Todo lo que necesitas saber sobre la gestión del tiempo (+ consejos)

Esta amplia guía de gestión del tiempo:

1. Te ayudará a entender lo esencial del éxito de la gestión de tu tiempo,
2. Te proporcionará con un sinnúmero de consejos y estrategias para la gestión del tiempo, y
3. Te mostrará cómo sacar ventaja de las aplicaciones de gestión del tiempo como Clockify

Contenido

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso de planificar, organizar y controlar el tiempo pasado en actividades concretas. Es la habilidad de usar el tiempo que tienes durante un día productiva y eficazmente.

Un subtipo importante de la gestión del tiempo es la gestión organizacional del tiempo. Incluye organizar tu tiempo y actividades de tal manera que te ayude a identificar las pérdidas del tiempo, evaluarlas y disminuirlas.

Mucha gente acude a diferentes aplicaciones gratuitas de gestión del tiempo para organizar mejor su tiempo.

En general, la gestión del tiempo es esencial para tu éxito en el trabajo, pero también para ayudarte a encontrar tiempo para tu familia, amigos, ocio, además de para tus compromisos e intereses personales.

El concepto más importante de la gestión del tiempo son las prioridades.

La gestión del tiempo se centra en:

• Establecer prioridades
• Maximizar el tiempo que pasas en las prioridades
• Disminuir el tiempo que pasas en lo no prioritario

Sin embargo, a pesar de que el término es “gestión del tiempo”, en un sentido estricto, el tiempo mismo no se puede gestionar porque es un componente fijo.

No puedes prolongar 2 horas en un día, pero puedes maximizar el número de las actividades prioritarias que terminas durante esas 2 horas.

Así que, para practicar la gestión del tiempo exitosa, necesitarás poseer y fomentar el conjunto de habilidades adecuado.

Los ejemplos de las habilidades de gestión del tiempo:

• Delegar tareas eficazmente
• Establecer y cumplir objetivos
• Tomar decisiones eficientes
• Gestionar citas y recados, solo o en equipo
• Gestionar proyectos
• Crear horarios amplios diarios, semanales, mensuales y anuales
• Analizar y resolver problemas
• Planificar y coordinar eventos
• Trabajar en equipo eficazmente en general

Las ventajas de la gestión del tiempo efectiva

La gestión del tiempo, cuando se realiza bien, tiene varias ventajas prominentes.

La gestión del tiempo efectiva alivia el estrés

La gestión del tiempo adecuada incluye seguir un horario y tachar los puntos en tu lista de las tareas pendientes.

De este modo, te sentirás como si tuvieras todo bajo control, por lo que estarías mucho menos estresado por tu trabajo.

La gestión del tiempo eficaz te da más tiempo

La gestión del tiempo adecuada incluye bloquear el tiempo en tu horario para las actividades importantes, y el timeboxing de tus recados para que evites pasar demasiado tiempo en ellos.

Todo esto ahorra tiempo y proporciona más oportunidades para:

• Socializar con amigos,
• Pasar tiempo de calidad con tu familia,
• Practicar un pasatiempo, o
• Seguir a otros intereses personales.

La gestión del tiempo eficaz te ayuda a lograr tus objetivos

La gestión del tiempo adecuada supone ordenar las prioridades y los recados de tal manera que te quede suficiente tiempo para considerar, encontrar y seguir los objetivos correctos.

La gestión del tiempo eficaz te ayuda a tener más confianza en ti mismo

Una buena gestión del tiempo implica terminar el trabajo a tiempo y llevar una vida organizada.

La gente que te rodea empieza a admirarte por estas cualidades, lo que ayuda a elevar tu moral y tu confianza, y eso hace que te propongas seguir con ese estilo de vida organizado.

La gestión eficaz del tiempo te ayuda a procrastinar menos

La gestión del tiempo correcta supone horarios claros que no dejan espacio alguno para la inactividad.

Te sentirás animado a seguir tus actividades diarias y como resultado, a procrastinar menos.

La importancia de la gestión del tiempo

Como hemos visto en la sección “Las ventajas de la gestión del tiempo efectiva”, la gestión del tiempo adecuada ayuda a que obtengas y mantengas control sobre tu vida en total.

Sin la gestión del tiempo adecuada, probablemente perderás horas en actividades triviales y descuidarás tus prioridades.

Entonces, es probable que pases la comida o reduzcas el sueño, todo para ahorrar algo del tiempo perdido para las actividades laborales.

Sin embargo, en cualquier caso no harás mucho, porque es imposible enfocarte correctamente cuando tengas hambre o sueño.

Así que, la gestión del tiempo es importante porque te ayuda a:

• Terminar lo que quieras
• Terminar lo que quieras más rápidamente
• Terminar más cosas en menos tiempo
• Malgastar menos tiempo
• Encontrar tiempo para las actividades de ocio
• Encontrar tiempo para la comida correcta y el sueño suficiente

Además, la gestión del tiempo también te ayuda a aliviar el estrés como resultado de tener hecho el trabajo de calidad antes de los plazos, con suficiente tiempo para el ocio y los amigos.

Al final, tendrás más chance de disfrutar de tu éxito en la vida, pero también de aprender de tus fracasos, así como entender qué pasos tomar para minimizar esas pérdidas en el futuro.

¿Cómo una persona promedio gestiona el tiempo? (Estadísticas)

Según los hechos y cifras de la gestión del tiempo y las estadísticas del seguimiento del tiempo:

• La gente pasa menos de 2 minutos en conversaciones importantes con sus maridos y parejas y menos de 30 segundos en conversaciones importantes con sus hijos; mientras tanto, alrededor del 95% de todos los matrimonios termina por una “falta de comunicación” lo que ocurre por la “falta del tiempo para la comunicación”.
• A una persona promedio la interrumpen cada 8 minutos, por lo que pierde por lo menos 5 minutos en solicitudes que tienen “poco o ningún valor”: el total del tiempo gastado en tales interrupciones llega hasta 3 horas al final del día.
• La gente que trabaja en escritorios caóticos pasa alrededor de 1,5h al día, o 7,5 a la semana buscando algo.
• En promedio, la gente trabajadora duerme alrededor de 7 horas por día, y pasa alrededor de 35 minutos en su viaje al trabajo.
• Los empleados normales pasan como 6 horas por semana en las reuniones: y 9 de 10 personas pasan las reuniones soñando despiertos.
• Solo un 20% del tiempo en el trabajo se dedica a las tareas significativas, mientras que un 80% se dedica a tareas con “poco o ningún valor”.
• Hasta un 40% de personas trabajadoras se salta el desayuno, y un 39% se salta el almuerzo: aproximadamente una mitad de la personas que almuerzan dedica solo 15 minutos a sus pausas para la comida.
• Hasta un 78% de los estadounidenses quisiera tener más tiempo para relajarse y hasta un 75% siempre se siente cansado.
• Por lo general, se tarda el doble de tiempo en terminar la tarea de lo que se estimó en el principio.

Como se evidencia, mucho tiempo durante el día se desperdicia, se gestiona mal o se calcula mal.

Aquí están las señales que tú también formas parte de la muestra estadística que gestiona su tiempo malamente.

Señales de las pobres habilidades de gestión del tiempo

Hay varias indicaciones que muestran que tienes pobres habilidades de gestión del tiempo.

Siempre llegas tarde

Siempre llegas tarde a las reuniones y no cumples los plazos en los proyectos.

¿La razón? Te encargas de demasiadas tareas, haces demasiadas promesas y, al final, simplemente no las puedes cumplir.

Estás lento con tu trabajo

Llevas 2 horas terminando una tarea que la mayoría de la gente terminaría en menos de una hora.

¿La razón? A tu trabajo le falta la organización que te ayudaría a estructurar tu trabajo mejor y terminar tus asignaciones más rápido.

Malgastas demasiado tiempo

Pasas 3 horas en una tarea fácil: 2 horas más de lo necesario.

¿La razón? No tienes un horario estricto que te dice cuándo deberías empezar y cuándo terminar una tarea. Trabajas en tareas aleatoriamente, y no tienes un sistema claramente definido para el trabajo.

Sueles experimentar falta de energía

Te sientes agotado todo el tiempo: como si no tuvieras tiempo para comer, dormir o descansar.

¿La razón? Contínuamente procrastinas o retrasas tus asignaciones, así que pasas horas extras después del trabajo intentando ponerte al día.

A menudo eres indeciso

Sueles confundirte sobre tus prioridades, y pasas horas extras sin poder decidir qué abordar a continuación.

¿La razón? Te falta un plan claro que te demuestra tus prioridades diarias y cómo se relacionan con tus objetivos.

Te haces cargo de demasiado trabajo

Siempre te haces cargo de las solicitudes de los demás, hasta que no tengas tiempo para tus propias tareas.

¿La razón? No entiendes tus prioridades, cómo definirlas y cómo asegurarte de hacerlas primero.

La razón detrás de la mala gestión crónica del tiempo

Si las razones arriba mencionadas para la mala gestión del tiempo están aisladas, probablemente las puedes resolver con un poco de tiempo y práctica.

Sin embargo, los problemas crónicos con la gestión del tiempo (incluyendo la dificultad para empezar una tarea, organizar y seguir tu horario, así como cumplir con tus tareas) pueden indicar un Trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH) o Trastorno por déficit de atención (TDA).

Este trastorno incluye:

• Dificultades para prestar atención
• Reducción del control emocional
• Exceso de actividades
• Dificultad general para controlar el comportamiento

Lo más importante, el TDAH afecta tu habilidad de marcar el paso del tiempo y hacer planes en consecuencia, así que la gestión del tiempo adecuada se vuelve difícil.

Para obtener más información sobre el trastorno TDAH, consulta el sitio web del National Institute of Mental Health .

❗ DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Si piensas que estás experimentando síntomas de TDAH, te animamos a pedir consulta con un profesional sanitario y abstenerte de autodiagnosis.

Las 10 mejores habilidades de gestión del tiempo

Para superar una mala gestión del tiempo y otras dificultades en tu trabajo, tendrás que poseer las habilidades de gestión del tiempo adecuadas.

A continuación, enumeramos 10 habilidades imprescindibles que debes cultivar si quieres aprovechar al máximo tu tiempo.

La habilidad de definir los objetivos SMART

Establecer objetivos SMART significa establecer objetivos que son específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Attainable), relevantes (Relevant) y con tiempo limitado (Time-bound). Una aplicación de seguimiento de objetivos te puede ayudar a mantenerte al tanto de tus objetivos SMART.

Los problemas de gestión del tiempo que objetivos SMART resuelven

• Desperdiciar demasiado tiempo

Cómo los objetivos SMART resuelven los problemas de gestión del tiempo

• Objetivos específicos: Tienes claro lo que quieres conseguir, dónde, cuándo, por qué, cómo y con quién, y tienes claras las limitaciones de tu objetivo.
• Objetivos medibles: Es posible entender si has logrado el dicho objetivo y cuándo.
• Objetivos alcanzables: Es posible alcanzar el dicho objetivo.
• Objetivos relevantes: Tú decides qué quieres alcanzar en la vida, y estableces tus objetivos en consecuencia.
• Objetivos con tiempo limitado: Tu objetivo se fija a una fecha límite que necesitas cumplir.

La habilidad de planificar y organizar tu día

Planificar tus prioridades y organizar tu día alrededor de ellas te ayuda a ahorrar tiempo y terminar lo que necesitas.

Los problemas de gestión del tiempo que la planificación de tu día resuelve

• Llegar siempre tarde

Cómo organizar tu día para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Identifica tus tareas más importantes y más urgentes para ese día.
• Delega o elimina lo demás.
• Recopila tus prioridades y haz una lista de tareas pendientes.
• Anota tus prioridades en un calendario y sigue tu horario.

La habilidad de gestionar tu estrés

Los altos niveles de estrés estorban tu capacidad para rendir bien en el trabajo, por lo que es fundamental mantener a raya tu nivel de estrés.

Los problemas de gestión del tiempo que la gestión del estrés resuelve

• Experimentar falta de energía

Cómo utilizar la gestión del estrés para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Medita o prueba algún otro método de relajación
• Asegúrate de tener suficiente sueño y no saltarte la comida: serás aún más ansioso si tienes hambre o si estás cansado.
• Evita la nicotina y el alcohol.
• Di “No” al trabajo extra.

La habilidad de delegar tareas

Si delegas tareas que no tienes obligación de hacer, ahorrarás tiempo para las tareas prioritarias y urgentes.

Los problemas de la gestión del tiempo que la delegación de tareas resuelve

• Experimentar falta de energía
• Malgastar demasiado tiempo

Cómo utilizar la delegación de las tareas para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Si tienes problemas con dejar las tareas, comienza de a poco: delega las tareas pequeñas en principio y va ascendiendo desde allí.
• Delega tareas urgentes pero menos importantes.
• Define las expectativas de las tareas e incluye las instrucciones.
• Confía en que tus colegas hagan el trabajo bien, pero verifica que al final lo hayan hecho.

La habilidad de evitar distracciones

Las distracciones, como tu teléfono, las redes sociales y colegas parlanchines restan del tiempo que deberías pasar trabajando, así que después tienes que invertir más esfuerzo tratando de compensarlo.

Los problemas de gestión del tiempo que evitar distracciones resuelve

• Estar lento con tu trabajo

Cómo evitar las distracciones para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Deja tu teléfono en otra habitación durante tu tiempo de trabajo.
• Define el tiempo máximo que puedes pasar en las redes sociales y síguelo a rajatabla.
• Lleva auriculares para bloquear los sonidos de afuera y pide a tus colegas que no te interrumpan cuando estés enfocado en el trabajo.

La habilidad de realizar una sola tarea

La monotarea es la nueva multitarea: no te puedes concentrar en varias tareas a la vez, así que lo mejor sería trabajar en una sola tarea durante un período de tiempo fijo.

Los problemas de la gestión del tiempo que la monotarea resuelve

• Malgastar demasiado tiempo

Cómo utilizar la monotarea para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Establece un bloque de tiempo para tu tarea.
• Deshazte de todas las distracciones, no aceptes nuevas solicitudes e intenta que nadie te interrumpa.
• Establece un temporizador para tu tarea y sigue el tiempo predeterminado.
• Si se trata de una tarea mayor, divídela en trozos, dedica algo de tiempo a cada uno y toma descansos entre ellos.

La habilidad de decir “No”

Si te encargas de cada solicitud en tu camino, solo estarás trabajando en las prioridades de otras personas y no en las tuyas.

Los problemas de gestión del tiempo que el decir “No” resuelva

• Encargarse de demasiado trabajo

Cómo decir “No” para resolver los problemas de gestión del tiempo

• “Gracias, pero tendré que pasar.”
• “Déjame pensarlo y te aviso.”
• “Ahora mismo no tengo tiempo, pero puedo recomendar a otra persona.”
• “Ojalá tuviera tiempo, pero de momento estoy muy ocupado con otra tarea.”
• “Aprecio la pregunta, pero tengo otros planes para ese día.”

La habilidad de convertir el esfuerzo en trabajo de alto valor

Si dedicas el 20% de tus esfuerzos a las tareas adecuadas, alcanzarás el 80% de los resultados esperados.

En otras palabras, en lugar de trabajar en 8 tareas fáciles que resuelven solo 2 de tus problemas, trabaja en 2 tareas más difíciles que resuelven 8 de tus problemas.

Los problemas de gestión del tiempo que el enfoque en trabajo de alto valor resuelve

• Ser indeciso
• Malgastar mucho tiempo

Cómo enfocarte en trabajo de alto valor

• Concentrarse en trabajo de alto valor en contenido: Analiza las características del 20% de las entradas de blog que aportan el 80% de tu tráfico, y reprodúzcalos en las entradas de blog futuras.
• Concentrarse en trabajo de alto valor en desarrollo software: Identifica el 20% de las funcionalidades que atraen el 80% de los usuarios de la aplicación y enfócate en perfeccionarlas.
• Concentrarse en trabajo de alto valor en gestión de proyectos: Identifica el 20% de las tareas cruciales que aportan el 80% de tus errores y dedica tiempo extra para hacerlas funcionar.

La habilidad de evitar la procrastinación

Construir un castillo de Invernalia completo con un pequeño Jon Nieve de cerillas es muy divertido. Pero no deberías hacerlo durante las horas laborales porque solo perderás tiempo y duplicarás tu trabajo para mañana.

Los problemas de gestión del tiempo que evitar la procrastinación resuelve

• Estar lento con tu trabajo

Cómo evitar la procrastinación para resolver los problemas de gestión del tiempo

• Aclara las fechas límites, expectativas y objetivos: es fácil seguir adelante cuando sabes dónde estás yendo.
• Divide las tareas complejas y difíciles en subtareas pequeñas para hacer que la tarea general sea menos abrumadora y más alcanzable.
• Define las fechas límites para la tarea dividida para hacerla parecer más inmediata.
• Planifica tus subtareas en más detalle y dedica tiempo específico para ellas.
• Visualiza los posibles obstáculos para detener el miedo al fracaso.
• Acepta que tu trabajo no debe ser perfecto.

La habilidad de identificar las tareas prioritarias

Cuando sabes cuáles son tus tareas más importantes y más urgentes, sabes lo que tienes que hacer primero.

Los problemas de gestión del tiempo que la priorización de tareas

• Encargarse de demasiado trabajo
• Ser indeciso

Cómo priorizar tareas para resolver los problemas de la gestión del tiempo

• Haz la tarea más exigente, más difícil y que más tiempo te lleve a primera hora cuando llegues al trabajo: este método se llama "Tragarse el sapo". Te ayuda a terminar tus prioridades, y a despejar la agenda restante de ese día para actividades más agradables.
• Pon en práctica la Matriz de Eisenhower para decidir qué hacer en primer y segundo lugar, y qué delegar o eliminar.

Las 26 mejores estrategias de la gestión del tiempo para implementar

Aquí están las 26 mejores estrategias de gestión del tiempo que puedes probar en el trabajo o para gestionar tus recados personales.

Pomodoro - para un enfoque mejor

Divide tu trabajo en sesiones de 25 minutos y descansos de 5 minutos.

Después de 4 de estos ciclos, haz una pausa más larga, de 20 minutos.

Repítelo hasta terminar el día.

Principales ventajas de Pomodoro

• Trabajarás en intervalos de tiempo fijos y tendrás más posibilidades de concentrarte.
• Realizarás descansos frecuentes y reducirás el riesgo de agotamiento.

Kanban - para maximizar la eficacia

Adopta un enfoque visual para el seguimiento de las tareas:

• Añade tareas,
• Define los niveles de progreso y
• Mueve las tareas entre las columnas a medida que cambia su nivel de progreso.

Principales ventajas de Kanban

• Kanban es un enfoque personalizable que te permite dividir los proyectos en tareas y subtareas manejables.
• Te ayuda a poner toda tu energía en el progreso del proyecto.

Getting Things Done, para desordenar la mente

Captar, aclarar, organizar, reflexionar y trabajar en las tareas en tu lista de tareas pendientes.

Principales ventajas de Getting Things Done

• Getting Things Done es perfecto para gestionar todas tus ideas y prioridades.
• Este método te ayuda a lidiar tanto con las tareas personales como las empresariales.

Trágate ese sapo - para la priorización eficaz

Prioriza las tareas según la dificultad, urgencia y la importancia y enfrenta la tarea más significativa lo primero por la mañana.

Principales ventajas de Trágate ese sapo:

• Limpiarías el resto de tu agenda diaria para realizar tareas más fáciles.
• Aprenderás a priorizar.

Timeboxing - para abordar las tareas con mayor rapidez

Asigna un tiempo específico a las actividades para limitar el tiempo que les dedicas.

Principales ventajas del Timeboxing

• El Timeboxing es ideal para las pequeñas tareas que no te dan tiempo a realizar.
• El método también es ideal para las grandes tareas que no encuentras la motivación para abordar.

Bloqueo de tiempo - para una mejor planificación

Asigna un tiempo específico a las actividades para encontrar un lugar para ellas en tu calendario.

Principales ventajas del Bloqueo de tiempo

• Te sumergirás en la tarea.
• Te asegurarás de encontrar tiempo para cualquier actividad.

Inbox-Zero - para recuperar tu atención

Inbox-Zero es un enfoque centrado en el correo electrónico que te ayuda a gestionar tu bandeja de entrada.

Principales ventajas de Inbox-Zero

• Especificarás y limitarás el tiempo que dedicas a la gestión de la bandeja de entrada.
• Te centrarás en los correos electrónicos prioritarios.

Who's Got The Monkey - para delegar tareas con éxito

Who's Got The Monkey es un enfoque destinado a ayudarte a delegar reconociendo, asignando, asegurando y comprobando el progreso de las tareas.

Principales ventajas de Who’s Got The Monkey

• Who's Got The Monkey anima a los directivos a dejar de microgestionar.
• El método ofrece una visión clara de las responsabilidades y la rendición de cuentas en un equipo.

Action Method - para hacer que los objetivos sean factibles

Ve todo tu trabajo diario como proyectos separados que analizarás y gestionarás de acuerdo con unos pasos claros de gestión de proyectos.

Principales ventajas del Action Method

• Serás más rápido y eficiente.
• El Action Method proporciona una visión clara del trabajo que has hecho y del que te queda por hacer.

La Matriz Eisenhower - para aprender a priorizar

Prioriza las tareas en función de su nivel de urgencia e importancia y, a continuación, acéptalas en el orden correcto.

Principales ventajas de la matriz de Eisenhower

• Aprenderás a priorizar.
• Aprenderás qué tipos de tareas puedes delegar o eliminar.

El Horario ideal biológico - para encontrar la hora punta de productividad personal

Analiza tus niveles de productividad a lo largo del día y trabaja en las tareas prioritarias durante tus horas de máxima productividad.

Principales ventajas del Horario ideal biológico

• Aprenderás a identificar tu propia hora punto de productividad.
• Aprenderás cuándo programar prioridades y no prioridades.

El diario de la productividad - para la productividad y el destresamiento

Escribe sobre las actividades que has completado o que necesitas completar en unas entradas al estilo de un diario. Para esto, puedes usar una aplicación de seguimiento de la productividad.

Principales ventajas del Diario de la productividad

• Recopilarás un archivo de tu historial personal de la productividad.
• Disminuirás tus niveles de estrés.

El Método Seinfeld - para crear buenos hábitos

El Método Seinfeld (o sea, “No rompas la cadena”) es un sistema basado en el calendario que te anima a trabajar en tus habilidades profesionales un poco cada día y a marcar tu progreso en tu calendario.

Principales ventajas del Método Seinfeld

• Te sentirás motivado para perfeccionar tus habilidades profesionales.
• Serás menos propenso a procrastinar con el trabajo.

La regla de los 10 minutos - para comenzar el trabajo con calma

La regla de los 10 minutos es un enfoque de tiempo limitado que te permite comenzar tu trabajo con calma trabajando solo durante 10 minutos al principio.

Principales ventajas de la regla de las 10 minutos

• Te resultará más fácil trabajar en tareas aburridas porque tu horario te obliga a hacerlas por 10 minutos a la vez.
• Dividirás tus tareas tediosas y largas en trozos más manejables.

Lista de tareas pendientes - para una mayor motivación

Enumera las tareas que has terminado hasta ahora, para el análisis y la motivación.

Principales ventajas de la Lista de tareas pendientes:

• Ver un número de tareas terminadas tachadas de una lista te motivará a seguir adelante.
• Entenderás mejor que te queda por hacer.

Lista de dejar de hacer - para eliminar distraccioness

Enumeras las tareas de las que tienes que abstener, como ir a Instagram durante las horas de trabajo.

Principales ventajas de la Lista de dejar de hacer

• Dejarás de lado mentalmente las actividades que te quitan tiempo.
• Terminarás antes tus tareas.

La técnica Flowtime - para un enfoque profundo

Experimenta con el tiempo que dedicas a diferentes tareas usando una aplicación de temporizador gratuita. Pon a prueba si trabajas mejor durante los trozos de 10 minutos, durante los de 90 minutos o en cualquier punto intermedio.

Principales ventajas de la técnica Flowtime

• Tendrás más libertad para decidir cuánto tiempo pasas trabajando o descansando.
• La técnica Flowtime es un enfoque altamente personalizable.

Objetivo principal - para la consistencia

Eliges un objetivo prioritario y dedicas tiempo para conseguirlo todo cada día.

Principales ventajas del Objetivo principal

• Perfeccionarás las habilidades necesarias para alcanzar el dicho objetivo
• Practicarás tu capacidad de enfocarte

Diagrama de Pareto - para la eficiencia de energía

La idea es enfocarte en un 20% de tus actividades que aportan la mayoría de tus resultados deseados (80%).

Principales ventajas del diagrama de Pareto

• Puedes priorizar tus tareas mejor.
• Te ayuda a obtener lo máximo de tu trabajo.

Método de planificación rápida (RPM, por sus siglas en inglés) - para una planificación mejor

RPM te ayuda a identificar tus “resultados, propósito y plan de acción masivo”.

Principales ventajas del método de planificación rápida (RPM)

• Te ayuda a planificar tus acciones inmediatas según tus objetivos a largo plazo.
• Te ayuda a dividir los objetivos abstractos en tareas manejables y concretas.

La teoría del frasco de pepinillos - para la clasificación de tareas fácil

La teoría del frasco de pepinillos te ayuda a imaginar tus tareas como contenidos de un frasco de pepinillos para clasificarlas mejor según su importancia:

• Piedras - las tareas más importantes
• Guijarros - las tareas que puedes delegar o dejar para otro día
• Arena - las actividades distrayentes, por ejemplo, comprobar tu móvil

Principales ventajas de la teoría del frasco de pepinillos

• Podrás organizar tu día laboral mejor para que puedas terminar todo a tiempo.
• Te ayuda a eliminar las distracciones.

Trabajo profundo - para resolver problemas complejos

Esta estrategia te anima a enfocarte completamente en la tarea a mano y desempeñarte a tope.

Principales ventajas del Trabajo profundo

• Te permite conseguir un enfoque más claro y producir resultados de alta calidad.
• Te ayuda a pulir tu habilidad de resolver problemas complejos que demandan tu completa atención.

El método ABCDE - para una mejor gestión de tareas

Este método te permite organizar tus tareas en 5 categorías según su importancia y decidir cómo manejarlas adecuadamente.

Principales ventajas del método ABCDE

• Podrás priorizar tus tareas con facilidad.
• Tendrás una vista clara de qué tareas puedes eliminar o delegar.

Regla 1-3-5 - para una mejor organización de tu día laboral

Este método te anima a encontrar 1 cosa grande, 3 medianas y 5 pequeñas en las que concentrarte cada jornada laboral.

Principales ventajas de la regla 1-3-5

• Este método te permite crear una lista de tareas pendientes simple pero amplia, que se puede seguir fácilmente.
• Tendrás una idea más clara de tus prioridades para la jornada laboral.

El método POSEC - para encargarse del trabajo priorizando el bienestar

El método POSEC significa:

• Priorizar,
• Organizar,
• Streamline (Racionalizar),
• Economizar,
• Contribuir.

Se basa en la jerarquía de necesidades de Maslow. Te anima a hacerte cargo primero de tus necesidades personales para poder pasar a otras responsabilidades.

Principales ventajas del método POSEC

• Reconoce el hecho de que tenemos que cuidarnos antes de poder contribuir a la sociedad, familia o trabajo.
• Nos ayuda a encontrar más tiempo para nuestras actividades de ocio.

Bullet Journal (BoJo) - para una visión completa de tu trabajo

El método de Bullet Journal te ayuda a seguir mejor tus actividades pasadas, presentes y futuras.

Principales ventajas de Bullet Journal (BoJo)

• Te ayuda a alinear tus objetivos a corto y a largo plazo.
• Te da una visión más clara de tu rendimiento profesional en general y en cualquier áreas que necesitan mejora.

Los 54 consejos de la gestión del tiempo para una rutina laboral y vital mejor

Las estrategias de gestión del tiempo tienen solo la mitad de su efecto si no sigues los consejos adecuados de la gestión del tiempo para el trabajo.

Así que, aquí están los mejores consejos de gestión del tiempo para permanecer en control de tu tiempo en cada etapa de tu trabajo.

También ofrecemos consejos sobre cómo permanecer sano y enfocado, y ver qué funciona mejor para tu rutina de gestión del tiempo.

Consejos sobre gestión del tiempo para la preparación y la planificación

La gestión del tiempo adecuada empieza aún antes de empezar a trabajar.

Aquí están algunos consejos para ayudarte a prepararte y a aprovechar cada momento prudentemente.

Encuentra tu tiempo más productivo

El día entero simplemente no es óptimo para el trabajo, y necesitarás analizar el uso de tu tiempo para encontrar tu horario ideal biológico.

Puedes recurrir a Clockify para seguir el tiempo que pasas en las tareas para más análisis:

• Sigue el tiempo que tardas en terminar un tipo de tarea por la mañana.
• Luego, intenta lidiar con el mismo tipo de tarea por la tarde el día siguiente.
• Compara tus resultados.

Si tardas 2 horas en realizar este tipo de tarea por la mañana, y 1 hora por la tarde, simplemente no eres una persona matutina y deberías hacer tus prioridades más tarde en el día.

Descubre tu personalidad de gestión del tiempo

Identifica tu tipo de personalidad según cómo (mal)gastas tu tiempo. Quizás seas un:

• Mártir de tiempo: la persona que no puede decir no, así que se queda sin tiempo para las tareas importantes,
• Procrastinador: la persona que pospone hacer sus tareas,
• Bombero: la persona que considera cada tarea una prioridad y, consecuentemente, no se puede concentrar en nada,
• Subestimador: la persona que sigue incumpliendo los plazos porque subestima el tiempo que se necesita para completar las tareas.

Una vez que identificas tu tipo de personalidad de gestión del tiempo, puedes trabajar en tus debilidades usando una estrategia adecuada.

Crea un entorno de trabajo adecuado

No importa si trabajas en casa o en una oficina tradicional, puedes optimizar tu entorno laboral para que promueva el enfoque y minimice las distracciones.

Puedes encontrar consejos sobre cómo conseguir esto más adelante en esta guía.

Planifica tu día la noche anterior

Planificar tu día la noche anterior te ayuda a comenzar con calma un nuevo día.

Podrás pensar en tus prioridades y organizar tu horario adecuadamente, sin prisa alguna.

Haz que tu horario sea flexible

Nunca sabes cuándo va a surgir algo imprevisto (pero importante), así que asegúrate de programar siempre una hora extra en tu calendario, para estar seguro.

Crea listas de tareas pendientes

Estarás al tanto de tus tareas diarias y sentirás un impulso de moral y motivación cada vez que marques un elemento de tu lista de tareas.

Establece plazos para tu trabajo

Fechas límites te dicen cuando hay que terminar una tarea, así que es buena idea planificar tu tiempo consecuentemente.

Dividir una tarea en subtareas y asignar un plazo para cada una sirve como un gran motivador para ayudarte a seguir adelante.

Consejos de gestión del tiempo para ejecutar tareas

Cuando hayas hecho todo lo posible para prepararte adecuadamente, es el momento de hacer el trabajo real.

Te explicamos cómo hacer que el reloj trabaje para ti mientras gestionas tus tareas.

Sigue el tiempo para cada tarea

Saber cuánto tiempo pasas en cada tarea te puede mostrar lo productivo que eres de verdad.

También te ayuda a hacer estimaciones de tiempo más precisas para el trabajo futuro, por lo que ahorrarás tiempo a largo plazo.

Para esto, puedes utilizar un software de cronometraje como Clockify.

Ve a la página del Rastreador de tiempo, escribe la actividad en la que estás trabajando en la casilla de “¿En qué estás trabajando?” e inicia el temporizador.

Una vez que termines, detén el temporizador.

Repite el proceso hasta que termines con todas las actividades para esa jornada.

Entonces, ve a la página de Panel, y echa un vistazo a lo productivo que fuiste según las horas rastreadas por día.

Haz la tarea más importante primero

No todas las tareas son igual de importantes o urgentes. Querrás evitar trabajar en tareas triviales durante tu hora punta de productividad o pasar demasiado tiempo en ellas.

En lugar de eso, comienza con la tarea más importante para el día, mientras tu enfoque sigue siendo claro.

Establece recordatorios antes de cada tarea

Los recordatorios te ayudan a mantenerte al tanto de todo el trabajo que tienes que hacer.

Si pones una alarma al menos 15 minutos antes de la hora de asistir a una reunión o hacer una presentación, tendrás tiempo suficiente para prepararte.

No hagas multitarea

La multitarea puede parecer una buena idea, pero solo garantizará tu rendimiento inferior en varias tareas, en lugar de terminar una tarea con los mejores resultados.

Mientras haces la multitarea, no terminarás más tareas durante el mismo tiempo que te toma para hacer una tarea, sino que perderás el tiempo cambiando entre actividades.

Agrupa tareas pequeñas

Las tediosas, pero inevitables tareas de mosquito son realmente pesadas.

Agrúpalas en un bloque de tiempo y disfruta de la sensación de tener una docena de nuevas y motivadoras marcas en tu lista de tareas en poco tiempo.

Date tiempo suficiente para terminar

Si apuras una tarea, probablemente hagas el trabajo mal. Pretenderás terminar más rápido, pero lo más probable es que pases aún más tiempo intentando corregir los errores que has cometido.

Es mejor tomar descansos cuando sientas que estás perdiendo la paciencia con una tarea y luego volver a hacerla con la cabeza despejada.

Pon una marca de verificación delante de cada tarea que termines

Crear una lista de tareas es importante, pero hacer un seguimiento de las tareas en las que estás trabajando puede motivarte a seguir adelante hasta completar la lista.

Esto se debe a que poner una marca de verificación delante de los elementos terminados te ayuda a sentirte realizado y a controlar mejor tu carga de trabajo diaria.

El 20% de aportación aporta el 80% de resultados

La regla del 20/80, conocida como el principio de Pareto, demuestra que sólo hace falta el 20% de tus esfuerzos para alcanzar el 80% de todos tus resultados.

A la hora de establecer objetivos, no te fijes en las tareas individuales, sino en el panorama general: ¿qué objetivos son tan importantes que, una vez que los alcances, podrás considerar el día como un éxito?

Identifica estos objetivos y las tareas que tienes que realizar para alcanzarlos, y céntrate en terminar estas tareas primero.

Consejos de gestión del tiempo en cuanto a descansos

Todo el trabajo y ninguna pausa convierten a Jack en un chico agotado. Aunque el dicho no es exactamente así, las pausas son esenciales para la gestión del tiempo.

Aquí tienes algunos consejos para utilizarlos de la mejor manera posible.

Toma descansos regulares

Las pausas son importantes para el progreso. Te ayudan a recargar las pilas para otra sesión de trabajo, así que asegúrate de tomar descansos de al menos 5-10 minutos de vez en cuando.

Incluso puedes programar las pausas para asegurarte de que no te las saltas.

Cambia tu entorno de vez en cuando

Quedar en tu lugar de trabajo durante una pausa corta puede ser la práctica más fácil, pero no la más eficaz.

En su lugar, debes cambiar el entorno para decir a tu cerebro que debe desconectar y relajarse durante este período.

No te saltes las pausas para comer

Para seguir siendo productivo, también tienes que comer sano y a tiempo.

Intentar realizar las tareas con hambre no te ayudará a terminar más rápido, sino que sólo te cansará.

Utiliza el descanso para estirarse y moverse

La mejor manera de reiniciarse del duro trabajo mental es dejar que tu mente relaje y hacer un poco de ejercicio leve.

No necesitas hacer mucho: date un paseo breve por el barrio, dobla la ropa o haz unos saltos de tijeras.

Cuando regreses a tu escritorio, te sentirás renovado y quizás encontrarás que tienes la solución de un problema laboral porque has dejado que tu mente descanse.

Utiliza el descanso para meditar

La meditación es una manera ideal para descansar y relajarse, y aún puedes usar el tiempo de meditación para tomar mejores decisiones.

Una investigación de INSEAD Business School sugiere que la meditación de consciencia plena hace que tu pensamiento sea más racional, por lo que te ayuda a tomar mejores decisiones.

Consejos de gestión del tiempo para afrontar las distracciones

Las distracciones son el enemigo número uno de la gestión del tiempo y productividad eficaces.

Aquí es lo que puedes hacer para eliminarlas, o por lo menos minimizarlas.

Identifica los gastadores de tiempo y sigue el tiempo que pasas en ellos

Una vez que identificas y enumeras los gastadores de tiempo, sigue el tiempo que pasas en ellos: obtendrás una idea de la cantidad exacta de tiempo que puedes repartir a actividades más importantes durante tu jornada laboral.

Utiliza la regla de 20 pies

La regla de 20 pies se aplica a los móviles, tabletas y distracciones similares.

Si sueles procrastinar en tu teléfono mientras trabajas, quizás debas ponerlo a una distancia segura, para que no te tiente.

Simplemente pon tu móvil a una distancia mínima de 20 pies de donde estás trabajando.

Claro, es posible que sientas la necesidad de acercarte y mirar el teléfono, pero después de un rato, esa actividad se volverá pesada y la dejarás.

No dejes que la gente te interrumpa

Cuando tomas velocidad, lo último que necesitas es que alguien te interrumpa.

Esto puede ser una interrupción breve, pero perderás la concentración, que no se recupera tan fácil.

Puedes dejar saber a la gente en la oficina que no deberían molestarte durante un cierto período o puedes activar el modo No molestar en tu aplicación de chat en equipo.

También puedes implementar el método de Informar/Negociar/Volver a llamar:

1. Informa a la otra persona que estás ocupado de momento.
2. Negocia la hora en la que podrás abordar el problema de la otra persona.
3. Vuelve a llamarla a la hora acordada.

De esta manera, no perderás tu concentración en el trabajo, y también harás que la otra persona se sienta tranquila.

Utiliza un bloqueador de sitios web

A veces, simplemente necesitas luchar contra tu deseo de navegar sin fin por las redes sociales.

Un bloqueador de sitios web garantizará que te mantengas alejado de los sitios web que te hacen perder el tiempo durante el tiempo designado para el trabajo.

Desconéctate del Internet

Otras veces, tu deseo de procrastinar es tan fuerte que te encuentras leyendo sobre las leyes laborales estatales de Nevada (a pesar de no vivir allí) solo para evitar tu trabajo real.

En tales tiempos desesperados, se requieren medidas desesperadas: desconéctate del Internet y sálvate de la tentación.

Consejos de gestión del tiempo para las llamadas telefónicas eficaces

Si la naturaleza de tu trabajo demanda que estés al teléfono a menudo, las llamadas constantes pueden impedirte hacer cualquier cosa.

Aquí están algunos consejos para gestionar tus llamadas telefónicas para que no sean demasiado distrayentes.

Si es posible, programa tus llamadas

Aunque no puedes predecir cuándo alguien te va a llamar, ahorrarás mucho tiempo si programas cuando llamas a tus clientes.

Elige la parte del día cuando es menos probable que hagas un trabajo productivo: si eres una persona matutina, reparte las llamadas que debes hacer a las tardes.

Antes de eso, concéntrate en las actividades más importantes.

Planifica lo que quieres decir

Priorizar y expresar cuidadosamente lo que tienes que decir en una llamada telefónica te hace más conciso y menos propenso a tropezar con tus propias palabras.

Haz notas cortas sobre los puntos más importantes que quieres transmitir.

Haz que tus frases sean cortas y claras, y asegúrate de ser informativo.

De esta manera, terminarás la llamada más rápido y minimizarás la necesidad de una segunda llamada sobre el mismo tema.

Resume lo que has acordado con la otra persona

Es importante que tengas claros los puntos finales de tu acuerdo con otra persona.

De esta manera, serás menos propenso a sentirte inseguro sobre el trato final: así que es menos probable que gastes el tiempo en hacer otra llamada.

Mientras hablas, anota algunos de los puntos principales de la conversación en tu cuaderno.

Cuando te das cuenta de que la conversación está a punto de acabar, resume los puntos principales con la otra persona para confirmar que todo esté claro.

Si no paras de responder a las mismas preguntas, ten una nota con preguntas frecuentes cerca

Si varias personas suelen llamarte para hacerte las mismas preguntas, guarda una nota con las preguntas y respuestas más frecuentes.

Esto te ahorrará mucho tiempo, porque automatizarás una parte de la mayoría de llamadas telefónicas.

Puedes anotar estas preguntas junto con 2 o 3 versiones de tus respuestas, las que luego podrás rotar con diferentes clientes, dependiendo de sus necesidades específicas.

Consejos de gestión del tiempo para gestionar el correo electrónico

Los correos electrónicos pueden ser una gran pérdida de tiempo si no se gestionan correctamente.

Aquí es lo que puedes hacer para evitar eso.

Darte de baja de los correos electrónicos que nunca lees

Una bandeja de entrada desordenada ralentiza tus revisiones de correo electrónico diarias porque a veces necesitas desplazarte sin fin intentando no perder el correo electrónico que estás esperando.

La mejor práctica de ahorro de tiempo es simplemente cancelar la suscripción a los correos electrónicos que nunca o rara vez lees.

Una cancelación manual puede tardar un rato, así que lo mejor es dejar que lo haga una aplicación. Unroll.me es una buena opción que te muestra una lista concisa de tus suscripciones de correo electrónico y te deja cancelar las irrelevantes con solo un clic.

Pon las direcciones de correo electrónico en las listas blancas y negras

Correo basura puede ser un gran problema, pero cada cliente de correo electrónico te permite poner ciertas direcciones o incluso dominios enteros en una lista blanca o una lista negra.

Por ejemplo, en Gmail, simplemente puedes bloquear al remitente de los molestos correos masivos y nunca volver a recibir sus mensajes.

Por otro lado, puedes crear filtros que garantizarán que los correos de los remitentes y dominios importantes jamás acaben en el correo basura y siempre se marquen como importantes.

Al poner regularmente en la lista blanca y en la lista negra a los remitentes, haces que tu bandeja de entrada esté ordenada y fácil de navegar, lo que te ahorra mucho tiempo a largo plazo.

Mantén las respuestas cortas y en tema

Los correos electrónicos más largos pueden abarcar todos los detalles, pero las respuestas cortas toman menos tiempo para redactar y suelen ser más claras y concisas.

Para correos cortos y concisos, incluye:

• Un propósito claro del correo electrónico
• Una introducción realmente breve
• Puntos claros
• Palabras y frases cortas
• No más de 5 oraciones
• Un cierre breve y agradable

Timebox tu bandeja de entrada

Puedes sentir la necesidad de comprobar tu bandeja de entrada cada vez que recibas un nuevo correo, y todas estas interrupciones disminuirán tu concentración en el trabajo real.

Pero, si estableces un timebox estricto cada día, por ejemplo, una hora por la mañana, y si te aseguras de parar de gestionar tu bandeja de entrada en cuanto expire el timebox, limitarás el tiempo que pasas en esta actividad secundaria.

Rastrea el tiempo que pasas en los correos electrónicos

Los correos son uno de los gastadores de tiempo más grandes para la gente trabajadora, y es importante que sepas cuánto tiempo realmente pasas gestionando tu bandeja de entrada.

De este modo, sabrás cuánto tiempo podrás repartir para las actividades más importantes.

Usa un seguidor de tiempo como Clockify para seguir el tiempo que realmente dedicas a los correos electrónicos utilizando un temporizador.

Simplemente crea una etiqueta de “correos”, y haz lo siguiente cada vez que empieces a trabajar en tu buzón:

• Crea una entrada de tiempo en la página de Rastreador y,
• Adjunta la etiqueta “correos” a la entrada.

Registra tu tiempo para correos cada día durante un mes, y luego ve al Informe resumido para ver cuánto tiempo dedicaste ese mes a la gestión de tu bandeja de entrada.

Consejos de gestión del tiempo para las reuniones

Las reuniones pueden quitarnos mucho tiempo y perturbar seriamente nuestro flujo de trabajo.

Así que, si estás a cargo de organizarlas, aquí tienes algunos consejos para hacerlas lo más eficientes posibles.

Ten siempre las reuniones al mismo período del día (o la semana)

Si tus reuniones pasan al azar y tus miembros del equipo nunca saben cuándo van a ocurrir, corres el riesgo de perturbar el horario y la concentración de todos.

Igualmente, una reunión inesperada puede interrumpir el tiempo de trabajo profundo de un miembro del equipo y dificultarle la posibilidad de continuar dónde lo dejó antes de que comenzara la reunión.

Si es posible, elige un momento del día específico, o un día de la semana particular y dedícalo a las reuniones. De este modo, todos sabrán cuándo esperarlas y se planificarán adecuadamente.

Planifica una agenda de antemano

Decide con antelación los puntos principales que tú y tu equipo deberéis repasar en la reunión porque es menos probable que la conversación se desvíe y ocupe más tiempo.

Determina el objetivo de la reunión y síguelo a rajatabla.

Y, lo más importante, establece el tiempo aproximado para cada tema para permanecer en camino durante todos los tiempos.

Utiliza las reuniones para actividades colaborativas

Las reuniones son perfectas para las actividades colaborativas, como una lluvia de ideas.

Tendrás todas las personas relevantes reunidas en un sitio (virtual o físico) y ahorrarás el tiempo que te toma conseguir la opinión de todos fuera de la hora de reunión.

Consejos de salud para una mejor gestión del tiempo

Un aspecto de gestión del tiempo a menudo ignorado es el cuidado de tu salud.

La conexión puede parecer improbable, pero si tu salud mental o física se está deteriorando, tu desempeño también se verá afectado.

Aquí están algunos consejos sobre cómo cuidar tu salud para mantenerte productivo.

Haz ejercicio regularmente

El ejercicio mejora la salud en general, pero también te ayuda a hacer mejor tu trabajo.

Según un estudio sobre los efectos del ejercicio en el rendimiento laboral, el ejercicio puede mejorar el desempeño y la gestión del tiempo de los trabajadores hasta un 72%.

Nunca te saltes el desayuno

Ya hemos hablado sobre la importancia de no saltarte las comidas, pero es importante destacar que el desayuno es la comida más importante del día.

La gente tiende a saltarse la comida matutina porque suelen estar de prisa por llegar al trabajo.

Pero, empezar tu día laboral con hambre hará que te sientas cansado puesto que el desayuno te da la energía mental necesaria para empezar a trabajar.

Duerme lo suficiente

You may think it’s a good idea to take time from your sleep to do more work during the day, but this is a counterproductive practice. Working while underslept will negatively affect your job performance.

Quizás pienses que es una buena idea quitar el tiempo de tu sueño para hacer más trabajo durante el día, pero esto es una práctica contraproducente. Trabajar con poco sueño afectará negativamente a tu rendimiento laboral.

Según la Sleep Foundation, por la falta de sueño:

• No podrás mantener la concentración
• Serás más propenso a cometer errores y omisiones
• Serás más vulnerable al estrés, más irritable e incluso enfadado
• Serás más propenso a desarrollar ansiedad y depresión

Por lo tanto, asegúrate de dormir entre 7 y 9 horas cada noche para obtener los mejores resultados.

Mantente hidratado

Además del ejercicio, la alimentación y el sueño, otro factor que puede influir en tu rendimiento es no beber suficiente agua.

De hecho, un estudio realizado en la Universidad de East London demuestra que beber agua amplía la materia gris del cerebro. Según el mismo estudio, mantenerte hidratado te hace ser hasta un 14% más productivo.

Consejos de gestión del tiempo para tu tiempo libre

Tu tiempo libre no debe estar relacionado con el trabajo. Pero, todavía hay unas cosas simples que puedes hacer (quizás cuando te aburras), para que la gestión del tiempo sea más fácil cuando llegue la hora de trabajar.

Organiza tus archivos, carpetas y documentos

Un escritorio y ordenador organizados ahorran el tiempo que, de otro modo, perderías buscando un documento importante que no tienes ni idea dónde lo has guardado.

Al final de cada día o semana laboral, puedes dedicar un poco de tiempo para ordenar tus archivos, carpetas y documentos más recientes.

Lee por placer

Leer por placer no solo es divertido, sino que puede hacer que el cerebro esté más despierto.

Los investigadores coinciden en que leer un libro tiene ventajas para el cerebro y salud en general: mantiene la mente despierta, disminuye el estrés en un 68% y aumenta la inteligencia.

Haz revisiones semanales del trabajo

Al final de la semana, si revisas y analizas lo que has hecho hasta ahora, comprenderás mejor lo que te queda por hacer cuando empiece la siguiente semana.

Define objetivos semanales

Los objetivos claramente definidos te ayudarán a organizar tu espacio mental y prepararte para la semana que viene.

Será más fácil que defines las tareas relacionada con los objetivos y luego repartirlas en un día o período del día específico, para completarlas antes de las fechas límite.

Trabaja 2-4 horas durante los fines de semana

Si eres un freelancer a quien no le importa trabajar los fines de semana, puedes sacar ventaja de eso.

Dedicar hasta 4 horas durante los findes al trabajo te ayudará a reducir la carga de trabajo para la semana siguiente, pero aún dejarte suficiente tiempo para las actividades divertidas del fin de semana.

Planifica tu comida y ropa para la próxima semana

Pensar en tu comida y ropa 10 minutos antes de necesitarlos puede ser estresante y tomar mucho tiempo, especialmente si tienes prisa.

Por lo tanto, planificar con anticipación está destinado a ayudarte e incluso ahorrarte más tiempo para disfrutar de tu comida o tus rutinas matutinas.

Relájate y descansa

No puedes (o por lo menos, no debes) pensar en el trabajo todo el tiempo: tómate el tiempo para relajarte antes de irte a dormir cada día.

Despejarás tu mente y te darás algo de tiempo valioso para ti mismo.

De todos modos, tu trabajo te seguirá esperando por la mañana.

Consejos adicionales de gestión del tiempo

Si nada de lo arriba mencionado te ayuda, intenta con uno de los siguientes consejos adicionales sobre cómo destacar en la gestión del tiempo.

No visualices tu éxito

Según un estudio sobre las visualizaciones positivas del futuro deseado, las visualizaciones positivas, en las que te ves con éxito, agotan la energía de tu ambición. De este modo, hace que sea menos probable que tengas éxito.

Si te ves alcanzando tu objetivo final, tu mente creerá que ya lo has alcanzado, y perderás tu impulso y concentración.

En vez de eso, el mismo estudio propone que intentes las visualizaciones críticas: piensa en tus obstáculos y contratiempos, e intenta ver el fracaso potencial como algo normal.

De esta manera, permanecerás lo suficientemente alerta para mantener la concentración, pero te sentirás menos estresado sobre el resultado de tu tarea.

Evita el perfeccionismo

Afinar una tarea hasta la perfección esencialmente es otro nivel de perder el tiempo.e.

A los ojos de un perfeccionista, nada jamás será perfecto, así que estarías mejor si acabaras con una tarea cuando de verdad esté hecha, y que dedicaras este tiempo adicional a la tarea siguiente.

Haz algo de trabajo durante los viajes

Normalmente pensamos que los largos viajes al trabajo son simplemente una pérdida de tiempo.

Pero, puedes utilizar este tiempo para escuchar los podcasts, tomar cursos en línea, e incluso terminar algo de trabajo antes de llegar a la oficina.

Practica el trabajo profundo

El concepto de trabajo profundo de Cal Newport incluye concentrarse en una tarea cognitivamente exigente de tal manera que te ayude a trabajar en ella durante más tiempo, a terminarla más rápidamente y a evitar las distracciones en el camino.

Aprende y usa los atajos de teclado

Casi cada navegador y sistema operativo tiene su propio conjunto de atajos de teclado para casi cada operación.

Aunque sería complicado aprender todos los atajos para el navegador y el sistema operativo que usas, ahorrarás muchísimo tiempo si aprendes los atajos básicos.

Convierte tus tareas más importantes en hábitos

Por ejemplo, hacer un resumen para tu nuevo contenido del blog puede convertirse en algo tan natural y fácil como cepillarte los dientes.

Solo necesitarás:

• Establecer los pasos precisos para hacer un resumen,
• Dedicar un cierto tiempo a ello, y
• Seguir los pasos y apegarte al horario.

Esto se puede aplicar a cualquier tipo de tarea.

Consejos de gestión del tiempo para estudiantes

Por más que la gestión del tiempo adecuada resulte difícil para los empleados, puede ser aún más difícil para los estudiantes. Así que, aquí están algunos de los mejores consejos a seguir durante la época de exámenes:

Sigue el tiempo de estudiar

Seguir el tiempo que te toma para dominar una materia te ayuda a mantener tu concentración. Analizar los datos a través de una aplicación de seguimiento de tiempo te ayuda a encontrar tu hora pico de productividad y mejorar tus esfuerzos de gestión del tiempo para estudiar en el futuro.

Si rastreas el tiempo, el temporizador en marcha te anima a mantener el foco en los estudios durante las horas que has dedicado a esta asignatura. También se vuelve más fácil planificar e implementar descansos regulares.

Si rastreas el tiempo, te resultará más fácil entender cuándo eres más eficiente y cuándo deberías programar tus materias más difíciles, los pasajes más tediosos de tus apuntes, o las asignaturas más exigentes en general.

Si rastreas el tiempo, obtendrás los datos mostrando:

• Qué temas has terminado hasta ahora,
• Cuánto tiempo has pasado estudiando en total y por asignatura, y
• Si había períodos de tiempo que has gastado.

Haz pausas de estudio

Los estudios muestran que la mente no puede concentrarse en una tarea de seguida por más de 90 minutos, así que no deberías estudiar más que eso sin tomarte un descanso.

Por lo tanto, descansa durante 5 minutos como mínimo, y 20 minutos como máximo de una sola vez. Tómate un piscolabis, sal a darte un paseo breve o inicia una conversación corta con tu compañero de piso.

Asegúrate de que tomes un descanso para una comida nutritiva cuando tengas hambre, y vete a dormir a tiempo. Estudiar durante 12 horas cada día es posible, pero resultaría contraproducente, por no hablar de poco saludable, si renunciaras completamente al sueño y al descanso.

Por lo tanto, duerme por lo menos 7 horas por la noche (si no aún más), y no te saltes las siestas de vez en cuando. Un estudio de Harvard muestra que tomar un siestecita después de estudiar te ayuda a retener lo que acabas de aprender.

Motívate con el tiempo de estudio de 2 minutos

Si te cuesta sumergirse en una asignatura, empieza con dedicar solo 2 minutos a la materia.

Estudia durante 2 minutos, y sigue estudiando después de los 2 minutos solo si te sientes cómodo para continuar. De otro modo, para, e inténtalo de nuevo después.

A pesar de tener una opción, la mayoría de los estudiantes seguirán estudiando después de los 2 minutos predeterminados, porque normalmente lo más difícil es empezar.

Bloquea tu teléfono durante el tiempo de estudio

Responder a los mensajes, hacer llamadas, navegar por las redes sociales y tomarse selfies con el hashtag “modo estudio” es una táctica muy común para perder el tiempo durante la época de exámenes. Y tu teléfono móvil suele ser el problema.

Si dejar tu teléfono en tu dormitorio no es la opción, entonces necesitas bloquear a ti mismo, para evitar las tentaciones en línea.

Para ello, puedes pedir ayuda a una app. Por ejemplo, Flipd te deja bloquear tu pantalla durante el período de tiempo que tu elijas. Puedes optar por bloquear tu teléfono durante 1 hora, 4 horas, 8 horas, 12 horas, o durante un período personalizado.

Aún puedes usar la opción de Full Lock que automáticamente oculta todas tus aplicaciones, redes sociales y juegos hasta que se acabe el tiempo seleccionado.

Usa un calendario

Un calendario te ayuda a planificar, organizar y programar tu tiempo de estudio.

Marca las “fecha límites” (fechas de exámenes) en tu calendario y luego planifica tu horario adecuadamente:

• Divide la asignatura para la que tienes que estudiar en temas y subtemas.
• Dedica un horario fijo a cada tema y subtema cada día antes del examen (de tal manera que te queda por lo menos un día libre para problemas imprevistos y la revisión).
• Sigue el horario.

Un calendario te ayuda a mantenerte al tanto de tu trabajo, y seguramente aprobarás el examen si sigues tu plan a rajatabla.

Aprende según tu tipo de aprendizaje

No todo el mundo estudia de la misma manera. Hay 4 diferentes tipos de aprendices, y cada tiene su método óptimo de aprendizaje:

• Tipo visual - Este tipo aprende mejor con materiales visuales. Se acuerda mejor de los datos que ve en las infografías, gráficas y tablas.
• Tipo auditivo - Este tipo aprende mejor al escuchar la información dicha en voz alta. Se acuerda mejor de los datos que oyen en las clases, los audiolibros, las lecciones y en las discusiones.
• Tipo cenestésico - Este tipo aprende mejor a través de la experiencia. Se acuerda mejor de los datos que infieren de los experimentos, proyectos científicos y pruebas prácticas.
• Tipo de lectura/escritura - Este tipo aprende mejor tomando y leyendo notas. Se acuerda mejor de los datos que han escrito y entonces han leído varias veces.

Programa premios

Si has pasado el día entero estudiando Y has conseguido entender un gran número de diferentes conceptos, es hora de premiarte. Los premios sirven como un motivador para que sigas adelante.

Será mucho más fácil concentrarte en tu trabajo si sabes que al final de tu túnel de estudio hay una luz en forma de una noche de cine con tus amigos.

Consejos sobre cómo crear un entorno eficaz de gestión del tiempo

La gestión del tiempo eficaz no se trata solo de las habilidades de gestión del tiempo que posees ni de los consejos y estrategias que sigues; se trata también del entorno en que trabajas. Aquí está cómo convertir tu oficina en un paraíso de productividad, no importa si trabajas desde casa o en una oficina empresarial:

Elige colores adecuados

Los colores prevalentes en tu oficina, como el color de las paredes, tienen un efecto psicológico en ti, y algunos colores son la opción adecuada:

Rojo

Ideal si tu trabajo es físicamente exigente. Este color eleva tu pulso y te hace más alerta.

Azul

Ideal para trabajadores de oficina tradicional: su presencia te tranquiliza, ayuda a calmar tu mente y a concentrarte.

Amarillo

Ideal para emprendedores: su presencia aumenta el optimismo en cuanto a tus decisiones..

Verde

Ideal para innovadores - su presencia anima el pensamiento creativo y facilita una sensación de calma.

En una oficina de empresa: No puedes decidir el color de las paredes en la oficina de tu empresa, pero puedes introducir los colores adecuados a escala menor. Trae algo de arte o una foto para tu escritorio que esté de color apropiado.

En una oficina de casa: Tienes la libertad de decidir el color de tus paredes y de tomar decisiones sobre el esquema de colores en general. Haz que el color de tu diseño interior refleje el estado de ánimo que quieres perseguir en tu trabajo.

Asegúrate de tener mucha luz

La mala iluminación en tu oficina causa fatiga e incluso algunos problemas físicos como la vista cansada, dolores de cabeza y migrañas, así que asegúrate de tener una iluminación óptima.

En una oficina de empresa: Abrir las ventanas en el trabajo normalmente no es una opción, y abrir las persianas puede molestar a algunos de tus colegas. Así que, si tu oficina en general no tiene mucha luz, trae tu propia iluminación. Las luces LED son las más similares a la luz natural, por lo que son tu mejor opción para una lámpara pequeña, pero eficaz.

En una oficina de casa: Otra vez, tienes más opciones para arreglar tu entorno si trabajas desde casa. Así que, usa todas las lámparas que quieras, abre todas las ventanas que necesites y abre todas las persianas que puedas.

Aprovecha al máximo tu silla, escritorio y ordenado

La comodidad óptima lleva a la productividad y concentración más altas en el trabajo. Por lo tanto, tu sila debería ser ajustable y tu escritorio de perfecta altura:

• Tus pies deberían tocar el piso o por lo menos el reposapiés de tu silla.
• Tu pantalla debería estar a la altura de tu mirada o debajo de ella.
• Tu ordenador debería estar a una distancia mínima de 60 cm de los ojos.

La mayoría de las sillas y escritorios no son ideales, pero algunos ajustes harán que tu espacio de trabajo sea más adecuado, según las reglas arriba indicadas.

En una oficina de empresa: La mayoría de las empresas hoy en día ofrecen sillas ajustables a sus empleados. También puedes traer algunas almohadas o cualquier otra cosa para ayudarte a sentirte más cómodo. La mayoría de las empresas ofrecen plataformas pensadas para que tu ordenador esté a un nivel de mirada óptimo, pero también puedes traer el tuyo.

En una oficina de casa: Invierte en una silla ajustable y un escritorio fuerte. Se suelen recomendar los escritorios de pie, pero un estudio demuestra que existen efectos cognitivos perjudiciales de estar de pie mientras se hace el trabajo en ordenador. Por lo tanto, es mejor que trabajes sentado, y elige un escritorio adecuado para ello.

Mantén una temperatura óptima

No puedes trabajar adecuadamente si hace demasiado frío o calor, aunque un estudio señala que por lo menos las mujeres son más productivas en oficinas más cálidas. La Administración de Salud y Seguridad en el Trabajo (OSHA) recomienda una temperatura en el lugar de trabajo de 20 a 24,5 grados Celsius, así que trata de mantenerla.

En una oficina de empresa: Si tu oficina no tiene aire acondicionado que todos puedan regular, necesitarás llevar tu propio ventilador o calefactor. Si tus colegas prefieren que haga más frío que tú, puedes traer una chaqueta o un jersey al trabajo, para ponértelo cuando haga falta.

En una oficina de casa: Puedes abrir la ventana o ajustar el aire acondicionado cuando hace calor, o traer algo más de calefacción cuando hace frío.

Perfuma la oficina

Algunos olores pueden aumentar la productividad y ayudarte a aprovechar tu horario al máximo.

Algunas buenas opciones son:

• Aroma de limón - mejora la concentración y te calma cuando te sientes ansioso o enfadado.
• Aroma de jazmín - estimula tu sistema nervioso y como resultado te da energía.
• Aroma de menta - aumenta tu energía y te ayuda a pensar claramente.
• Aroma de romero - mejora la retención de memoria y te ayuda a combatir el agotamiento.
• Aroma de canela - mejora la concentración y el enfoque, además de ayudarte a combatir la fatiga mental.

En una oficina de empresa: Llevar una vela perfumada al trabajo probablemente no será bien recibido por tus colegas. Por lo tanto, es mejor que traigas un pequeño bolso perfumado o una botella de aceite esencial que puedas sentir de vez en cuando.

En una oficina de casa: Tendrás la libertad de encender todas las velas perfumadas que quieras. Otra solución eficaz es cocer a fuego lento hierbas aromáticas en tu cocina, y dejar que el agradable aroma se extienda por tu casa.

Introduce plantas

Las oficinas verdes son más productivas, así que asegúrate de incorporar plantas a tu entorno de trabajo.

En una oficina de empresa: Algunas oficinas de empresas no son adecuadas para un montón de plantas, así que tendrás que ser creativo. Trae una pequeña planta para tu escritorio (como una suculenta), ve al parque cercano durante las pausas y pon un exuberante bosque como fondo de pantalla.

En una oficina de casa: Probablemente puedas tener más vida vegetal en tu casa. Incluso puedes crear un rincón verde con varias hierbas aromáticas e introducir aromas naturales y agradables, todo mientras te mantienes verde al mismo tiempo.

Maneja el ruido

El ruido es el enemigo número uno en tu búsqueda de crear un entorno de trabajo perfecto. Hay varias maneras de abordar este problema.

En una oficina de empresa: Si el ruido de afuera es el problema, intenta con los auriculares. Así puedes escuchar música que aumenta la productividad. Alternativamente, tu equipo puede introducir una hora de silencio cada día, cuando nadie está permitido hablar, programar reuniones o interrumpir a los colegas. Esta práctica puede facilitar el enfoque y la concentración, además de ayudarte a ser hasta un 23% más productivo.

En una oficina de casa: A veces, el silencio total que se suele encontrar en una oficina de casa puede ser tan distrayente como los compañeros parlanchines. Para manejar el ruido de tus propios pensamientos, puedes intentar con un generador de ruido, como Noisli o MyNoise y llevar tu mente a un estado del enfoque escuchando los sonidos de la naturaleza, el ronroneo de los gatos, o un tren en marcha.

Personaliza tu área de trabajo

Cómo hemos enfatizado anteriormente, sentirte cómodo en tu oficina te ayuda a ser más productivo. Y nada te hace más cómodo en tu oficina que personalizar tu espacio de trabajo.

En una oficina de empresa: Normalmente, las oficinas de empresa son entornos de trabajo más impersonales que las oficinas de casa. Pero, puedes personalizarlas con pequeñas fotos para tu escritorio, plantas, artefactos personales, un salvapantallas con tu familia o tus amigos, o con una taza que tus amigos te regalaron para tu cumpleaños.

En una oficina de casa: La casa es donde puedes personalizar tu espacio de trabajo al máximo. Decora la habitación cómo quieras, trae tu sofá cómodo favorito para los momentos tranquilos de descanso, junto con una pizarra donde escribirás listas de verificación o frases inspiradoras.

Ten un refrigerio a tu alcance

Ya hemos cubierto como el hambre y la sed te pueden volver poco productivo y desorganizado. Así que, lo mejor es que tengas refrigerios y tentempiés al alcance de la mano todo el tiempo.

En una oficina de empresa: Puedes llevar tu comida desde casa o tenerla entregada directamente a la oficina. También se recomienda tener chocolates y galletas en tu escritorio, en caso de hambre sin advertencia. La mayoría de las empresas ofrecen cafés, tés, agua regular y agua con gas, así que estarás cubierto en este aspecto.

En una oficina de casa: Mientras trabajas en casa, podrás ir a tomar un café o té cuando quieras, lo que te puede distraer de tu trabajo, a menos que estés preparado. Por lo tanto, es mejor que tengas refrigerios a tu alcance. Llena tu taza de café, pon una botella de agua en tu escritorio y sirve algún tentempié en un plato cercano.

Facilita ideas excelentes

Las ideas no valen nada si no las escribes. Por eso, asegúrate de que tu oficina tenga suficientes canales para tus momentos Eureka.

En una oficina de empresa: Ten un cuaderno y bolígrafo en tu escritorio, para anotar tus pensamientos creativos a lo largo del día. Usa las notas adhesivas cuando encuentres un enlace interesante que quieras consultar después, o usa una aplicación de mapas mentales para capturar y analizar tus ideas.

En una oficina de casa: Los cuadernos y las notas adhesivas también funcionan perfectamente en una oficina de casa, pero puedes mejorar aún más tu manera de tomar notas. Tomando en cuenta que tu eres la única persona físicamente presente en tu oficina, puedes utilizar una pizarra blanca para capturar todas tus ideas, con todos los detalles que quieras.

Las mejores herramientas de gestión del tiempo para ayudarte a mejorar tu gestión del tiempo

Para ayudarte a aprovechar al máximo tu tiempo, terminamos esta guía de la gestión del tiempo con una lista de herramientas útiles. Te ayudarán a optimizar tu tiempo en el trabajo, tu comunicación con los colegas, además de tu agenda diaria, todo esto mientras estás completamente enfocado en las prioridades.

Así pues, aquí están algunas de las mejores herramientas para ayudarte en tus esfuerzos de gestión del tiempo:

Clockify

Un software completo de seguimiento de tiempo de los empleados, ideal para ayudarte a mantener un registro de precios de las horas laborales, calcular tus horas facturables, encontrar los gastadores de tiempo, juntar los datos de la nómina y mucho más.

Pumble

Una poderosa herramienta de colaboración en equipo donde puedes comunicarte con tus colegas en tiempo real aún si sois un equipo remoto.

Plaky

Un software gratis de gestión de tareas y proyectos que te permite mejor organizar tu trabajo, coordinar con tus compañeros, seguir tu progreso y mucho más.

Remember The Milk

Un gestor de tareas versátil, perfecto para ayudarte a repasar tus tareas empresariales y personales en tus listas diarias de tareas pendientes.

Forest

Una aplicación de enfoque verde, ideal para ayudarte a dejar de procrastinar en tu teléfono haciéndote responsable de un bosque virtual (aún dejándote plantar árboles verdaderos, de una manera).

Clara

Un programador basado en correo electrónico, perfecto para ayudarte a organizar y coordinar las reuniones con tus compañeros.

Flow

Un gerente de equipos, y proyectos eficaz, ideal para ayudarte a seguir el progreso que haces en tareas, además de proporcionar tareas con subtareas, notas y comentarios.

My Life Organized

Un gerente de tareas y organizador robusto, basado en el enfoque de gestión del tiempo Getting Things Done, ideal para ayudarte a gestionar tus tareas y listas de tareas pendientes.

RescueTime

Un seguidor de productividad simple, ideal para ayudarte a analizar cuánto tiempo has pasado en diferentes sitios web y softwares.

My Noise

Un generador de ruido exhaustivo, perfecto para ayudarte a mantener la concentración en el trabajo, mientras que el sonido relajante del ruido blanco ayuda a bloquear todos los sonidos externos que distraen.

Epic Win

Un divertido gestor de tareas al estilo de los juegos de rol, ideal para ayudarte a concentrarte en tus prioridades practicando tus habilidades de juego.

Kiwake

Un despertador poco convencional, ideal para ayudarte a despertar haciéndote demostrar que estás fuera de la cama (y no tiene el botón de repetición).

Nimbus Note

Un gerente de notas simple, pero eficaz, ideal para ayudarte a guardar y compartir notas sobre diferentes temas

Join.me

Un programador colaborativo en línea, perfecto para ayudarte a organizar o unirte a conferencias web y participar en los chats textuales.

Syncback

Un software de copia de seguridad en línea sin esfuerzo, ideal para ayudarte a guardar, sincronizar y restaurar tus datos automáticamente.

Bear

Una sencilla aplicación para tomar notas en la nube, ideal para ayudarte a expresar tus ideas y pensamientos, y luego convertirlos en listas de tareas prácticas.

Loop Habit Tracker

AUn rastreador de hábitos de código abierto, ideal para ayudarte a cultivar buenos hábitos y trabajar para alcanzar tus objetivos.

Focus@will

Una colección energizante de música basada en la neurociencia para la productividad, ideal para ayudarte a mantenerte concentrado en tu trabajo, todo ello con el sonido de instrumentos relajantes.

TimeTree

Una sencilla aplicación de calendario compartido, ideal para ayudarte a programar, coordinar y asistir a eventos, de acuerdo con tus colegas, amigos y familiares.

Mind42

Una refinada herramienta de mapas mentales con funciones de colaboración, ideal para ayudarte a definir, visualizar y organizar tus grandes ideas durante las sesiones de lluvias de ideas.

Taskade

Una completa herramienta de gestión de tareas y colaboración, ideal para ayudarte a trabajar en tus objetivos a corto y largo plazo.

Instapaper

Un elegante servicio de marcadores, ideal para ayudarte a guardar contenidos interesantes que encuentres en Internet para leerlos más tarde, ya sea durante los desplazamientos al trabajo o mientras esperas a las citas con el médico.

SaneBox

Un gestor de correo electrónico sistemático, ideal para ayudar a mantener organizadas tu bandeja de entrada desordenada y tus conversaciones prioritarias.

IFTTT

Un creador de oraciones condicionales, ideal para ayudarte a definir automatizaciones condicionales entre dispositivos, servicios y apps.