Cumplimiento con las leyes de cronometraje con Clockify

Si tu empresa realiza su trabajo en el territorio de los Estados Unidos o tiene un contrato con una agencia gubernamental, tienes que seguir las normas de control horario y de gestión laboral establecidas por el Departamento de Trabajo de EEUU (DOL, por sus siglas en inglés) y la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA, por sus siglas en inglés).

Si tu empresa realiza su trabajo en el territorio de los Estados Unidos y entra dentro de las categorías cubiertas por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés), probablemente ya conoces los requisitos que establece.

La FLSA ha establecido pautas para empleados regulares (asalariados) o contratistas independientes (empleados horarios) en relación con: 

• Fichaje obligatorio,
• Horas extras,
• Salario mínimo,
• Mantenimiento de registros,
• Trabajo infantil.

Por otro lado, si tu empresa es el tipo de empresa que establece un contrato con una agencia gubernamental (para el intercambio de bienes o servicios), tienes que seguir las normas de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA).

Es responsabilidad de la DCAA asegurarse de que tu empresa cumple las normas de control horario y contabilidad, y puede auditarla para comprobar que estás:

• Realizando un control diario del tiempo,
• Manteniendo registros precisos con pistas de auditoría para todos los cambios,
• Practicando informes exhaustivos,
• Obteniendo aprobación específicas del supervisor y más.

La Unión Europea también tiene ciertas reglas sobre el control horario, destinadas a proteger la salud y la seguridad de los empleados, por lo que el seguimiento de las horas extras y el tiempo de descanso es una parte esencial del cumplimiento de la directiva.

Según la Directiva sobre el tiempo de trabajo de la UE, los empleadores en la UE tienen que garantizar unas normas mínimas teniendo en cuenta:

• La horas laborales semanales,
• El descanso diario y semanal,
• Descansos,
• Las bajas anuales,
• Las horas extras, y
• La protección adicional para el trabajo nocturno. 

Sin embargo, la aplicación de esta directiva se diferencia entre estados y las leyes laborales nacionales establecidas en cada país de la UE.

Cómo Clockify facilita el cumplimiento de la normativa

Las funcionalidades de Clockify te ayudan a:

• Gestionar la información de los empleados,
• Controlar las horas laborales de los empleados,
• Controlar las horas extras de los empleados,
• Aprobar las planillas de horarios de los empleados,
• Gestionar la ausencia de los empleados,
• Obtener informes instantáneos sobre los empleados y el tiempo rastreado,
• Auditar los registros y rastrear los cambios.

Gestiona la información de los empleados

Según la FLSA, los empleadores deben guardar cierta información sobre sus empleados, sin importar el tipo de empleado.

Con Clockify, puedes personalizar los datos que guardas sobre cada empleado con campos de usuario personalizados.

Estos campos de usuario personalizados se pueden ver en los informes también. Al exportar un registro de tiempo detallado para los empleados, solo tienes que marcar qué campos quieres exportar y ver en Excel y CSV.

La FLSA también implica que debes mantener un registro de las tarifas horarias de los empleados.

Controla las horas laborales de los empleados

Para realizar un seguimiento continuo de las horas laborales y cumplir las normas de control horario de tu país, debes elegir el mejor método de seguimiento del tiempo que se adapte a tu equipo.

Clockify te da la opción de usar un temporizador, una planilla horaria, un rastreador automático o un quiosco.

Sea cual sea el método de seguimiento del tiempo que elijas, puedes registrar (y exportar) los datos sobre tus:

• Horas de trabajo,
• Descansos,
• Deberes semanales,
• Inicio/finalización de la jornada laboral,
• Inicio/finalización de la semana laboral.

Ve las explicaciones breves para cada método de seguimiento del tiempo de Clockify.

• El Rastreador te deja ser específico sobre las tareas en las que estás trabajando. Puedes introducir una descripción específica sobre tu trabajo, el proyecto y el cliente a los que se refiere y el temporizador registrará el inicio y la finalización de tu actividad, añadiéndola al registro de tus entradas.

O bien, puedes cambiar al modo manual e introducir las horas de inicio y finalización de las tareas pasadas, actuales o futuras.

• La Planilla de horarios resume el trabajo que has realizado en un proyecto. Puedes usar una planilla horaria para registrar tus actividades laborales diarias o semanales y enviar esas planillas para que las apruebe tu gerente.

• El Quiosco te deja registrar el inicio de la jornada laboral, su fin, y los descansos con tu código PIN personal. También resume la cantidad total de horas que un empleado ha trabajado durante el día, y el tiempo total de los descansos tomados.

• El Rastreador automático te permite registrar automáticamente el tiempo que pasas en programas y navegadores web visitados durante tu trabajo en un ordenador de escritorio. Estos registros son visibles solo para ti, y entonces puedes seleccionar qué entradas vas a transferir a Clockify web para rellenar tu planilla horaria.

Tanto si utilizas solo un método de seguir tu tiempo como si combinas varios, todos los datos se sincronizarán en tu planilla horaria, sea cual sea el dispositivo que utilices.

Controla las horas extras de los empleados

Según los requisitos de control horario de la DCAA y la UE, todas las horas extras deben registrarse, sin importar si los empleados cobran por hora o tienen salarios fijos. Y para cumplir las normas de pago de horas extras de la FLSA, primero tienes que registrar el trabajo en horas extras.

En Clockify, puedes establecer objetivos de seguimiento diarios/semanales/mensuales, así que cada minuto por encima del objetivo establecido se marcará como horas extras.

Puedes tener fácilmente un resumen de lo que se ha planificado, quién trabajó cuánto, y cuánto de ello han sido horas extras.

Además, el mismo informe te muestra las horas de inicio, finalización y descanso para cada empleado.

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Aprueba las planillas de horarios de los empleados

La DCAA dice que “tanto el empleado como el supervisor deben revisar y aprobar los registros de tiempo”.

Esto significa que necesitas un sistema de aprobación adecuado para las horas laborales de los empleados, con la autenticación de planilla horaria en dos pasos.

Tras introducir sus horas de trabajo, los empleados pueden envíar sus planillas horarias para su aprobación: lo que indica que las han revisado.

Los administradores o los gerentes de equipo asignados entonces pueden proceder a revisarla y aprobarla, o rechazarla si se tiene que corregir.

La aprobación de la planilla de horarios en Clockify se puede realizar semanalmente, quincenalmente o mensualmente, así que asegúrate de configurarla para que coincida con tus procesos contables.

La otra opción es ir al Informe Detallado y corregir ellos mismos la entrada, para reducir el tiempo de todo el proceso.

Los administradores pueden usar la función de recordatorios para recordar a todos los miembros que deben enviar sus planillas horarias y a todos los gerentes de equipo que deben aprobarlas.

Gestiona la ausencia de los empleados

Dependiendo de tu equipo, las políticas de tiempo libre de tu empresa pueden referirse a fiestas nacionales, bajas por enfermedad, vacaciones, permisos personales o parentales, o cualquier otra política de ausencia que crees para tus empleados.

Clockify te deja seleccionar fechas concretas como festivos y definirlas como días no laborables.

Además, puedes crear políticas de tiempo libre personalizadas, gestionar las solicitudes de tiempo libre y seguir la acumulación y el saldo general.

Tus políticas de tiempo libre se pueden personalizar detalladamente, por lo que puedes incluso:

• Permitir permisos por hora o de medía jornada, en lugar de días enteros libres.
• Permitir saldo negativo, para que los miembros de equipo puedan solicitar tiempo libre aunque no tengan días u horas suficientes.

De esta manera, tus empleados pueden combinar horas libres, medías jornadas libres o días enteros libres y todo ello se registrará y actualizará automáticamente en Clockify.

Obtén informes instantáneos sobre los empleados y el tiempo rastreado

La DCAA dice que los informes de tiempo tienen que producirse por lo menos cada mes (si no con más frecuencia).

Para el cumplimiento de los registros de la FLSA, Clockify te permite generar informes completos con solo unos pocos clics, y mantenerlos en el sistema durante el tiempo que sea necesario.

Con Clockify, puedes exportar los informes a nivel diario, semanal o mensual, o para cualquier intervalo de fechas que se adapte a tu organización. Puedes filtrar los datos que quieres incluir en un informe: usuarios, equipos, proyectos, clientes, tareas, etc.

Como la FLSA lo permite, puedes ajustar las entradas de tiempo con la función de redondeo al número entero más cercano, hacía arriba o abajo, y luego exportar tu informe.

Audita los registros y rastrea los cambios

La DCAA dice que “si las planillas horarias aprobadas (esto es, bloqueadas) se cambian, tienes que tener un registro inmutable de todos los cambios y un rastro de auditoría (para que esté claro qué se ha cambiado, cuándo y por qué)”.

Clockify te proporciona la posibilidad de bloquear planillas horarias después de una cierta fecha, para impedir cualquier cambio.

Sin embargo, si algo tiene que cambiar después de la fecha establecida, con el registro de auditoría tendrás un registro de qué se ha cambiado y dónde.

Si quieres minimizar la comprobación y la corrección de errores, puedes establecer campos obligatorios para impedir que los usuarios guarden las entradas de tiempo sin la información crucial que necesitas para informes o administración, por ejemplo: proyecto, tarea, etiqueta, o descripción.

Ventajas de control del tiempo

Aunque respetar todas las normas es absolutamente necesario, es bueno recordar todos los beneficios que el seguimiento del tiempo puede tener para nosotros mismos y para nuestras organizaciones.

Ventajas para los empleados

Algunas de las ventajas de seguimiento del tiempo para los empleados incluyen:

• Seguimiento del tiempo justo para pagos justos: Si trabajas horas extras, tu sistema de seguimiento del tiempo estará allí para registrarlo, proporcionando información precisa para el pago de horas extras.
• Protección de entornos de trabajo que no funcionan: Tu derecho a tomar un descanso es tanto un requisito como una necesidad, así que asegúrate de tomar descansos regulares para mantenerte sano y evitar el trabajo excesivo.

Ventajas para los empleadores

Además de proporcionar una base sólida para el cumplimiento de las leyes y normas, algunas de las ventajas de seguimiento del tiempo para empleadores incluyen:

• Registros organizados y precisos para facilitar la nómina,
• Resumen del rendimiento del equipo, coste laboral y beneficios, y gastos.

Recursos

Descubre más sobre el cumplimiento de la normativa de control horario de la FLSA, DCAA y UE:

➡️ Regulación de FLSA sobre el tiempo de trabajo

➡️ Control de tiempo compatible con DCAA

➡️ Ley de control del tiempo de la UE

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Usar un sistema de seguimiento del tiempo como Clockify no te hace automáticamente cumplir con las leyes de control de tiempo. Necesitas asegurarte de que estés utilizando el software correctamente. Aconsejamos consultar con expertos legales.