¿Cuánto tiempo dedicamos realmente a las tareas recurrentes? (Estudio de 2021)

¿Qué son las tareas recurrentes?

Las tareas recurrentes (también conocidas como tareas repetitivas o rutinarias) son actividades que tienen la tendencia a repetirse en cierta medida, ya sea en su totalidad o en un grado variable.

Algunas tareas recurrentes se producen a intervalos de tiempo regulares.

De esta manera, pueden repetirse cada hora, cada día, cada semana o cada mes. Por ejemplo, es posible que compruebes tu buzón y respondas a los correos electrónicos cada día, y que asistas a reuniones con tu equipo o departamento cada semana.

Otras tareas recurrentes son más propensas a requerir la repetición solo cuando sean necesarias.

Por ejemplo, tu departamento de Recursos Humanos tendrá que repetir el proceso de incorporación de empleados cada vez que tu empresa reciba a un nuevo empleado. Además, tu equipo de atención al cliente tendrá que responder frecuentemente a las mismas o similares preguntas y solicitudes de los usuarios.

Algunas tareas recurrentes también pueden estar atadas a ciertos tipos de actividades y asignaciones. Por ejemplo, cada nuevo proyecto puede requerir una muestra similar de manipulación de datos, incluyendo el registro de datos, la búsqueda de datos y la combinación de datos de varias fuentes.

Existe una subcategoría más de las tareas repetitivas: las tareas duplicadas, es decir, las tareas que alguien ya había hecho. La duplicación de tareas se produce a menudo debido a la falta de claridad sobre quién en tu equipo se supone que debe trabajar en qué.

Las tareas repetitivas suelen considerarse monótonas y de bajo nivel que podrían organizarse mejor para dejar más tiempo a las tareas de mayor valor.

¿Cuánto tiempo pasas en las tareas recurrentes?

Según el informe de Asana, el Índice de anatomía del trabajo, la gente pasa aproximadamente el 60% de su tiempo en lugar de trabajo haciendo “trabajo sobre el trabajo” que incluye:

• Responder a una cadena constante de correos electrónicos o al tin de mensajes
• Asistir a reuniones innecesarias
• Perseguir a los colegas para que contribuyan
• Esperar comentarios y aprobaciones
• Buscar archivos y documentos
• Duplicar esfuerzos

En total, las tareas que se repiten están costando a las empresas hasta 19 días de trabajo al año — y esa es la cifra de un solo empleado.

Curiosamente, el informe de Asana muestra que las personas piensan que el tiempo que dedican a estas tareas repetitivas es casi el doble, solamente ocupando el 35% de su tiempo.

Ahora, estos son solo promedios globales. Los resultados muestran que el tiempo que las personas de todos los países piensan que dedican a las tareas repetitivas y de poco valor, oscila entre el 41% en Australia y Nueva Zelanda y el 28% en Japón.

A diferencia del 60% del tiempo que se dedica a hacer trabajo sobre el trabajo, los encuestados de la investigación de Asana afirmaron que solo dedican el 27% de su tiempo a las tareas para las que fueron entrenados y contratados en primer lugar.

El tiempo promedio global que las personas pasan en las tareas duplicadas por semana es de 4 horas y 38 minutos, lo que equivale a alrededor del 10% del tiempo de las personas en el trabajo. Puede que esto no parezca mucho tiempo cuando se ve de forma aislada, pero al final, se acumulan 219 horas perdidas al año por hacer las tareas que alguien ya había hecho.

En el mundo, estas cifras oscilan entre las 5 horas y 9 minutos semanales en Alemania, y las 2 horas y 56 minutos en Japón.

¿Cuánto dinero pierden las empresas por duplicar las tareas?

Ahora, vamos a poner el precio al tiempo perdido.

Empezamos con un empleado estadounidense que gana un salario mínimo en una empresa en California la que emplea por lo menos 26 trabajadores ($13).

Este empleado pierde al menos 227,5 horas al año en tareas duplicadas (4 horas y 55 minutos por 50 semanas, sin contar las dos semanas de vacaciones).

Eso es una pérdida de 2957 dólares al año.

Ahora, una vez más, esta suma puede no parecer tan alta.

Pero, si esta empresa emplea a 500 personas que ganan el salario mínimo, esta cifra se eleva rápidamente a casi 1,48 millones de dólares de pérdidas innecesarias al año.

Y estas son solo las cifras de una empresa, y solo para las tareas duplicadas.

Una investigación muestra que la economía estadounidense, en su totalidad, pierde hasta 1,8 billones de dólares en diferentes tipos de tareas repetidas al año.

Aquí vemos cómo se acumulan estas cifras en otros países, para las empresas que emplean a 500 trabajadores, si tomamos en cuenta los salarios mínimos por hora de cada país y su número previsto de semanas de trabajo:

Según nuestros cálculos, una empresa australiana con 500 empleados pierde casi 1,65 millones de dólares al año, mientras que una empresa neozelandesa con el mismo número de empleados pierde algo más de 1,5 millones de dólares solo en tareas duplicadas.

Incluso en el extremo más bajo de la escala, esta pérdida sigue siendo de 457 600 dólares en Japón y alrededor de 1,28 millones de dólares en el Reino Unido.

Y eso es solo para los empleados que trabajan con el salario mínimo.

Se proyecta que las cifras sean mucho más altas para otros planes de compensación y otros tipos de tareas repetitivas.

¿Cuánto tiempo (y dinero) pierdes en correos electrónicos repetitivos y reuniones innecesarias?

Para muchos profesionales, los correos electrónicos y las reuniones son los tipos de tareas rutinarias más comunes.

Según un análisis de McKinsey & Company, tú pasas el 28% de tu tiempo en el trabajo leyendo, escribiendo y respondiendo a los correos electrónicos. Esto se traslada a unas 2,5 horas o 200 correos electrónicos al día, según una investigación citada por Forbes. Finalmente, estas cifras llegan a 625 horas al año que dedicas solo a la gestión de buzón.

Por supuesto, una parte de esta correspondencia electrónica es necesaria.

Pero, la misma investigación citada por Forbes muestra que 144 de los 200 correos electrónicos son las repeticiones de CC y CCO. Esto se traduce en 1,8 horas al día, y 450 horas al año que gastas en correspondencia innecesaria (72%).

Para un estadounidense promedio que gana 27,16 dólares por hora, eso puede llegar a 12 222 dólares despilfarrados en correos electrónicos repetidos. En una empresa que emplea a 500 trabajadores de este tipo, esta cifra se eleva a algo más de 6,1 millones de dólares por año.

En cuanto a las reuniones, una infografía de AskCody muestra que la gente pasa 5 horas y 3 minutos a la semana asistiendo a ellas, y 4 horas y 15 minutos a la semana preparándose para ellas.

Por supuesto, una parte de este tiempo está bien usada en las reuniones productivas. Sin embargo, la economía estadounidense sigue perdiendo unos 37 000 millones de dólares al año en reuniones innecesarias e improductivas, las que ocupan casi 23 horas al mes (el 37%). Con el mismo salario promedio por hora, eso supone 7496,16 dólares por un empleado, y casi 3,75 millones de dólares por 500 de ellos, al año.

Al final, estas cifras pueden variar significativamente - aunque hasta el 63% de los asistentes de reuniones hacen un seguimiento de su tiempo de reunión, solo alrededor del 33% hace un seguimiento del tiempo que dedican a la gestión de buzón. Esto deja mucho tiempo potencialmente no registrado.

¿Cuánto tiempo (y dinero) se pierde en la manipulación de datos?

Cuando se trata de la manipulación de datos, a encuesta de productividad de ventas de Kiite de 2018 muestra que solo los asistentes de ventas pierden alrededor del 52% de su tiempo buscando información. Este retraso de tiempo viene del hecho de que los diferentes datos que necesitan a menudo están:

• Dispersos en múltiples lugares
• Mal ubicados
• Incongruentes en uno u otro sentido
• Desactualizados
• Simplemente incorrectos

Además, hasta la mitad de las empresas que respondieron a la encuesta de Kiite admitieron que utilizaban varios repositorios de documentos, lo que probablemente lleva a un mayor tiempo de búsqueda. O, simplemente compartían el contenido necesario a través del correo electrónico, cada vez que alguien lo necesitaba, lo que básicamente se traslada en una gran cantidad de tiempo dedicado a manipular el mismo grupo de documentos una y otra vez.

En el año 2018, Nintex creó La guía definitiva de los procesos más rotos de Estados Unidos, en la que encuestó a 1000 empleados de jornada completa de Estados Unidos de diferentes industrias y de departamentos de la industria sobre su experiencia con la manipulación de datos. Según esta guía, los empleados tienen problemas con:

1. Localizar documentos - 49%
2. Obtener solicitudes de aprobación y documentos compartidos - 43%
3. Sacar y encontrar datos sobre las ventas - 41%

Además, un libro blanco de IDC de 2012 que encuestó a 1200 profesionales de TI y trabajadores de información, encontró que ellos pasan 4,5 horas a la semana en promedio solamente buscando los documentos. En casos donde no encuentran lo que están buscando, estos profesionales todavía tienen que recrear datos que ya existen en algún lugar del sistema.

El informe de McKinsey de 2012 demostró que los empleados dedican 1,8 horas al día a buscar y recopilar información. Este tiempo se traslada a 9 horas a la semana o 450 horas al año. Para una empresa que emplea a 500 trabajadores con un salario promedio de 75 000 dólares, eso llega a casi 16 900 millones de dólares al año perdidos solo en buscar y recopilar información, lo que podría haberse evitado implementando un mejor sistema de datos.

Otras formas en las que trabajo repetitivo hace perder dinero a las empresas

La correlación entre las tareas rutinarias y la pérdida de dinero va más allá del tiempo limpio que pierdes haciendo las mismas tareas una y otra vez. Específicamente, la repetición también hace que las empresas pierdan dinero indirectamente que lleva a problemas en los flujos de trabajo cotidianos.

Eso reprime la creatividad, productividad y motivación

Las tareas de rutina muchas veces hacen que los empleados se sientan aburridos, constreñidos, frustrados e incluso agotados, wmientras también reprimen su impulso creativo en el proceso. Estos problemas pueden dificultar que los empleados encuentren y creen un valor significativo de su trabajo.

Según Julio Sevilla, un profesor de marketing en la Universidad de Georgia, las tareas no tienen que ser particularmente repetitivas y aburridas para tener este efecto. Específicamente, la simple idea de tener que hacer una tarea pendiente en el futuro es suficiente para sentirte saciado con la tarea en el presente. Es probable que esto haga que nuestros niveles de productividad y motivación caigan desde el principio.

Eso aumenta la posibilidad de error humano

Un artículo de investigación sobre los efectos del estrés, la repetición, la fatiga y el entorno laboral en los errores humanos en las industrias manufactureras muestra que la repetición de los mismos movimientos durante un periodo de tiempo prolongado (los que se pueden encontrar en una producción en cadena) puede hacer que los empleados se sientan cansados.

Este cansancio, por turno, hace que los empleados:

• Pierdan la concentración más rápido
• Cometan errores más fácil
• Provoquen hasta el 90% de los accidentes en el lugar de trabajo, que pueden llegar a causar lesiones graves y más gastos de remuneración

Según un estudio piloto realizado por Armstrong et al., incluso los trabajadores de manufactura que están acostumbrados a hacer tareas que requieren movimientos repetitivos siguen siendo propensos a cometer errores cuando sus jefes les instan a realizar sus tareas más rápidamente.

Además, cuando los empleados tienen que realizar la misma tarea una y otra vez, sus pensamientos se desvían con el tiempo y empiezan a realizar el trabajo sin ni siquiera pensar en lo que están haciendo.

Como resultado de sus ganas de terminar más rápido y pasar a las tareas más desafiantes que les obliguen a utilizar sus habilidades para resolver problemas, los empleados pueden dejar de comprobar su trabajo rutinario, lo que aumenta el riesgo de problemas de cumplimiento.

Eso aumenta desvinculación e insatisfacción de los empleados

Las tareas repetitivas pueden llevar a una menor satisfacción y compromiso de los empleados..

Según Gallup, los empleados desvinculados e insatisfechos tienen:

• 37% más de absentismo
• 18% menos de productividad
• 15% menos de beneficio

Al final, estos porcentajes se trasladan al 34% del salario anual que gana un empleado. Por ejemplo, un empleado con un salario anual de 75 000 dólares le costará a la empresa 25 500 dólares al año (75 000 dólares x 0,34).

Para una empresa con 500 empleados, eso es 12,5 millones de dólares al año.

Y lo que es peor, los empleados indiferentes e insatisfechos son más propensos a dejar sus puestos de trabajo, lo que provoca más costes por la frecuente necesidad de nuevas contrataciones.

Eso provoca una menor calidad de trabajo

Este punto está conectado directamente a los anteriores.

En general, podemos concluir que es probable que la reducción de la productividad, motivación y creatividad de los empleados lleve a una disminución de la involucración y satisfacción, al igual que al aumento en error humano.

Al final, llevarán inevitablemente a un menor desempeño y calidad del trabajo, lo que probablemente dejará a los clientes y usuarios insatisfechos, y tal vez incluso a una pérdida de reputación de la empresa.

¿Cómo manejar las tareas repetitivas?

El problema de las tareas repetitivas se debe sobre todo a la desorganización y al aburrimiento que supone realizar una y otra vez el mismo grupo de tareas. Y ahí es donde debes empezar a abordar el problema.

Maximiza la claridad

Una de las principales causas de la repetición de las tareas es la cuestión de quién tiene la responsabilidad y la fecha de entrega.

Cuando los miembros de tu equipo no están seguros de las tareas exactas en las que deberían trabajar, es posible que varios se encarguen de las mismas tareas y que se dupliquen los esfuerzos en algunas de ellas, mientras se descuidan otras.

Por eso mismo, es mejor que los directores y jefes de equipos se aseguren de siempre aclarar quién debe trabajar en qué y cuándo deben entregarlo.

Este sencillo preludio de cada proyecto y grupo de tareas hará que tu equipo comprenda sus deberes y obligaciones, así como el tiempo que tienen para terminarlas. Uno por uno, esto contribuirá enormemente a una mejor organización de las tareas y a la maximización de los recursos.

Maximiza la colaboración y comunicación

Claro, puede ser que es el gerente que falle con asignar las tareas a los miembros del equipo, pero es la inhabilidad del equipo de comunicarse y colaborar que lleva a las tareas duplicadas.

Después de todo, los miembros del equipo que más se comunican tienen más posibilidades de darse cuenta cuándo están trabajando en la misma tarea.

La clave para maximizar la colaboración está en:

• Facilitar una comunicación clara y constante
• Utilizar las herramientas de colaboración adecuadas
• Practicar la colaboración interfuncional entre unidades de negocio
• Practicar teambuilding juegosoffline u online

No supongas que las tareas se repetirán

Shankar Vedantam, corresponsal de ciencias sociales de NPR, analizó el experimento del profesor Sevilla sobre cómo el hecho de creer que tendrás que repetir las tareas presentes en el futuro hace que te sacies de esas tareas más rápidamente.

Él hizo una valiosa sugerencia sobre el tema.

Concretamente, imaginar que las tareas percibidas que se repiten NO se van a repetir en el futuro (aunque eso no sea cierto) es suficiente para que te sientas menos saciado con esas tareas en el presente.

Una gran ilustración de esta idea es ser una madre que tiene que leer el mismo cuento para dormir a su hija cada noche. El simple hecho de imaginar que convencerás a tu hija que escuche un cuento diferente mañana es suficiente para que el cuento te resulte menos aburrido, a pesar de que tienes que leerlo por quincuagésima vez en el presente.

Lo mismo se puede aplicar a la repetición de tareas en el trabajo. Si hoy tienes que escribir una montaña de correos electrónicos de seguimiento, no pienses en eso de que mañana tendrás que escribir la misma cantidad de correos de seguimiento. Tómalo un día a la vez.

Elimina lo que puedes

Ya hemos hablado sobre cómo los correos electrónicos, las reuniones y la manipulación de datos a veces son tareas recurrentes que simplemente son innecesarias.

Varios consejos útiles de la Revista de negocios de Harvard pueden ayudarte en parar el sobrecargo de correos electrónicos:

• Primero, no respondas a todos los correos. Por ejemplo, no gastes el tiempo mandando mensajes de una palabra que no tienen valor en la conversación.
• No utilices la opción "Responder a todos" a menos que todos los participantes en la conversación tengan que participar en ella.
• En el caso de decisiones más importantes que requieran frecuentes respuestas de ida y vuelta, haga la conversación por teléfono, video chat o cara a cara.

En cuanto a las reuniones, el equipo directivo puede evaluar si todas las reuniones regulares son necesarias y si es realmente necesario que asistan todos los asistentes habituales.

Como resultado de esta evaluación, tal vez descubrirás que tus diseñadores junior pueden proveer una contribución poco significativa a las reuniones diarias del equipo de desarrollo y que, en cambio, no deberían participar en ellas.

O, tal vez verás que el equipo de ventas no tiene la necesidad de reuniones diarias regulares, y que en cambio podrán hacer planes semanales.

Cuando se trata del tiempo que las personas pierden buscando la información, la respuesta es simple. Limita el número de depósitos de documentos a solo 1 o 2 para evitar perder o tener documentos importantes dispersos en múltiples lugares.

Implementa atajos en tu trabajo

Cuando no existe una forma de evitar el trabajo repetitivo, la mejor manera de manejarlo es utilizar los atajos de teclado tanto como puedas.

Los atajos son estupendos para reducir las lesiones por esfuerzo repetitivo que se producen al hacer clic repetidamente en el ratón.

Varias plantillas, tales como las de bloqueo de tiempo y las de listas de tareas pendientes son una gran solución para ayudarte a organizar tu trabajo de forma más rápida y más sencilla.

YTambién puedes mejorar el envío de correos electrónicos obligatorios si usas las respuestas de correo electrónico ya hechas. Algunas profesiones, como los especialistas en atención al cliente, pueden beneficiarse de la creación de sus propias plantillas de correo electrónico y repositorios de resolución de problemas, teniendo en cuenta que muchas de las peticiones de los usuarios suelen repetirse.

Automatiza las tareas repetitivas que puedes

Según otra investigación de McKinsey & Company, alrededor del 60% de todas las ocupaciones tienen al menos un 30% de actividades que podrían ser automatizadas.

Y según resumen de Statista, la gente relaciona la automatización con varias ventajas operativas, incluyendo:

• Mejor calidad de las operaciones en general (52%)
• Mayor precisión de los datos (48%)
• Mejor visibilidad, capacidad de auditoría y cumplimiento (38%)
• Mayor motivación de los empleados (37%)
• Más tiempo para concentrarse en los clientes (31%)

Pero, a pesar de todos los beneficios, la iniciativa de automatización viene acompañada de una controversia: el miedo al desempleo.

Y la verdad es que, según reciente análisis de trabajo de Oficina Nacional de Estadística (ONE) muestra que alrededor de 1,5 millones de puestos de trabajo solo en Inglaterra corren un alto riesgo de ser transferidos de los humanos a la IA.

Sin embargo, los expertos en economía han dicho a menudo que la automatización no ha desencadenado el desempleo masivo en el pasado (desde la Revolución Industrial, cuando surgió esta preocupación, en adelante), y no es probable que lo haga en el futuro.

Además, un informe del Instituto de Política Económica propuso que la automatización y las nuevas tecnologías pueden ayudar a crear nuevos empleos y oportunidades de varias maneras conectadas:

• La automatización de las tareas rutinarias puede dejar algunos trabajos obsoletos, pero, a largo plazo, eso creará otros trabajos, industrias y ramas industriales, ya que toda nueva tecnología requerirá una nueva mano de obra que la diseñe, construya y mantenga.
• Las empresas con alta automatización podrán bajar sus precios colectivamente y seguir siendo competitivas. Con esos precios más bajos, los clientes podrán comprar más, lo que poco a poco, aumentará la demanda de productos, y entonces, la demanda de trabajo.
• Las empresas podrán hacer más con menos y ampliar sus negocios en nuevas direcciones: por ejemplo, introducir nuevos productos y abrir oficinas en nuevos lugares.

¿Cómo automatizar las tareas repetitivas con Clockify?

Clockify es el rastreador de tiempo para los equipos gratuito con muchas funciones que te pueden ayudar enormemente a rastrear, identificar, pero también a automatizar las tareas repetitivas y ahorrar tiempo y dinero en el proceso.

Sigue las tareas repetitivas

Cuando se trata de tener un control de las tareas recurrentes con Clockify, podrás tenerlo:

1. Rastreando el tiempo mientras trabajas, con un temporizador
2. Añadiendo tiempo manualmente, para tareas atrasadas o futuras
3. Añadiendo tiempo en una simple planilla horaria

Para identificar las horas y minutos exactos que dedicas a las tareas repetidas, simplemente rastrea el tiempo en ellas con uno de los métodos sugeridos.

Cuándo quieres analizar tus resultados al final del día, semana, mes o cualquier otro periodo, simplemente ve a la sección de Informes en la aplicación.

Una vez allí, podrás analizar, personalizar y compartir tus datos de rastreo del tiempo, al igual que detallar el tiempo exacto que ahora pasas en trabajo repetitivo, pero podrías entregar a trabajos de mayor valor en el futuro.

Elimina el trabajo duplicado de tu flujo de trabajo

También podrás eliminar el trabajo duplicado en tu equipo por medio de un sistema claro de asignación de tareas que permite a los miembros del equipo rastrear el tiempo (es decir, trabajar efectivamente) solo en las tareas que se les asignen.

También tienes la opción de que todo el equipo pueda ver de un vistazo quién está trabajando en qué en la sección Panel de la aplicación.

Facilita el horario de trabajo

Aparte de la pregunta de la pertenencia de las tareas, Clockify también te puede ayudar con otro problema de claridad que lleva a los empleados a procrastinar con tareas repetitivas innecesarias en vez de concentrarse en el trabajo de gran valor - las fechas de entrega.

Puedes establecer una estimación para cada proyecto y sus tareas individuales, y después hacer un seguimiento de si el equipo está avanzando según lo previsto, comparando el tiempo estimado con el tiempo real rastreado hasta ahora.

De esta manera, los miembros del equipo pueden decidir si están a tiempo o si necesitan acelerar un poco. Además, el gerente de equipo puede decidir si la fecha límite necesita ser cambiada.

Haz el proceso de aprobar más fácil

Una vez que el equipo termine de trabajar en algún proyecto durante un determinado período de tiempo, no es necesario esperar a que se aprueben las tareas para las que han trabajado y rastreado el tiempo. Los miembros del equipo pueden simplemente enviar sus planillas horarias completas, para su aprobación, y el administrador puede aprobarlas inmediatamente con un solo clic.

Apura el trabajo a través de las plantillas

Si trabajas en los proyectos que siempre requieren el mismo tipo de tareas (ej. desarrollo, diseño, contenido, administración, investigación) puedes crear un solo proyecto con las mencionadas tareas y entonces determinar este proyecto como una plantilla.

Después, puedes implementar la plantilla del proyecto mencionada para los proyectos del futuro y siempre tener el mismo grupo de tareas en las que puedes trabajar y rastrear el tiempo, y de este modo guardarte del complejo ajuste del tiempo.

Lo mismo va para las planillas horarias: si trabajas en los mismos proyectos y tareas a lo largo de varias semanas, puedes crear una plantilla de planilla horaria con proyectos y tareas.

Entonces, podrás fácilmente activar la plantilla de planilla horaria para cada nueva semana y rellenarla para todas las semanas que necesites.

Automatiza el rastreo de tiempo

Los usuarios de Mac podrán ver cuánto tiempo pasan en diferentes aplicaciones y sitios web, desde el rastreo automático de Clockify.

Luego, podrás analizar tu tiempo en una línea de tiempo de productividad visual que muestra qué aplicaciones y sitios web toman la mayor parte de tu tiempo.