Guide ultime de l'analyse Pert

Qu'est-ce que le diagramme PERT ?

Nous avons expliqué la signification de l'acronyme, mais voyons maintenant pourquoi les gens utilisent cette méthode.

Dans le guide officiel, PERT est défini comme "un ensemble de principes, de méthodes et de techniques permettant de planifier efficacement un travail axé sur des objectifs et d'établir ainsi une base solide pour une planification, un calcul des coûts, un contrôle et une replanification efficaces dans le cadre de la gestion des programmes".

Une division de la marine américaine, le Special Projects Office, a développé PERT en 1957.

Son intention était de créer une structure capable de décrire la série d'événements dans une certaine période de temps pour le projet de sous-marin nucléaire Polaris.

En raison du haut niveau d'efficacité de la méthode, l'année suivante, en 1958, PERT a été présenté dans le rapport résumé officiel et donc rendu public.

Depuis, la popularité de la méthode n'a cessé de croître, car ses paramètres peuvent être adaptés aux types de projets les plus divers.

La création d'un diagramme PERT pour un projet se fait en 5 étapes :

• Identifier toutes les tâches
• Déterminer les dépendances des tâches
• Relier les tâches entre elles
• Estimer les délais
• Gérer le développement et l'avancement du projet

Pourquoi utiliser un calculateur PERT ?

La réponse la plus simple à cette question est la suivante : vous aurez des réponses à tous les "cas de figure" et serez prêt à agir quoi qu'il arrive.

Plus précisément, l'utilisation de la méthode PERT a trois objectifs principaux.

Expliquons chacun d'entre eux plus en détail.

Mieux visualiser la chronologie du projet

Tout d'abord, il est un fait que 65% des gens sont des apprenants visuels et c'est l'un des principaux objectifs des diagrammes PERT - créer une représentation visuelle de la frise chronologique du projet.

Ce faisant, les chefs de projet décomposent les questions complexes en tâches individuelles.

Il est ainsi plus facile de planifier les tâches et d'établir les dépendances.

L'ordre des dépendances aide les chefs de projet à estimer tous les risques et retards potentiels afin d'obtenir la date de fin du projet dans le pire des cas.

En outre, la durée d'un projet est toujours une information nécessaire pour élaborer un plan budgétaire, ainsi que les autres ressources nécessaires.

Prenons un exemple simple : le fournisseur est en retard dans la livraison de certains matériaux de construction. Naturellement, les travailleurs sur le chantier ne peuvent pas commencer cette tâche, et les responsables doivent donc trouver une autre solution. S'ils ne veulent pas provoquer d'autres retards, ils peuvent affecter les travailleurs à d'autres tâches qui ne nécessitent pas les matériaux en question.

Mieux anticiper les actions d'un projet (et leur impact)

L'intérêt de l'analyse PERT réside également dans le fait qu'elle peut être réalisée avant le début du projet.

Les projets complexes nécessitent en général l'exécution simultanée de plusieurs tâches et activités, n'est-ce pas ?

L'analyse PERT vous aidera à comprendre l'impact de chaque activité sur les autres

Par exemple, pensez à ce qui se passe en cas de retard dans l'exécution d'une tâche, si son achèvement est nécessaire à d'autres activités.

C'est ce que l'on appelle les dépendances entre tâches et cela signifie : ne tenez pas compte uniquement du retard évident lorsque vous effectuez le calcul.

Le terme même de dépendance implique qu'il existe un ordre spécifique des activités. En d'autres termes, un retard (p. ex. dans la livraison de matériaux) affectera toutes les activités suivantes, provoquant un effet papillon et d'autres retards éventuels.

Tenir compte de l'incertitude

Une représentation visuelle des dépendances des tâches permet donc aux chefs de projet de comprendre le risque de chaque retard dans l'exécution d'une tâche et l'impact sur l'ensemble du projet.

Ils peuvent ainsi élaborer un plan B et développer plusieurs stratégies pour améliorer leurs performances et leur gestion du temps.

Pour être efficace, la planification d'un projet doit tenir compte de l'incertitude et identifier les menaces potentielles.

Comment fonctionne la méthode PERT ? Comment fonctionne le calculateur PERT ?

La base de la fonctionnalité du PERT repose sur les trois mesures les plus importantes, c'est-à-dire les types d'estimations de temps.

Il s'agit de :

• O - la plus optimiste (la version idéale de l'exécution d'un projet, où tout se passe bien, sans aucun retard dans aucune partie du processus)
• P - la plus pessimiste (le pire scénario de l'exécution d'un projet, où tout va mal et où chaque activité est retardée)
• M - le plus probable (la durée standard et prévue de l'exécution d'un projet, en tenant compte des menaces et des opportunités les plus courantes, selon l'expérience précédente)

La formule PERT tient compte de tous les éléments ci-dessus et se présente comme suit :

(O+4M+P)/6

Examinons maintenant cet exemple de paramètres pour l'exécution d'un projet, où O = 12 mois, M = 14 mois et P = 18 mois.

Le total serait donc (12+ 4*14 + 18) = 86, et nous obtiendrons le résultat en divisant le total par 6.

Selon le calcul PERT, le temps estimé pour l'exécution du projet est de 86/6 = 14,33 mois.

La formule montre qu'il y a 6 éléments au total et que le scénario le plus probable est compté 4 fois.

En revanche, les scénarios les plus optimistes et les plus pessimistes sont comptés une fois chacun, en raison de leur improbabilité.

Cependant, ils peuvent toujours se produire et c'est là tout l'intérêt de les prendre en compte.

Nous avons mentionné l'exécution du projet, mais voici un autre élément qui fait de PERT un atout précieux pour la planification de projets : les chefs de projets peuvent utiliser PERT pour des activités ou des tâches individuelles également, et pas seulement pour des projets.

Suivi du temps pour les mesures PERT

Étant donné que toutes les mesures pertinentes tournent autour de la durée, le suivi du temps est essentiel au cours du processus. En effet, pour évaluer quelque chose, il faut d'abord le mesurer. Les cartes de pointage ou les modèles de feuilles de temps sont certainement une option, mais pour les projets complexes, ce n'est pas l'idéal.

Si vous vous demandez pourquoi, la réponse est simple - obtenir le rapport dont vous avez besoin (rassembler et présenter les informations des membres de l'équipe et des projets) prend du temps.

Voici à quoi ressemblent les feuilles de temps dans Clockify, lorsqu'elles sont générées automatiquement et basées sur les heures ou les minutes que vous suivez/saisissez.

Tout rapport qui n'est pas généré automatiquement ne sera pas aussi précis, car la marge d'erreur humaine existera toujours. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, les rapports générés automatiquement présentent plusieurs autres avantages, tels que le tri en un clic par :

• Utilisateurs spécifiques
• Équipes
• Projets
• Dates

En savoir plus : Méthodes de suivi du temps

Qu'est-ce que “l’écart type” dans l'analyse PERT ?

Sur la base des mesures ci-dessus, nous pouvons calculer un autre concept statistiquement pertinent - l'écart type. Il s'agit d'une mesure de la dispersion qui indique à quel point vos données s'écartent de la valeur moyenne.

Mais qu'est-ce que cela signifie ?

L'écart type désigne en fait l'écart moyen par rapport aux estimations de temps. Il indique le degré de précision de vos calculs et est donc très utile. L'écart peut aller dans les deux sens, selon que le processus se déroule bien ou mal. Ce qui veut dire que le temps exact peut être plus court ou plus long pendant la période d'écart.

La formule de calcul de l'écart type est la suivante :

(P-O)/6

En principe, plus le résultat est petit, plus l'estimation est précise.

Reprenons l'exemple précédent pour ce calcul également - O = 12 mois et P = 18 mois.

Le calcul de l'écart type serait le suivant : (18-12)/6 = 1 mois.

Nous avons déjà établi que le temps estimé pour l'exécution du projet est de 14,33 mois.

Cette estimation du temps d'exécution du projet peut "dévier" d'un mois - il est donc probable que le projet soit terminé entre 13,22 mois et 15,22 mois.

Comment calculer le délai le plus court avec la méthode PERT ?

Voyons comment fonctionne la méthode PERT et comment elle aide les chefs de projet à estimer la durée la plus optimiste. Le processus peut varier en fonction de la complexité du projet, mais l'essentiel reste le même.

La méthode PERT repose sur une estimation en trois points que nous avons expliquée et dont la représentation visuelle nous aide à saisir l'ordre dans une chaîne d'activités.

Le premier point est le cas le plus optimiste, alors comment le calculer ?

Ce n'est pas vraiment sorcier, mais les membres de l'équipe doivent donner des estimations précises sur la durée des tâches.

Plus le temps imparti à chaque tâche est précis, plus les résultats de PERT seront exacts. C'est pourquoi le suivi du temps dans la projection est essentiel.

Comment calculer le délai le plus long possible avec PERT ?

D'autre part, le chemin critique représente l'opposé de ce dont nous avons parlé dans le segment précédent. C'est la séquence la plus pessimiste, la plus longue pour l'exécution d'un projet.

Imaginez que votre projet implique cinq fournisseurs différents et que vous attendiez d'eux qu'ils livrent tous à temps et le même jour.

Pourtant, ils sont tous en retard. En conséquence, d'autres équipes ne peuvent pas effectuer leur travail, car elles ont besoin des matériaux. Par conséquent, de nombreuses activités planifiées seront suspendues jusqu'à ce que les matériaux soient livrés. Cette période doit également être incluse dans la projection, même si aucune activité ou tâche n'est exécutée.

Le calcul du chemin critique implique de prendre en considération tous les retards possibles. Or, comme vous le savez, une bonne estimation du temps nécessaire peut vous faire économiser de l'argent.

Par ailleurs, ne pas livrer vos projets à temps n'est pas seulement une perte de temps et d'argent, mais peut également nuire gravement à votre réputation.

Exemple d'utilisation de la formule PERT dans la gestion de projet

Voyons comment se présente la formule PERT dans un exemple. Pour ce faire, nous utiliserons un projet imaginaire assez simple qui ne comporte qu'une seule activité.

Disons qu'il s'agit d'aller d'un point A à un point B.

L'estimation la plus optimiste - selon le kilométrage en distance, le temps le plus court possible pour arriver au point B est si vous empruntez l'itinéraire le plus court possible, si le trafic est faible et si vous passez au vert à tous les feux.

Nous dirons que c'est 30 minutes.

L'estimation la plus pessimiste— selon le kilométrage en distance, l'heure la plus tardive possible pour arriver au point B est si vous empruntez l'itinéraire le plus long possible en raison de travaux de construction sur d'autres routes, si la circulation est dense pour la même raison et si tous les feux de signalisation sont au rouge.

Nous dirons qu'il s'agit d'une heure.

L'estimation la plus probable— d'après le kilométrage en distance et votre expérience de l'itinéraire habituel, à ce moment de la journée, il n'y aura pas beaucoup de circulation, mais il y aura plusieurs feux rouges sur votre route.

Nous dirons qu'il vous faudra 40 minutes pour arriver à votre destination.

Maintenant que nous disposons des informations pertinentes, faisons le calcul.

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D'après les résultats, l'estimation (la valeur moyenne) est qu'il vous faudra 41,6 minutes (valeur arrondie) pour atteindre votre destination.

La valeur de l'écart type implique que le temps peut être inférieur ou supérieur de 5 minutes, selon les éléments environnants, tels que la circulation.

Imaginez maintenant que vous puissiez disposer d'une estimation similaire pour des projets complexes.

C'est une bonne idée, n'est-ce pas ?

Calcul PERT - Exemple sur un petit projet

L'objectif principal de l'analyse PERT étant d'aider les chefs de projet à résoudre des problèmes complexes, prenons un exemple un peu plus compliqué.

Il s'agit d'un petit projet comportant plusieurs activités, chacune ayant ses propres prédécesseurs et dépendances.

Prenons un exemple. Supposons que nous devions exécuter un projet d'aménagement paysager dans notre cour d'entrée. Pour l'achever, il y a 13 activités requises au total. Conformément aux prédécesseurs et aux dépendances, la liste des activités et les estimations de temps (en heures) pour notre projet imaginaire ressembleraient à ceci :

Une fois que vous aurez dressé la liste et estimé la durée de chaque activité, vous pourrez obtenir une estimation de la durée totale du projet, dans les trois cas - optimiste, le plus probable et pessimiste.

Vous utiliserez ce total pour calculer les chiffres et obtenir votre estimation PERT et l'écart type.

Et comme nous avons fourni le calculateur ci-dessus, vous n'aurez pas à utiliser la formule et à faire les calculs vous-même.

Ce que nous pouvons conclure du tableau ci-dessus, c'est que selon le calcul PERT, le temps nécessaire pour mener à bien toutes les activités de ce projet particulier sera compris entre 1 337 et 1 772 heures.

Résumé de l'analyse PERT

Comme nous le savons tous, la vie est pleine d'incertitudes. Quelle que soit la rigueur avec laquelle nous planifions notre emploi du temps, de nombreux événements peuvent venir le perturber. C'est pourquoi nous nous efforçons toujours de nous préparer au mieux.

Et c'est exactement l'objectif de l'analyse PERT - aider les chefs de projet à éliminer, ou du moins à minimiser, l'incertitude.

La représentation visuelle de la frise chronologique du projet, y compris les activités et les dépendances des tâches, vous aidera à atteindre vos buts et objectifs.

Pour obtenir les meilleurs résultats et être en mesure de livrer des projets complexes dans les délais, il est essentiel de combiner PERT avec une méthode de suivi du temps de votre choix.

Avec une solution logicielle gratuite telle que Clockify, vous serez en mesure de :

• Obtenir les résultats les plus précis en matière de temps
• Suivre l'avancement de chaque projet
• Suivre les dépenses
• Suivre les équipes