Gestión empresarial Explicación de estados de ganancias y pérdidas (+ plantillas y ejemplos)
¿No sería fantástico poder saber qué le depara el futuro a tu negocio?
Pues, de una manera sí lo puedes saber, y no estamos hablando de magia aquí.
A lo que nos referimos es a la declaración de ganancias y pérdidas (G&P), la que te proporciona la información sobre qué tan bien está yendo tu negocio, o qué tan mal, de hecho.
En realidad, los expertos consideran que la declaración de ganancias y pérdidas es uno de los documentos financieros más habituales en cualquier sector y plan de negocio. Aún lo puedes llamarlo fundamental.
En esta guía completa, cubriremos los elementos esenciales de las declaraciones de ganancias y pérdidas, incluyendo:
- Tipos más comunes de las declaraciones de ganancias y pérdidas,
- Ejemplos de declaraciones de ganancias y pérdidas,
- Plantillas de declaraciones de ganancias y pérdidas,
- Consejos probados para hacer mejores declaraciones de ganancias y pérdidas, y más.
Comenzamos con algunas observaciones generales que necesitas saber primero.
Tabla de contenidos
¿Qué es una declaración de ganancias y pérdidas?
Una declaración de ganancias y pérdidas es una declaración financiera que típicamente cubre los siguientes elementos:
- Ingresos,
- Costes, y
- Gastos.
Adicionalmente, una declaración de ganancias y pérdidas usualmente consiste de los ingresos, costes y gastos de la empresa, dentro de un período específico, como un mes, un trimestre, un año fiscal, o incluso una semana.
Cuando se hace de manera correcta, una declaración de G&P puede ayudar a proteger los resultados financieros de una empresa, ofreciendo las informaciones más completas sobre cómo un negocio puede reducir los costes y aumentar los ingresos.
En otras palabras, una declaración de ganancias y pérdidas es una herramienta útil que te permite analizar la salud financiera (o la falta de ella) de tu empresa.
Curiosamente, una declaración de G&P va bajo diferentes nombres, dependiendo de los expertos con los que hables. Aquí tienes una lista breve de algunos términos:
- Declaración de gastos,
- Declaración de ganancias y pérdidas,
- Declaración de ingresos, etc.
En todo caso, las declaraciones de G&P resumen los ingresos, gastos, y costes de una empresa, de una forma u otra y típicamente las realicen contadores internos o subcontratados. Sin embargo, si eres un gerente experto en finanzas, incluso las puedes realizar tú mismo, por lo menos las declaraciones de G&P menos detalladas.
Nota adicional: Las empresas públicas están obligadas según la ley a hacer sus declaraciones de G&P disponibles públicamente, específicamente, en la sección de relaciones con inversores de su página web.
Debido a la información que ofrecen, las declaraciones de ganancias y pérdidas permiten a los gerentes, líderes, e inversores tomar mejores decisiones de inversión o detectar áreas de negocio de bajo rendimiento.
Para aprender más sobre la creación de las declaraciones de G&P de la manera correcta, echamos un vistazo a dos métodos universales para la creación de las declaraciones de ganancias y pérdidas.
Dos métodos universales para crear una declaración de ganancias y pérdidas
Una declaración de ganancias y pérdidas se realiza gracias a 2 tipos de métodos contables, el método de acumulación o el método de efectivo. En términos simples, estos métodos contables universales son herramientas para el seguimiento y la registración de gastos de ciertas maneras.
Aún así, el método que eliges puede marcar la diferencia.
Por ejemplo, los inversores usualmente investigan los tipos de declaraciones de G&P correspondientes publicadas por las empresas del mismo sector y de tamaño similar. Después de analizar los números, ellos detectan las tendencias en la gestión de gastos y deciden invertir en una empresa y no en otra.
Para aclarar, supongamos que una empresa decide usar el método efectivo, aunque usar el método de acumulación habría proporcionado más información sobre el desempeño financiero de la empresa. En este caso, los inversores pueden desaprobar el uso inapropiado de métodos contables, lo que lleva al inversor a decidir no invertir en la empresa.
Para explorar adicionalmente, en la continuación discutiremos los métodos de acumulación y de efectivo en más detalles.
Primer método contable: Método de efectivo
Los contadores usualmente llaman este método “el método de contabilidad en efectivo.” Las empresas usan el método de efectivo sólo cuando necesitan registrar casos de efectivo cambiando de manos, esto es, cuando el efectivo realmente entra o sale del negocio.
Un ejemplo de este caso sería si una empresa cuenta el efectivo disponible y el dinero que pagó por los gastos.
El contador Francis Fabrizi de Keirstone Limited explica que las empresas más pequeñas típicamente prefieren el método de efectivo de contabilidad.
“Algunas pequeñas empresas pueden elegir usar el método de efectivo para los fines de contabilidad, dado que el método de acumulación puede ser más complejo y su uso requiere más tiempo.”
Aún así, este método viene con una desventaja mayor, dado que cuenta con efectivo sólo cuando se paga o se recibe.
Segundo método contable: Método de acumulación
A diferencia del método de efectivo, el método de acumulación registra una ganancia sólo cuando está ganado. En resumen, esto significa que una empresa registra gastos o ingresos después de que se haya proporcionado el servicio, independientemente del hecho de que no haya recibido el dinero en efectivo por ofrecer el servicio.
Dicho de manera simple, las empresas típicamente usan el método de acumulación para fondos que esperan recibir en el futuro.
En la era de suscripción, el método de acumulación es un método muy apreciado para la registración de ingresos y ventas.
Por ejemplo, imagina un servicio de transmisión bajo demanda como HBO GO o Netflix. Estas empresas usan el método de acumulación para registrar ingresos en sus declaraciones de G&P, aunque no hayan colectado el pago por el servicio, pero esperan recibirlo en un período de renovación de suscripción determinado.
De hecho, el contador que hemos mencionado anteriormente, Francis Fabrizi, aclaró que el método de acumulación es el método perfecto para la contabilidad financiera:
“La razón por esto es que el método de acumulación proporciona una imágen más clara del desempeño financiero de una empresa. Esto se debe a que reconoce a los ingresos y gastos en el período en el que realmente se incurren, y no cuando se intercambia el efectivo. El método de acumulación ayuda asegurar que los ingresos y gastos se igualen en el mismo período contable.”
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Como hemos visto anteriormente, los métodos de efectivo y de acumulación de contabilidad tienen sus ventajas y desventajas. Así que, elige uno que se ajuste a tus necesidades, los informes de tu empresa, y los requisitos de tu cliente.
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Cualquiera que sea el método de contabilidad que elijas, ten en cuenta de que el proceso de recolección de los datos para tus declaraciones de ganancias y pérdidas se hace mejor con un software de contabilidad. Echa un vistazo a algunos de los mejores herramientas de software de contabilidad en el mercado:
¿Cuál es la estructura de una declaración de ganancias y pérdidas
Ahora te puedes preguntar de qué consiste una declaración de ganancias y pérdidas. Para responderte, la estructura de una declaración de G&P típica se vea algo así:
- Ingresos: la cantidad total de dinero que el negocio ha ganado durante un período contable determinado (una semana, mes, trimestre, año civil, o año fiscal).
- Coste de los bienes vendidos (COGS): el coste de los servicios o productos vendidos por la empresa, incluye elementos como materiales y trabajo directo.
- Beneficio bruto: la diferencia entre los ingresos y los costes de bienes vendidos, también conocido cómo margen bruto e ingresos brutos.
- Gastos operativos: el coste de la operación de la empresa, incluyendo el alquiler, utilidades, nómina, costes generales y administrativos, incluye cualquier cosa no cubierta por el coste de bienes vendidos.
- Ingresos operativos: la diferencia entre el beneficio bruto y los gastos operativos muestra cuántas ganancias tiene una empresa de sus actividades antes de deducir los intereses e impuestos.
- Elementos no operativos: los gastos financieros, ingresos por intereses, ganancias y pérdidas por la venta de activos, y otros gastos e ingresos no operativos.
- Ingresos netos, beneficio neto, balance final: el beneficio después de que la empresa haya deducido todos los gastos, representa la cifra final de la empresa o la pérdida o la ganancia para el período correspondiente.
Claro, teniendo toda esta información en cuenta, es posible que una declaración de G&P no te infunda entusiasmo, pero es crucial que lo prepares con regularidad.
De todos modos, no te preocupes, te proporcionamos algunos ejemplos y plantillas que te ayudarán a hacer tu propia declaración de ganancias y pérdidas. Antes de entrar en eso, echamos un vistazo a algunos tipos comunes de declaraciones de G&P.
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Explora la diferencia entre salario bruto y salario neto en nuestra entrada de blog:
¿Cuáles son los tipos comunes de las declaraciones de ganancias y pérdidas?
Para tu conveniencia, aquí tienes la lista de algunos tipos de declaraciones de G&P que puedes usar, dependiendo de si tienes una empresa pequeña, mediana o grande.
| Nombre de la declaración | Cómo beneficia a tu negocio | Ideal para |
|---|---|---|
| La declaración de G&P de un solo paso | Calcula el ingreso neto al deducir los gastos completos de los ingresos completos en un solo paso | Las empresas pequeñas, como las empresas de servicio y propietarios únicos |
| La declaración de G&P de varios pasos | Desglosa los gastos en categorías como gastos operativos y costes de bienes vendidos, lo que proporciona una información detallada de desempeño financiero | Negocios grandes, complejos, como las empresas constructoras y fábricas |
| La declaración de G&P comparativa | Te permite comparar tus ingresos actuales, costes y gastos con aquellos de declaraciones financieros anteriores | Las empresas de diferentes tamaños, incluyendo los negocios pequeños, medianos y grandes |
| La declaración de G&P de pro forma | Te permite pronosticar el estado financiero de tu empresa bajo circunstancias especulativas | Las empresas de diferentes tamaños, incluyendo los negocios pequeños, medianos y grandes |
| La declaración de G&P del margen de contribución | Te ayuda ver cómo los productos o servicios particulares contribuyen al beneficio de tu negocio | Las empresas de diferentes tamaños, incluyendo los negocios pequeños, medianos y grandes |
| La declaración de G&P consolidada | Proporciona una captura del desempeño financiero de las filiales de la empresa | Las empresas de tamaño mediano y grande |
Independientemente del período durante el cual elijas implementar tu declaración de G&P, semanal, mensual, trimestral, o anual, asegúrate de elegir el formato correcto de la lista anterior que se ajuste a las preferencias y necesidades de tu empresa.
Hablando de períodos de tiempo, a continuación exploramos 2 criterios que no deberías olvidar cuando estás creando la declaración de ganancias y pérdidas.
Dos criterios que se deben considerar antes de elaborar una declaración G&P
En este momento necesitas saber que algunos tipos de declaración de G&P pueden ser extraordinariamente simples, y otros pueden ser complejos. Cierto, algunos de ellos se encuentran en medio, pero llegaremos a ellos.
Hasta ahora podemos clasificar tipos de declaraciones de ganancias y pérdidas según dos criterios:
- El período que cubre la declaración, y
- La profundidad de los datos que proporcione la declaración.
Básicamente, podemos referir a ellos como declaraciones de G&P periódicos y detallados, pero el formato actual varía según las preferencias y normas de presentación de información de la empresa.
Repasemos cada uno de estos dos criterios de las declaraciones de ganancias y pérdidas en más detalles.
Criterio 1: El período que la declaración cubre
En términos de períodos de tiempo, las declaraciones de G&P se categorizan en 4 tipos:
- Las declaraciones de G&P semanales te permiten obtener una vista preliminar del salud financiero de tu empresa para la semana pasada,
- Las declaraciones de G&P mensuales entregan la información sobre las ganancias y pérdidas de la empresa durante el período de un mes calendar,
- Las declaraciones de G&P trimestrales ilustran el desempeño financiero (o la falta de él) durante el período de 3 meses, y
- Las declaraciones de G&P anuales proporcionan una imagen del desempeño financiero durante el período de un año fiscal.
Asegúrate de elegir uno o más criterios para obtener resultados comerciales óptimos, porque, por el contrario, la falta de declaraciones de G&P periódicos pueden ahogar el crecimiento de tu negocio.
Por ejemplo, aunque la gente puede estar haciendo cola frente a tu negocio para comprar tu producto, esto no significa necesariamente que tienes grandes ganancias. De hecho, solo después de realizar una declaración de G&P periódica puedes comparar las ganancias con los costes.
Es comprensible que todos las declaraciones de G&P necesiten cubrir algún periodo de tiempo, una semana, mes, o año, Así que, a continuación consideramos la profundidad de las declaraciones de ganancias y pérdidas.
Criterio 2: La profundidad de los datos proporcionados por la declaración
Puedes dividir los tipos de declaraciones de ganancias y pérdidas en términos de la profundidad en la que entran para describir el estado financiero de la empresa.
Regla general — cuánto más profundizas, mayores serán tus posibilidades de detectar inconsistencias y problemas.
En resumen, una empresa más pequeña puede analizar fácilmente sus resultados con la declaración de ganancias y pérdidas de un solo paso. En contraste, es posible que una corporación grande multinacional necesite recurrir a una declaración de ganancias y pérdidas comparativa para obtener los máximos beneficios.
Por ejemplo, las declaraciones de G&P elaboradas pueden beneficiar a las empresas buscando recortar sus gastos generales, como costes de amortización y depreciación, cuando realizan una declaración de ganancias y pérdidas.
La depreciación y amortización se refiere a la práctica de estimar el valor de los activos de la empresa a lo largo del tiempo. Aún así, algunos negocios no toman en cuenta estos elementos, lo que lleva al fracaso de la proyección del crecimiento a largo plazo.
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Ahora que hemos aclarado estos importantes criterios, exploramos 3 ejemplos para hacer más tangible el proceso de creación de la declaración de ganancias y pérdidas.
Ejemplos de una declaración de ganancias y pérdidas
Ahora estás familiarizado con la estructura y tipos de declaraciones de G&P - ¡felicidades!.
Así que, profundicemos en algunos escenarios del mundo real donde puedes implementar las declaraciones de G&P. Por ejemplo, aquí tienes 3 ejemplos de declaraciones de ganancias y pérdidas que cubriremos:
- La declaración de G&P de una pequeña panadería,
- La declaración de G&P de una empresa de producto/ servicio, y
- La declaración de G&P de un restaurante.
Mejoremos tu juego financiero con algunos ejemplos de la vida real.
1. Ejemplo de declaración de ganancias y pérdidas: Una panadería pequeña
Supongamos que quieres iniciar un negocio en Alabama, y decides que será una panadería pequeña. Durante un tiempo operas la empresa con éxito. Después de unos meses, ya es tiempo de solicitar una declaración de ganancias y pérdidas para evaluar qué tan bien te está yendo.
En este caso, utilizarás la declaración de G&P de un solo paso dado que analiza de forma clara y sencilla el resultado final de un negocio pequeño. Para este ejemplo, es suficiente usar el método de efectivo de contabilidad, dado que este método registra los casos cuando el efectivo entra o sale del negocio.
Para empezar las cosas de manera correcta, empieza mirando los productos horneados y bebidas, lo que representa los ingresos completos de la empresa en esta etapa. Cuánto produce y vende la panadería, es decir tus ingresos, impacta los resultados financieros.
Luego, necesitas considerar los costes, como servicios, salarios, y ingredientes. Finalmente, obtendrás el ingreso neto que representa la pérdida o la ganancia del negocio para un período determinado.
Para fines prácticos, ofrecemos una versión simplificada de la declaración de G&P de un solo paso para tu panadería pequeña.
Nota que la lista de elementos de ingresos y costes enumerados abajo no está completa, dado que probablemente tendrás que añadir más cosas. Así que, el resumen de abajo sirve como ejemplo.
| La declaración de G&P de un solo paso | El período cubierto: junio de 2024 |
|---|---|
| Panadería pequeña: Bread Unlimited | Moneda: USD |
| Ingresos: Productos horneados y bebidas vendidos (A) | 3,000 |
| Costes: Ingredientes, servicios, salarios de empleados (B) | 2,500 |
| Ingresos netos: : Beneficio de la panadería después de deducir los costes del ingreso (A – B) | 500 |
2. Ejemplo de declaración de ganancias y pérdidas: Una empresa de producto/ servicio
Una declaración de ganancias y pérdidas no está reducida a pequeños negocios, como una panadería en Alabama. Puedes usarla también para organizaciones complejas.
Para este ejemplo, es recomendable que uses el método contable de acumulación. La razón es que este método registra gastos o ingresos después de que hayan proporcionado el servicio, aunque la empresa todavía no haya recibido el efectivo.
El método de acumulación se usa para las empresas que necesitan obtener un resumen más detallado de su desempeño financiero. En otras palabras, cuando hay mucho en juego.
Para crear una declaración de G&P para una empresa de software, primero necesitas considerar los ingresos de los suscripciones o ventas de productos. Después, es apropiado considerar los costes (COGS), como autorización, presentación, y atención al cliente, todos llevando a tu beneficio bruto. En resumen, obtienes el beneficio bruto al deducir COGS de los ingresos.
Adicionalmente, debes tener en cuenta los salarios del personal, el alquiler, y los gastos de marketing, todos los gastos operativos. Cuando hayas terminado con esto, debes evaluar los ingresos operativos deduciendo los gastos operativos del beneficio bruto. El paso siguiente es examinar los impuestos, intereses a préstamos, y otros gastos necesarios que se consideran los elementos no operativos.
Finalmente, obtienes los ingresos netos, esto es, las cifras finales mostrándote qué tan bien se está desempeñando tu negocio.
Para hacerlo aún más concreto, aquí tienes un resumen simplificado de una declaración de G&P de varios pasos que puedes usar para tu empresa de software, llamémosla InvincibleDevs.
| La declaración de G&P de varios pasos | Período cubierto: T1 de 2024 |
|---|---|
| Empresa de software: InvincibleDevs | Moneda: USD |
| Ingresos: Suscripciones (o ventas de producto) | 10,000 |
| Costes: Autorización, atención al cliente, desarrollo de software | 3,000 |
| Beneficio bruto: Ingresos – costes | 7,000 |
| Gastos operativos: Salarios, alquiler de la oficina, marketing | 5,000 |
| Beneficio operativo: Beneficio bruto– gastos operativos (A) | 2,000 |
| Elementos no operativos : Impuestos, intereses a préstamos, depreciación, amortización, etc. (B) | 500 |
| Ingreso neto (o la pérdida neta): A – B, los resultados financieros después de la deducción de elementos no operativos del beneficio operativo | 1,500 |
3. Ejemplo de declaración de ganancias y pérdidas: Un restaurante
Con millones de restaurantes repartidos en todo el mundo, podría ser interesante explorar cómo una declaración de G&P puede afectar su rentabilidad.
Por ejemplo, podemos tomar el valor de las comidas de un solo mes y analizarlas en una declaración de G&P comparativa. Particularmente, hagamos un resumen de ingresos y costes para enero y febrero de 2024. Por este ejemplo, es mejor usar el método de efectivo de contabilidad, dado que los contadores típicamente registran ingresos y gastos sólo cuando el efectivo cambia de mano.
Primero, todas las comidas que típicamente vendes durante un mes suman a tus ingresos. Después de deducir los costes de bienes vendidos, como ingredientes, y costes laborales de los ingresos, obtienes el margen bruto. Ten en cuenta de que los costes de bienes vendidos y costes laborales a menudo se denominan conjuntamente como costes principales.
Segundo, necesitas sustraer los costes operativos, incluyendo los salarios de todos los cocineros y camareros, más el alquiler. Estos gastos son típicamente fijos.
Tercero, debes cubrir los servicios, los gastos de marketing, y depreciación, todos representados como gastos generales y administrativos (a menudo también llamados gastos no operativos).
Finalmente, nuestro restaurante imaginario se queda con los ingresos netos con el valor de las comidas para enero y febrero de 2024.
Para hacerlo más concreto, aquí es cómo se vería el presupuesto del restaurante para el valor de las comidas para un solo mes en una declaración de G&P comparativa.
| La declaración de G&P comparativa | Enero de 2024 | Febrero de 2024 |
|---|---|---|
| Restaurante: Palate Paradise | Moneda: USD | Moneda: USD |
| Ingresos: Comidas y bebidas vendidas (A) | 1,000 | 950 |
| Costes de bienes vendidos (COGS): La comida y los ingredientes (B) | 200 | 220 |
| Costes laborales : Salarios de los cocineros y camareros, impuestos sobre la nómina (C) | 220 | 220 |
| Márgen bruto: A – B — C | 580 | 510 |
| Gastos operativos: El alquiler | 290 | 290 |
| Gastos generales y operativos: Depreciación, cargos de servicios, marketing | 220 | 240 |
| Ingresos netos: Ingresos netos: Las ganancias del restaurante después de deducir todos los costes y gastos de los ingresos | 70 | –20 |
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Hablando de la gestión de restaurantes, aquí tienes una lista de los 10 de los mejores software de gestión para operar cualquier restaurante:
Tres consejos probados para mejorar las declaraciones de G&P
Como propietario de un negocio, a veces es difícil recordar hacer todo lo que se necesita hacer, desde pagar a los empleados y contratistas hasta registrar y presentar toda la información requerida a los autoridades.
Es por eso que hemos presentado 3 simples pero efectivas maneras de hacer las declaraciones de ganancias y pérdidas parecer más a un paseo por el parque.
Consejo 1: Sigue tu tiempo para gestionar mejor los costes laborales
No es posible saber todo lo que está pasando en tu negocio si no sigues qué y cuándo tus empleados están haciendo. Así que, para mejorar tus resultados, tendrás que seguir los costes laborales de las personas involucradas en tu empresa.
Por ejemplo, un sistema de control de tiempo como Clockify te permite añadir las tarifas facturables para tus clientes, y definir las tarifas de coste para tu fuerza laboral. En los reportes de Clockify, puedes comparar las cantidades facturables (lo que cobras a tus clientes) con las cantidades de coste (lo que pagas a tus empleados).
Como resultado, podrás realizar un mejor seguimiento de tu rentabilidad.
Tan pronto como habilites las tarifas de coste en la configuración del espacio de trabajo, puedes aplicar las tarifas facturables y las tarifas de coste a cualquier proyecto, cliente, y empleado. Esto te permite crear unas declaraciones de ganancias y pérdidas más detalladas dado que sabrás exactamente cuánto cobras a tus clientes y cuánto pagas a tu fuerza laboral.
Así que, la próxima vez cuando quieres asegurarte de que estás cumpliendo tus objetivos financieros, recuerda de empezar de seguir tu productividad y de la productividad de tus empleados. Al hacerlo te ayudará a ver dónde se escapa el tiempo, y arruinando así tu negocio.
Consejo 2: Sigue los gastos para proteger tus resultados finales
Un estudio que encuestó más de 200 organizaciones nórdicas encontró que alrededor del 20% de los recibos no figuran en los informes de gastos. Esto es una realidad triste para muchas empresas hoy en día. Sin embargo, el remedio para este problema es simple: ¡Digitaliza tus recibos!
Por ejemplo, puedes usar una aplicación de seguimiento de gastos como Clockify para seguir los gastos para las tarifas fijas del proyecto por categorías, como suma o unidad. Después de insertar los gastos, Clockify genera un reporte adecuado que refleja todos los gastos según categorías.
Para vincularlo con tu declaración de G&P puedes seguir cuánto dinero tu equipo está gastando en los gastos operativos, como marketing o la compra de materiales de oficina.
De hecho, puedes organizar tus gastos por muchos elementos, incluyendo:
- Miembro del equipo,
- Fecha,
- Proyecto,
- Categoría, y más.
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Ya sea que trabajes como un contador o simplemente quieres comenzar siguiendo los gastos, consulta nuestro artículo informativo sobre este tema:
Consejo 3: Gestiona tu tiempo mejor para aumentar la productividad
Este punto merece repetirse en cualquier sector, crea un sistema de gestión de tiempo impenetrable.
Si tus contadores y fuerza laboral están agotados, pueden cometer errores en su trabajo, incluyendo lo que figura en las declaraciones de G&P.
Sin embargo, supongamos que decides priorizar la gestión del tiempo. En este caso, una de las consecuencias previstas será una mejora de los resultados de tu empresa.
Así que, aquí están algunos consejos prácticos para gestionar bien tu tiempo cuando elaboras una declaración de G&P:
- Escribe el título de la tarea en tu aplicación de control de tiempo,
- Haz clic en el signo del dólar para marcar tu tiempo como facturable,
- Inicia el temporizador para seguir tus horas facturables,
- Registra gastos en tu software de facturación de tiempo dedicado, y
- Crea facturas para los servicios que has proporcionado.
Tan pronto como implementes estas técnicas, podrás crear mejores declaraciones financieros y un ambiente que impulse un desempeño estelar.
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Obtén consejos breves sobre cómo gestionar tu tiempo aún mejor en nuestra guía completa:
Plantillas de declaración de ganancias y pérdidas
Ahora tienes todo lo que necesitas para ampliar tu conocimiento sobre las declaraciones de G&P. Sin embargo, es la hora de ver algunas plantillas útiles que puedes usar para crear tus propias declaraciones de ganancias y pérdidas.
En esta sección, analizaremos 3 plantillas de declaraciones de ganancias y pérdidas:
- Plantilla de declaración de G&P de un solo paso,
- Plantilla de declaración de G&P de varios pasos, y
- Plantilla de declaración de G&P comparativa.
Esperamos que estés tan entusiasmado como nosotros, así que profundicemos.
Plantilla de ganancias y pérdidas 1: Declaración de G&P en uno solo paso
La declaración de G&P de un solo paso es una herramienta financiera simple que te permite tener una visión general de cuánto dinero está ganando o perdiendo tu negocio. Aún así, su uso no se extiende más allá de negocios pequeños, como pequeñas panaderías en Alabama. Las empresas más grandes típicamente evitan esto a la hora de tomar decisiones a largo plazo.
La plantilla de declaración de G&P de un solo paso es útil si estás comenzando y te gustaría calcular tus ingresos completos sin tener que crear una declaración de G&P de un solo paso desde el principio.
Esta plantilla también es práctica para obtener una captura de tus gastos y chistes de bienes vendidos. De hecho, se llama un solo paso porque te da una imagen de las ganancias y pérdidas en un solo paso. Sin embargo, no enumera cosas como costes operativos y no operativos, las cosas que todavía influyen en los resultados.
Las ventajas de la plantilla de declaración de G&P de un solo paso:
- Facilita el mantenimiento de registros debido a su simplicidad, y
- Se enfoca en los resultados financieros de la empresa.
Las desventajas de la plantilla de declaración de G&P de un solo paso:
- No distingue entre costes operativos y no operativos, y
- Hace que sea difícil determinar las fuentes de muchas actividades, lo que desalienta los inversores de invertir en su negocio.
¿Cuál es la mejor manera de utilizar la plantilla de declaración de G&P de un solo paso?
Tienes 2 formatos para elegir para tu plantilla: un archivo de Google Sheets y una planilla de Excel.
Si haces un clic al enlace de Google Sheets de abajo, aparecerá una nueva pantalla con mensaje: ¿Quiéres hacer una copia de la plantilla de declaración de G&P de un solo paso?
Haz clic en Hacer una copia, y recibirás una copia editable de la plantilla de declaración de G&P de un solo paso.
Si eliges la planilla de Excel, al hacer clic en el enlace se guardará el documento en tu dispositivo.
En todo caso, el documento estará vacío, con muchos ceros. Tan pronto como comiences a insertar tus dígitos, empezará a tomar forma.
Después de que hayas insertado los detalles de tu empresa y el período que quieres cubrir, comienza completando la columna Ingresos y ganancias añadiendo detalles como:
- Ingresos por ventas e intereses,
- Ganancias por ventas de activos, y otros ingresos.
Luego, necesitas completar los datos en la columna Gastos y pérdidas , incluyendo:
- Costes de bienes vendidos,
- Depreciación,
- Salarios,
- Material de oficina,
- Alquiler, y otros gastos.
Para obtener el ingreso neto, necesitarás sustraer los Gastos y pérdidas completos de los Ingresos y ganancias completos.
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P de un solo paso (Google Sheets)
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P de un solo paso (Excel)
Plantilla de ganancias y pérdidas 2: Declaración de G&P de varios pasos
La declaración de G&P de varios pasos es un tipo de declaración de ganancias y pérdidas más detallada que incluye múltiples subtotales. Por ejemplo, separa los gastos y los ingresos operativos de los gastos e ingresos no operativos. En cambio, esto ayuda a la empresa a descubrir qué áreas están funcionando como se esperaba o mal.
Supongamos que un elemento de presupuesto de tus ingresos no operativos, como producto del seguro, está por las nubes. En este caso, la declaración de G&P de varios pasos proporciona detalles sobre este elemento. En contraste, la declaración de G&P de un solo paso típicamente vincula este ingreso no operativo a otros elementos de presupuesto, lo que no proporciona una explicación adecuada para el aumento de los ingresos por seguro.
Rellenar esta plantilla lleva mucho tiempo, pero te ayuda a obtener una situación financiera más profunda y está dirigida a los negocios medianos y grandes.
Las ventajas de la plantilla de declaración de G&P de varios pasos:
- Calcula las ganancias brutas y los ingresos operativos fácilmente, y
- Ofrece más información sobre las tendencias operativas y desempeño profesional.
Las desventajas de la plantilla de declaración de G&P de varios pasos:
- Carece de simplicidad, lo que dificulta su interpretación para las personas no financieras, y
- La creación de una plantilla exige demasiado tiempo y esfuerzo.
¿Cuál es la mejor manera de utilizar la plantilla de declaración de G&P de varios pasos?
Tienes 2 formatos para elegir para tu plantilla: un archivo de Google Sheets y una planilla de Excel.
Si haces un clic al enlace de Google Sheets de abajo, aparecerá una nueva pantalla con mensaje: ¿Quiéres hacer una copia de la plantilla de declaración de G&P de varios pasos?
Haz clic en Hacer una copia, y recibirás una copia editable de la plantilla de declaración de G&P de varios pasos.
Si eliges la planilla de Excel, al hacer clic en el enlace se guardará el documento en tu dispositivo.
En todo caso, el documento estará vacío, con muchos ceros. Tan pronto como comiences a insertar tus dígitos, empezará a tomar forma.
Después de que hayas insertado los detalles de tu empresa y el período que quieres cubrir, comienza completando los detalles como:
- Ventas o ingresos, y
- Costes de bienes vendidos.
Luego, necesitas completar los datos en la columna de los Gastos operativos , incluyendo:
- Gastos de venta, y
- Gastos administrativos.
Esto te lleva a los Ingresos operativos, que se obtienen cuando restas los Gastos operativos completos de las Ganancias brutas. La línea de elemento los Ingresos operativos es crucial, dado que te permite ver si las actividades operativas generan ingresos o no. Dependiendo de la industria, una actividad operativa puede caer bajo diferentes categorías, como manufacturación, ventas, marketing, y otros.
Luego, necesitarás rellenar los datos para:
- Los ingresos no operativos, y
- Los gastos no operativos.
Para obtener los ingresos netos, necesitarás añadir los Ingresos operativos a los Gastos no operativos completos. Para simplificar, los ingresos netos son el resultado final de una empresa. En otras palabras, representan la cantidad que tu negocio ha ganado después de deducir los gastos, impuestos, asignaciones, y otros costes.
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P de varios pasos (Google Sheets)
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P de varios pasos (Excel)
Plantilla de ganancias y pérdidas 3: Declaración de G&P comparativa
La declaración de G&P comparativa es un tipo de declaración de ganancias y pérdidas complejo que compara diferentes períodos de contabilidad de una empresa, o múltiples empresas de diferentes tamaños. Los expertos la elogian como una de las declaraciones de G&P más útiles, dado que presenta a los inversores y gerentes los cambios en porcentajes y números de un período al siguiente.
La plantilla de la declaración de G&P comparativa presenta cifras de gastos e ingresos en una sola página sin tener que volver a las declaraciones de G&P anteriores y comparar las con las actuales.
Esta plantilla te permite identificar problemas y tendencias en diferentes períodos contables. De hecho, dado que es digital, fácilmente puedes corregir los números y realizar los cálculos necesarios sin tener que imprimirlos.
Las ventajas de la plantilla de declaración de G&P comparativa:
- Proporciona una comparación clara entre múltiples períodos contables, y
- Simplifica el análisis de elementos de ventas e ingresos netos.
Las desventajas de la plantilla de declaración de G&P comparativa:
- Beneficia la empresa solo si usa los principios de contabilidad idénticos consecuentemente para realizar dichos declaraciones de G&P (como el método de acumulación y el método de efectivo), y
- No resulta práctico cuando la empresa se diversifica hacia nuevas líneas de negocio.
¿Cuál es la mejor manera de utilizar la plantilla de declaración de G&P comparativa?
Tienes 2 formatos para elegir para tu plantilla: un archivo de Google Sheets y una planilla de Excel.
Si haces un clic al enlace de Google Sheets de abajo, aparecerá una nueva pantalla con mensaje: ¿Quiéres hacer una copia de la plantilla de declaración de G&P comparativa?
Haz clic en Hacer una copia, y recibirás una copia editable de la plantilla de declaración de G&P comparativa.
Si eliges la planilla de Excel, al hacer clic en el enlace se guardará el documento en tu dispositivo.
En todo caso, el documento estará vacío, con muchos ceros. Tan pronto como comiences a insertar tus dígitos, empezará a tomar forma.
Después de que hayas insertado los detalles de tu empresa y el período que quieres cubrir, comienza completando los detalles para el columna de Ingresos operativos , como:
- Ventas netas, y
- Costes de bienes vendidos.
Luego, necesitas completar los datos en las columna de los Gastos operativos y Gastos generales y administrativos, incluyendo:
- Salarios,
- Marketing,
- Depreciación,
- Alquiler,
- Impuestos sobre la nómina,
- Seguro, y otros.
Esto te lleva a la columna de los Ingresos operativos completos , que se obtiene cuando añades los Gastos completos de ventas a los Gastos generales y administrativos completos.
Luego, necesitarás rellenar los datos para:
- Los ingresos de las operaciones,
- Los gastos por intereses,
- Los impuestos, y otros.
Para obtener los ingresos netos, necesitarás restar los Ingresos netos antes de impuestos de los Impuestos.
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P comparativa (Google Sheets)
⬇️ Descarga la plantilla de declaración de G&P comparativa (Excel)
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Nota: Aunque nuestras plantillas de declaración de G&P son bastante sencillas, es siempre mejor consultar con un contador antes de hacer oficial una declaración de ganancias y pérdidas. Clockify no es responsable de ningunas pérdidas o riesgos incurridos ai este ejemplo se utiliza sin orientación adicional de los profesionales.
Preguntas frecuentes sobre las declaraciones de ganancias y pérdidas
En esta parte, echamos un vistazo a algunas preguntas frecuentes que enfrentan las personas cuando empiezan a trabajar en las declaraciones de ganancias y pérdidas.
¿Cuál es la diferencia entre una declaración de estado de flujo efectivo, un balance general y G&P?
Las empresas suelen realizar 3 tipos de declaraciones financieras sobre su desempeño financiero anual, trimestral, y mensual, incluyendo:
- La declaración de estado de flujo efectivo — un documento financiero que enumera las fuentes de efectivo provenientes de las actividades de inversión, operación y financiamiento.
- El balance general — una declaración financiera que analiza la equidad, los pasivos y los activos que la empresa tiene en su posesión, y
- La declaración de ganancias y pérdidas o la declaración de ingresos — un documento financiero que detalla los ingresos, ventas, gastos, y costes en una forma u otra, dependiendo de las normas de presentación de informes de la empresa.
Sin embargo, cuando se trata de revelar esta información, no todas las empresas tienen las mismas responsabilidades frente a las autoridades.
¿Cuáles empresas tienen que entregar las declaraciones financieras?
Las empresas públicas están obligadas por la ley a presentar informes regulares ante la Comisión de Bolsa y Valores de EE.UU.. Aún así, la mayoría de las empresas privadas no tienen que presentar esta información por lo menos aquellas con menos de $10 millones en activos y con más de 500 propietarios que poseen valores (un instrumento financiero que proporciona a los individuos una forma de propiedad de la empresa).
Las empresas privadas que no están sujetas a estos criterios a menudo todavía proporcionan estas declaraciones financieras a las autoridades. La razón por esto es que proporciona a los expertos financieros la información más profunda de cómo ellos hacen el negocio. Como resultado, los inversores pueden tomar decisiones informadas sobre inversiones, y los compradores pueden decidir si quieren comprar o vender la empresa.
En conjunto, la declaración de estado de flujo efectivo, balance general, declaración de ganancias y pérdidas comprenden tres componentes que ayudan a los gerentes e inversores explorar el desempeño financiero de la empresa durante un período contable determinado.
¿Una declaración de G&P es lo mismo que una declaración de ingresos?
Sí, la declaración de ganancias y pérdidas y la declaración de ingresos son sinónimos para el documento financiero que te proporciona la información de desempeño financiero de tu empresa. Incluyen los gastos, ingresos, y beneficio neto para un período de contabilidad determinado (una semana, mes, trimestre, o año).
¿Una declaración de G&P es lo mismo que un balance general?
Una declaración de ganancias y pérdidas difiere de un balance general al centrarse en los gastos y los ingresos. Por otra parte, el balance general se centrar a:
- Los pasivos,
- Los activos, y
- La equidad.
Sin embargo, el balance general es un complemento fundamental de la declaración de G&P a la hora de evaluar la salud general de una empresa.
¿Una declaración de G&P incluye los ingresos?
Sí, una declaración de ganancias y pérdidas siempre incluye los ingresos y los gastos. Los elementos individuales sobre ingresos, ventas, gastos, y costes son las marcas identificativas de una declaración de G&P.
¿Una declaración de G&P es una declaración de flujo de efectivo?
No, una declaración de ganancias y pérdidas no es lo mismo que una declaración de flujo de efectivo. A diferencia de una declaración de G&P, la declaración de flujo de efectivo enumera las fuentes de efectivo provenientes de las actividades de inversión, de operación, y actividades financieras. En otras palabras, la declaración de flujo de efectivo no incluye la información sobre los gastos e ingresos, lo que es el caso con la declaración de G&P.
La conclusión: Prepara las declaraciones de G&P regulares para verificar si tus operaciones comerciales son rentables
Para que tus ganancias brillen, seguramente tendrás que pasar por un proceso extenuante. Y es mucho más que una simple gestión de costes.
De hecho, deberías estar al tanto de qué sucede con el dinero de tu empresa, y aquí es donde entra en juego la declaración de ganancias y pérdidas.
En resumen, una declaración de G&P permite que los contadores y gerentes tomen decisiones más informadas dándoles una información sobre qué actividades son una pérdida de dinero y cuáles generan ganancias.
Por esta y muchas otras razones, te proporcionamos con todo lo que te puede ayudar realizar las mejores declaraciones de ganancias y pérdidas, junto con ejemplos y plantillas.
En resumen, aquí están las principales conclusiones:
- Elige el tipo simple o complejo de una declaración de G&P, dependiendo de tus necesidades,
- Aprovecha el poder de un software de seguimiento de gastos para hacer que el proceso sea fácil,
- Usa los plantillas para acelerar el proceso de la creación de una declaración de G&P,
- Implementa una declaración G&P regularmente para seguir ventas e ingresos, y
- Sigue y gestiona tu tiempo usando un software de tiempo y facturación.
Si sigues sólo algunos de estos consejos, estarás en camino de crear declaraciones de ganancias y pérdidas que sorprenderán tanto a los inversores como a los gerentes.
Fuentes usadas para la tabla:
- Khatabook, Comparative Income Statement: Examples, Analysis and Format
- Library of Congress, Research Guide on U.S. Private Companies
- Millie Atkinson, 2017, Income Statements Essentials
- Risks and benefits of handling digital receipts, Eurocard, 2021
- Sandy Baruffi, 2021, The Basics Of Understanding Financial Statements: A Guide To Understanding Financial Reports
- U.S. Securities and Exchange Commission, The Laws that Govern the Securities Industry
- U.S. Securities and Exchange Commission, What does it mean to be a public company?
- WallStreetMojo, Single-step Income Statement
