particular.
El porcentaje de los impuestos dependerá de la ubicación de tu negocio, pero también del tipo de negocio. Para obtener más información, puedes ponerte en contacto con la AEAT y solicitar asistencia al contribuyente.
En cualquier caso, es mejor que añadas espacios para estos datos debajo de la lista detallada de bienes y/o servicios prestados.
Paso 8
Finalmente, tu factura debería indicar el importe total adeudado en un lugar fácilmente visible. Este importe total debe ser la suma de tus bienes y/o servicios detallados, menos cualquier descuento relacionado con el pago anticipado, pero aumentado con un porcentaje apropiado de los impuestos relevantes.
Lo mejor sería si resaltas aún más esta suma total (quizás con un color, fuente o tamaño de fuente diferente) de tal manera que el total de la factura se convierta en el número que el cliente nota por primera vez al abrir la factura.
Paso 9
Este espacio adicional suele colocarse al final de la factura. Aquí puedes escribir una nota de agradecimiento para el cliente, desearle unas felices fiestas durante la temporada navideña y también hacer que la factura sea más amigable, pero todavía profesional.
También puedes usar esta sección de “Notas” para incluir algunos detalles adicionales sobre el proyecto o la factura, como por ejemplo una invitación para que se pongan en contacto contigo en caso de que tengan más preguntas o dudas.
Paso adicional para los programas de hojas de cálculo: Añade fórmulas
Este es un paso opcional que se utiliza solo si estás creando la plantilla en un programa de hoja de cálculo. Sin embargo, puedes utilizarlo para que el proceso de facturación sea más rápido y sencillo.
Simplemente, añade las fórmulas que necesitas para llevar a cabo los cálculos automáticamente después de que hayas terminado de añadir tus elementos, como por ejemplo:
Fórmula que calcula el importe que debes pagar por producto o servicio
Esta fórmula se basa en la tarifa que estás cobrando por el número de productos ofrecidos o la tarifa horaria que estás cobrando por el tiempo facturable que pasaste ofreciendo los servicios. La celda correcta de la columna “Tarifa” se multiplica por la celda correcta de la “Cantidad” para obtener el importe de un producto o servicio individualizado (por ejemplo, “=E37*H37”).
Fórmula que calcula el importe subtotal que debes pagar por todos los bienes y servicios cubiertos por esta factura
Esta fórmula se basa en la suma de los importes que has realizado por cada uno de los bienes y servicios (por ejemplo, “=suma(I37:J46”)).
Fórmula que calcula el total
Esta fórmula se basa en la suma del subtotal y los impuestos, pero excluyendo los posibles descuentos (por ejemplo, “=(J48-J50)+J52”)).
Cómo utilizar un software con opciones de facturación
Usar las plantillas de factura ya hechas o crear tus propias plantillas desde cero en hoja de cálculo o un procesador de textos es una buena manera de facturar a tus clientes.
Pero, solo hasta cierto punto.
Después de todo, crear tus propias plantillas te quita mucho tiempo y la cantidad de papeleo acabará siendo abrumadora incluso si reutilizas tus plantillas de factura. Eso pasa porque tu archivo de facturas pagadas y enviadas crecerá con el tiempo, y te resultará difícil encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas.
Por eso mismo, como una alternativa, vale la pena considerar una solución de mantenimiento de registros en línea que ofrezca funciones de facturación, por las ventajas que conlleva.
BENEFICIO #1
Facturación fácil, más rápida y más precisa
Introducir la información correcta en los lugares adecuados de tu plantilla de factura exige mucho tiempo, pero también puede provocar algunos errores costosos.
Incluso si has definido tus fórmulas correctamente, solo hace falta una tasa de facturación o una cantidad incorrecta en tu tabla de elementos para que los subtotales y totales de la factura sean falsos.
Además, si utilizas una factura creada en un procesador de textos (es decir, sin fórmulas), el tiempo que te llevará introducir y calcular todo se disparará.
Por otro lado, una solución de software automatizará todos los procesos de facturación, ya que no tendrás que definir las fórmulas, realizar los cálculos tú mismo, o incluso introducir los elementos manualmente (a menos que realmente quieras hacerlo).
Como resultado, la facturación será mucho más rápida, fácil y, sobre todo, completamente precisa.
BENEFICIO #2
Más fácil para mantener el registro de tus facturas
Ya hemos mencionado el papeleo o los problemas que conlleva el papel o incluso las facturas en Excel: aunque guardes todas tus facturas en una carpeta, al final será difícil encontrar lo que necesitas y mantenerlo todo organizado.
Sin embargo, mantener un registro en línea de tus facturas significa no tener tanto papeleo, ya que todo está almacenado en una nube, y es fácilmente accesible siempre que necesites encontrar una factura pasada.
BENEFICIO #3
Accede a tus datos de facturación en cualquier momento y en todos los dispositivos
Al usar plantillas, tendrás que buscarlas en una carpeta del ordenador o, aún peor, en la gaveta o archivador adecuado (en caso de que guardes facturas impresas). Sin embargo, una solución de software con opciones de facturación te permitirá acceder al tiempo facturable que estás cobrando en todos los dispositivos.
BENEFICIO #4
Seguridad de datos mejorada
Puedes traspapelar fácilmente tus facturas impresas o incluso borrar accidentalmente algunas de las facturas que estás guardando como archivos de procesador de texto, hoja de cálculo o PDF.
Además, en cualquier momento, puedes poner en peligro tus datos enviando las facturas a los clientes equivocados por accidente, o que alguien hackee tu ordenador y obtenga/exponga/bloquee los datos que guardas en carpetas.
Por otro lado, un software ofrece una protección adicional en forma de codificación de datos. En cualquier momento o en cualquier lugar, cuando quieras acceder a tus datos, solo tendrás que iniciar sesión con tu correo electrónico y contraseña en tu dispositivo. Para una mayor seguridad, también puedes aplicar métodos de autenticación adicionales para tus cuentas de software, como el Inicio de sesión único (SSO).
BENEFICIO #5
Opciones adicionales
Si estás usando una herramienta de facturación sencilla, es probable que puedas crear, enviar y guardar facturas sin problemas. Pero, si usas un sistema más robusto que ofrece una mayor variedad de funciones, también podrás trabajar para mejorar:
- La entrega de tus proyectos, a través de un mejor trabajo en equipo y una mejor organización de los proyectos/tareas
- Tu productividad, haciendo un seguimiento del tiempo que dedicas a las diferentes tareas y proyectos durante la jornada laboral y luego analizando tu uso del tiempo en informes
BENEFICIO #6
Costes reducidos
Crear plantillas de facturas desde cero o poner los datos en plantillas ya preparadas toma mucho tiempo y el tiempo es dinero. Una solución de software te permitirá gestionar la facturación en un par de clics, lo que te ahorrará mucho tiempo y dinero en el proceso, especialmente a largo plazo.
Cómo cobrar el tiempo facturable en Clockify
Clockify es un software de rastreo de tiempo que te permite seguir el tiempo que dedicas a los proyectos, y luego facturar los importes que ganas durante este tiempo.
También puedes añadir elementos facturables manualmente, y definir su cantidad y precio por unidad individual, directamente en las facturas que estés creando en ese momento.
Paso 1
Define los clientes, proyectos y tareas
Primero, crea proyectos que reflejen tus proyectos de la vida real, en tu espacio de trabajo de Clockify. Asócialos con los clientes adecuados, y sepáralos en tareas, para una gestión más fácil (si estás trabajando junto a un equipo, puedes asignar a los miembros del equipo tareas individuales, para evitar confusiones sobre quién debe trabajar en qué en el futuro).
Define las tarifas horarias que quieres que el sistema utilice para calcular tus ganancias (por ejemplo, tarifas horarias específicas para miembros específicos del equipo que trabajan en este proyecto concreto). En la sección de configuración de la aplicación, añade tu dirección, es decir, la dirección que quieres utilizar en tus facturas y asociar a los pagos de los clientes.
Paso 2
Sigue el tiempo que pasas trabajando
Cuando empieces a trabajar en una actividad relacionada con un proyecto en la vida real, ve a la página del Rastreador de tiempo en tu espacio de trabajo de Clockify, selecciona el proyecto (y tarea) en la que estás trabajando en el menú desplegable, y haz clic en “Iniciar”. Asegúrate siempre de que todo el tiempo que quieres facturar está marcado como facturable.
Una vez que hayas terminado de trabajar en la actividad, haz clic en “Detener” para añadir esta nueva entrada de tiempo facturable a tu lista de entradas de tiempo. También puedes añadir manualmente este tiempo cuando termines de trabajar, por duración, o en una simple vista de planilla horaria.
Paso 3
Ve cómo se calculan tus ganancias
No importa si estás siguiendo el tiempo mientras trabajas en el modo temporizador, añadiéndolo manualmente en el modo manual o añadiéndolo en una planilla horaria, el sistema recordará tus datos. Esto incluye el tiempo que has pasado trabajando en la actividad y la cantidad que has ganado durante este tiempo en base a tus tarifas por hora. Estos datos se utilizarán para calcular tus ganancias automáticamente, mientras trabajas.
Siempre que quieres ver tus ganancias, solo tienes que ir a la sección de Informes de la aplicación, seleccionar el proyecto que quieres y el periodo de tiempo durante el que has trabajado en él. Una vez filtrados estos parámetros, verás tus ganancias y un resumen del tiempo facturable que has dedicado a este proyecto.
Paso 4
Crea facturas
Una vez que hayas terminado de trabajar en este proyecto, simplemente ve a la sección de facturación de la aplicación y crea una nueva factura:
- Selecciona el cliente al que quieres facturar
- Define la moneda
- Especifica la identificación de la factura y/o el tema (por ejemplo, servicios prestados en noviembre y diciembre)
- Define la fecha de emisión de la factura
- Define la fecha de vencimiento del pago previsto (por ejemplo, 10 días después de la fecha de emisión, o una fecha específica, como el 14 de enero)
Una vez que hayas creado la factura, simplemente importa tu tiempo facturable, o añade nuevos elementos manualmente. Puedes definir los descuentos e impuestos (en forma de porcentajes) que quieres aplicar al subtotal facturado, y así obtendrás el importe total de la factura automáticamente calculado.
Al final, añade algunas notas de acompañamiento si lo deseas, descarga la factura en formato PDF y envíala al cliente.
Paso 5
Mantén los registros de tus facturas
Clockify guardará todas las facturas que crees. Podrás marcarlas como “enviadas” cuando las envíes. Aún más importante, podrás marcarlas como “pagadas” cuando recibas el pago del cliente.
Además, también podrás añadir etiquetas para categorizar las entradas de tiempo individuales como “facturadas” o “no facturadas”. En cualquier momento, si quieres encontrar y consultar facturas antiguas, podrás hacerlo con un par de clics.
